Что такое BPM-система и как её выбрать

Современные условия заставляют бизнес применять процессный подход в организации работы. Однако даже сейчас не совсем понятно, что такое управление бизнес-процессами и как пользоваться BPM.

Мы только знаем, что оптимизация операций и процессов приносит дополнительные выгоды, а также снижает расходы компаний. В этой статье мы комплексно рассмотрим BPM-системы, оценим их техническую сторону, преимущества, недостатки, основных потребителей и отличия от других ИТ-систем.

Что такое BPM

BPM — это специальный программный продукт или программно-аппаратный комплекс, предназначенный для удобного управления бизнес-процессами компании. Такие системы могут  содержать вспомогательные инструменты для мониторинга процессов, моделирования и симуляции, планирования работ, аналитики и контроля.

Кроме классического названия BPM встречаются альтернативные названия BPMS — Business Process Management System, BPMT — Business Process Management Tool.

Внедрение такой системы в компании обеспечивает автоматизацию и оптимизацию бизнес-процессов, повышает качество выполнения работ и предоставляет аналитические показатели для оценки деятельности.

СМОТРИТЕ ТАКЖЕ: AtHome — программа для видеонаблюдения

Задачи business process management BPM

BPM-системы позволяют управлять многочисленными бизнес-процессами, запущенными на предприятии. Они предоставляют графические данные для анализа данных, повышения качества и оптимизации работы. Исходя из этого, главной задачей BPM-систем является цифровая трансформация и автоматизация бизнес-процессов.

В последнее время все чаще сталкиваемся с запросом клиентов на автоматизацию, которая выходит за рамки собственного контура ИТ компании. Отношения с партнерами, клиентами и поставщиками всегда хуже поддавались автоматизации и часто были узким местом процессов. В условиях нестабильности рынка проблема усугубилась.

Часто BPMS воспринимается как инструмент сугубо внутренней автоматизации, но с использованием внешних порталов можно сделать отношения с внешней для компании стороной гораздо четче и не рисковать при этом в вопросах безопасности.

Алексей Трефилов, ELMA

Начало работ по управлению бизнес-процессами заключается в описании и составлении последовательности автоматизированных этапов и действий персонала при решении конкретных задач. Каждый новый процесс проходит стадии моделирования, внедрения, тестирования. Кроме того, в BPM можно назначить ответственного сотрудника за выполнение процесса. Кроме непосредственного управления процессами, функционал BPM заточен на повышение их эффективности.

Что даст внедрение и применение BPM-системы:

• Быстрое проведение бизнес-процессов: планирование работы целых отделов компании, составление регламентов выполнения работы с обозначением дедлайнов для каждого этапа, замена «ручных» операций возможностями автоматизации.
• Прозрачность процессов для руководства и сотрудников. Это помогает получить ожидаемый результат в заданные сроки.
• Улучшение продуктивности сотрудников и трудовой дисциплины на предприятии: система предоставляет ресурсы для этапов, которые не могут завершиться без участия человека, напоминает о задачах, сроках и т.п.
• Полная отчетность о процессах: вы будете осведомлены по вопросам загрузки сотрудников, расходам ресурсов, времени исполнения и другим аспектам деятельности.

Внедрение BPM способствует повышению исполнительской дисциплины, созданию системы прозрачного контроля, наблюдения и определения слабых сторон в процессах компании, позволяет создать основу для постоянного улучшения процессов.

Это обеспечивает компании необходимую гибкость и возможность адаптироваться под изменчивые условия окружающей корпоративной среды. Поэтому большие корпорации в обязательном порядке внедряют BPM и адаптируют их под особенности своего бизнеса.

Структура BPM-систем

В работе систем управления бизнес-процессами отмечается три важных этапа: моделирование, исполнение и мониторинг.

Моделирование

Проводится под контролем бизнес-аналитиков с применение встроенного графического конструктора с элементами дизайна. Метод применения блок-схем в проектировании очень востребованный, при необходимости можно быстро провести анализ и внести изменения. Создание модели позволяет выстроить логическую цепочку этапов и последовательность действий. Кроме того, во время моделирования назначаются ответственные сотрудники и пользователи, определяются данные, необходимые для запуска процесса.

