Цифровые платформы — будущее взаимодействия бизнеса и государства

Главный тренд на сегодня — цифровое взаимодействие с госорганами и создание автоматизированных платформ, через которые бизнес может передавать данные и оперативно коммуницировать со всеми регуляторами.

Ксения Мишакина, старший менеджер по развитию продукта VK Tax Compliance, рассказывает, как цифровые платформы помогают оптимизировать взаимодействие компаний с регуляторами и снижать издержки на формирование данных и предоставление отчетности.

Почему возникла потребность в цифровизации

Бизнес обязан отчитываться перед государством по следующим показателям: налогообложение, безопасность продукции, промышленная безопасность и др.

В особенности это касается высокорегулируемых отраслей, таких как фармацевтика, пищевая промышленность, финансовые услуги и энергетика, то есть тех сфер, которые обязаны строго соблюдать требования госорганов, чтобы продолжать свою деятельность.

Раньше взаимодействие коммерческого сектора с государством происходило следующим образом:

• бизнес создавал на своей стороне витрину данных — цифровую базу;
• загружал туда всю запрашиваемую информацию;
• давал регуляторам доступ к витрине, чтобы они проверили данные.

Объем этой информации стал настолько огромным, что все ФОИВ (Федеральные органы исполнительной власти) уже не могли проверять ее вручную. Поэтому регуляторы начали внедрять свои информационные системы с автоматизированной проверкой данных на их стороне.

Почему бизнесу стало сложно работать с государственными информационными системами

В настоящий момент у регуляторов нет единого подхода к сбору данных бизнеса. Каждый ФОИВ формирует и запускает собственные инициативы по цифровизации взаимодействия, выдвигает свои требования к формату и способу предоставления информации.

Сейчас компаниям необходимо поддерживать минимум шесть цифровых каналов взаимодействия с государственными информационными системами — шесть API разных госорганов:

• ФНС России,
• Ростехнадзор,
• Федеральное казначейство,
• Федеральная таможенная служба,
• Росстат,
• Ространснадзор.

С остальными регуляторами, которых более 80, компании продолжают взаимодействовать в привычном формате.

По статистике, бизнес формирует около 2000 форм отчетности, из которых только 20% официальные, то есть закреплены законодательными актами. Остальные 80% отчетов ведомственные. Они не всегда обязательны, но компании должны предоставлять их для внутренних нужд различных госорганов.

В результате:

• 60% отчетности не публикуется и утопает в ведомственных системах;
• 45% отчетности обрабатывается вручную;
• 20% отчетности собирается с одних и тех же предприятий повторно разными госорганами.

Некоторые компании отправляют свои данные десяткам различных органов власти, каждому из них необходимо предоставить документы в индивидуальном формате и по специально выделенным каналам связи.

Такой подход увеличивает административную нагрузку на бизнес. Компаниям приходится поддерживать несколько информационных систем и каналов связи с регуляторами, создавать отдельные структурные подразделения и выделять сотрудников для такой коммуникации. Все это только для того, чтобы эффективно взаимодействовать с органами власти.

Компании тратят до 1,5 трлн рублей в год на формирование и сдачу отчетности

Что такое B2G-платформы и как они могут помочь бизнесу

Чтобы сэкономить ресурсы и оптимизировать процессы обмена данными, многие компании переходят на специальные B2G (business to government) платформы.

В чем их плюсы:

