Аутстаффинг — эффективное управление персоналом и ресурсами

В мире бизнеса с каждым годом становится все важнее эффективное управление персоналом и ресурсами. В этом контексте одним из ключевых инструментов, который привлекает внимание многих компаний, является аутстаффинг. Эта модель работы, хотя и не нова, продолжает привлекать интерес своей гибкостью и возможностью оптимизации бизнес-процессов. Аутстаффинг представляет собой форму сотрудничества между компаниями, где одна компания предоставляет своих сотрудников на временной или постоянной основе другой компании, выступая посредником в управлении персоналом.

В данной статье мы рассмотрим основные принципы и преимущества аутстаффинга, а также обсудим, как эта модель может помочь в улучшении эффективности управления персоналом и ресурсами в современном бизнесе. От того, как эффективно будет применяться аутстаффинг, зависит не только успех отдельных проектов, но и конкурентоспособность всей компании в целом.

Что это такое аутстаффинг персонала?

Аутстаффинг — это когда компания арендует специалиста у другой компании (аутстаффера), чтобы тот работал на проекте внутри компании-заказчика. Этот специалист становится частью команды заказчика, работая наравне с другими членами команды и под руководством их менеджеров. При этом заказчик оплачивает услуги аутстаффинга компании-подрядчику по контракту, а та, в свою очередь, выплачивает зарплату специалисту.

Если крупная компания нуждается в расширении своего штата из-за увеличения бизнеса, и это превышает их годовой план по найму персонала, они могут обратиться к услугам аутстаффинга. Таким образом, новые сотрудники будут работать в компании наравне с остальными, но фактически будут относиться к штату агентства по аутстаффингу.

Например, в случае IT-аутстаффинга агентство предоставляет технических специалистов для временной работы в офисе клиента. При этом агентство берет на себя ряд обязанностей, таких как выплата заработной платы, управление налогами и другими аспектами бизнес-процессов, а также заботится о найме и увольнении персонала.

Цели аутстаффинга включают в себя следующее:

1. Оптимизация рабочего процесса и бюджета путем использования специалистов из других компаний для выполнения конкретных проектов или задач. Это позволяет компаниям эффективнее использовать ресурсы и сокращать издержки.
2. Уменьшение нагрузки на HR-специалистов и бухгалтеров за счет того, что аутстаффинговая компания берет на себя ответственность за найм, управление и выплату заработной платы арендованных сотрудников.
3. Минимизация рисков для компании при возникновении юридических споров, так как аутстаффер обычно берет на себя часть ответственности за действия своих сотрудников, таким образом, снижая потенциальные финансовые и правовые риски для заказчика.

Тема аутстаффинга не нова, она возникла еще в 1970-х годах. Отношение к этой модели работы менялось со временем: то она вызывала восхищение как новая и эффективная схема, то запрещалась совсем. В последние годы, особенно после пандемии, стало ясно, что для современного IT-рынка аутстаффинг – именно то, что нужно.

Виды и классификация аутстаффинга

Поговорим о разнообразии и классификации аутстаффинга. Этот метод управления персоналом предлагает множество вариантов, от классического аутстаффинга до временного персонала и лизинга кадров. Различные виды аутстаффинга имеют свои особенности и преимущества, которые могут быть важны для вашего бизнеса. Давайте разберемся в этой многообразной области и выявим, какой тип аутстаффинга наилучшим образом соответствует вашим потребностям и целям.

Классический аутстаффинг

Классический аутстаффинг представляет собой схему, при которой предприятие фактически продолжает использовать рабочую силу, но официально сокращает свой штат. Работники, формально устроенные на другую компанию, продолжают выполнять свои обязанности на прежнем месте работы. Эта модель часто используется для минимизации затрат на персонал и обхода законодательства о труде.

