В современном мире эффективное планирование играет ключевую роль в достижении успеха в различных сферах деятельности. Системы планирования становятся незаменимым инструментом для организации работы, управления проектами и задачами, а также оптимизации использования ресурсов.
В данной статье мы рассмотрим определение, цели, виды, этапы и методы систем планирования, а также пройдемся по обзору бесплатных вариантов таких систем, предоставив полезные рекомендации для выбора наиболее подходящего решения. Рассмотрение данной темы позволит читателям лучше понять суть и принципы работы систем планирования, а также сделать информированный выбор в зависимости от их потребностей и целей.
- Что такое планирование
- Цели планирования
- Виды планирования
- Этапы планирования
- Принципы планирования
- Методы планирования
- Правило парето
- ABC планирование
- Матрица Эйзенхауэра
- Хронометраж
- Диаграмма ганта
- Техника SMART
- Метод OKR
- Список целей и задач
- Бесплатные системы планирования
- Yougile
- Trello
- Bitrix24
- Pyrus
- Jira
- Clickup
- Wrike
- Asana
- Worksection
- Todoist
- Monday
- Планфикс
- Ganttpro
- Яндекс трекер
- Activecollab
- Мегаплан
- Советы по продуктивному планированию
- Выводы
Что такое планирование
Планирование представляет собой процесс разработки детального плана действий, необходимого для достижения определенной цели. Это означает, что мы должны ясно определить, что мы стремимся достичь, и каким образом мы собираемся это сделать. Планирование может применяться в различных областях, включая личную жизнь, трудовую деятельность и бизнес. Кроме того, экономика каждой страны базируется на основных принципах планирования.
В процессе планирования мы определяем, какие конкретные задачи необходимо выполнить, какие ресурсы для этого требуются и в какой последовательности они будут осуществляться. План может быть очень подробным или общим, в зависимости от контекста и цели.
Качественно разработанный процесс планирования позволяет нам предвидеть возможные проблемы и научиться решать их заранее. Кроме того, он упрощает сложные процессы, позволяя нам сосредоточиться на выполнении задачи, и повышает качество работы.
Планирование может быть как краткосрочным (например, подготовка презентации на следующей неделе), так и долгосрочным (например, разработка бизнес-плана на пять лет). Тем не менее, независимо от его длительности, планирование способствует более организованной работе, повышает эффективность и помогает достигать поставленных целей.
Обычно процесс планирования включает в себя определение миссии, анализ доступных ресурсов, оценку текущей ситуации и выбор оптимальных путей решения задач. Результатом планирования могут быть график работ, бюджет, список задач и т.д.
Обычный план должен включать следующую информацию:
- Вступление — затрагивает тему, объясняет цели и основные задачи, которые должны быть достигнуты.
- Основная часть — представляет собой план действий, которые необходимо выполнить, с учетом последовательности, времени и ресурсов для достижения поставленных задач.
- Ресурсы — указывает список ресурсов, необходимых для выполнения задач, таких как люди, финансы, материалы и оборудование.
- Риски — описывает возможные проблемы, которые могут возникнуть в ходе реализации плана, и способы их предотвращения.
- График — определяет временные рамки выполнения задач, их продолжительность и сроки завершения.
- Ожидаемые результаты -определяет цели, которые планируется достичь в результате выполнения плана, и критерии для оценки его успеха.
- Ответственные лица — перечисляет людей и команды, ответственных за выполнение каждой части плана.
Планирование играет важную роль в обеспечении эффективности и успеха в различных областях деятельности, позволяя оптимизировать использование времени, усилий и ресурсов, и снизить вероятность ошибок и неудач.
Цели планирования
Планирование принято считать ключевым инструментом, который позволяет эффективно организовать и достичь цели практически в любой сфере жизни и деятельно.
В списке ниже мы собрали основные цели и задачи планирования:
- Определение целей и задач. Устанавливает ясные, конкретные и понятные задачи, необходимые для достижения цели.
- Оптимизация использования ресурсов. Обеспечивает оптимальное использование времени, материальных и интеллектуальных ресурсов, избегая их растрачивания на ненужные задачи.
- Решение проблем. Предвидение возможных проблем, разработка стратегий их решения заранее.
- Повышение эффективности. Минимизация рисков и затрат при достижении целей.
- Установление приоритетов. Концентрация на важных задачах для более быстрого и эффективного выполнения работы.
- Снижение стресса. Повышение уверенности и снижение уровня стресса за счет ясного понимания задач и способов их решения.
- Координация отделов. Обеспечение согласованной работы различных подразделений организации на всех уровнях.
- Контроль процессов. Руководство может контролировать выполнение плана в реальном времени для оперативной реакции на неблагоприятные события.
- Принятие управленческих решений. Обеспечивает основу для принятия эффективных управленческих решений на ранних стадиях проекта.
В общем и целом, планирование повышает стандарт выполнения работ, сокращает негативные аспекты и способствует более успешному достижению результатов и целей. Это ключевой элемент в любой сфере деятельности, который позволяет преодолевать трудности и добиваться успеха в разнообразных условиях.
Виды планирования
Существует разнообразие видов планирования, определяемых обязательными требованиями, установленными для его осуществления. Давайте рассмотрим некоторые из них и выявим их особенности.
По степени обязательности:
- Принудительное — в этом типе планирования существует строгий набор предписаний и ограничений, которые подлежат обязательному исполнению. Такой подход типичен для использования в организациях или государственных учреждениях, где законы и правила обязательны для всех участников.
- Рекомендательное — в данном случае первоначальные условия и указания представляют собой рекомендации, которые не являются обязательными для выполнения.
По временным рамкам:
- Краткосрочное планирование — охватывает период до одного года. Включает в себя набор задач и мероприятий, которые могут быть реализованы в течение короткого времени, таких как планирование ежедневных задач или организация событий на ближайший месяц.
