Эффективное планирование становится ключевым фактором конкурентоспособности компаний. Интегрированное бизнес-планирование (IBP) позволяет организациям не только наладить взаимодействие между разными подразделениями, но и оперативно адаптироваться к изменениям на рынке. В интервью мы обсуждаем, как IBP может трансформировать бизнес-процессы, о его преимуществах и вызовах внедрения с двумя экспертами в области бизнес-планирования.
Родион Борискин, Руководитель направления «Цепи поставок и логистика» Vendor Consulting ГК «Оптимакрос», и Вадим Васильев, Директор по бизнес-экспертизе и предпроектному консалтингу ГК «Оптимакрос», делятся своими взглядами на важность IBP для современного бизнеса и рассказывают о ключевых аспектах его внедрения.
- Какие бизнес-боли у компаний, которые испытывают потребность в IBP? Какие ключевые потребности они хотят закрыть?
- Какие ключевые бизнес-процессы компании становятся более эффективными после внедрения методологии IBP?
- В чем основные отличия IBP от традиционного подхода к планированию? Какие преимущества получает бизнес?
- С какими проблемами сталкиваются компании при переходе на IBP, и как их можно преодолеть?
- Какие уникальные возможности предлагает платформа Optimacros для реализации концепции IBP?
- Расскажите о процессе внедрения IBP на базе Optimacros. Какие этапы проходит компания, и сколько времени обычно занимает полноценный переход?
- Как обеспечивается интеграция Optimacros с существующими системами компании (ERP, CRM и др.)?
- Как вы видите развитие методологии IBP в ближайшие годы?
Какие бизнес-боли у компаний, которые испытывают потребность в IBP? Какие ключевые потребности они хотят закрыть?
Родион Борискин: Одна из основных проблем — отсутствие согласованности или в своевременности, скорости согласований и принятии решений в планировании между различными подразделениями. Кроме того, компании часто испытывают трудности с видимостью своих процессов и ресурсов, как финансовых, так и выраженных в натуральных показателях (продукция и изделия конечного спроса, производственные и логистические мощности, доступный и планируемый баланс сырья и материалов, необходимых для производства). Это означает, что они не могут четко понять, как различные элементы их бизнеса взаимодействуют друг с другом и как эти взаимодействия влияют на достижения их целей. В результате возникают ситуации, когда компании тратят много времени и ресурсов на планирование, но не могут достичь своих целей, либо их достижение сопряжено с высокими издержками по организации процесса.
Что компании действительно хотят закрыть, так это необходимость в единой системе управления планированием, связывающей контуры операционного, оперативного и среднесрочного планирования со стратегией развития компании на 3-5 лет. С учетом волатильности в экономике, практически каждая компания среднего и тем более крупного бизнеса нуждается в цифровых решениях, которые позволяют достичь взаимопонимания и скорости согласований между различными подразделениями и оптимизировать ресурсы. Внедрение IBP помогает интегрировать их процессы, улучшить прозрачность и, в конечном итоге, повысить эффективность бизнеса.
Вадим Васильев: По мере того как возникает потребность в составлении связанных планов, важно обеспечить новую степень прозрачности планирования. Основная проблема проявляется в вопросах ответственности и полномочий: соответствует ли значимость для бизнеса принимаемых решений сотрудником уровню его позиции? Необходимо понять, может ли соответствующий сотрудник иметь полномочия принимать решения самостоятельно или требуется коллегиальное решение. В результате, при переходе на IBP могут возникать конфликты интересов между подразделениями. Это мешает целостному принятию решений, но обнажает застаревшие проблемы, которые могли бы остаться незамеченными. В конечном итоге приходит понимание необходимости пересмотра матрицы полномочий, что имеет значительное и позитивное влияние на бизнес.
Еще один важный аспект — уровень разрыва между операционными и стратегическими целями компании. Необходимо, чтобы цели бизнес-юнитов не только согласовывались между собой, но и синхронизировались с общими стратегическими намерениями. То есть, компании нужно действовать уверенно и быстро реагировать на запросы рынка, но при этом не потерять стратегическую нацеленность.
Какие ключевые бизнес-процессы компании становятся более эффективными после внедрения методологии IBP?