По окончанию этапа мы получаем процесс, полностью готовый к запуску. При этом мы экономим средства на работе программистов, так как их вовсе не нужно привлекать к работе, все действия смогут выполнить бизнес-аналитики в графическом редакторе.

Исполнение

Этап, на котором используется ядро BPM и работа исполнителей. Система запускает процесс, следит за стадиями его исполнения, сменой состояния, отвечает за переходы между этапами. Кроме того, ядро сервиса позволяет интегрировать стороннее ПО для доступа к базе данных и работе с ней. Производительность серверных компонентов определяет скорость работы системы, возможность запуска новых процессов и масштабирования работ с подключением новых пользователей.

Мониторинг

Пользуясь возможностями наблюдения, вы сможете оперативно корректировать ход исполнения процессов, выявлять слабые места и недостаточно подготовленных сотрудников. Информация о ходе ведения процесса передается руководителю. Мониторинговые сервисы отображают данные в графическом отчете, используя данные о загруженности специалистов и их деятельности, запущенных процессах и отправляют уведомления при нарушении регламентов и критических несоответствиях.

Составные элементы BPM-системы

Чтобы система управления бизнес-процессами функционировала корректно, в ней должны присутствовать следующие элементы:

• Business Process Modeling — конструктор, моделирующий процессы. Позволяет разработать процесс без знания программного кода, настроить последовательность исполнения и бизнес-логику.
• Инструменты отладки — позволяют проверить работу процесса без его запуска.
• Инструменты для создания приложений и внесения пользовательских настроек.
• Средства конфигурации самой BPM-системы, распределения пользовательских ролей, управления данными, документами и т.д.
• Интерфейс для пользователей, чтобы персонал компании мог сверяться с поставленными задачами и выбирать приоритетные задания, добавляя их в свой план работ.
• Workflow, средства для составления отчетности.
• Модули аналитики для обработки большого количества данных, которые предлагают результаты в графическом виде с указанием уязвимых мест и ресурсных ограничений. Чем более совершенными являются такие модули, тем быстрее можно выявить проблемы в запущенных процессах и отреагировать на них.
• Мониторинговые системы и сервисы отправки уведомлений.
• Шлюзы и модули для связки BPM с другими приложениями и внедрение ее в IT-среду организации.

ВАМ МОЖЕТ БЫТЬ ИНТЕРЕСНО: Обзор сервиса виртуальной АТС Telphin

Кому нужна BPM система

Системы управления бизнес-процессами применяются в различных секторах экономики. Естественно, они нужны исключительно для среднего и крупного бизнеса. Только для таких компаний актуально внедрение подобного ПО.

При рассмотрении вопроса о подключении BPM берется в расчет не только различные бизнес-процессы, но и число сотрудников и разветвленность корпоративной структуры. Чем больше уровней имеет организация, тем более необходимой для ее деятельности является BPM-система. Поэтому нельзя говорить, что такое программное обеспечение нужно лишь определенным категориям бизнеса. Ключевыми показателями в этом вопросе остаются масштаб предприятия и объем процессов, запущенных при ежедневной работе.

Чаще всего системы BPM внедряют в работу организаций, которые обрабатывают ежедневно сотни входящих заявок с распределением их на разные отделы.

Чем BPM-система отличается от CRM

CRM-система это специальное ПО, предназначенное для автоматизации работы отдела продаж. В отличие от него BPM отвечает за все бизнес-процессы в компании, а также:

• BPM отвечает за работу всех отделов компании — маркетинга, закупок, продаж, HR. CRM контролирует лишь отделы, связанные с продажами и клиентами.
• BPM содержит модули по управлению ресурсами, документами, персоналом предприятия. CRM оперирует лишь данными, связанными с продажами.
• В BPM могут присутствовать функции всех систем управления компании, включая CRM-системы.