- Среднесрочное планирование — охватывает период от одного до пяти лет. Этот тип планирования включает в себя проекты и задачи, требующие значительных временных и ресурсных затрат для их реализации, таких как разработка бизнес-стратегии на три года или строительство дома.
- Долгосрочное планирование — предполагает период более пяти лет. Это связано с разработкой долгосрочных перспектив, реализацией крупных проектов или в контексте крупной организации, таких как стратегия развития экономики страны на десятилетие или планирование крупных инфраструктурных проектов.
По содержанию плановых решений:
- Стратегическое планирование — используется для определения долгосрочных стратегий и методов, которые помогут достичь желаемых результатов. Это процесс, который обычно осуществляется руководством компании или организации и направлен на определение общего курса на более чем 3-5 лет.
- Тактическое планирование — процесс подробного определения конкретных задач и шагов, необходимых для достижения поставленных целей в рамках стратегического плана. Этот тип планирования обычно осуществляется на период от одного года до нескольких лет, и основывается на анализе отчетов и результатов деятельности.
- Оперативное планирование — ежедневное планирование и управление текущими задачами и программами на основе определенных сроков и ресурсов. Этот процесс выполняется на короткий срок, обычно на неделю или месяц, и позволяет контролировать текущую деятельность и принимать оперативные решения при необходимости.
- Бизнес-планирование — процесс разработки плана действий для создания или развития бизнеса. Этот тип планирования включает в себя определение задач, анализ торговой среды и конкурентов, стратегии продвижения, планирование финансовых ресурсов и другие детали, необходимые для успешного развития бизнеса. Создание бизнес-плана является важным этапом для предпринимателей и компаний на начальном этапе работы, поскольку позволяет оценить как реальные, так и расчетные показатели.
Классификация видов планирования может быть осуществлена по второстепенным критериям.
По степени охвата:
- Общее планирование — включает все аспекты деятельности организации. В нем определяются общие цели и задачи, а также стратегии и тактики их достижения. Общее планирование также включает финансовое, кадровое, производственное и маркетинговое планирование.
- Частичное планирование — ограничено определенной областью деятельности организации. Различные отделы или группы могут разрабатывать отдельные планы для аспектов бизнеса, относящихся к их сфере деятельности.
По объектам планирования:
- Целевое планирование — направлено на достижение определенных целей, таких как увеличение прибыли или объемов производства. Оно может быть как долгосрочным, так и краткосрочным и ориентировано на достижение конечных результатов.
- Планирование ресурсов — направлено на планирование расходов для достижения целей, определенных в целевом планировании. Включает в себя составление бюджета, расписание закупок, финансовые планы и инвестиции.
- Программное планирование — проводится в рамках программы или проекта с общей миссией. Оно включает определение миссии, задач, ресурсов и рисков, а также планирование реализации отдельных этапов проекта.
- Планирование действий — включает определение конкретных шагов, необходимых для достижения поставленных целей, таких как управление проектами, продажами, производством и маркетингом.
По глубине:
- Сводное – учитываются общие аспекты и параметры для установления целей и задач.
- Подробное – акцентируется на деталях и тщательном анализе проекта.
По координации планов во времени:
- Последовательное – пошаговый непрерывный процесс формирования планов, состоящий из серии последовательных этапов.
- Синхронное – одновременный, достаточно короткий этап для решения смежных задач.
По учету изменений данных:
- Жесткое – строгое соблюдение требований и параметров.
- Гибкое – возможность адаптации и изменения исходных данных.
По очередности:
- Порядковое – выполнение операций в указанной последовательности.
- Плавающее – позволяет расширять имеющийся план на последующие периоды.
- Адаптивное – реализация плана по мере необходимости и изменения условий.
Существует разнообразие методов классификации плановых решений, которые определяются в зависимости от конкретных особенностей поставленных задач. Менеджеры и руководство компании самостоятельно определяют наиболее подходящий вариант для использования.
Этапы планирования
Планирование представляет собой ключевую стадию в управлении любым проектом, предприятием или организацией. Каждая фаза планирования играет важную роль в успешной реализации концепции и достижении поставленных целей.
Этапы планирования могут различаться в зависимости от целей и масштаба проекта, однако общие фазы включают в себя:
- Определение целей и задач. На этом этапе определяется конечный результат, который требуется достигнуть, а также конкретные задачи, которые необходимо выполнить для достижения этого результата.
- Сбор и анализ информации. Здесь происходит сбор и анализ информации, необходимой для определения возможностей и угроз, анализа конкурентов, потребностей клиентов, рыночных тенденций и других факторов, которые могут повлиять на принимаемые решения.
- Определение альтернативных вариантов действий. На этом этапе исследуются различные альтернативные варианты, которые могут быть использованы для достижения поставленных целей.
- Оценка и выбор оптимального варианта. Здесь производится оценка каждого из альтернативных вариантов и выбор наиболее подходящего и оптимального варианта для дальнейшей реализации.
- Разработка детального проекта. На этом этапе разрабатывается подробный план работ, необходимых для достижения поставленных целей, включая определение шагов, ресурсов и времени, необходимых для выполнения каждой задачи.
- Реализация. На данном этапе выполняются все действия, указанные в плане, для достижения поставленных целей.
- Мониторинг и контроль. Здесь осуществляется непрерывное отслеживание и контроль за ходом реализации плана, а также внесение корректировок в план в случае необходимости.
- Оценка результатов. На этом этапе производится оценка результатов выполненной работы и принимается решение о необходимости внесения изменений в следующую итерацию планирования или в реализацию стратегии.
Компетентное формирование плана позволяет четко определить цели, избрать наилучший путь и осуществить мероприятия, которые приведут к их достижению. Разнообразные подходы и методики планирования предоставляют возможность выбрать наиболее эффективную стратегию для максимального успеха в осуществлении проектов и ведении бизнеса.
Организация процесса планирования варьируется в зависимости от типа проекта или деятельности, а также от других факторов, таких как его масштаб, временные рамки и сложность.