Родион Борискин: Планирование спроса и производства становятся более связанными друг другом и, следовательно, более предсказуемыми. К примеру, компания, занимающаяся производством продуктов питания, сталкивается с сезонными изменениями в спросе. С традиционным подходом к планированию может возникнуть ситуация, когда запасы не соответствуют потребностям, что приведет к дефициту или избыточному запасу на складах. С внедрением IBP, различные подразделения начинают эффективнее сотрудничать и обмениваться информацией о целях и ограничениях, что позволяет командам заранее готовиться к изменениям и находить оптимальное для всей компании решение, в том числе прогнозируя возможные риски, связанные с возникновением профицитов или дефицитов продукции на складах.
Вадим Васильев: Внедрение методологии IBP делает процессы производства более связанными, что в свою очередь позволяет оптимизировать деятельность бизнеса в целом. Например, если производственные отделы начинают обмениваться информацией о планировании с коллегами из коммерческого блока, подразделений логистики, закупок и управления цепями поставок, это приводит не только к более эффективному управлению запасами, но и снижению издержек за счет более ритмичной работы оборудования, снижения простоев и оптимизации загрузки производственных мощностей.
Родион Борискин: Кроме того, IBP способствует улучшению финансового планирования. Учитывая данные от всех подразделений, финансовые аналитики могут более точно прогнозировать прибыль и расходы и оценивать рентабельность инвестиций, что приводит к более обоснованным и прозрачным решениям. На практике это может проявляться в ускорении процесса подготовки бюджета, планирования капитальных вложений или оптимизации затрат.
Также хочу отметить, что благодаря интеграции процессов организации, эти процессы становятся более гибкими. Например, в случае изменения рыночных условий или появления новых конкурентов, компании могут быстро адаптироваться благодаря оперативному пересмотру своих планов в части управления ассортиментом, ценообразованием, запуском промо и, как следствие, пересмотру распределения ресурсов.
Вадим Васильев: Важно, что гибкость не только обеспечивает адаптацию к новому спросу, но и повышает уровень обслуживания клиентов. Быстрое реагирование на запросы клиентов навсегда остается приоритетом, и это, конечно, имеет большое значение для долгосрочной конкурентоспособности бизнеса.
В чем основные отличия IBP от традиционного подхода к планированию? Какие преимущества получает бизнес?
Родион Борискин: Одно из главных отличий IBP от традиционного подхода — уровень интеграции, координации и скорости принятия решений. Традиционный подход чаще всего основан на планировании на уровне отдельных подразделений, где каждое из них работает само по себе, создавая свои планы на основе различных данных и показателей. В результате такие планы могут быть разрозненными и противоречивыми на уровне компании в целом. IBP же делает акцент на совместное планирование и обсуждение на уровне всей организации. Это выравнивание между подразделениями — ключевой аспект, который позволяет более точно понимать, какие возможности и ограничения есть в компании.
Еще одно важное преимущество IBP в том, что такой подход дает компаниям возможность строить сценарии на основе различных версий планов. Вместо того, чтобы полагаться на один единственный сценарий, IBP позволяет создавать несколько гипотетических моделей и анализировать, какие из них будут более эффективным и жизнеспособными в зависимости от текущих условий на рынке.
Таким образом, компании, которые внедряют IBP, оказываются на более высоком уровне зрелости и готовности к изменениям по сравнению с теми, кто придерживается традиционных методов планирования. Это, в свою очередь, позволяет им оставаться конкурентоспособными и успешно адаптироваться к быстро меняющимся условиям на рынке.
Вадим Васильев: Традиционные подходы при бюджетировании зачастую не позволяют проследить четкую связь между определенными затратами из бюджетов подразделений и будущими доходами компании. Интегрированное планирование делает все компоненты взаимосвязанными — это позволяет лучше видеть последствия принимаемых решений. IBP позволяет избежать главной боли финансистов — как провести качественное сценарное моделирование, анализируя эффективность принятия решения о проведении того или иного мероприятия, например, трейд маркетинговой акции. С современной методологией планирования вероятность ошибок из-за неверного выбора снижается.
С какими проблемами сталкиваются компании при переходе на IBP, и как их можно преодолеть?
Родион Борискин: Один из основных вызовов — поиск подходящего инструмента или платформы, которая может адекватно учесть все особенности процессов и бизнес-моделей. Часто оказывается, что существующие решения не охватывают всех требований и специфик, характерных именно для этой компании. Также может возникнуть сложность из-за множества зависимых процессов в различных подразделениях, что требует много времени для разработки единой стратегии интеграции. Второй, но не менее значимый фактор — уровень «зрелости» процессов и качества данных.