ИНТЕРЕСНО: Что такое золотой номер телефона

Как выбрать BPM систему

Перед выбором BPM-системы для своей компании, важно понять, реально ли она вам необходима. Возможно, можно обойтись отдельными инструментами для работы с процессами и оптимизации деятельности.

Выбирая программное обеспечение для управления бизнес-процессами, стоит учитывать следующие параметры:

• Гибкость — возможность масштабирования и быстрого задействования (или исключения) участников в процессы.
• Поддержка функций сбора и обработки данных статистики для полного контроля над исполнением процессов.
• Интерфейс — один из важнейших критериев, от которого зависит удобство пользователей, работающих в системе. Пользователи могут работать в облаке, отдельной программе или заходить через модуль программы 1C. Приоритетным будет выбор в пользу системы, позволяющей открывать единовременно несколько окон.
• Набор аналитических инструментов — это параметр, ради которого внедряют BPM. Также стоит учесть ключевые показатели эффективности деятельности, предложенные для выполнения регламентов. Оценивая предложения ПО важно убедится в достаточной информативности таких показателей.
• Поддержка опции мониторинга событий в системе учета. Может сообщать о появлении задолженности, выполнении оплаты со стороны клиентов и т.д. Это один из главных критериев, обеспечивающий автоматизацию процессов и снижающий человеческий фактор. Такие возможности предоставляют лишь решения в формате интегрированного модуля 1C.

Еще одним важным выбором программного продукта является ознакомление с текущей версией BPM. Протестировав ее возможности в рамках демонстрации можно понять — подходит она для вам или нет.

Пройдя все перечисленные этапы выбора у вас останется всего несколько вариантов, из которых останется выбрать окончательный вариант. В последнюю очередь придется проанализировать бюджет и репутацию вендора. Как правило, потенциальному клиенту показывают образцы внедренных систем в реальных компаниях, которые уже пользуются их продуктом.

Внедрение системы business process management

В классическом варианте внедрение BPM-системы проходит в 5 этапов:

1. Этап подготовки. Состоит из выбора контура для начальной автоматизации и описания алгоритмов. При этом составляется карта процессов с учетом ресурсов, исполнителей и ответственных. Это фактически черновой вариант рабочей системы.
2. Прототипирование и запуск внедрения. Заключается в создании прототипа системы и настройки процессов, смоделированных на первом этапе, в программной среде. Заказчик может протестировать созданный прототип.
3. Интеграция BPM с другими системами, если это нужно для запуска и ведения процессов.
4. Проверка и отладка. Тестирование функционала и финишные настройки.
5. Введение в промышленную эксплуатацию, то есть подключение процессов предприятия и обучение персонала по работе с системой.

Ведущие разработчики BPM систем

Подробный рейтинг BPM-систем представлен в отдельной статье. Здесь рассмотрены только некоторые участники рынка.

Компания ELMA и BPM-система ELMA365

ELMA 365 ранее была известна как ELMA BPM. ELMA 365 — это BPM-платформа с низким кодом, которая помогает предприятиям ускорить цифровую трансформацию и быстрее внедрять инновации. С ELMA365 вы можете создавать приложения корпоративного уровня и автоматизировать процессы практически без написания кода.

Интегрированные приложения ELMA 365 охватывают все потребности вашего бизнеса:

• Управление продажами и взаимоотношениями с клиентами (CRM);
• Управление контентом и документами (ECM);
• Управление проектами;
• Роботизированная автоматизация процессов (RPA);
• Решение множества других задач.

Приложение BPM позволяет нетехническим пользователям без особых усилий создавать даже самые сложные бизнес-процессы. Дизайнер процессов с помощью перетаскивания обеспечивает простоту моделирования и ускоряет внедрение изменений. Встроенные инструменты мониторинга помогают найти узкие места и повысить общую производительность компании.

Приложение CRM представляет целостный подход к управлению взаимоотношениями с клиентами и продажам. Весь процесс автоматизирован и управляется от привлечения потенциальных клиентов до закрытия сделки, включая обработку документации и послепродажное обслуживание.