Несмотря на это, существуют общие рекомендации, которые способствуют более эффективной организации процесса.
Давайте рассмотрим их подробнее:
- Определите конечные цели вашего проекта или деятельности, а также задачи, которые необходимо выполнить для их достижения. Это поможет понять текущий этап и определить необходимые ресурсы.
- Идентифицируйте риски и возможности, связанные с вашим проектом или деятельностью, и разработайте план действий для минимизации негативных последствий и использования возможностей.
- Разбейте ваш проект на этапы и установите сроки для каждого этапа. Это облегчит контроль за прогрессом и правильное распределение ресурсов.
- Разработайте подробный план действий, включающий список задач, ключевые даты, ответственных и сроки выполнения.
- Регулярно отслеживайте прогресс, чтобы убедиться, что вы идете в нужном направлении, и вносите корректировки по необходимости.
- Используйте разнообразные инструменты для планирования, такие как календари, таблицы Excel, диаграммы Ганта или программы управления проектами.
Важно понимать, что планирование — это процесс, который нужно постоянно обновлять и адаптировать в соответствии с изменениями в проекте или окружающей среде. Также важна коммуникация и обратная связь в процессе планирования, чтобы получить более точное представление и эффективно реализовать проект.
Принципы планирования
Достижение успеха в различных сферах деятельности требует тщательного планирования всех этапов работы. Это относится как к реализации проектов, так и к организации бизнес-процессов и достижению установленных целей. Для достижения желаемых результатов в минимально возможные сроки с максимальной эффективностью необходимо придерживаться определенных принципов планирования.
Принципы планирования следующие:
- Направленность. Все шаги должны быть направлены на достижение конкретной цели.
- Участие. Вовлечение заинтересованных сторон для улучшения качества планирования и упрощения достижения целей.
- Эффективное использование ресурсов. Оптимизация материальных и человеческих ресурсов с целью снижения затрат.
- Гибкость. Готовность к адаптации к изменениям во внешней среде и оперативное внесение корректировок.
- Комплексность. Учёт и балансирование всех аспектов проекта или деятельности.
- Системность. Построение структурированного плана с определённой последовательностью и взаимосвязью процессов и событий.
- Иерархичность. Выделение основных задач и их дробление на подзадачи.
- Своевременность. Выполнение мероприятий в установленные сроки.
- Неспорящие варианты. Выбор таких действий, которые не противоречат друг другу в рамках плана.
- Точность. Определение чётких показателей успеха для проведения анализа результатов.
- Контроль. Систематический мониторинг и оценка выполнения всех задач.
- Документация. Составление подробной документации по основным аспектам плана, включая задачи, ресурсы, сроки и ответственных лиц.
Перед началом процесса планирования необходимо учитывать уникальные особенности, такие как корпоративная политика, особенности рыночной среды, тип проекта, сфера деятельности и другие факторы. Важно систематически анализировать результаты, составлять отчётные документы и вносить коррективы в план в зависимости от изменений во внешней среде.
Методы планирования
Существует широкий спектр подходов, которые могут быть использованы для успешного планирования; выбор конкретных методов зависит от конкретных задач или сферы деятельности.
Давайте рассмотрим несколько основных методов планирования.
Правило парето
Закон Парето, также известный как принцип 80/20, формулирует эмпирическое правило, согласно которому примерно 20% действий приносят около 80% результатов. Этот принцип был разработан итальянским экономистом Вильфредо Парето в конце XIX века в ходе его исследований распределения богатства в Италии.
Принцип 80/20 находит применение в различных областях, включая бизнес, науку и технологии. Например:
- В бизнесе. Часто 20% клиентов компании приносят 80% прибыли, а 20% продуктов или услуг компании составляют 80% от общей выручки;
- В производстве. 20% дефектных деталей могут вызвать 80% отказов конечного товара;
- В личной жизни. 20% времени, затраченного на выполнение задач, может привести к 80% продуктивности.
Естественно, в большинстве случаев это соотношение не будет абсолютным и может варьироваться, например, 70/30 или 90/10.
Применение закона Парето в бизнесе позволяет руководителям сосредоточиться на 20% наиболее важных клиентах, продуктах или услугах компании. Этот принцип также может быть полезен в личной жизни для эффективного распределения времени и задач. Тайм-менеджмент и принципы планирования могут значительно улучшить качество жизни и снизить уровень стресса.
ABC планирование
ABC-планирование, известное также как метод ABC-анализа, представляет собой стратегию в области планирования и управления временем, направленную на определение ключевых и второстепенных задач, процессов или элементов проекта. Оно основано на идее, выраженной в принципе Парето, согласно которой 80% результатов достигается с помощью 20% усилий.
ABC-анализ включает классификацию всех задач, процессов или элементов на три категории:
- A (наиболее важные) – составляют небольшую долю, примерно 15% от общего числа, но оказывают значительное влияние на достижение желаемого результата. Это ключевые задачи, без которых невозможно достичь поставленных целей.
- B (средней важности) – составляют приблизительно 20% от общего числа и имеют умеренное значение для успешной реализации проекта.
- C (наименее важные) – составляют остальные 65% задач или элементов, но имеют наименьший вклад в достижение конечной цели проекта.
ABC-анализ позволяет сосредоточить внимание на задачах из группы A – наиболее важных, чтобы эффективно достичь целей проекта и оптимизировать использование ресурсов. Задачи из категорий B и C могут быть выполнены в процессе работы с основными задачами.
Матрица Эйзенхауэра
Метод Эйзенхауэра, также известный как Матрица Эйзенхауэра, представляет собой систему планирования, разработанную бывшим американским президентом и генералом армии США Дуайтом Эйзенхауэром. Он использовал этот метод для управления своим расписанием во время службы в армии с целью эффективного выполнения задач и избежания прокрастинации.
Суть метода Эйзенхауэра заключается в том, чтобы оценивать каждую задачу по двум критериям: важности и срочности. Затем задачи классифицируются в соответствии с этими критериями, что позволяет лучше структурировать время и приоритизировать задачи в течение дня.