В таких ситуациях организациям необходимо приниматься за поиск, адаптацию или даже разработку собственных инструментов, что требует времени и ресурсов.
Чтобы преодолеть это, важно заранее проанализировать доступные решения и их возможности, а также тщательно выбирать то, которое лучше всего соответствует потребностям бизнеса.
Вадим Васильев: Переход на IBP, а тем более цифровизация этого процесса — это не мгновенное решение; это вызов, который требует долгосрочных усилий. Внедрение IBP — это игра в долгую. Вероятные ошибки на ранних стадиях не должны останавливать компании от достижения конечной цели. Необходимость постоянной и прозрачной коммуникации с сотрудниками во время внедрения IBP — это одна из важных составляющих успеха. Без этого часто не удается довести дело до конца.
К сожалению, начиная переход на методологию IBP, далеко не все компании готовы к открытой и честной коммуникации внутри бизнеса, и это усиливает сопротивление изменениям со стороны сотрудников, которые не понимают, зачем всё это нужно.
Какие уникальные возможности предлагает платформа Optimacros для реализации концепции IBP?
Вадим Васильев: На нашей платформе можно создать полноценный цифровой двойник экономики предприятия — это прямо соответствует принципам интегрированного планирования. Более того, не менее важная задача — взаимоувязка экономики предприятия с физическими сущностями, такими как планируемые объемы изделий конечного спроса, производственные мощности, доступные к использованию транспортные средства и возможности поставщиков в части обеспечения должного товарно-сырьевого потока. Внедрение IBP — это сложный процесс, который разумно проходить за множество шагов. Это соответствует поэтапному подходу к внедрению, который используют наши интеграторы.
Каждый этап заканчивается осязаемым результатом, выгоды от которого может оценить бизнес и его сотрудники. Это обеспечивает эффективность будущих этапов внедрений и дает возможность корректировать подходы к их автоматизации.
Родион Борискин: Одно из наиболее заметных преимуществ — высокая гибкость в создании и управлении данными и сущностями. Пользователи могут легко создавать собственные справочники, определять иерархии, форматы данных и динамически управлять ими в зависимости от потребностей бизнеса. Это позволяет создавать уникальные модели, которые точно соответствуют бизнес-процессам компании.
Кроме того, Optimacros поддерживает множественные сценарии и версии планирования. Это дает возможность пользователям в реальном времени анализировать последствия изменения параметров на бизнес-процессы, как внутри отдельно взятой модели, например, модели коммерческого планирования, так и во взаимосвязи моделей планирования друг с другом между отделами: финансы, производство, логистика, отдел торгового маркетинга и т. п. Например, если в компании возникает необходимость оценить, как увеличение цен на сырье повлияет на общую прибыль, это можно сделать с помощью быстрого моделирования отдельных сценариев.
Кроме того, платформа использует low-code подход, который делает ее более доступным для специалистов, не обладающих глубокими техническими навыками. Это позволяет пользователям сосредоточиться на бизнесе, а не на разработке кода, что значительно ускоряет процесс разработки и адаптации бизнес-моделей.
Другой важный аспект — возможность детальной настройки прав доступа и ролевого управления, как на уровне данных, так и на уровне их представлений (модели, отдельные аналитические вкладки-страницы, конкретные элементы данных страниц). Поскольку в больших организациях работает множество пользователей, которым требуются разные уровни доступа к данным и функционалу системы, наличие таких возможностей в Optimacros обеспечивает безопасность и управляемость процесса.
Расскажите о процессе внедрения IBP на базе Optimacros. Какие этапы проходит компания, и сколько времени обычно занимает полноценный переход?
Родион Борискин: Процесс внедрения IBP — это многоэтапный и тщательно продуманный процесс, который может занимать от шести до девяти месяцев. Первый этап — постановка задачи. Компании важно определить свои потребности и цели внедрения IBP. Как правило, это инициировано на уровне высшего руководства и должно включать понимание, какие ключевые бизнес-процессы требуют клиентского внимания и оптимизации.
Дальше начинается сбор информации и анализ: этот этап включает в себя детальный сбор данных о текущих бизнес-процессах и оценку уже существующих схем работы. Компании должны спросить себя, какие процессы работают хорошо, а какие требуют улучшений. Необходимо вовлечь ключевых заинтересованных лиц, чтобы понять их точки зрения и вовлеченность.
