Бизнес по полочкам: зачем современным компаниям BPM-системы

В современном бизнесе постоянные изменения стали нормой, повышение эффективности и оптимизация процессов являются обязательными элементами. В поисках решений, которые могут систематизировать и упростить управление бизнес-процессами, многие организации обращают внимание на BPM-системы (Business Process Management).

Эти системы предлагают инструменты для детального анализа, моделирования, оптимизации, мониторинга и автоматизации бизнес-процессов, что делает их незаменимыми помощниками в управлении компанией. Но зачем именно BPM-системы стали так важны для современных предприятий?

Что такое BPM-системы

BPM-системы позволяют создавать модели бизнес-процессов, которые описывают последовательность действий, необходимых для достижения определенной цели. Это может быть, например, процесс заказа товара у поставщика или процесс оформления кредита в банке. Также система отслеживает выполнение задач на каждом этапе процесса и позволяет контролировать сроки выполнения работ. Кроме того, BPM позволяют быстро изменять бизнес-процессы при необходимости и адаптировать их под изменяющиеся условия рынка.

BPM-системы (Business Process Management) — это инструменты, которые помогают автоматизировать и оптимизировать бизнес-процессы в организации. Они позволяют управлять всеми этапами работы, начиная от планирования и заканчивая контролем выполнения задач.

«Смысл любого процесса в его улучшении. Без системы управления процессами невозможно понять что, где и в какой момент необходимо улучшать. А без улучшений бизнес стагнирует. Поэтому очевидный плюс BPM систем — возможность растить и развивать бизнес», — объясняет Наталия Долженкова, исполнительный директор ELMA, product owner ELMA365 Platform.

«Основным плюсом BPM-систем является возможность выстроить сложное комплексное решение, полностью соответствующее ожиданиям и требованиям клиента: реализовать нестандартные бизнес-процессы, настроить сложную логику интеграций, совместить в одном решении работу и слаженное взаимодействие нескольких служб», — говорит Татьяна Малявина, коммерческий директор ООО «ЭМБЕР».

Бизнес-процесс в BPM-системах

Бизнес-процесс в BPM-системе — это последовательность действий, которые необходимо выполнить для достижения определенной цели. Его главная задача — упорядочить работу компании. Для этого система автоматизирует рутинные операции, повышает эффективность работы организации, уменьшает ошибки при выполнении задачи и улучшает коммуникацию между сотрудниками (так как все этапы процесса описаны в системе и каждый работник знает, что ему нужно делать на каждом этапе).

Бизнес-процесс в BPM-системе — это последовательность действий, которые необходимо выполнить для достижения определенной цели. Задача бизнес-процессов — упорядочить работу компании.

«BPM система в бизнесе используется для организации сквозных процессов, и главным её плюсом является возможность построение автоматизированного взаимодействия между различными подразделениями. Система класса BPM позволяет организовать работу с процессами таким образом, что сотрудникам не требуется изучение регламентов взаимодействия внутри компании, так как процесс по факту и является исполняемым регламентом. Кроме того, система в зависимости от её настроек способна самостоятельно дообогатить процесс или документ данными из внешней системы», — отмечает Раис Ахкямов, директор продукта ELMA365 ECM.

В BPM можно создать и описать множество процессов, от утверждения проекта с заказчиком, до найма нового сотрудника. Например, процесс заказа товара у поставщика может выстроиться в подобную цепочку:

Поиск товара на сайте поставщика — Добавление товара в корзину — Оформление заказа — Оплата заказа — Получение товара.

Каждый из этих этапов может быть описан как отдельный шаг бизнес-процесса с собственными нюансами и вариациями. Кроме того, система не только автоматизирует шаги, но и контролирует выполнение задач на каждом этапе, позволяя отслеживать правильность работы сотрудников и соблюдение сроков, а также быстро изменяет бизнес-процессы при необходимости.

BPM — для тех, кто знает, чего хочет. Клиент должен четко определить функциональные требования, цели, ожидания на старте, до того, как приступит к поиску подрядчика.

«BPM — для тех, кто знает, чего хочет. Клиент должен четко определить функциональные требования, цели, ожидания на старте, до того, как приступит к поиску подрядчика. В некоторых Системах отсутствует базовый функционал, есть только набор конструкторов, с помощью которых функционал полностью будет собран под требования Заказчика», — считает Татьяна Малявина.