Приложение ECM упрощает управление документами и обмен электронными данными, и все это на основе механизма BPM. Приложение «Проекты» помогает сотрудникам планировать и контролировать деятельность проекта, общаться, не выходить за рамки бюджета и соблюдать график. Приложение RPA предотвращает человеческие ошибки и ускоряет рабочий процесс, делегируя рутинные задачи программным роботам.

Компания Comindware с Business application platform

Comindware — это программное обеспечение для управления проектами, в котором используются инновационные технологии для успешного планирования, выполнения и совместной работы над проектами.

Business application platform предназначена для команд и предприятий, которые предлагают срочные продукты и услуги, которые, как ожидается, будут предоставляться с высочайшим качеством.

Уникальные особенности:

• Автоматизированное планирование на основе приоритетов позволяет избавиться от непродуктивного ручного планирования задач. План проекта создается автоматически после того, как вы назначаете задачи членам команды и определяете приоритеты с помощью интуитивно понятного пользовательского интерфейса с перетаскиванием.
• Прогностическая диаграмма Ганта в реальном времени позволяет легко отслеживать статус вашего проекта. Отложенная работа автоматически переносится на будущее, чтобы показать вам реальные этапы проекта и сроки.
• Беспрецедентные возможности совместной работы в команде значительно повышают производительность сотрудников, позволяя командам сотрудничать в контексте их работы.

Comindware предлагает гибкие цены, подходящие для всех организаций, платформа доступна в облачной и локальной версиях.

Компания Доксвижн с системой Docsvision

Docsvision — это платформа позволяющая управлять корпоративным контентом и автоматизировать бизнес-процессы, связанные с документооборотом. Ключевые компоненты системы: модуль обработки документов с контрагентами, автоматизация HR и кадровых процессов, контроль за выполнением поручений.

Весь документооборот компании заносится в единый реестр, в который в автоматическом порядке добавляются данные контрагентов. Документы в системе можно создавать по шаблону или с нуля. В созданный документ автоматически подгружаются нужные данные. В карточку каждого контрагента можно добавить уставные документы, договора и другие нужные файлы. Согласование договора можно осуществить по одному из маршрутов: последовательному, параллельному или смешанному. Система поддерживает все разновидности электронных подписей.

Архив документов представлен единым реестром документов организации, где расположены документы в электронном виде и копии бумажных документов. Вы можете  найти необходимые файлы в нем по тексту или данным из карточек. Пользователю доступна опция установления связи между архивными документами. Доступ открывается для всех пользователей или отдельных сотрудников.

Docvision помогает назначать задачи для сотрудников, мониторить ход их исполнения и автоматизировать повседневные процессы. При создании новой задачи руководитель выбирает исполнителей и ответственное лицо, регламентирует сроки и очередность выполнения заданий. К каждому исполнителю можно закрепить заместителя, который возьмет его работу в случае форс-мажора.

Особенности платформы:

• Поддержка уведомлений.
• Распознавание бумажных документов.
• Отслеживание исполнения процессов и задач.
• Электронная отчетность.
• Защита конфиденциальных данных.

Компания Террасофт с системой Studio Creatio (ушла из России, преемник — ЛАНИТ)

Studio Creatio — это интеллектуальное управление бизнес-процессами (BPM) и платформа с низким кодом, которая позволяет средним и крупным предприятиям ускорять бизнес-процессы любой сложности и легко создавать приложения для своих конкретных бизнес-потребностей. Studio Creatio предоставляет готовые решения и шаблоны для ускорения роста бизнеса и привлечения новых клиентов, использующих цифровые технологии.

Ключевые преимущества

• Интеллект. Внедряйте интеллектуальные технологии, помогающие пользователям ускорить рутинные операции.
• Готовность. Используйте предварительно настроенные решения для маркетинга, продаж и обслуживания, чтобы ускорить получение желаемых бизнес-результатов.
• Низкий код. Легко создавайте пользовательские приложения с помощью возможностей Studio Creatio для разработки с минимальным кодом.

