Плюсы и минусы современных SRM-систем: что дает внедрение и какие преимущества можно получить

Еще 30-50 лет назад предпринимателям приходилось вести учет клиентской базы и совершать массу звонков или личных встреч, чтобы продвигать продукт на рынок. Это сложно стало делать, когда бизнес вышел на международный уровень, хотя компании и в то время находили выход в виде открытия филиалов в разных странах. Однако с увеличением количества информации и отправляемых товаров наличие новых офисов не облегчало работу менеджеров по поставкам. Спасли ситуацию программисты, создавшие такие системы, как SRM. Последние упрощают ведение контроля за поставками.

Плюсы современных SRM-систем

Внедрение подобного онлайн «контролера» – залог правильного ведения учета как поставщиков, так и товарооборота.

К плюсам SRM относятся:

• упрощение процедуры подачи заявок на доставку товара производителей;
• облегчение работы с компаниями;
• снижение до минимума риска связаться с недобросовестными поставщиками, возможность собирать «досье» на них;
• отслеживание изменений в ценах товаров;
• налаженные связи с поставщиками и укрепление с ними сотрудничества;
• прозрачность ведения бизнеса;
• экономия средств и времени;
• результативность работы сотрудников.

Основные минусы SRM-систем

К минусам относятся:

• управление программой требует обучения;
• ее внедрение способно повлиять на распределение должностных обязанностей и «заставит» применять новые подходы при взаимодействии с производителями и поставщиками;
• стоимость.

Цена подобной системы действительно «кусается», но относиться к покупке нужно как к способу облегчить себе жизнь, удалив раз и навсегда из бизнеса проблемы с учетом и отслеживанием поставок. Такая инвестиция окупится с лихвой, ведь исчезнет вероятность ошибок из-за человеческого фактора, да и все пользователи – от сотрудников до руководства – будут наблюдать за процессом товарооборота, не выходя из кабинета.

Таковы у систем SRM плюсы и минусы, но последние также учитываются при способе внедрения:

Таким образом, необходимо учесть много нюансов, прежде чем решить, как и какую именно программу внедрить в производство.

Какую SRM выбрать для бизнеса

Выбирая онлайн «учетчика», нужно опираться на нужды бизнеса/производства. При выборе обращают внимание на ряд критериев:

• Полнота охвата операций. Сбор заявок, планирование, реестры поставщиков и т. д. В списке возможностей должно быть то, что нужно конкретному бизнесу.
• Простота внедрения. От этого во многом будут зависеть сроки внедрения и конечная стоимость продукта.
• Удобство интерфейса. Хорошо, если рядовые пользователи смогут без труда разобраться в программе.
• Управление процессами. Важно смотреть, насколько ПО способно управлять закупками как сквозным бизнес-процессом, в котором все задачи связаны друг с другом.

При большом товарообороте и крупных поставках как от местных, так и зарубежных партнеров, и если таковых много, нужно подумать о:

1. Необходимости сегментации поставок. Деление их на важные и среднего значения.
2. Составлении базы поставщиков. С учетом их местоположения (транспортные расходы), потенциальных рисков (не «привязываться» к одному, чтобы не попасть в зависимость от него), количества поставляемого товара, устойчивости на рынке.
3. Составлении стратегии ведения переговоров. Например, чтобы получить льготные условия контракта, а также для упрощения коммуникации с контрагентами.
4. Углублении связей. Этого можно добиться долгосрочным сотрудничеством, выполнением всех обязательств с обеих сторон, уведомлением о скидках или изменении цены, о наличии товара на складах.
5. Мониторинг качества работы поставщиков. Доставка в указанные сроки, качество товара, точность соответствия заявке.

Затем остается только выбрать программу, в которой все эти нюансы будут учтены.

Какие преимущества дает внедрение SRM-системы

Автоматизация закупок – это упрощение ведения бизнеса. Но это только часть «плюшек», которые получают предприятия при установке подобных программ. Также они:

• помогают планировать закупки, исходя из потребностей предприятия/бизнеса;
• вырабатывают стратегию взаимодействия сторон;
• проводят аналитику эффективности и оценивают каждый этап поставок.

Таким образом, система помогает составлять актуальные заявки с отслеживанием результатов их выполнения.

Какие сложности могут возникнуть при внедрении SRM-системы

Как в бизнесе, так и на госпредприятиях столько нюансов и процессов, что подобрать универсального программного «помощника», подходящего всем, невозможно. Без помощи специалистов трудно будет обойтись.

Часть компаний оказывают такую услугу, как «подгонка». То есть готовую программу переделывают «под ключ» с учетом нужд заказчика. Особенно актуальна подобная услуга при ведении масштабного бизнеса, но, если клиент пожелает, систему можно подогнать и под малый.

