Сложности, которые могут затруднить переход к новому режиму взаимодействия с ФНС России, возникают по различным причинам, а ответственность за их решение лежит на руководителе проекта. Во избежание критических ситуаций необходимо выстроить эффективный рабочий процесс. Раймонд Иссако, директор продукта НОТА ВИЗОР российского вендора НОТА (Холдинг Т1), разбирает несколько наиболее распространенных проблем и методы их эффективного решения.
Формирование рабочих команд
Часто в рабочих группах не участвуют функциональные заказчики (бухгалтерия и налоговый департамент) и представители инфраструктурного блока. Это приводит к тому, что к моменту релиза системы какие-то требования оказываются не учтены и у команды остаётся слишком мало времени для доработок.
Решение
Организациям, которые планируют вступать в налоговый мониторинг, необходимо уделять больше внимания составу рабочей группы. В нее обязательно должны войти сотрудники бухгалтерии и налогового департамента, службы ИТ, а также специалисты, отвечающие за ИТ-инфраструктуру и информационную безопасность. Если коллеги просят кого-то добавить в рабочую группу, не нужно сопротивляться. Даже если человек не проявляет активность на встречах, при необходимости он обязательно даст вам ответ на необходимый вопрос.
Еще одно преимущество правильной рабочей группы — получение доступа к документации, мнениям и методологии. Выделение мощностей, например, стендов для разработки и тестирования, на стороне предприятия часто занимает много времени, и включение в проект технических руководителей может ускорить процесс.
Одновременно с этим руководитель проекта при формировании технического задания может уточнять требования у рабочей группы, чтобы заранее предусмотреть все необходимые шаги для успешного перехода в новый режим. Наличие правильной команды сокращает время на формирование требований к будущей системе и сокращает в будущем количество правок и изменений.
Получение доступа к документации
Зачастую для ИТ- и ИБ-подразделений компании проект по переходу на налоговый мониторинг – задача с наименьшим приоритетом. Как разработчик мы неоднократно сталкивались с ситуацией, когда технические подразделения компании обещают предоставить доступ к документации системы в самое ближайшее время. Однако этого не происходит. В процессе формирования технического задания не все требования могут быть уточнены, появляются «белые пятна» — в результате переход к этапу разработки откладывается, что неизбежно приводит к увеличению срока реализации всего проекта.
Решение
Сложно собрать всю необходимую документацию в сжатые сроки, и лучше подойти к этой задаче подготовленным. В первую очередь необходимо установить комфортные для всех участвующих департаментов дедлайны, а во вторую – подготовить чек-лист необходимых документов, которые должен предоставить каждый участник рабочей группы. Такой список должен быть сформирован уже на старте проекта – на первых этапах многие сотрудники достаточно активно включены в проект, и поэтому вероятность оперативно получить нужные документы, выше.
Длительная процедура согласования
Для многих руководителей ИТ-, ИБ- или инфраструктурных подразделений компаний режим налогового мониторинга совсем незнаком. Поэтому они могут негативно реагировать на необходимость предоставить сотрудникам ФНС возможность «заходить» в контур организации. Как следствие, на стадии согласования технического задания возникает сильное сопротивление со стороны бизнес-юнитов.
Решение
Организуйте сессию со всей рабочей группой для того, чтобы рассказать о налоговом мониторинге и принципах его функционирования. При этом можно назначать встречи с каждый подразделением отдельно или группируя их. Учитывайте, что собрать всех функциональных руководителей на два-три часа достаточно сложно, стоит провести отдельные сессии с отдельными блоками. Кроме того, у налоговиков и экспертов в области ИБ разная степень погруженности в тему, поэтому контент и подача информации должны быть персонализированы под состав участников сессии.
Такой подход значительно упрощает согласование технического задания, и проектной команде останется лишь внести небольшие уточнения и корректировки.
У компаний остаются вопросы
Компании, которые только вступают в налоговый мониторинг, не до конца понимают, что такое Налоговый мониторинг, какую пользу принесет им переход. ФНС проводит большое количество конференций, где подробно рассказывает про новый формат взаимодействия, однако, чтобы бизнес понял, как организовать данный процесс у себя, этих мер бывает недостаточно.
Решение
Не нужно бояться задавать вопросы. Привлекайте консультантов и технологические компании, которые реализуют подобные проекты — они обладают необходимой экспертизой и знают, как работает режим. Попросите их рассказать об успешных кейсах, спросите, как реализован проект у коллег. Только в этом случае у вас сформируется понимания, как на практике перейти на налоговый мониторинг.
У технологических компаний, которые специализируются на подобных проектах, есть демо-стенды с визуализацией того, как выстроен процесс у других игроков на рынке. Достаточно выбрать релевантный пример и выстроить процессы схожим образом.
И опять же — сессия для всех участников рабочей группы, о которой упомянул ранее, позволит погрузить в новый режим взаимодействия с ФНС. И уже потом функциональные руководители смогут донести топ-менеджерам компании, что такое налоговый мониторинг и зачем он нужен.
Отсутствие упорядоченности атрибутов в электронном архиве документов.
На нашей практике еще не было ни одной компании, которая на момент перехода в режим налогового мониторинга реализовала справочник СПВДОК. Основная проблема здесь — отсутствие атрибутивного состава в выгрузках фискальных документов.
Решение
Перед внедрением налогового мониторинга нужно диагностировать уровень автоматизации учета в компании и обеспечить возможность формирования и хранения документов. Важно определить количество точек интеграции и источники данных, чтобы эффективнее сводить все потоки и получать нужную информацию, понять есть ли все необходимые данные, атрибуты и определить, откуда их брать.
Когда есть понимание требуемого объема данных и известны источники, переходите к автоматизации формирования отчетности. Дорабатывать учетные системы можно, но это дорого: некоторые архивы уже не поддерживаются какими-либо параметрами систем. Оптимальным вариантом станет внедрение актуального решения. Работая напрямую с налогоплательщиками и интеграторами, коллеги часто дорабатывают свои решения так, чтобы метаданные или ИНН контрагентов можно было легко «вытащить» из регистров, при получении такого пожелания.
РЕКЛАМА. erid:2VtzqvPFNcE, ООО «Т1 Инновации», ИНН 9718107268