Основные характеристики

• Управление бизнес-процессами. Автоматизируйте любые внутренние процессы — от утверждения документов до совместной работы над сложными проектами с участием нескольких команд. Studio Creatio предоставляет полный набор инструментов для эффективного управления бизнес-процессами, включая моделирование, выполнение, мониторинг и анализ процессов.
• Управление делами. Studio Creatio позволяет своим пользователям воспользоваться преимуществами Dynamic Case Management (DCM) для более гибкого управления неструктурированными процессами. DCM предлагает адаптируемые шаблоны на основе контекста, которые позволяют пользователям динамически выбирать наилучший путь и набор действий для достижения более успешных и оптимизированных результатов.
• Графический дизайнер. Studio Creatio позволяет пользователям быстро начать работу с системой, предоставляя неограниченные возможности для настройки приложений. С платформой Creatio пользователи могут настроить практически все в системе — от структуры разделов и бизнес-логики до внешнего вида системы в соответствии с корпоративным брендингом.
• Конфигурация ядра. Готовые инструменты позволяют решать различные бизнес-задачи — от управления профилями сотрудников до оптимизации омниканальной коммуникации с клиентами.
• Мобильное приложение. Мобильное приложение Creatio можно использовать как удаленное рабочее место с мгновенным доступом к данным о клиентах, календарю, мобильной ленте, дашбордам и аналитике.
• Безопасность и администрирование. Creatio обеспечивает защиту данных и многоуровневую защиту от несанкционированного доступа. Таким образом, Creatio гарантирует исключительный уровень безопасности и стабильности приложений.

Преимущества BPM

Рассматривая важные преимущества этого инструмента, важно сосредотачиваться на следующих аспектах:

• Эффективность. BPM-система предназначена для автоматизации повседневных процессов и оптимизации задач. Внедрение такого софта позволит устранить необязательные операций и упростит взаимодействия сотрудников. Это поспособствует поднятию общей производительности компании.
• Быстрое получение профита. Внедрение гарантирует то, что расходы на такой софт окупятся быстро.
• Гибкость. Система обеспечивает конкурентоспособность компании несмотря на изменения на рынке. Правильная настройка обеспечивает быстрое реагирование на смену рыночной ситуации и гарантирует прогресс в исполнении процессов.
• Отслеживание в визуальном виде. Из-за графического моделирования процессов, можно лучше узнать их особенности и определить уязвимые места.
• Экономия. Оптимизация рабочих процессов предприятия позволяет ощутимо сократить его операционные расходы.
• Прозрачность. Внедрение BPM упрощает контроль над исполнением бизнес-процессов, а также позволяет выявить и устранить «узкие» места.
• Легкость в обучении. Сотрудники компании без проблем освоят функционал системы.
• Стандартизация сроков и результатов. За счет этой особенности, влияние человека на результат сводится к минимуму.
• Результативность. Персоналу не нужно отвлекаться на задачи, автоматизированные системой. Это повышает продуктивность работы персонала.

Предложенный список можно дополнить еще одним преимуществом, которое заключается в удовлетворенности сотрудников компании. В их распоряжение поступает намного больше данных в доступной наглядной форме для определения логики процесса, поэтому им не приходится отвлекаться на сбор необходимой информации и показателей.

Недостатки BPM

Система управления бизнес-процессами имеет минимум недостатков. Тем не менее мы выделим четыре основных минуса, которые характерны для BPM:

1. Потребность в разработке.
2. Необходимость интеграции со сторонними сервисами.
3. Управление распространяется не на все бизнес-процессы компании.
4. Экономически нецелесообразно для малого бизнеса, можно ограничиться более простыми и дешевыми инструментами.

Заключение

BPM — это система управления бизнес-процессами, которая устанавливает регламенты работ сотрудников и целых отделов компании, указывает алгоритмы их действий в тех или иных ситуациях. В состав такого ПО входят различные модули, отвечающие за управление HR, логистикой, продажами, закупками, филиалами и т.д.

BPM актуальна к внедрению в компаниях среднего и крупного бизнеса, отличающихся многоуровневой структурой и сложными бизнес-процессами. Она поможет объединить работу всех отделов в единую систему и обеспечит слаженную, прозрачную работу.