Основная идея метода состоит в следующем:
- Самые важные и срочные задачи (внезапные проблемы, неотложные проекты) должны быть выполнены в первую очередь.
- Важные, но несрочные задачи (планирование проектов, обучение) требуют планирования и выделения времени для их реализации.
- Неважные, но срочные задачи (телефонные звонки, ответы на электронные письма) могут быть отложены или выполнены быстро.
- Неважные и несрочные задачи (чтение новостей, просмотр видео, время в социальных сетях) могут быть отложены или выполнены, когда есть свободное время.
Эйзенхауэр рекомендовал начинать с самых важных и срочных задач, а затем переходить к остальным по порядку их важности и срочности. Этот метод позволяет использовать время более продуктивно, управлять задачами более эффективно и сократить стресс.
Выбор метода планирования зависит от конкретных условий проекта, его характеристик и доступных ресурсов. Учитывайте также опыт команды при принятии решений о методах планирования.
Хронометраж
Измерение времени, известное как хронометраж, представляет собой процесс определения временного интервала, необходимого для выполнения определенной задачи или операции. Этот метод применяется во многих областях, начиная от производства и заканчивая спортом.
В производственной сфере хронометраж используется для оценки стоимости производства, сокращения времени обработки изделий, повышения качества продукции и оптимизации затрат на трудовые ресурсы.
Сегодня существует множество методов хронометража, таких как наблюдение за временем выполнения операции, разбиение работы на отдельные элементы с составлением расписания, использование штрафных штампов и другие.
В общем, хронометраж является важным инструментом, который эффективно помогает контролировать время и улучшать производительность в различных областях деятельности.
Диаграмма ганта
График Ганта – это инструмент для наглядного отображения прогресса выполнения программы или задачи в определенный период времени. Он представляет собой графическую диаграмму, где по горизонтальной оси отображается временной промежуток, а по вертикальной оси – список задач, необходимых для завершения проекта.
Каждая задача изображается горизонтальной полосой, длина которой соответствует времени, требуемому для ее завершения. Цвет полосы может указывать на статус задачи (зеленый – завершена, желтый – в процессе, красный – не завершена в срок).
График Ганта наглядно демонстрирует все задачи, их последовательность выполнения, а также позволяет оценить продолжительность каждой задачи и общее время, необходимое для завершения проекта. Более того, высокая детализация графика позволяет отображать зависимости между задачами, распределение ресурсов и выявлять точки их пересечения.
Техника SMART
Метод SMART – это подход, используемый для определения конкретных и достижимых целей.
Акроним SMART состоит из пяти критериев, которым должны соответствовать поставленные цели:
- Специфичные – цель должна быть ясно сформулирована и понятна, описывая конкретный результат.
- Измеримые – цель должна быть измерима с помощью количественных метрик или критериев, чтобы можно было оценить ее достижение.
- Достижимые – цель должна быть осуществимой и реалистичной, не требуя чрезмерных усилий или ресурсов.
- Актуальные – цель должна быть актуальной и иметь значение для текущей ситуации или целей организации или личных целей.
- Ограниченные по времени – цель должна иметь четкий срок выполнения, с установленным графиком работ и контролем за процессом достижения.
В целом, метод SMART помогает определить конкретные, достижимые и измеримые цели, что способствует эффективному использованию времени и ресурсов, повышает мотивацию и вероятность достижения результатов.
Метод OKR
Метод OKR (Цели и ключевые результаты) – это система управления, которая используется для установления целей и их измерения. Метод был разработан компанией Intel в 1970-х годах и получил широкое распространение в других технологических компаниях, таких как Google и Amazon.
Система OKR состоит из двух основных компонентов:
- Цели (Objectives) – это конкретные результаты, которых вы хотите достичь. Они должны быть четко определены и конкретны. Могут быть как долгосрочными, так и краткосрочными и могут касаться различных областей деятельности.
- Ключевые результаты (Key Results) – это инструменты оценки, которые используются для измерения прогресса в достижении целей. Ключевые результаты могут быть как количественными, так и качественными и должны быть прямо связаны с конкретными целями.
Процесс установления целей включает несколько этапов:
- Определение основных целей бизнеса, миссии и стратегии компании.
- Разработка конкретных целей и ключевых результатов, связанных с миссией и стратегией компании.
- Постановка задач и ключевых результатов на краткосрочный и долгосрочный период.
- Регулярное оценивание прогресса в достижении целей и корректировка при необходимости.
Эффективная система управления OKR требует открытой коммуникации между руководством компании и сотрудниками. Цели и ключевые результаты должны быть понятны и доступны для всех сотрудников. На совещаниях необходимо обсуждать текущие проблемы, принимать во внимание мнения сотрудников и принимать решения коллективно. Путем использования этой системы можно делегировать полномочия и добиваться еще более высоких результатов.
Список целей и задач
Это простой метод планирования, который состоит в создании списков дел, которые необходимо выполнить в определенный промежуток времени. Простейшим вариантом такого метода является использование записной книжки, где перечислены задачи, и по мере их выполнения они отмечаются как выполненные. Также можно воспользоваться специализированными приложениями, обладающими дополнительными функциями и удобным интерфейсом.
Все упомянутые методы могут использоваться как по отдельности, так и в комбинации. Выбор конкретного метода зависит от особенностей проекта и предпочтений пользователя.
Бесплатные системы планирования
Мы разобрались с определением, целями, методологиями и подходами в планировании. Теперь настало время рассмотреть набор бесплатных инструментов, которые заметно упрощают задачи планирования, позволяя структурировать и визуализировать всю информацию и данные.
Yougile
Для группы до 10 человек предоставляется полностью бесплатная, или «честная», версия облачного сервиса. Весь функционал доступен без ограничений, без скрытых опций или различий между бесплатной и платной версиями. По сути, у нас нет отдельных бесплатных и платных тарифов — всем маленьким группам доступно абсолютно все, всегда и бесплатно. Оплата взимается только за 11-го участника.
