Эффективное управление бизнес-процессами является основой успешного функционирования любой компании. Уровень зрелости функционала по управлению бизнес-процессами показывает, как ИТ платформа может использоваться для автоматизации, оптимизации, мониторинга и контроля процессов по различным функциям и операциям внутри компании.
ООО «ФОРСАЙТ»
ИНН 7715841300
ОГРН 1107746991296
За основу базы знаний в части BPM взята информация на портале IaaSSaaSPaaS в категории управления бизнес-процессами, в частности отдельный раздел BPM, включающий обзор рынка, тенденции и рейтинг решений.
- Обзор сценария
- Реализация на ведущих IBP-системах
- Knowledge Space (KS)
- Optimacros
- Форсайт. Аналитическая платформа
- Суть концепции управления бизнес-процессами
- На что обратить внимание
- Уведомление участников о необходимости выполнения действий
- Реализация статусной схемы
- Мониторинг выполнения участниками регламентированного процесса
- Заключение
Обзор сценария
Этот сценарий охватывает ключевые аспекты управления бизнес-процессами, такие как определение, настройка этапов, шагов процесса и их визуализация, определение их последовательности и условий выполнения, уведомление участников о статусе выполнения процесса и необходимости выполнения задач и действий по ним, реализация схемы по задачам и документам, запрет выполнения задач без завершения предшествующих задач от которых есть зависимость, возможность делегирования задач и мониторинг выполнения регламента процессов.
Важным элементом является также использование low-code конструктора для настройки и автоматизации процессов, что позволяет компаниям быстро адаптироваться к изменениям и проводить реинжиниринг текущих процессов.
Основная цель этого сценария – показать, как ИТ-платформа может помочь компаниям повысить прозрачность, контролируемость и эффективность бизнес-процессов.
Реализация на ведущих IBP-системах
Ниже рассмотрена автоматизация функции управления бизнес-процессами на платформах Knowledge Space (KS), Optimacros, Форсайт Аналитическая платформа.
Knowledge Space (KS)
Платформа KS предоставляет обширный функционал для управления реализуемыми в ИТ-решении бизнес-процессами, что позволяет улучшить контроль и автоматизацию задач. С помощью no-code конструктора можно настроить разнообразные сценарии отправки уведомлений конкретному пользователю, группе пользователей или бизнес-роли как в системе, так и на почту. При необходимости можно настроить отправку и в мессенджеры, имеющие api.
Ограничений по разветвлению бизнес-процессов не выявлено. Применяя различные функции системы, можно настроить как последовательное, так и параллельное выполнение задач.
Платформа позволяет использовать статусную модель в системе, что обеспечивает наглядный мониторинг прогресса и статуса задач. Также, в рамках процесса действуют запреты на выполнение задач без завершения предшествующих. Отдельные действия не допускается совершать над заявкой без статуса исполнителя или без прохождения классификации, что помогает избежать ошибок и задержек.
В платформе KS продумана и внедрена возможность делегирования задач другому сотруднику. Можно отправить прогноз на дополнительную проверку, назначив ответственного для пересчета и проверки данных, а также создавать подзадачи и назначать их исполнителям. Это повышает гибкость в управлении ресурсами и задачами.
В рамках концепции BPM, Knowledge Space обеспечивает уведомление участников о необходимости выполнения действий и реализацию статусных схем, что позволяет повысить эффективность и качество бизнес-процессов.
Мониторинг выполнения участниками регламентированного процесса может выполняться при помощи различных настраиваемых инструментов. Платформа предоставляет широкий функционал просмотра отчетности по различным срезам, что создает прозрачность относительно состояния процесса и обеспечивает своевременное выявление отклонений. Дополнительно для каждого участника или руководителя подразделения можно настроить свой вариант отчета, который динамически отображает всю карту процесса со статусом выполнения задач и исполнителями по необходимым шагам.
Для настройки и автоматизации бизнес-процессов на платформе KS используется множество инструментов, которые могут конфигурироваться необходимым образом. Например, имеется отдельный блок для настройки бизнес-процессов в конструкторе. Для конструирования исполняемых процессов используется нотация BPMN.