Чтобы внедрить ее и подключить к внутренней онлайн-системе предприятия, нужно:

• выявить его потребности, для чего провести аналитику по эффективности всех этапов поставок и проверить, какую прибыль приносят уже имеющиеся поставщики;
• установить программу и протестировать ее;
• обучить персонал работе с ней;
• отслеживать ее эффективность.

Если внедрять ее самостоятельно, то могут возникнуть следующие проблемы:

• система может не соответствовать всем критериям бизнеса;
• отсутствие специалистов, которые бы обучили персонал;
• отсутствие знаний, как правильно настроить систему.

Преимущества и недостатки популярных SRM-систем

В России немало компаний, создающих программы для учета.Достаточно выбрать одну из них, оплатить подходящий под нужды фирмы пакет и загрузить в компьютер. Некоторые из них предлагают создать систему «под ключ», то есть с учетом потребностей клиента.

Comindware «Управление закупками»

За 10 лет эта московская компания не только стала одной из крупнейших на местном рынке, но и к 2022 году вошла в десятку фирм, предлагающих услуги по автоматизации бизнес-процессов. Особенности программы:

• контроль за распределением и расходованием средств;
• прозрачность при подаче заявок по закупке продукции;
• подходит для любого вида бизнеса.

Вебинар Comindware «Управление закупками: автоматизация или гибкость?».

Среди преимуществ системы – работа сразу в 4 направлениях:

Также среди преимуществ:

• база поставщиков с предоставлением их предложений и цен;
• возможность организации и проведения закрытых торгов;
• проверка надежности контрагентов.

Недостатков у программы нет, так как ее можно настроить под бизнес любого масштаба. Единственный минус – время внедрения от 2-7 дней до 4 недель.

Сроки зависят от потребностей и масштаба производства, а также от интеграции программы с установленной системой учета.

ISTOCK.LINK

Эта компания из Санкт-Петербурга успешно внедряет программы, облегчающие связь клиентов с поставщиками. Пример тому – система ISTOCK.LINK, которая позволяет перевести все коммуникации с поставщиками – от создания заявки и выбора контрагента до оплаты доставленного товара – в цифровую форму, облегчая тем самым все этапы закупочных операций.

Среди преимуществ системы:

• отсутствие какого-либо внедрения, так как для использования системы достаточно в ней зарегистрироваться;
• не требуется специальное обучение, так как интерфейс и настройки настолько просты, что с ними справится обычный пользователь ПК;
• в нее можно интегрировать любые SRM программы;
• работа в едином облачном пространстве, которое позволяет получать актуальную информацию о товарах, ценах, квалификации поставщиков, создавать опросники для последних и другие необходимые виды документов;
• составление заявок будучи на связи в режиме реального времени с поставщиками.

Среди недостатков можно отметить отсутствие доступа к ресурсам системы. Клиент просто выбирает уровень подписки с учетом потребностей бизнеса. При необходимости можно сочетать несколько пакетов. Есть возможность опробовать ресурс, выбрав базовые функции.

Лот Эксперт SRM (Алтимета)

Айтишники этой компании хорошо известны в стране, так как с 2002 года они успешно работают в сфере написания программных обеспечений как для деловых структур, так и государственных. Их продукты по управлению закупками и снабжению бизнеса отличаются полной автоматизацией всех процессов: от оценки контрагента и создания заявки до выполнения обязательств всеми участниками, проверки эффективности каждого и даже организации совместного торгового онлайн «павильона».

Среди преимуществ платформы:

• ведение учета закупочных договоров;
• аналитика результативности закупок у выбранных поставщиков с учетом параметров выгодных клиенту;
• выявление потребностей бизнеса/производства;
• интегрирование с государственными информационными базами, например, ЕГРЮЛ/ЕГРИП.

Среди недостатков:

• сложные настройки, с которыми справится лишь сотрудник с навыками программирования;
• отсутствует возможность менять или назначать новые задачи в процессе ведения закупочных операций.

AGORA

С айтишниками этой фирмы мало кто сравнится, ведь, начиная с 2011, они «умудрились»разработать и внедрить более 500 проектов, облегчающих деятельность как малого, так и крупного бизнеса, а также федеральных и госпредприятий.

Преимущества софта:

• «подгонка» программы под малый/крупный бизнес и его нужды благодаря многочисленным блокам (последних 200, так что клиент выбирает из них те, которые соответствуют запросам предприятия);
• способность создания личной или корпоративной торговой онлайн-площадки;
• выбор поставщиков в зависимости от вида торгов;
• формирование контрактов на основе результатов торгов;
• использование электронной подписи при заключении сделок.