В рамках бесплатной версии можно сделать следующее:
- Организовать участников в системе — определить их должности, назначить руководителей, сформировать отделы.
- Управлять работой с подрядчиками и фрилансерами — установить права доступа для сотрудников и внешних специалистов.
- Создавать проекты, доски, задачи и подзадачи.
- Организовывать сортировку собственных и чужих задач в личном планировщике.
- Устанавливать коммуникации между различными отделами, например, передавать заказы из отдела продаж в производство.
- Вести общение аналогично мессенджеру, с возможностью использования смайликов, цитирования, упоминаний и других функций, присущих социальным сетям и мессенджерам.
- Просматривать отчеты и сводки о ходе работы.
Точно нужно будет оплатить:
- Использование системы в крупных командах. До 10 человек — бесплатно, за 11-го придется платить 299 рублей в месяц.
- Коробочную версию программного обеспечения.
Бесплатная версия в YouGile позволяет легко работать всем отделом или небольшой командой. Создавайте проекты и доски, назначайте задачи, контролируйте выполнение работ, обменивайтесь файлами, обсуждайте проекты и взаимодействуйте с помощью чатов.
Trello
Отличная бесплатная версия — это «честная» версия. Здесь нет ограничений по времени и количеству пользователей. Единственное ограничение — до 10 досок. Однако некоторые функции могут быть урезаны: нельзя настроить права доступа, сортировать карточки, экспортировать данные, использовать более 1 расширения для 1 доски. Раньше было лучше — до того, как Trello был продан компании Atlassian. Однако мы по-прежнему считаем, что эта версия вполне приемлема для работы в небольших командах.
В бесплатной версии можно сделать следующее:
- Использовать все основные функции системы управления проектами. Проекты, задачи, сроки. Сколько угодно карточек, списков и пользователей.
- Загружать файлы объемом не более 10 МБ.
- Использовать интеграцию со Slack для удобного общения по задачам.
- Использовать систему для личных целей, таких как планирование действий на день, неделю или месяц.
- Организовывать работу в отделе или небольшой команде.
Однако вам точно придется платить за:
- Больше досок. Если вам нужно больше 10 открытых досок, вам придется перейти на платный тариф.
- Расширения. В бесплатной версии можно выбрать только 1 расширение для каждой доски.
- Загрузка тяжелых файлов. Чтобы загрузить файлы размером более 250 МБ, вам придется заплатить.
- Настройка прав доступа. Если вам нужно ограничить права доступа пользователя на доске или в команде.
- Приоритетная техническая поддержка. Время ответа на вопросы составляет 1 день.
- Группировка и объединение досок в коллекции.
- Сортировка карточек и шаблоны досок.
- Экспорт данных и интеграции без ограничений, такие как Jira, Slack, Google Диск и InVision.
В общем, бесплатная версия Trello подходит для продуктивной работы, особенно в небольших командах или отделах до 10-15 человек. Но вам нужно продумать все заранее: не создавать лишних досок, выбирать самое важное, не загружать тяжелые файлы и интегрировать Slack. Но без расширений, экспорта данных и гибкой настройки прав доступа может быть непросто.
Bitrix24
В марте текущего года Bitrix24 обновили свой бесплатный план, убрав ограничение на количество пользователей. Ранее было возможно пригласить только 12 человек, теперь же — сколько угодно. Можно считать эту бесплатную версию «честной». Она предоставляет базовый функционал, достаточный для работы над проектами.
Что можно сделать в бесплатной версии:
- Объединять сотрудников любой команды в общем пространстве.
- Вести общение через живую ленту или чаты, проводить аудио и видео звонки, обмениваться файлами.
- Создавать группы, проекты, доски, назначать задачи и подзадачи, а также указывать исполнителей.
- Просматривать отчеты.
- Хранить до 5 ГБ файлов в облачном хранилище.
- Настроить мобильную CRM.
- Интегрировать Bitrix24 с Google Drive, Dropbox, Яндекс Диск, One Drive.
- Редактировать документы онлайн в GoogleDocs и MS Office Online.
За что нужно будет платить:
- Настройка бизнес-процессов, особенно если их много и они регулярны.
- Создание воронки продаж. В бесплатной версии можно создать только одну общую воронку.
- Сквозная аналитика.
- Полноценная IP-телефония. Если требуется контролировать звонки, то платный тариф предпочтительнее, так как в бесплатной версии доступно только 100 записей звонков и место ограничено 5 ГБ.
- Интеграция с 1C.
- Интеграция с почтой и создание email-рассылок.
- Настройка прав доступа на всех уровнях. К задачам, файлам, CRM, телефонии и т.д.
- Дополнительные функции, такие как регулярные задачи, шаблоны проектов и задач, наблюдатели и соисполнители, учет рабочего времени.
Бесплатная версия Bitrix24 подходит для работы, если ваши запросы не слишком высоки. Если вам просто нужно управлять задачами, оставайтесь на бесплатной версии. Однако, если вам нужно настроить полноценные бизнес-процессы, создать воронки продаж, настроить сквозную аналитику, интегрироваться с 1С и почтой, то лучше выбрать платный тариф.
Всего их 5, каждый ориентирован на разные цели. Но стоит ли всегда использовать все эти функции и насколько они применимы на практике — это вопрос, который стоит учитывать.
Pyrus
Бесплатная версия Pyrus доступна для всех, за исключением определенной целевой аудитории. Эта система специализируется на управлении документами, и именно здесь есть ограничение в бесплатном тарифе: до 100 задач, созданных по готовым формам.
Если ваш бизнес-процесс связан с этим, то вам скорее всего не хватит этих 100 задач. Однако для обычных пользователей, которым нужны доски и стандартные задачи, бесплатная версия будет достаточно удобна.