Из чего состоит BPM-система

Выделяют несколько модулей, входящих в состав BPM. Рассмотрим основные их них.

Конструктор моделирования бизнес-процессов

Конструктор моделирования бизнес-процессов — это набор инструментов, который позволяет создавать и настраивать шаблоны бизнес-процессов, а также настраивают условия, по которым процессы будут работать. Основной инструмент здесь блок-схема, с его помощью и выстраивается логика процесса.

Конструктор моделирования бизнес-процессов позволяет создавать и настраивать шаблоны бизнес-процессов и условия, по которым процессы будут работать.

Как работает конструктор для моделирования процессов:

1. Вы начинаете с создания новой модели. Вы можете выбрать шаблон или начать с нуля.
2. Затем вы добавляете элементы в модель: задачи, исполнителей, условия и т.д.
3. После этого вы связываете элементы между собой, чтобы создать цепочку действий.
4. Когда модель готова, вы можете запустить ее в BPM-системе и начать использовать для автоматизации бизнес-процессов.

Модуль управления бизнес-процессами

Когда процесс описан и запущен модуль управления бизнес-процессами обеспечивает автоматизацию работу сотрудников.

Модуль управления бизнес-процессами обеспечивает автоматизацию работу сотрудников.

Например, модуль управления распределяет задачи между работниками, дает необходимые доступы и контролирует, правильно ли работают программы.

Модуль управления бизнес-правилами

Модуль управления бизнес-правилами следит, контролирует правильность работы сотрудника.

Аналитический модуль

Для оперативного сбора информации по процессам и формирования из них отчетов подключается аналитический модуль.

Аналитический модуль формирует отчеты бизнес-процессах в компании.

Например, ваша компания занимается продажей автомобилей. Вы используете BPM-систему для управления всеми этапами процесса продажи автомобиля — от первого контакта с клиентом до завершения сделки. Аналитический модуль этой системы может помочь вам определить, какие этапы процесса занимают больше всего времени и какие из них можно оптимизировать.

Вы можете обнаружить, что слишком много времени уходит на оформление документов или на проверку кредитной истории клиента. Используя данные аналитического модуля, вы можете внести изменения в процесс продажи, чтобы ускорить его и повысить эффективность.

Модули интеграции

В крупной компании для работы может использоваться большое количество программ, отслеживать их эффективность помогут модули для интеграции BPM-системы с другими сервисами. Они подключают программы и сервисы к базе BPM, чтобы объединять бизнес-процессы компании в единую систему, отслеживать и регулировать их в одной программе.

Модули интеграции объединяют работы BPM, CRM, HRM и других систем в единое целое.

«Максимальная эффективность BPM-системы раскрывается при условии, что она глубоко интегрирована с другими системами в компании. Часто это приводит к высокой стоимости внедрения и поддержки системы. Для минимизации таких рисков наша система позволяет организовать не только сам процесс, но и хранение файлов, управление документами, работу с клиентами, управление проектами и сервисные заявки. За счет реализации этих решений на базе общей платформы минимизируются затраты на разработку и поддержку интеграций», — объясняет Раис Ахкямов.

Например, можно интегрировать CRM-систему, но для начала стоит пояснить, что CRM и BPM это два разных инструмента которые не стоит путать. CRM (Customer Relationship Management) — это инструмент, который используется для управления взаимоотношениями с клиентами. Он позволяет хранить информацию о клиентах, их заказах, предпочтениях и т.д. CRM-системы также позволяют отслеживать историю взаимодействия с клиентами и анализировать данные для улучшения качества обслуживания.

Таким образом, CRM-система может быть использована только для оптимизации работы отделов, которые напрямую взаимодействуют с клиентом, в то время как BPM-система оптимизирует работу всей компании от производства до HR-отдела. Неоспоримый плюс в том, что они могут использоваться вместе для повышения эффективности работы организации.

Плюсы и минусы BPM-систем

Виктор Ситник, product owner ELMA365 Service выделил такие плюсы внедрения BPM-систем:

• Позволяет быстро адаптировать свои бизнес-процессы по мере их эволюционирования.
• Сокращает затраты на рутинные операции.
• Способствует прозрачности и контролю над процессами.

