Опыт Почты России в революции обработки корреспонденции: инновации и распространение

В современном мире эффективность обработки корреспонденции является ключевым фактором для бизнеса и государственных учреждений. Почта России, один из крупнейших национальных почтовых операторов, ставит перед собой задачу оптимизации этого процесса. Внедрение современных технологий и гибких методов управления документооборотом позволяет повысить качество услуг и доступность для клиентов по всей стране.

Анализируя динамику и географию распространения своих продуктов, компания адаптируется к меняющимся требованиям рынка и расширяет свое присутствие. Стремление к инновациям и улучшению клиентского опыта остаётся в фокусе Почты России, как неотъемлемая часть её стратегии развития.

Проблемы обработки входящей корреспонденции

Компания Почта России сталкивается с рядом сложностей в управлении входящей корреспонденцией. Проблемы, с которыми она сталкивается, включают в себя большой штат сотрудников, занятых в отделе документооборота, что предполагает значительные трудозатраты и высокие операционные расходы. Неравномерный поток писем затрудняет планирование рабочего процесса и может привести к задержкам в обработке.

Сотрудничество с различными отделениями связи, распределёнными по огромной территории страны, представляет собой логистический вызов. Необходимость надежных курьеров и создание системы доверенностей для них добавляют сложности в контроль за передачей документов.

Обширная филиальная сеть, характерная для Почты России, требует тщательного управления и поддержания документооборота на множестве уровней. Бумажный архив, который до сих пор активно используется, создаёт дополнительные расходы на хранение и обслуживание.

Технологические аспекты также представляют определённые трудности. Содержание оборудования для сканирования и обработки документов, а также уничтожение оригиналов после их цифровизации требует инвестиций в современные технологии. Процессы сортировки и классификации корреспонденции, важные для эффективности работы, нуждаются в оптимизации и автоматизации. Вдобавок, вопросы, связанные с защитой и выявлением данных, стоят на особом счету, учитывая увеличивающиеся требования к конфиденциальности и безопасности информации.

В ответ на эти вызовы Почта России стремится внедрять инновации и повышать эффективность своих операций, чтобы улучшить обслуживание клиентов и сократить издержки. Это включает в себя цифровую трансформацию процессов, автоматизацию рутинных операций и укрепление информационной безопасности.

Маршрутизация и консолидация

Почта России применяет стратегии маршрутизации и консолидации для повышения эффективности обработки и доставки корреспонденции. Это включает в себя анализ потока зарегистрированных отправлений с целью выявления писем от ключевых клиентов и их последующую направленность на специализированные участки для быстрой и точной обработки.

Кроме того, в случае наличия у клиента множества подразделений и филиалов, Почта России консолидирует всю корреспонденцию в одном или нескольких централизованных участках. Это позволяет оптимизировать процесс сортировки и ускорить общий процесс доставки.

Простые отправления, требующие быстрой пересылки без необходимости длительной обработки, маршрутизируются на цифровку непосредственно при поступлении в отделения выдачи. Это обеспечивает оперативную обработку стандартных отправлений и способствует более быстрому их перемещению по логистической цепочке.

Эти меры направлены на сокращение времени обработки почтовых отправлений, повышение точности доставки и улучшение общего клиентского опыта при взаимодействии с услугами Почты России.

Предварительная сортировка

Почта России реализует продвинутые методы обработки корреспонденции, предоставляя своим клиентам следующие опции:

• Отправления для служебного пользования и связанные с платежами не сканируются автоматически, что гарантирует дополнительную конфиденциальность.
• Клиенты могут задать индивидуальные условия сортировки, тем самым адаптируя процесс под свои уникальные требования.
• Предоставляется возможность приоритизации корреспонденции, что позволяет быстрее обрабатывать важные документы.
• Клиенты могут установить сценарии обработки в соответствии с типами корреспонденции, обеспечивая тем самым более целенаправленный подход к управлению документацией.

Подготовка к сканированию

В рамках усовершенствования процессов обработки корреспонденции Почта России внедряет следующие меры:

• Отправления вскрываются с использованием специализированного конвертовскрывателя, что повышает скорость и безопасность процесса.
• На каждый конверт и каждое из вложений наклеивается стикер с уникальным идентификатором и датой, что обеспечивает отслеживаемость на всех этапах обработки.
• Устраняются скрепки и скобы, что способствует более эффективному сканированию документов.
• Клиент может задать типы существующих документов, которые можно расшифровывать, и те, к которым это делать нельзя, обеспечивая тем самым уровень защиты конфиденциальной информации.

Сканирование

Почта России применяет детализированный подход к сканированию документов:

• Сканированию подлежат как конверт, так и вложения, что обеспечивает комплексный учет всех отправленных документов.
• Скан-образы выполняются в цветном режиме с разрешением не менее 300 точек на дюйм, что гарантирует высокое качество изображений, и сохраняются в формате PDF/A для долгосрочного архивирования.
• Расшифровываемые документы сканируются на поточных сканерах, что ускоряет процесс обработки и доступность документов.
• Сложные документы, которые нельзя расшифровать, включая журналы и книги, сканируются на проекционных сканерах, способствующих сохранению физического состояния оригиналов при переводе в цифровой формат.