Что доступно в бесплатной версии:
- Пригласить любое количество сотрудников, создать сколько угодно простых задач и назначить исполнителей.
- Связывать задачи между собой и сортировать их по срокам и активности.
- Обмениваться файлами по задачам, с возможностью хранения до 1 ГБ свободного места.
- Простая работа с задачами с использованием досок и личного планировщика.
- Много полезных функций в карточках задач, таких как установка на контроль, отложенные задачи, напоминания и повторы.
- Настройка структуры компании и прав доступа для разных отделов.
- Отслеживание времени, затраченного сотрудниками на задачи, и просмотр подробных отчетов и аналитики.
- Интеграция с Google Drive, Dropbox, Box, OneDrive и любой CRM.
- Автоматизация документооборота, включая согласование договоров и платежей, оформление заявок и работу с запросами клиентов.
Что требует оплаты:
- Использование форм. Система предоставляет готовые формы для создания задач и организации бизнес-процессов, но бесплатный тариф ограничен до 100 таких задач.
- Дополнительное место на диске. Платная версия предоставляет 100 ГБ пространства вместо 1 ГБ в бесплатной версии.
- Резервное копирование.
- Приоритетная техническая поддержка.
Бесплатная версия Pyrus подходит для многих команд, но не для тех, кто работает с большим объемом документов и стремится к автоматизации процессов с ними. Основная аудитория этой системы — платящие пользователи. Также следует учитывать ограничение по месту на диске, всего 1 ГБ.
Jira
Jira, часто используемая как баг-трекер в отделе разработки, является одной из самых дорогих систем в России. Ежегодно корпорации тратят на нее примерно 5 миллиардов рублей. Однако существует бесплатная версия для до 10 пользователей. Общо мы относим ее к «честным», но есть серьезные ограничения: предоставляется всего 2 ГБ места, отсутствуют расширенные права доступа.
Что можно сделать в бесплатной версии:
- Планирование работы. Создание досок, задач, спринтов, распределение между исполнителями.
- Использование бизнес-шаблонов проектов для отделов маркетинга, персонала, юридического и финансового, а также универсальных шаблонов.
- Сбор всех рабочих файлов в одном месте. Статусы, комментарии и вложения (дается 2 ГБ).
- Установка приоритетов и дедлайнов, контроль хода работы над проектами.
- Обсуждение задач всей командой.
- Создание детальных отчетов о проектах, просмотр сводок, оценка загрузки сотрудников.
- Получение поддержки (хотя это не техподдержка в обычном понимании, а поддержка сообщества Jira).
За что придется платить:
- Больше пользователей. Платные тарифы поддерживают до 10 000 пользователей.
- Дополнительное место в хранилище — 250 ГБ и больше.
- Расширенные права доступа. Ограничение действий пользователей на уровне проектов и задач доступно только в платной версии.
- Анонимный доступ. Просмотр и создание задач без входа в систему. Удобно при работе с фрилансерами и подрядчиками.
- Журнал событий.
Бесплатная версия Jira подходит для маленьких команд. Главное — не хранить в системе тяжелые файлы и не приглашать сторонних пользователей, так как их права нельзя будет ограничить. Для команд из 10 человек подходит только платная версия.
Clickup
На первый взгляд кажется, что ClickUp предлагает «честную» бесплатную версию — безлимитное количество пользователей и задач навсегда. Однако, при ближайшем рассмотрении вы обнаружите множество ограничений: отчеты, настройки прав доступа, интеграции.
Основное ограничение — лимит в 100 действий для некоторых функций. Поэтому мы всё же классифицируем её как «нечестные» бесплатные версии.
Что можно сделать в бесплатной версии:
- Приглашать любое количество пользователей в проекты.
- Создавать сколько угодно досок, задач и списков и организовывать работу по ним.
- Использовать заметки, цифровые блокноты, напоминания и календари.
- Анализировать производительность спринтов.
- Отслеживать время, затраченное на задачи.
- Просматривать календарь начала и завершения работ.
- Сортировать задачи по тегам и устанавливать различные статусы.
- Получить помощь от техподдержки круглосуточно.
За что нужно будет платить:
- Дополнительное место в хранилище. В бесплатной версии доступно всего 100 МБ.
- Настройка прав доступа.
- Гостевой доступ к проектам.
- Использование готовых форм.
- Создание отчетов.
- Интеграции с Google Drive, Dropbox, OneDrive и другими хранилищами.
- Приоритетная техподдержка.
- Превышение лимита в 100 действий для некоторых функций, таких как настройка полей в карточках, использование дашбордов, таймлайнов, ментальных карт и диаграмм Ганта, и так далее.
Главная проблема бесплатной версии — рано или поздно вы столкнетесь с лимитом в 100 действий для многих функций, что заставит вас перейти на платный тариф.
Wrike
Возможности бесплатной версии сильно ограничены, в основном, по количеству пользователей — до 5 человек. Кроме того, есть несколько ключевых ограничений: отсутствие возможности настройки прав доступа и невозможность оценить загрузку и производительность сотрудников. По нашему мнению, это «нечестная» бесплатная версия, скорее всего, она представляет собой «пробную» версию.
Что можно сделать в бесплатной версии:
- Всё стандартное — создание проектов и досок, назначение задач и исполнителей.
- Задачи можно размещать как на досках, так и в личном планировщике. Их можно сортировать по различным критериям: дате, приоритету, статусу, важности.
- Удобное хранение файлов и документов. Документы даже можно редактировать онлайн.
- Общение с коллегами в Ленте событий.
- Интеграция с Google Диск, Dropbox, Box, MSFT Office 365 и OneDrive.
- Использование 2 ГБ места для своих целей.
За что придется платить:
- Отчеты. В платной версии можно создавать свои шаблоны отчетов, получать уведомления и визуализировать важные данные по проекту в виде графиков и диаграмм.
- Диаграмма Гантта, которая популярна среди многих пользователей, также доступна только в платной версии.