Optimacros
Платформа Optimacros предоставляет разнообразные функции для управления бизнес-процессами, обеспечивая контроль и автоматизацию задач.
Уведомление участников о необходимости выполнения действий на платформе Optimacros позволяет пользователям быть в курсе своих задач и сроков, что способствует своевременному выполнению обязанностей. Недостаток может проявится лишь при обработке больших объемов данных, когда уведомления могут приходить с опозданием, что повлияет на скорости выполнения процесса.
Реализация статусной схемы по задачам и документам процесса обеспечивает легкий мониторинг прогресса и статуса задач, что способствует лучшему контролю и управлению процессами. Тем не менее, сложные процессы могут потребовать дополнительной настройки для обеспечения полной функциональности и точности.
То же самое и с бизнес-процессами: логическую последовательность действий можно построить на нашей low-code платформе, используя встроенные инструменты для моделирования и визуализации. Система позволяет настроить любой уровень детализации процессов: от записанной идеи до расчетов сроков завершения проекта.
С помощью гибкой системы workflow все этапы будут выполнены конкретными пользователями и в определенные сроки. На платформе Optimacros можно назначить ответственных за задачу, обозначить сроки и определить порядок выполнения задач, настроить уведомления по почте или даже сделать интеграцию с Telegram-ботом, построить диаграмму Ганта, без которой не обходится ни один наш проект планирования.
Все это позволяет пользователю четко следовать описанному процессу, следить за сроками, статусами задач или их отклонениями, и быстро реагировать на возможные ошибки и задержки.
Но и это еще не все — команда разработки предлагает визуализацию системы согласования и схем на нашем Application Manager. Это инструмент для создания приложений разного типа и назначения, который открывает новые возможности в интерфейсе.
Запрет выполнения задачи без завершения предшествующей позволяет работать и выполнять задачи в правильном порядке, что помогает избежать ошибок и задержек. Однако из-за логики работы данной функции могут возникать проблемы. Если предыдущие задачи выполнены с опозданием, это может вызвать задержки в выполнении последующих задач.
Платформа Optimacros предоставляет возможность делегирования задачи другому сотруднику, что повышает гибкость в управлении ресурсами и задачами, позволяя эффективно перераспределять рабочие нагрузки и обеспечивая своевременное выполнение задач.
Мониторинг выполнения участниками регламентированного процесса обеспечивает наблюдение за выполнением задач и своевременное выявление отклонений, создавая прозрачность в процессе. Однако для обеспечения актуальности мониторинга необходимы постоянные обновления данных, что может требовать дополнительных ресурсов.
Low-code конструктор для настройки и автоматизации бизнес-процессов упрощает настройку и автоматизацию процессов, уменьшая необходимость в программировании. Несмотря на это, он может не предоставлять достаточной гибкости для решения очень специфичных задач, что ограничивает его использование в сложных сценариях.
Форсайт. Аналитическая платформа
Функционал управления бизнес-процессами в продукте «Форсайт. Аналитическая платформа» предоставляет множество гибких и продвинутых возможностей для эффективного моделирования, мониторинга и оптимизации процессов. Пользователи, стандартными средствами могут:
- создавать процесс, подпроцесс, этапы и шаги как последовательные, так и параллельные
- определять последовательности этапов и шагов, условий их выполнения
- настраививать сроки выполнения шагов, их параметры, выбирать объекты для ввода, согласования и расчёта данных
- назначать кураторов процесса и ответственных за выполнение шагов
- уведомлять участников процесса (например, по почте) о ходе процесса, о выполнении действий в системе, необходимости выполнения задач и действий по ним
- формировать сегменты данных, к которым будет предоставляться доступ на каждом шаге
- автоматически запускать выполнение подпроцессов и шагов расчёта
- выполнять процессы и подпроцессы с заданными параметрами
- определять статусную схему
- осуществлять визуальный мониторинг хода выполнения процесса, подпроцесса, этапов, шагов по статусам
Из важных преимуществ системы стоит отметить удобные панели управления и возможности интеграции данных из различных источников, что делает управление бизнес-процессами более эффективным и гибким. Так же устойчивость системы при обработке больших объемов данных, когда уведомления приходят своевременно, что не влияет на скорость выполнения процесса
Ограничения же платформы, в основном, касаются необходимости решения задач интеграции при использовании других решений класса BPM и устранения потенциальных проблем с безопасностью данных в этом случае.