Темпораристаффинг (temporary staffing)

Темпораристаффинг представляет собой временное трудоустройство рабочих на период, связанный с сезонностью, изменением конъюнктуры рынка или проблемами, возникающими у самого работника. Обычно услуги аутстаффинга оказываются на период от 1 до 3 месяцев, с заключением контракта, в котором четко указывается срок действия.

Лизинг

Лизинг представляет собой долгосрочный контракт между компанией и аутстаффером, в отличие от временного трудоустройства в темпораристаффинге. В рамках лизинга компания арендует сотрудников на более длительный срок, что может быть особенно полезно для обеспечения стабильности в рабочей силе и выполнения долгосрочных проектов.

Где и как применяется

Аутстаффинг рабочих представляет собой метод управления персоналом, который позволяет компаниям регулировать количество сотрудников, не увеличивая официальный штат. Это особенно полезно для крупных организаций, которые имеют ограничения по численности персонала. Если компании не хватает рабочих, но она не может просто увеличить свой штат, то есть два основных варианта действий: она может либо запрашивать дополнительные штатные единицы, что может занимать время и замедлять рабочие процессы, либо воспользоваться услугами аутстаффинга и продолжить работать без лишних затруднений.

Причины, по которым компании могут нуждаться в сотрудниках на внештатных условиях, могут быть различными, включая недостаток квалифицированных кадров, ограничения по численности персонала или сезонный спрос на работу, когда необходимо дополнительное количество персонала лишь на определенный период. Кроме того, услуга аутстаффинга позволяет сократить расходы компании более чем на 20%, что делает ее более эффективной с финансовой точки зрения.

Кроме того, аутстаффинг персонала выгоден в случае, если компания стремится к масштабированию своей деятельности, ищет способы сократить расходы на персонал, а также стремится сосредоточиться на своей основной деятельности, передавая внешнему исполнителю вспомогательные проекты.

Схема взаимодействия с предприятием выглядит следующим образом: участвуют три стороны: компания-заказчик, которая нуждается в определенных услугах, аутстаффинговая компания или посредник и сами исполнители. Клиент обращается в агентство, которое предлагает услуги аутстаффинга, и заключает с ним договор. Посредник затем находит необходимых специалистов, хотя в большинстве случаев компания имеет свой собственный штат специалистов, особенно это актуально в IT-сегменте.

Основные этапы реализации аутстаффинга

Данная модель удаленного найма включает в себя следующие основные этапы:

1. Непосредственно найм: Включает в себя отбор профилей кандидатов, составление краткого списка на основе предварительного тестирования, проведение краткого технического собеседования и предложение о найме.
2. Адаптация (онбординг): Этот этап включает в себя предоставление необходимого оборудования, средств связи, знакомство с продуктом компании и ее процессами, а также мониторинг и поддержку нового сотрудника на начальном этапе его работы. На этом этапе специалист начинает погружаться в задачи проекта: знакомится с его текущим состоянием, этапами разработки, список ожидаемых задач, изучает техническое задание и сопутствующую документацию, а также настраивает среду разработки проекта.
3. Рабочий процесс: Включает в себя обсуждения, отслеживание прогресса проекта, решение возникающих проблем, выполнение договоренностей и задач, а также выполнение всех обязательств, оговоренных в рамках сотрудничества.

Порядок оформления взаимоотношений в рамках аутстаффинга

Сотрудничество между двумя компаниями оформляется простым гражданско-правовым договором. В этом договоре обычно указываются личные данные работников, условия оплаты их труда, условия поощрений и зона ответственности каждого сотрудника.

В большинстве случаев аутстаффинг персонала осуществляется при условии 100% предоплаты за их труд. Работники получают своё вознаграждение после того, как выполненная работа будет подтверждена заказчиком, исходя из Трудового кодекса Российской Федерации.

Важно отметить, что договор включает гарантийные обязательства перед заказчиком. Согласно этим обязательствам, если работы не выполнены или выполнены с недостаточным качеством, аутстаффинговая компания обязуется вернуть денежные средства.