Среди недостатков:

• отсутствует единая SRM платформа: компания предлагает многочисленные «блоки», которые приходится интегрировать друг с другом;
• отсутствует функция проверки надежности поставщиков;
• внедрение программы и обучение персонала может занять от 2 недель до 2 месяцев в зависимости от уровня бизнеса.

Naumen SRM/GPMS

Отечественная компания, занявшая IT нишу в 2001 г. Разработками пользуются более 200 млн человек и 10 тысяч организаций.

Среди преимуществ SRM-системы:

• способность сегментировать базу контрагентов;
• проведение анализа и оценки качества сервиса и поставок;
• оценка бюджета;
• ведение учета договоров;
• интегрирование на предприятиях в двух вариантах:
  • GPMS – для автоматизации деятельности внутреннего персонала;
  • ЭТП – для внешних торгов и контрагентов.

Их возможности:

Среди недостатков:

• подходят для крупного бизнеса и предприятий, оформляющих госзаказы;
• отсутствует каталог товаров.

Автоматизация закупочной деятельности в соответствии с 223-ФЗ с помощью Naumen GPMS

Норбит «Эффективные закупки»

IT «умельцы»группы «Ланит» создали универсальную платформу, которая внедряется как в госучреждениях и предприятиях, так и в коммерческих сферах. Программа объединяет в одном онлайн-пространстве большинство операций, снижая риск допущения ошибок из-за человеческого фактора.

Среди преимуществ продукта:

• руководство получает свежую информацию по закупкам и возможным рискам и контролирует торговые операции;
• проводится согласование закупок с бюджетным лимитом фирмы;
• отслеживаются потребностей предприятия;
• проводятся торги и аукционы для выбора поставщиков;
• создаются договоры и проводится подписание;
• ведется контроль этапов операций – от заявок до получения и оплаты;
• предоставляется свежая информация о поставщиках;
• взаимодействие с контрагентами;
• легко интегрируется с внутренними софтами компании.

Недостатков нет.

ITender SRM

ФогСофт, ярославская компания, представила продукт модульного типа, который подстраивается под любой вид бизнеса. Каждый клиент подбирает элементы,соответствующие потребностям бизнеса.

Преимущества продукта:

• аттестация добросовестности поставщиков и их рейтинг;
• создание личной торговой площадки;
• присутствие каталога закупок;
• наличие бокса «малые закупки» позволяет экономить средства на нецелевых товарах;
• поэтапный контроль за торговыми операциями;
• анализ результативности закупок в режиме «здесь и сейчас»;
• контроль за взаиморасчетами;
• заблаговременное планирование закупок.

Среди недостатков – в основе программы инструменты Microsoft, которые могут не поддерживаться после введения санкций.

1С Управление холдингом 8

Эта платформа создана отечественными IT мастерами для предприятий, в которых уже установлена программа 1C. Требуется совмещение двух программ, чтобы «контролер» заработал и начал не только подавать заявки и участвовать в торгах, но и вести учет каждой отгрузки и приемки товара, и даже заранее рассчитывать цены.

Среди преимуществ:

• совместимость с 1С;
• создание единого «облака» с прослеживанием качества закупок и с полным контролем за ходом операций.

Среди недостатков:

• «тяжелый» интерфейс, в котором трудно учесть потребности разных видов бизнесов;
• продукт выглядит недоработанным.

SAP SRM

Этот продукт подойдет тем, кто предпочитают полную автоматизацию процессов – от подачи заявок до отгрузки товаров и оплаты, при этом с такими «плюшками», как:

• анализ качества сотрудничества с поставщиками;
• предоставление информации о контрагентах;
• контроль над бюджетом, счетами и этапами закупочных операций;
• ведение документации.

Среди преимуществ:

• имя мирового значения и рейтинг популярности среди пользователей на высоте;
• легкость интегрирования в компьютеры предприятия.

Среди недостатков:

• дороговизна как внедрения, так и сопровождения программы;
• риск, что из-за санкций будут отзываться лицензии.

SAP SRM для начинающих

Oracle Fusion Cloud Procurement

В ней не только учтены закупки, торги и связь с поставщиками, что присуще SRM-программам, но и предоставляется шанс создания онлайн-витрины для небольших заказов.

Среди преимуществ:

• новые достижения в области управления закупками;
• облачный доступ;
• совместимость с программами Oracle.

Недостаток только один – вероятность попасть под санкции.

Грамотно подобранная SRM-система облегчает работу с поставщиками, помогает сэкономить время и повысить рентабельность бизнеса. При выборе SRM-системы ни один момент нельзя упускать из поля зрения. Помимо функциональных возможностей, стоит учесть вопросы обучения персонала и поддержки со стороны провайдера. Не менее важны и меры безопасности, которые применяются системой для защиты данных компании и поставщиков.

С какими из перечисленных SRM-систем у Вас есть опыт работы? Что можете сказать об их недостатках?