Запрет на выполнение задачи без завершения предшествующей задачи, от которой есть зависимость, не является стандартной функциональностью и реализуется в системе на проектах путем дополнительных настроек, что защищает процесс от того, что задачи можно выполнять в различном порядке, меняя их статус.
Возможность делегирования задачи другому сотруднику реализована просто – достаточно изменить ответственного за задачу.
В сервисе мониторинга выполнения процесса отображаются все данные о задачах, что обеспечивает прозрачность и контроль над выполнением бизнес-процессов.
Процессы могут быть настроены в режиме Low-code, что упрощает процесс настройки и управления ими для пользователей без глубоких технических знаний. Тем не менее, не все возможности системы поддерживаются конструкторами low-code, и часть функционала все же требует глубокий знаний при использовании сложных алгоритмов расчета и применения специализированного языка Fore. В настоящий момент в текущей версии системы не все возможности реализуются с помощью гибкого использования визуальных компонентов (парадигма low-code), однако вендор активно работает над этим в рамках «дорожной карты» развития продукта.
В каждом проекте по внедрению систем класса CPM (EPM) на базе «Форсайт. Аналитическая платформа» используется инструментарий BPM для автоматизации процессов сбора отчетности, планирования и бюджетирования, процессов инвестиционной деятельности. Наиболее яркие примеры крупных внедрений – «Импортозамещенная система управления бюджетированием» и «Цифровая инвестиционная программа» АО «Концерн Росэнергоатом».
Суть концепции управления бизнес-процессами
Концепция управления бизнес-процессами (Business Process Management, BPM) представляет собой подход к управлению организацией, который основан на анализе, оптимизации и автоматизации бизнес-процессов. Основная цель BPM — повышение эффективности работы компании за счет улучшения качества процессов и сокращения затрат.
На что обратить внимание
Уведомление участников о необходимости выполнения действий
В основе функционала BPM лежит возможность своевременного уведомления участников о необходимости выполнения определенных действий. Она реализуется через отправку электронных писем, SMS-сообщений, push-уведомлений или других видов сообщений.
Такие уведомления могут быть автоматически сгенерированы системой BPM на основе определенных триггеров или событий. Например, если клиент размещает заказ, система может автоматически отправить уведомление менеджеру по продажам о необходимости связаться с клиентом для подтверждения заказа. Это помогает обеспечить своевременное выполнение задач и повышает эффективность бизнес-процессов.
Реализация статусной схемы
Статусная схема представляет собой набор статусов, которые могут принимать задачи или объекты в процессе их выполнения. Она позволяет визуально отображать текущее состояние каждого элемента процесса и его прогресс.
Статусная схема полезна для мониторинга и контроля выполнения задач (см. ниже), а также для определения точек принятия решений и переходов между различными стадиями процесса. Кроме того, статусная схема может использоваться для автоматизации некоторых действий, связанных с изменением статуса объекта, например, отправки уведомлений или запуска определенных сценариев.
Мониторинг выполнения участниками регламентированного процесса
Мониторинг выполнения процесса включает в себя отслеживание и анализ того, как участники выполняют свои роли и задачи в рамках процесса. Мониторинг может осуществляться через различные инструменты, такие как системы управления задачами, CRM-системы или специализированные BPM-приложения.
Результаты мониторинга могут быть использованы для оценки эффективности процесса, выявления узких мест и определения областей для улучшения. Кроме того, мониторинг может помочь выявить проблемы с соблюдением сроков, качеством работы или соответствием стандартам.
Заключение
На сегодняшний день в основе функционирования бизнеса стоит процессный подход. Для управления бизнес-процессами используются специализированные решения — BPM-системы (BPMS). Однако он реализован и во всех современных IBP-платформах.
В базовом варианте функционал BPMS реализован во всех трех системах. Однако BPM тесно сопряжено с инструментарием low-code, и здесь некоторое преимущество получают KS и Optimacros.