- Контроль нагрузки сотрудников — оценка выполненной работы и учет рабочего времени. Включает в себя индекс эффективности.
- Настройка прав доступа. Возможность группировки сотрудников по командам (например, маркетинг, бухгалтерия) и назначение им различных прав доступа требует платы. Также, приглашение «гостевых пользователей» — клиентов, подрядчиков, фрилансеров — также требует платы.
- Даже простая функция, такая как календарь, доступна только в платной версии.
Основные ограничения бесплатной версии: отсутствие отчетов, настройка прав доступа, визуализация процессов и контроль нагрузки сотрудников. Подходит только для небольших отделов, в которых не более 5 человек.
Для личного использования лучше выбрать более простые и интуитивно понятные бесплатные системы управления, например, Trello. Однако эта бесплатная версия предоставляет возможность познакомиться с Wrike и определить, подходит ли вам эта система или нет.
Asana
Существует бесплатная версия Asana, позволяющая до 15 пользователям использовать платформу, однако её возможности значительно ограничены: отсутствуют отчёты, контроль выполнения задач и мониторинг обновлений. Шаг влево, шаг вправо – и вы обнаруживаете себя на страничке «Активируйте Asana Premium!». Мы относим эту версию к «нечестным».
Что можно сделать в бесплатной версии:
- Создавать неограниченное количество проектов с использованием шаблонов для декомпозиции.
- Организовывать работу над проектами — создавать доски, назначать задачи и исполнителей.
- Классифицировать задачи с помощью тегов.
- Начинать общение в карточках задач и общей ленте новостей.
- Настроить личный планировщик — сортировать задачи по срокам выполнения и создавать приватные задачи.
За что придётся платить:
- Отчёты. Нет возможности просмотра отчётов о проектах или работе исполнителей.
- Контроль выполнения задач и просмотр незавершенных или просроченных задач.
- Слежение за новыми задачами, обновлениями и статусами важных проектов.
- Визуализация процессов и создание связей между задачами. «Timeline» недоступен.
- Работа с задачами, созданными и порученными коллегам. Их нельзя даже отобразить отдельно.
- Работа с формами.
Без отчётов, форм, визуализации процессов, задач коллег и контроля сроков выполнения работы использование Asana в бесплатной версии практически невозможно. Asana старается привлечь вас как платящего клиента, поэтому ограничивает доступ к половине функций. Бесплатная версия подходит лишь для знакомства с платформой и «подглядывания» за тем, что происходит внутри.
Worksection
Бесплатная версия Worksection оставляет желать лучшего и выглядит довольно ограниченной: она предлагает всего лишь до 2 активных проектов, до 5 пользователей и до 100 МБ на диске. Кажется, что её добавили скорее для формальности, чем для реального использования.
Тем не менее, она дает возможность ознакомиться с системой управления проектами тем, кто планирует перейти на платный тариф.
Что можно делать в бесплатной версии:
- Создавать всего 2 рабочих проекта и приглашать до 5 пользователей.
- Изучать систему — создавать задачи, обсуждать их и прикреплять файлы.
- Возможно, использовать бесплатную версию для личных нужд, хотя для этого есть более удобные бесплатные системы управления проектами, такие как Trello.
За что придется платить:
- Добавление более 2 проектов, управление задачами и подзадачами, установка сроков выполнения, приоритетов, исполнителей, меток и статусов.
- Получение ежедневного дайджеста на почту.
- Использование групповых чатов и обмен файлами объемом более 100 МБ.
- Доступ к диаграмме Гантта.
- Использование функции учета времени и тайм-трекера для подсчета временных затрат и бюджетов.
- Получение отчетов.
- Настройка прав доступа и ограничение прав для клиентов и партнеров.
Бесплатная версия Worksection имеет смысл рассматривать только в том случае, если вы планируете в дальнейшем перейти на платный тариф.
Todoist
Бесплатная версия ToDoist явно не слишком щедрая: она позволяет использовать систему всего лишь для 5 пользователей и до 80 проектов (хотя по сравнению с 2 проектами в Worksection это уже больше).
Однако не стоит радоваться слишком рано. Все остальные функции урезаны практически до нуля. Нельзя добавить более 150 задач, писать комментарии, загружать файлы…
Что можно делать в бесплатной версии:
- Создавать до 150 задач.
- Изучать систему и познакомиться с ней изнутри.
За что придется платить:
- Расширенное число пользователей и проектов.
- Больше 150 активных задач.
- Возможность использования напоминаний.
- Возможность оставлять комментарии.
- Загрузка файлов.
- Использование меток для карточек и их классификации.
- Фильтры для поиска задач.
- Визуализация продуктивности: цели на день и неделю, личный прогресс каждого пользователя.
- Разные права для администратора и участника.
- Формирование задач из писем в ящике Gmail.
- Шаблоны проектов.
- Лента событий.
- Просмотр видео и прослушивание аудио внутри системы.
Фактически, бесплатной версии ToDoist можно сказать «нет». Хоть вы и сможете создать 80 проектов и до 150 задач, но без возможности оставлять комментарии и делиться файлами, какой в этом смысл? Не говоря уже о других важных функциях, таких как напоминания, метки и другие необходимые атрибуты любой системы управления. Free-версия здесь просто для знакомства.
Monday
Monday — это инструмент для управления проектами, который предоставляет функции планирования и централизации задач. С его помощью вы можете управлять всеми задачами через пользовательские информационные панели.
Возможность автоматизации утверждения задач помогает оптимизировать проекты. Пользовательские формы позволяют создавать элементы на досках, а также обеспечивают возможность совместной работы, распределения ресурсов и обмена обновлениями в режиме реального времени.
Пользовательская автоматизация позволяет получать обновления по проектам в реальном времени, отправлять электронные письма о приближающихся сроках выполнения задач или обновлениях. Кроме того, интеграция с приложениями, такими как Gmail и Dropbox, доступна.