1. Помогают наладить автоматическое взаимодействие с ФОИВ. B2G-платформы автоматически интегрируются с системами, в которых работают регуляторы, и передают им информацию в нужном формате. Компаниям не приходится перенастраивать внутренние учетные системы и упорядочивать данные — платформы делают все за них.
2. Снижают риск проверок со стороны госорганов. Платформы собирают и передают данные с минимальной вероятностью ошибки. Повышается достоверность данных, снижаются риски — компании становятся «неинтересными» для регуляторов.Это связано с тем, что в своей работе ФОИВ используют риск-ориентированный подход — то есть проводят проверки в том объеме и с той тщательностью, которые соразмерны рискам. Проще говоря, чем меньше у бизнеса нарушений, тем «мягче» его контролируют.Часто ФОИВ могут вообще обойтись без проверок, если документация и процессы бизнеса безупречны.И об этом им «сообщает» платформа компании.
3. Дают возможность устранить неточности, избежав штрафов. Если в отчетах бизнеса есть нарушения, госорганы обычно дают время, чтобы устранить их до проведения проверки.В государственных информационных системах есть индикаторы риска и контрольные диапазоны. Когда регулятор находит нарушение, он отправляет компании уведомление с заключением, которое бизнес может оспорить или исправить. В первом случае это помогает избежать штрафов, пени и санкций, во втором — выстроить конструктивный диалог с регуляторами на правовой основе.

Как  работают B2G-платформы

Разберем на примере решений российского вендора корпоративного ПО VK Tech. Компания предоставляет все ключевые инструменты для взаимодействия с различными органами власти. Например:

• VK Tax Compliance — для решения задач налогового мониторинга. Эта форма налогового контроля заменяет традиционные проверки на онлайн-взаимодействие. Инспекторы ФНС России получают удаленный доступ к информационным системам налогоплательщика, а также бухгалтерской и налоговой отчетности. Продукт учитывает особенности компании и помогает ей соблюсти все требования для передачи данных в налоговую службу.
• VK Data Symphony — для работы с данными, автоматизации расчета показателей и формирования отчетности. Позволяет создать единую систему расчета и хранения данных, автоматизировать подготовку отчетности и консолидировать данные из разных систем.
• VK Process Mining — для процессной аналитики. Исследует бизнес-процессы в компании, позволяет найти недостатки и зоны для улучшения. Например, подсвечивает, что документы проходят слишком много этапов согласования с разными участникам.
• VK GRC — для предупреждения рисков и управления ими. Позволяет получать актуальную аналитику в реальном времени, предотвращать убытки и другие негативные для бизнеса последствия.

В результате у компании появляется комплексное решение, которое позволит автоматизировать рутинную работу.

Платформы:

• собирают данные со всех подразделений или дочерних компаний, которые входят в бизнес-группу;
• ведут журналы учета;
• рассчитывают показатели;
• формируют дашборды и отчеты;
• отправляют информацию регуляторам.

Схематически это выглядит так:

• платформы собирают данные из множества систем-источников компании;
• преобразуют их в формат, который требует каждый регулятор;
• автоматически формируют сообщение по заданным алгоритмам и правилам для конкретного ФОИВ;
• подключаются к государственным системам ФОИВ и отправляют им документы — например, по триггеру времени или событию.

Собранную информацию можно дополнить вручную, если это нужно для более качественного анализа.

В чем преимущества перехода на цифровые платформы для бизнеса

Вот какие плюсы есть у B2G-платформ:

1. Компании не нужно каждый раз перестраивать внутренние системы, чтобы они соответствовали новым законодательным требованиям.
2. Дополнительные сервисы не понадобятся — цифровые платформы со встроенными и адаптивными инструментами позволяют построить нужную аналитику и автоматизировать отчеты внутри одной системы.
3. B2G-платформы легко настроить для интеграции с системами госорганов, не нужно разрабатывать или покупать отдельные решения для взаимодействия с каждым контролирующим органом.
4. Данные из всех систем объединяются и согласуются между собой в отчетах для разных регуляторов. Компаниям не нужно собирать одну и ту же отчетность для разных ФОИВ, что экономит время и ресурсы, а также повышает достоверность данных.
5. B2G-платформы создают единый поток данных для госорганов — это позволяет избежать дублирования информации, минимизировать риск ошибок и сделать процессы прозрачнее.

B2G-платформы необходимы компаниям, которые хотят не только соблюдать требования законодательства, но и эффективнее использовать свои ресурсы.

Сейчас VK Tech и другие крупные игроки рынка работают над тем, чтобы создать единый стандарт для взаимодействия с регуляторами. В будущем это позволит значительно снизить нагрузку на бизнес, улучшить качество данных и упростить процесс ведения отчетности.