Обзор сервиса «СТЭК – Документооборот»

Работа любой организации ежедневно сопряжена с использованием большого количества документов. Это трудоемкий процесс, который можно сделать проще, используя современные программные решения.

Предприятия внедряют в свою работу системы электронного документооборота (СЭД). Такое программное обеспечение позволяет ускорить процессы создания и согласования документов, а также минимизировать трудозатраты. В данной статье мы рассмотрим пример СЭД от российского разработчика — АО «НТЦ СТЭК».

Краткий обзор

«СТЭК – Документооборот» — это программа, обеспечивающая структуризацию и автоматизацию движения документов в компании с момента их получения либо создания до отправления или окончания исполнения.

«СТЭК – Документооборот» охватывает полный спектр работ с документами организации:

• регистрацию внутренней и исходящей корреспонденции;
• рассылку и распределение корреспонденции;
• соблюдение сроков и назначение ответственных лиц;
• контроль исполнения;
• подготовку проектов и многое другое.

Функционал

Эта программа обеспечивает хранение документов с возможностью их дальнейшего применения, а также выполняет ряд других функций.

Обработка входящей корреспонденции

Софт полностью структурирует всю поступившую корреспонденцию по темам и группам. Каждый документ может быть закреплен за конкретным специалистом на рассмотрение. Ответственное лицо определяет исполнителей и выдает поручения по документам.

Создание исходящих документов

Такие документы могут создаваться с нуля или одним кликом в ответ на поступающий документ. Разбор любого варианта создания не составит труда и не потребует значительных временных затрат.

Организация внутреннего документооборота

Подготовка нормативно-распорядительной документации (указания, служебные расписки, инструкции, регламенты) помогает структурировать данные при организации документооборота в компании.

Обработка обращений клиентов

Для контроля обращений со стороны граждан работает алгоритм отслеживания статуса исполнения документов, а также система отчетов.

Ведение торговли с контрагентами

Сервис поддерживает базовые функции по проведению торговых отношений:

• заключению договоров;
• созданию графиков платежей и расчетов;
• мест хранения.

Выдача поручений и задач исполнителям

Может проводится на основании договоров или документов либо устных распоряжений руководства. Задания в системе являются качественным инструментом для контроля происходящего.

Создание проектов договоров и их согласование

Позволяет создавать неограниченное количество проектов договоров и документов. При этом создание нового проекта происходит в один клик.

Связывание документов

Порой возникает необходимость в связывании нескольких документов между собой, чтобы, например, отследить всю документацию определенной тематики. Для этого необходимо в карточке задачи, документа или проекта открыть вкладку «Связки» и следовать интуитивно понятным подсказкам.

При создании исходящего документа по входящему или наоборот их связывание происходит автоматически.

Прикрепление файлов

Программный продукт позволяет прикрепить к любому документу, договору, поручению файл любого формата. При этом к карточкам документов можно крепить не только отсканированные либо электронные копии, но и файлы сопровождения.

Напоминание о событиях

Сотрудники, принимающие участие в документообороте (авторы, исполнители и др.), могут получать системные уведомления на электронный ящик. Благодаря этой функции ответственные лица не пропустят важные события и вовремя отреагируют на них. Есть напоминания о создании проекта, документа, задачи, о редактировании данных в документах. Отправка напоминаний может быть разовой или систематической.

Преимущества

Программа «СТЭК – Документооборот» предоставляет ряд преимуществ для руководителя, сотрудников, администратора системы и всех пользователей. Рассмотрим их подробно.

Контроль движения и исполнения документов и поручений

Руководитель всегда будет в курсе документооборота компании.

Развернутая отчетность

Помогает принимать управленческие решения. Предоставляет отчеты любого уровня детализации (по деятельности отдельного подразделения или сотрудника).

Система оповещения о документах, поступающих на рассмотрение

Руководитель получит уведомление при поступлении нового документа, с которым он должен ознакомиться.

Система напоминаний об истечении срока поручений

Когда сроки исполнения подходят к концу или уже вышли, специалист получит соответствующее уведомление.

Быстрое согласование договоров и документов

Одно из преимуществ электронного документооборота.

Тонкая настройка пользовательских прав

Возможность выбора групп пользователей с различными правами доступа.

Интуитивно понятный интерфейс

Работать в пользовательском меню просто: вкладки расположены таким образом, что основные функции всегда под рукой.

Возможность коммуникации

Система позволяет пользователям обмениваться сообщениями для решения рабочих задач и поручений.

Однократная регистрация документа

Документ регистрируется в СЭД однократно с добавлением всех необходимых данных.

Эффективная система поиска

Позволяет быстро и легко находить искомые данные.

Недостатки

Приведенные ниже минусы системы взяты с тематических форумов.

Невысокий интерес со стороны компаний

В настоящее время не наблюдается высокого интереса к этому продукту, так как есть более современные и известные аналоги.

Конфликт с антивирусом

Согласно отзывам пользователей, включенный антивирус на компьютере мешает нормальной работе приложения.

Приходилось ли вам работать в сервисе «СТЭК – Документооборот»? Если да — поделитесь опытом в комментариях ниже.