Третий этап — построение моделей, включающий в себя создание специфических справочников, настройку ролей пользователей и формирование логики процессов.
Следующий шаг — интеграция системы с текущим ИТ-ландшафтом. После интеграции начинается тестирование и проверка. Важно оценить работают ли все модели так, как ожидается, и соответствуют ли они требованиям бизнеса.
А дальше можно переходить к обучению. Простого внедрение платформы недостаточно, нужно обучить сотрудников и осуществить их поддержку в период ввода платформы в эксплуатацию. Это требует дополнительного времени и ресурсов. Когда все модели и процессы отлажены, компания может запустить оцифрованный процесс интегрированного бизнес-планирования в полном объеме. После внедрения требуется сопровождение и техподдержка. Это важно, так как необходимо следить за работой системы и реагировать на возникающие проблемы или изменения. Эту задачу может решить в том числе и внутренний центр компетенций, который мы помогаем сформировать как рамках процесса внедрения, так и предоставляя доступ к соответствующим курсам нашего учебного центра.
Вадим Васильев: Мы внедряемся, используя гибкий подход к проектному управлению, и ориентируемся на предоставление клиенту минимально жизнеспособного продукта (MVP) в разумные сроки. Как итог, представители бизнеса быстро получают возможность использовать и оценить результаты автоматизации. Анализ итогов каждого этапа внедрения мотивирует сотрудников клиента оставаться вовлеченными в сопровождении изменений их бизнес-процессов.
Как обеспечивается интеграция Optimacros с существующими системами компании (ERP, CRM и др.)?
Вадим Васильев: Благодаря высокой гибкости платформы, мы можем быстро интегрироваться в существующий ИТ-ландшафт клиента. Наша цель — обеспечить максимальный комфорт для пользователей, чтобы они легко адаптировались к новому для них инструменту решения бизнес-задач без потери производительности и эффективности. Наша платформа автоматизирует рутинные операции по передаче и трансформации данных, освобождая ценное время сотрудников для активностей, которые создают бизнес-ценность для компании.
Родион Борискин: Интеграция Optimacros с другими системами осуществляется через несколько основных механизмов. Во-первых, платформа предлагает коннекторы и скрипты, которые могут быть настроены для подключения к различным базам данных. Это позволяет создать предварительную настройку для подключения, указать сервера и параметры.
Во-вторых, Optimacros поддерживает интеграцию через Excel и CSV, что облегчает процесс загрузки. Также присутствуют механизмы для ввода данных вручную и для их проверки, что помогает избежать ошибок.
Как вы видите развитие методологии IBP в ближайшие годы?
Родион Борискин: Я считаю, что методология IBP будет становиться всё более востребованной для организаций, особенно в условиях современных экономических реалий и этот тренд роста интереса будет продолжаться как минимум в ближайшие 3-5 лет. По мере того как рынок технологий развивается, компании понимают, что использование специализированных подходов и систем позволит им оставаться конкурентоспособными.
Кроме того, я ожидаю, что компании будут стремиться к повышению уровня автоматизации процессов на основе IBP. Это может включать в себя автоматизированные отчеты, система уведомлений о проблемах — всё, что поможет максимально упростить работу пользователей.
Вадим Васильев: Бизнес вынужден работать с растущими объемами данных, которые возможно обработать исключительно автоматизированными инструментами. Прозрачность этих инструментов должна быть на высоком уровне, чтобы использующие их сотрудники понимали, на базе чего они принимают критично важные для бизнеса решения и доверяли используемым цифровым решениям. Кроме того, важно обеспечить эффективную коллаборацию алгоритмических методов принятия решений с экспертным мнением сотрудников. Развитие методологии будет связано с поиском баланса между полностью автоматизированным и исключительно ручным подходом к выбору наиболее оптимального сценария поведения бизнеса в будущем.
Родион Борискин: В целом, внедрением IBP позволит компаниям достигать более высоких уровней эффективности и адаптивности, что в условиях постоянно меняющегося рынка будет важной основой для устойчивого роста и долгосрочного успеха в условиях продолжающегося роста конкуренции во всех отраслях экономики.
РЕКЛАМА. erid:2VtzqurEukW, ООО «Оптимакрос», ИНН 7730246835