Приложения для Android, iOS, Windows и Mac позволяют использовать monday.com на различных устройствах. Компания предоставляет поддержку через руководства, вебинары, форумы сообщества, видеоуроки, блоги и подкасты, а для связи с командой можно заполнить веб-форму.
Планфикс
ПланФикс помогает организовывать и управлять совместной работой команд, предоставляя разнообразные возможности, которые можно настроить в соответствии с потребностями вашей группы. Этот сервис идеально подходит как для бизнеса, так и для некоммерческих организаций, общественных объединений и других коллективов, работающих над общими проектами.
Хотя ПланФикс может показаться обычной системой управления на первый взгляд, подробное рассмотрение покажет его уникальные возможности, которые могут удивить. Он может быть использован как CRM, система технической поддержки и диспетчеризации, для управления компаниями, контроля задач, управления проектами, учета ресурсов и финансового планирования, а также для других целей. Важно отметить, что все эти функции могут быть реализованы в рамках одной системы с настраиваемыми правами доступа и удобным интерфейсом для пользователей.
Ganttpro
GanttPro не только предлагает диаграммы Ганта и доски Канбан для отслеживания задач и управления проектами. Он также включает в себя функцию критического графика, которая выделяет важные задачи красным цветом, указывая на необходимость их выполнения перед продолжением проекта. Это позволяет руководителям проектов быстро определить приоритетные задачи.
В дополнение к управлению рабочей нагрузкой, GanttPro предоставляет инструменты для управления ресурсами и портфелем проектов. Если возникла ошибка, которую нужно исправить, функция сохранения истории позволяет легко вернуться к предыдущему состоянию проекта.
Хотя GanttPro предоставляет основные функции, необходимые многим небольшим командам разработчиков, у него также есть недостатки по сравнению с другими программами управления проектами. Это ограниченные интеграции, отсутствие возможностей для биллинга и выставления счетов, а также ограниченные возможности отчетности и совместной работы.
Яндекс трекер
Yandex Tracker обеспечивает возможность эффективной организации различных видов работы, таких как разработка программного обеспечения, управление рекламными кампаниями, обработка запросов пользователей, а также ведение переговоров по контрактам и многое другое.
Этот сервис помогает руководителям эффективно распределять задачи между сотрудниками и следить за их прогрессом. Сотрудники, в свою очередь, могут легко находить свои списки дел и следить за сроками и приоритетами.
Yandex Tracker позволяет группировать задачи в спринты и отслеживать их на agile-досках. Вы можете использовать различные фильтры для поиска задач по различным параметрам или их комбинации. Для настройки фильтров доступен конструктор фильтров или язык запросов.
Activecollab
ActiveCollab, как и другие сервисы управления проектами, предоставляет возможность совместной работы над проектами, управления задачами и отслеживания прогресса. Однако, помимо этого, ActiveCollab позволяет загружать текущие расходы и инвойсы, что позволяет быстро оплатить их с использованием PayPal или кредитной карты.
Преимущества:
- Простота использования;
- Удобная фильтрация задач;
- Возможность упоминать участников проекта в комментариях;
- Возможность совместного написания контента;
- Предоставляет решение, которое можно установить на собственный сервер.
Мегаплан
Мегаплан — бесплатная CRM для малых предприятий с инструментом управления задачами. Подходит для планирования, назначения задач сотрудникам и организации проектов.
В бесплатной версии «Старт» могут использовать до 10 сотрудников. Предоставляется возможность работы с 2 проектами, подключение почты и использование встроенной телефонии. Также в тариф включен бизнес-чат с коллегами и 20 ГБ дискового пространства для хранения файлов.
На бесплатном тарифе отсутствуют воронка продаж, отчеты, возможность управления финансами и просмотр аналитики. Функционирует как многофункциональный планировщик.
Советы по продуктивному планированию
Если вам сложно составлять планы, не удовлетворены результатом или тратите слишком много времени на работу, следующие советы могут помочь вам:
- Начните с выбора наиболее подходящего для вас метода планирования.
- Сделайте планирование ежедневной привычкой и проводите его каждый вечер.
- Сосредоточьтесь на самом важном и помните, что нужно делать в первую очередь.
- Разбивайте крупные задачи на более мелкие, чтобы их легче было решать.
- Не пытайтесь одновременно делать несколько задач.
- Не перегружайте свой план слишком многими задачами.
- Реалистично оценивайте объем и сложность задач.
- Не устанавливайте слишком жесткие сроки, так как спешка может привести к ошибкам.
- Формулируйте цели четко и понятно.
- Отслеживайте прогресс и вносите изменения в план по мере необходимости.
- Визуализируйте свой план удобным для вас способом.
- Держите список задач перед глазами и периодически в него заглядывайте.
Для совершенствования навыков планирования можно обращаться к опыту бизнес-тренеров или использовать свой собственный опыт. Следуя этим рекомендациям, вы сможете разработать даже сложный план для ответственного процесса всего за несколько часов.
Выводы
Системы планирования играют важную роль в эффективном управлении проектами и задачами, обеспечивая организацию, структурирование и контроль за рабочим процессом. Они представляют собой набор инструментов и методов, направленных на оптимизацию использования ресурсов, улучшение производительности и достижение поставленных целей. В данной статье были рассмотрены определение, цели, виды, этапы и методы систем планирования, а также проанализированы бесплатные варианты таких систем.
Бесплатные системы планирования представляют собой доступные решения для организаций и команд, которые не могут или не хотят инвестировать в платные инструменты управления. Обзор таких систем позволяет понять их основные характеристики, преимущества и ограничения, что помогает выбрать наиболее подходящий вариант в соответствии с потребностями и целями.
Важно помнить, что хотя бесплатные системы планирования могут предоставлять определенный функционал, иногда их возможностей может не хватать для полноценного управления сложными проектами. Поэтому перед выбором конкретной системы следует внимательно изучить ее характеристики и возможности, а также учитывать особенности своей команды и проектов.