Обработка скан-образов

Для обеспечения более эффективного документооборота и удобства клиентов Почта России предлагает следующие услуги:

• Классификация документов производится в соответствии с параметрами, установленными клиентом, что позволяет более гибко управлять информацией.
• Предоставляется услуга по извлечению данных из типовых и нетиповых документов, упрощающая последующую обработку и анализ информации.
• Извлеченные данные передаются вместе со скан-образами, обеспечивая комплексный доступ к информации.
• Клиентам доступны различные варианты комплектования файла скан-образа, что дает возможность выбрать наиболее подходящий формат в зависимости от потребностей.

Передача скан-образа клиенту

Почта России предлагает клиентам удобные опции для доступа к цифровым копиям документов:

1. Клиентам предоставляются скан-образы конвертов и вложений, а также набор соответствующих метаданных, что улучшает управление и поиск документации.
2. Для передачи скан-образов клиентам доступны три варианта:
   • Личный кабинет клиента, предоставляющий прямой и быстрый доступ к документам.
   • API, который позволяет интегрировать получение документов в собственные системы клиента.
   • Ручной ввод данных в СЭД клиента, допускающий более тесное взаимодействие с системами электронного документооборота компании.

Работа с оригиналами

Почта России предоставляет комплексные услуги по работе с оригиналами документов:

• Оригиналы документов хранятся в течение 30 дней бесплатно, что обеспечивает клиентам временное место для хранения важных бумаг.
• Предлагается долгосрочное хранение оцифрованных писем, что позволяет сохранять важные документы без затрат на физическое пространство.
• Осуществляется выемка оригинала документа по запросу, что дает клиентам гибкость в управлении своей корреспонденцией.
• Доставка оригиналов документов может быть выполнена как в почтовое отделение клиента, так и непосредственно курьером, обеспечивая удобство и скорость получения документов.
• Существует опция самовывоза документов, давая возможность клиентам лично забрать документы в удобное время.

Оцифровка архивов документов

Почта России предоставляет услуги по цифровизации архивов документов, которые включают:

• Отправку документов на оцифровку непосредственно из ближайшего отделения почты, упрощая логистический процесс.
• Сортировку и классификацию оцифрованных документов, что обеспечивает легкий доступ и управление данными.
• Хранение архивов в цифровом виде, позволяющее сэкономить физическое пространство и обеспечивающее безопасность документов.
• Выемку документов по запросу для удовлетворения индивидуальных потребностей клиентов при необходимости доступа к определенным документам.

Управление услугой

Почта России предлагает удобное управление услугой через следующие опции:

• Клиенты могут самостоятельно выбирать дополнительные услуги, что позволяет индивидуализировать использование почтовых сервисов в соответствии с их бизнес-потребностями.
• Услуга предусматривает преимущества работы с хранящимися структурами, подразделениями и филиалами, облегчая управление и координацию документооборота в разветвленных организациях.
• Администраторы клиента имеют возможность управления учетными записями своей организации для доступа и отправления документов, обеспечивая контроль и безопасность обмена информацией.

Безопасность

Почта России придает большое значение безопасности при обработке корреспонденции и документов, предоставляя следующие меры безопасности:

• Передача данных осуществляется с использованием стандартов ГОСТ шифрования, что обеспечивает высокий уровень защиты передаваемой информации.
• Соглашение о неразглашении (NDA) заключается с АО «Почта России», что является юридическим обязательством компании сохранять конфиденциальность клиентской информации.
• Для сканирования документов предусмотрены выделенные участки, что минимизирует риск несанкционированного доступа к оригиналам во время их обработки.

География тиражирования продукта

Москва и Московская область сохраняют статус ключевых центров тиражирования на протяжении всего наблюдаемого периода, подчеркивая их важность в общенациональной логистической сети. В то же время наблюдается тенденция к расширению географии распространения, охватывающая важные промышленные и административные центры, такие как Новосибирск, Екатеринбург и Казань.

С каждым годом список городов, активно участвующих в тиражировании, пополняется, включая Самару, Саратов, Ульяновск и другие, что свидетельствует о стремлении Почты России обеспечить более широкое и равномерное покрытие страны. Внедрение продуктов в новых регионах, таких как Пермь и Владивосток, подчеркивает стратегию компании на укрепление присутствия в разных частях России, обеспечивая тем самым улучшение доступности и качества услуг для клиентов на всей территории страны.

Выводы

Заключительный анализ показывает, что Почта России активно справляется с вызовами современного документооборота, интегрируя инновационные решения и автоматизацию. Улучшение процессов маршрутизации и управления данными вносит существенный вклад в операционную эффективность. Расширение географического охвата и цифровизация архивов открывают новые возможности для клиентов и повышают уровень их удовлетворённости. Инициативы по обеспечению безопасности и конфиденциальности данных укрепляют доверие клиентов к почтовому оператору.

В целом, Почта России демонстрирует пример успешного сочетания традиционных и современных подходов в управлении почтовыми потоками на большие расстояния.