Работа любой организации ежедневно сопряжена с использованием большого количества документов. Это трудоемкий процесс, который можно сделать проще, используя современные программные решения.
Предприятия внедряют в свою работу системы электронного документооборота (СЭД). Такое программное обеспечение позволяет ускорить процессы создания и согласования документов, а также минимизировать трудозатраты. В данной статье мы рассмотрим пример СЭД от российского разработчика — АО «НТЦ СТЭК».
- Краткий обзор
- Функционал
- Обработка входящей корреспонденции
- Создание исходящих документов
- Организация внутреннего документооборота
- Обработка обращений клиентов
- Напоминание о событиях
- Преимущества
- Контроль движения и исполнения документов и поручений
- Развернутая отчетность
- Система оповещения о документах, поступающих на рассмотрение
- Система напоминаний об истечении срока поручений
- Быстрое согласование договоров и документов
- Тонкая настройка пользовательских прав
- Интуитивно понятный интерфейс
- Возможность коммуникации
- Однократная регистрация документа
- Эффективная система поиска
- Недостатки
- Невысокий интерес со стороны компаний
- Конфликт с антивирусом
Краткий обзор
«СТЭК – Документооборот» — это программа, обеспечивающая структуризацию и автоматизацию движения документов в компании с момента их получения либо создания до отправления или окончания исполнения.
«СТЭК – Документооборот» охватывает полный спектр работ с документами организации:
- регистрацию внутренней и исходящей корреспонденции;
- рассылку и распределение корреспонденции;
- соблюдение сроков и назначение ответственных лиц;
- контроль исполнения;
- подготовку проектов и многое другое.
Функционал
Эта программа обеспечивает хранение документов с возможностью их дальнейшего применения, а также выполняет ряд других функций.
Обработка входящей корреспонденции
Софт полностью структурирует всю поступившую корреспонденцию по темам и группам. Каждый документ может быть закреплен за конкретным специалистом на рассмотрение. Ответственное лицо определяет исполнителей и выдает поручения по документам.
Создание исходящих документов
Такие документы могут создаваться с нуля или одним кликом в ответ на поступающий документ. Разбор любого варианта создания не составит труда и не потребует значительных временных затрат.
Организация внутреннего документооборота
Подготовка нормативно-распорядительной документации (указания, служебные расписки, инструкции, регламенты) помогает структурировать данные при организации документооборота в компании.
Обработка обращений клиентов
Для контроля обращений со стороны граждан работает алгоритм отслеживания статуса исполнения документов, а также система отчетов.
Ведение торговли с контрагентами
Сервис поддерживает базовые функции по проведению торговых отношений:
- заключению договоров;
- созданию графиков платежей и расчетов;
- мест хранения.
Выдача поручений и задач исполнителям
Может проводится на основании договоров или документов либо устных распоряжений руководства. Задания в системе являются качественным инструментом для контроля происходящего.
Создание проектов договоров и их согласование
Позволяет создавать неограниченное количество проектов договоров и документов. При этом создание нового проекта происходит в один клик.
Связывание документов
Порой возникает необходимость в связывании нескольких документов между собой, чтобы, например, отследить всю документацию определенной тематики. Для этого необходимо в карточке задачи, документа или проекта открыть вкладку «Связки» и следовать интуитивно понятным подсказкам.
При создании исходящего документа по входящему или наоборот их связывание происходит автоматически.
Прикрепление файлов
Программный продукт позволяет прикрепить к любому документу, договору, поручению файл любого формата. При этом к карточкам документов можно крепить не только отсканированные либо электронные копии, но и файлы сопровождения.
Напоминание о событиях
Сотрудники, принимающие участие в документообороте (авторы, исполнители и др.), могут получать системные уведомления на электронный ящик. Благодаря этой функции ответственные лица не пропустят важные события и вовремя отреагируют на них. Есть напоминания о создании проекта, документа, задачи, о редактировании данных в документах. Отправка напоминаний может быть разовой или систематической.
Преимущества
Программа «СТЭК – Документооборот» предоставляет ряд преимуществ для руководителя, сотрудников, администратора системы и всех пользователей. Рассмотрим их подробно.
Контроль движения и исполнения документов и поручений
Руководитель всегда будет в курсе документооборота компании.
Развернутая отчетность
Помогает принимать управленческие решения. Предоставляет отчеты любого уровня детализации (по деятельности отдельного подразделения или сотрудника).
Система оповещения о документах, поступающих на рассмотрение
Руководитель получит уведомление при поступлении нового документа, с которым он должен ознакомиться.
Система напоминаний об истечении срока поручений
Когда сроки исполнения подходят к концу или уже вышли, специалист получит соответствующее уведомление.
Быстрое согласование договоров и документов
Одно из преимуществ электронного документооборота.
Тонкая настройка пользовательских прав
Возможность выбора групп пользователей с различными правами доступа.
Интуитивно понятный интерфейс
Работать в пользовательском меню просто: вкладки расположены таким образом, что основные функции всегда под рукой.
Возможность коммуникации
Система позволяет пользователям обмениваться сообщениями для решения рабочих задач и поручений.
Однократная регистрация документа
Документ регистрируется в СЭД однократно с добавлением всех необходимых данных.
Эффективная система поиска
Позволяет быстро и легко находить искомые данные.
Недостатки
Приведенные ниже минусы системы взяты с тематических форумов.
Невысокий интерес со стороны компаний
В настоящее время не наблюдается высокого интереса к этому продукту, так как есть более современные и известные аналоги.
Конфликт с антивирусом
Согласно отзывам пользователей, включенный антивирус на компьютере мешает нормальной работе приложения.
Приходилось ли вам работать в сервисе «СТЭК – Документооборот»? Если да — поделитесь опытом в комментариях ниже.