Запрещен ли аутстаффинг в России?

Аутстаффинг в России не запрещен, но подчинен определенным правилам и нормам. Согласно российскому законодательству, компании, использующие аутстаффинг, должны соблюдать требования к трудовым отношениям, защите персональных данных и уплате налогов. Контракты на аутстаффинг должны быть заключены в письменной форме и содержать все необходимые условия.

Необходимо тщательно прорабатывать детали сотрудничества и соблюдать законодательные требования. Основные законы, регулирующие эту сферу, включают Трудовой кодекс, Федеральный закон о персональных данных и Налоговый кодекс. Несоблюдение законодательства может повлечь за собой штрафы и негативные последствия для компании.

Отличия аутстаффинга от аутсорсинга

Иногда понятие аутстаффинга сталкивается с путаницей с другой распространенной моделью удаленного найма — аутсорсингом. Для того чтобы различать эти два подхода, давайте проясним суть термина «аутсорсинг».

В мировой практике под аутсорсингом понимается передача определенных задач, работ или бизнес-функций внешнему исполнителю, который обладает необходимыми трудовыми ресурсами. Общей целью обеих моделей является уменьшение рисков, сокращение финансовых и ресурсных затрат на неосновную деятельность компании и оптимизация процессов.

Для наглядности, чтобы лучше понять отличия этих двух видов взаимодействия с внештатными сотрудниками, давайте рассмотрим таблицу:

В общем, основное различие между аутстаффингом и аутсорсингом заключается в том, что при первом подходе компания-подрядчик временно передает своих сотрудников в подчинение компании-заказчику, а во втором случае заказчик передает определенные функции бизнеса подрядчику, часто не связанные с его основной деятельностью.

Аутстаффинг или аутсорсинг: как сделать выбор?

Решение между этими двумя моделями зависит от потребностей, целей и ресурсов вашего бизнеса. При выборе подходящей модели важно учитывать множество факторов, но в конечном счете это сводится к тому, что для вас более приемлемо инвестировать: время или деньги.

Аутстаффинг отлично подходит, когда вам нужно усилить команду, но нет необходимой экспертизы в определенной области технологий. Также это хороший выбор для временных проектов, на которые может быть сложно найти специалиста в штате компании.

Этот вариант подходит, если у вас:

• хорошо налажены внутренние процессы;
• имеется крепкая руководящая команда;
• четко определены цели проекта и ожидания от работы.

Однако аутстаффинг не всегда подходит для краткосрочных проектов (менее 1 месяца), в таких случаях может быть целесообразнее использовать собственные ресурсы компании.

Клиент часто стремится получить гибридный вариант, который предоставил бы гарантии аутсорсинга по цене аутстаффа. Поэтому важно обсудить и зафиксировать в договоре зоны ответственности и другие детали, так как основные различия между этими моделями касаются контроля и стоимости.

Преимущества аутстаффинга

Аутстаффинг – это не просто метод найма персонала, это стратегия, меняющая подход к управлению ресурсами и персоналом в современном бизнесе. Взглянув на преимущества этой модели, мы можем понять, почему она становится все более популярной среди компаний. Давайте рассмотрим, какие возможности может предложить аутстаффинг для вашего бизнеса.

Снижение налогов на прибыль

Аутстаффинг помогает компаниям снизить налоговую нагрузку на прибыль, поскольку затраты на услуги аутстаффинга увеличиваются в бухгалтерском балансе, что в итоге уменьшает налогооблагаемую базу. Это может привести к значительным экономическим выгодам для компании, поскольку она будет платить меньше налогов, что способствует увеличению ее прибыли и общего финансового состояния.

Упрощенное управление персоналом и кадровым делопроизводством

Аутстаффинг существенно упрощает управление персоналом и кадровым делопроизводством для компаний-заказчиков. Поскольку все административные процедуры, включая учет сотрудников и ведение документации, выполняются аутстаффинговой фирмой, заказчику не приходится заниматься этими задачами.