«Основное преимущество, которое BPM-системы дают бизнесу – это гибкость, возможность оперативно улучшать производственные показатели. Говоря детальнее, с их помощью можно: значительно улучшить операционное управление, автоматизировав все бизнес-процессы компании и сделав управление ими более прозрачным; постоянно наращивать эффективность бизнес-процессов, непрерывно развивая внедренную BPM-систему», Артем Белычев, директора по развитию Case Studio.

В числе минусов Виктор Ситник отмечает, что с ростом сложности бизнес-процессов возникает потребность в более квалифицированных кадрах, для сопровождения и развития системы.

Константин Истомин

Исполнительный директор Directum

BPM-система всегда ориентировалась на поток работ, а не информацию, рождающуюся в ходе процесса. Из-за того, что термином «процесс» при желании можно обозначить все что угодно, возникают идеи об универсальности BPM.

На разных этапах любого процесса могут появляться различные артефакты (документы, записи), что уже выходит за границы «классической» BPM-автоматизации. Процессы и контент, информация, которая рождается при исполнении процедур, — часто неотделимы друг от друга. Бизнес-данные, полученные в ходе работы, могут быть необходимы, чтобы считать результат процесса достигнутым. То есть процессы возникают в контексте данных.

Даже если понимать контент узко как документы, все равно оказывается, что управление ими сегодня выходит за рамки создания и маршрутизации внутри компании.

Кроме того, Константин Истомин отмечает и ограниченную гибкость системы. BPM строится вокруг процесса и тех этапов, которые необходимо пройти, чтобы достигнуть цели. Все шаги должны быть заранее определены, зафиксированы в процедуре и всегда четко исполняться — для BPM нежелательны какие-либо отклонения от строго размеченной схемы.

В реальности нетиповые процессы могут зависеть от такого количества переменных, что будут уникальными в каждом новом случае. Здесь речь, скорее, пойдет уже о динамическом управлении — кейс-менеджменте, для которого отклонения не просто допустимы, а неизбежны и являются частью подхода. Конечная цель процесса тут важнее, нежели пути её достижения, и исполнители, занимающиеся кейсом, сами задают последовательность шагов в зависимости от обстоятельств.

Павел Гребешков

Руководитель группы маркетинга Comindware

В качестве побочного эффекта можно выделить снижение порога вхождения в разработку и появление “гражданских” разработчиков, которые не глубоко разбираются в ИТ-архитектуре и могут настраивать менее эффективные решения с точки зрения производительности системы. В данном случае помогает развитие внутри компании компетенций в BPM.

Также отмечается, что BPM-система практически не нужна малому или начинающему бизнесу. У таких компаний мало сотрудников, а бизнес-процессы простые, поэтому внедрение подобной системы будет просто не выгодным.

BPM-системы на базе low-code

«Если классической BPM не хватает гибкости, то инструменты low-code решают эту проблему на уровне платформы и открывают возможности для построения решений, учитывающих потребности конкретной компании. Только такие проекты всегда требуют сложной разработки и внедрения, больших временных и ресурсных затрат», — говорит Константин Истомин.

«Любая BPM-система помогает подстроить автоматизацию под собственные процессы. Ее безусловный плюс – гибкость, но есть и обратная сторона – трудоемкость подстройки под процесс и риск неудачи, как при любом внедрении чего-то нового. В значительной степени результат зависит от выбора конкретной BPM-системы. В ряде случаев более целесообразным становится не использование BPM, а, например, service desk с Low-Code или же замена ручных операций работой цифрового ассистента», — считает Павел Борченко, управляющий директор ROBIN, компания SL Soft.

Любая BPM-система помогает подстроить автоматизацию под собственные процессы. Ее безусловный плюс – гибкость, но есть и обратная сторона – трудоемкость.

BPM-системы на базе low-code — это инструменты, которые помогают автоматизировать бизнес-процессы в компании. Они позволяют создавать и изменять эти процессы без необходимости писать код.

Допустим, у вас есть компания, которая занимается продажей товаров. Вы хотите автоматизировать процесс обработки заказов. С помощью BPM-системы на базе low-code вы можете создать шаблон для обработки заказа. Этот шаблон будет содержать все необходимые этапы: от получения заказа до его отправки клиенту.