Это освобождает время и ресурсы компании для решения стратегических вопросов и развития бизнеса.

Кроме того, перенос административной нагрузки на аутстаффинговую фирму обеспечивает более эффективное и профессиональное ведение кадровых процессов, что способствует повышению качества услуг и уровня удовлетворенности сотрудников.

Меньше нагрузки на кадровый отдел

Сотрудники HR больше не нужно тратить время на поиск и подбор новых сотрудников, проведение собеседований и оформление документов, так как эти задачи выполняются аутстаффинговой компанией. Это позволяет сэкономить время и ресурсы кадрового отдела, которые могут быть перераспределены на другие важные задачи, такие как разработка стратегий найма, обучение персонала и управление корпоративной культурой.

Отсутствие взаимодействия с контролирующими органами

Поскольку аутстаффинговые сотрудники официально оформлены не на компанию-заказчика, ответственность за соблюдение законодательства, выплату заработной платы и другие административные процедуры лежит на аутстаффинговой фирме. Это освобождает заказчика от необходимости взаимодействовать с контролирующими органами и решать возможные юридические вопросы, связанные с персоналом.

Снижение затрат на обслуживание штатных сотрудников

Аутстаффинговая компания не только предоставляет персонал, но и берет на себя финансовые обязательства, связанные с обслуживанием штатных сотрудников. Это включает в себя оплату больничных, отпусков, а также социальное страхование и другие административные расходы. В результате компания-заказчик избавляется от необходимости выделять средства на эти цели, что значительно снижает ее финансовую нагрузку.

Важно! Это дает компаниям возможность сосредоточиться на своем основном бизнесе, оптимизировать затраты и повысить эффективность своей деятельности.

Снижение административных и финансовых нагрузок

Аутстаффинг позволяет компании значительно снизить административные и финансовые бремя, поскольку аутстаффинговая фирма берет на себя многие административные процессы, включая управление персоналом, оформление документов и выплату заработной платы. Это освобождает компанию-заказчика от необходимости заниматься этими задачами, позволяя сосредоточиться на более стратегически важных аспектах бизнеса.

Отсутствие трудовых споров

Поскольку аутстаффинговая компания берет на себя ответственность за урегулирование всех трудовых вопросов своих сотрудников, компания-заказчик избегает потенциальных трудовых споров и судебных разбирательств с аутстаффинговыми работниками. Это способствует снижению рисков и обеспечивает более стабильное функционирование бизнеса.

Гибкое управление персоналом и контроль количества

Аутстаффинг предоставляет компании возможность гибкого управления своим персоналом в соответствии с текущими потребностями и требованиями рынка. Это означает, что компания может легко наращивать или уменьшать количество сотрудников в зависимости от объема работы или сезонных колебаний спроса. Например, в периоды повышенной загрузки компания может временно привлечь дополнительных сотрудников через аутстаффинг, а затем сократить штат в периоды пониженной активности.

Гибкое управление персоналом также позволяет компаниям быстро реагировать на изменения внешней среды и конкурентные условия. Это особенно важно в быстро меняющихся отраслях, где необходимо оперативно адаптироваться к новым тенденциям и требованиям рынка.

Благодаря аутстаффингу компании могут легко реагировать на изменения в спросе на продукцию или услуги, не перегружая собственные кадровые ресурсы или не нанимая постоянных сотрудников.

Недостатки аутстаффинга

Хотя аутстаффинг предоставляет компаниям ряд преимуществ, важно также рассмотреть его недостатки. Понимание потенциальных ограничений этой модели поможет более осознанно принимать решения о применении аутстаффинга в бизнесе. Давайте рассмотрим основные недостатки этого подхода и как они могут повлиять на вашу компанию.

Риски сотрудничества с недобросовестным агентством

Один из основных рисков аутстаффинга заключается в возможных финансовых потерях, связанных с сотрудничеством с недобросовестным аутстаффинговым агентством. Если компания выбирает ненадежного подрядчика, который не обладает необходимыми юридическими правами или не соблюдает договорные обязательства, это может привести к финансовым убыткам и негативным последствиям для бизнеса. Однако это можно избежать, если компания проведет тщательный отбор аутстаффингового партнера и убедится в его надежности и компетентности.

Замедление процесса трудоустройства

Процесс трудоустройства новых сотрудников в компании может замедлиться из-за применения аутстаффинга, поскольку не все кандидаты готовы работать на таких условиях. В результате, возможно потерять потенциально ценных специалистов, предпочитающих традиционные формы найма.

Не забывайте, что аутстаффинговым сотрудникам требуется время на адаптацию к новой компании и коллективу, что также может замедлить их включение в рабочие процессы и достижение полной эффективности работы.

Сложности в коммуникациями

Аутстаффинг также может усложнить реализацию коммуникации внутри компании. Для того чтобы аутстаффированные сотрудники в полной мере влились в команду заказчика и поняли текущие задачи и цели проекта, требуется время и эффективный процесс онбординга. Отсутствие непосредственного взаимодействия и связи между аутстафф-сотрудниками и внутренними членами команды может привести к затяжным процессам и задержкам в выполнении задач.

Процесс внедрения нового члена в команду, требует активного участия заказчика и оплачивается, независимо от его длительности — будь то один час или два дня.

Проблемы с мотивацией и лояльностью персонала

Сотрудники, работающие на условиях аутстаффинга, могут испытывать сложности с мотивацией, поскольку у них нет той же степени привязанности к проекту и компании, как у штатных сотрудников. Руководителям может быть труднее мотивировать аутстафф-работников для достижения максимальных результатов, поскольку они могут рассматривать свою работу как временное занятие и не иметь той же степени вовлеченности и ответственности перед компанией.

Поскольку люди работают на другую организацию, их вовлеченность в процесс может быть ниже. Погружение специалиста в культуру компании-заказчика и его акклиматизация могут помочь, однако это более целесообразно для долгосрочных проектов.

Риск неполного предоставления персонала

Перед началом сотрудничества необходимо убедиться, что аутстаффер может предоставить достаточное количество сотрудников для покрытия потребностей в персонале. Чем больше филиалов и сотрудников, тем выше вероятность оперативного замещения в случае необходимости.

Неправильное управление квалифицированными кадрами

Поскольку сотрудники будут работать в команде компании-заказчика, управление ими и контроль выполнения задач должны осуществляться внутри компании. В случае отсутствия возможности для эффективного контроля, целесообразно передать всю задачу по управлению персоналом на аутсорсинг, а не нанимать специалистов через аутстаффинг.

Выводы

В заключение, аутстаффинг является мощным инструментом для управления персоналом и ресурсами в современном бизнесе. Эта модель работы позволяет компаниям гибко реагировать на изменяющиеся потребности и требования рынка, а также эффективно оптимизировать бизнес-процессы. Она обеспечивает доступ к высококвалифицированным специалистам без необходимости их постоянного найма, что позволяет сократить расходы на персонал и улучшить финансовую эффективность компании.

Кроме того, аутстаффинг способствует повышению гибкости и мобильности бизнеса, позволяя быстро масштабировать команды в соответствии с потребностями проектов. Эта модель работы также снижает административную нагрузку на компанию-заказчика, перекладывая ответственность за управление персоналом на аутстаффинговую фирму.

В целом, аутстаффинг открывает перед компаниями новые возможности для эффективного управления персоналом и ресурсами, помогая им достигать своих целей и оставаться конкурентоспособными в быстро меняющемся бизнес-окружении. Использование этой модели работы требует правильного подхода и тщательного анализа, но при правильном применении она может стать мощным инструментом для достижения успеха в современном бизнесе.