Когда новый заказ поступает в систему, он автоматически проходит через все этапы обработки. Если на каком-то этапе возникают проблемы (например, товар закончился), система может отправить уведомление ответственному сотруднику.

«Low-code (подход, предполагающий минимальное программирование) BPMS Comindware Business Application Platform позволяет автоматизировать бизнес-процессы без или с минимальным обращением к разработчикам. Это значит, что люди бизнеса могут самостоятельно создавать бизнес-приложения, в которых модели процессов будут исполняться, как “нарисованы”. Это не только сокращает сроки разработки приложений, но и высвобождает ИТ-ресурсы», — объясняет Павел Гребешков.

По мнению Артема Белычева BPM-системы на базе low-code позволяют:

• Упростить разработку.
• Решить проблему с дефицитом IT-кадров за счет привлечения citizen developers — разработчиков без высоких навыков программирования.
• Ускорять цифровую трансформацию бизнеса в целом, сокращая Time-to-Market для новых продуктов.
• Увеличивать процент автоматизации бизнес-процессов самостоятельно – без помощи вендора.
• Использовать библиотеку готовых конфигураций для создания новых решений.

Однако, Константин Истомин отмечает, что low-code это не панацея. В разных процессах задачи могут быть специфическими, вполне конкретными и со своими нюансами, артефактами и требованиями. Соответственно, в реальности в крупных компаниях система всегда обрастает доработками. Если требования заказчика очень серьезные, то «простая настройка» в low-code-платформе может превратиться в путаницу с монструозным нагромождением неочевидных комбинаций, выражений и кусков кода, которые вставлены в разных местах.

«Чтобы снизить отрицательное воздействие no/low-code на продукты Directum, мы вынесли инструменты в отдельные слои разработки. Так не страдает производительность, и дополнительно разграничиваются зоны компетенций бизнес-пользователей (аналитиков) и разработчиков».

Сложные задачи без кода или с помощью low-code решить невозможно.

Нужно понимать, что любые задачи без кода или с помощью low-code не решить. В системе должны быть инструменты для глубокой кастомизации: иногда приходится углубляться в программирование, настраивать интеграцию или оптимизировать код под конкретные операции. Удобные инструменты нужны и для разработчика, и на уровне аналитика/пользователя.

«Прикладной логики на уровне заказчика может быть много, особенно если говорить о крупных компаниях, поэтому настройка должна легко «считываться», быть прозрачной. В системе Directum RX аналитик может разбить сложную задачу на простые куски, создавать варианты процессов, по критериям и приоритетам задать, по какой схеме пойдет процесс».

Конкретные примеры, когда BPM-система необходима

BPM-системы могут быть полезны для компаний любого размера и отрасли. Однако, есть несколько факторов, которые могут указывать на то, что компании стоит внедрить BPM-систему.

Компании с большим количеством сотрудников

В таких организациях большая доля ошибок приходится на человеческий фактор или сложности управления. BPM-системы позволяют избежать этих ошибок, так как все этапы процесса описаны в системе и контролируются на каждом этапе.

При внедрении BPM-системы повышается прозрачность бизнес-процессов, улучшается контроль за их выполнением, а рутинные задачи автоматизируются

«Преимуществ много, одно из основных — изменение подхода управления от фокуса на отдельных функциях к видению деятельности как единых сквозных процессов с целью повышения эффективности и результативности организации. При внедрении BPM-системы повышается прозрачность бизнес-процессов, улучшается контроль за их выполнением, а рутинные задачи автоматизируются, снижая влияние человеческого фактора. Ресурс освободившихся от рутинных действий сотрудников направляется на решение творческих задач», — отмечает Павел Гребешков.

Компания имеет сложную структуру бизнес-процессов

Если в компании много различных процессов, которые требуют контроля и управления, то BPM-система может помочь автоматизировать эти процессы и улучшить их эффективность.

Предприятие с филиалами, представительствами или цехами

В таких организациях сотрудники должны быстро передавать задачи между отделами, чтобы производство не останавливалось. Упростить передачу и выстроить связи между отделами можно через BPM.