Нюансы планирования закупок: основные цели, решаемые задачи и проблемы разработки стратегии

Закупочная деятельность предприятия – трудоемкий многоступенчатый процесс, от которого зависит конкурентоспособность и успех компании. Благодаря правильно организованной работе у фирмы появляется возможность приобретать услуги и товары на выгодных условиях, экономить финансы и вести бесперебойную работу бизнеса. Достичь этого можно, если знать, из каких критериев состоит процесс закупок на предприятии, каковы задачи и цели, какие есть ошибки и как их предотвратить.

Планирование закупок: понятие и необходимость

Сбои или остановка производства недопустимы ни в какой организации. Если происходит срыв поставок, сбыта или производственных процессов, это сказывается на прибыли (начинает падать), на увеличении издержек и сокращении оборотов капитала.

Управление закупками и заказами — составляющая, от которой зависит материально-техническая часть предприятия. Грамотный подход к оптимизации закупочной деятельности влияет на ценообразование конечного продукта.

В крупных организациях планированием занимается специализированный отдел. Если фирма небольшая, достаточно одного сотрудника, понимающего в этой сфере.

Главная задача — обеспечить производство необходимым количеством сырья, инвентарем и товарами, которые требуются для изготовления конечной продукции. Также в обязанности отдела по управлению закупками входит контроль запасов, анализ стоимости материала, принятие решения при выборе и взаимодействии с контрагентами.

У предприятий, специализирующихся на производстве, на первом месте должна быть разработка плана закупок, от этого зависит конкуренция.

План закупок и особенности его составления

Процедура планирования происходит на основании заранее утвержденного плана-графика, составленного государственным или муниципальным заказчиком.

Указывается следующая информация:

• идентификационный код закупки;
• название объекта;
• объем финансов, запланированных на приобретение;
• периодичность, с которой будут осуществляться закупки;
• данные об общественном обсуждении;
• название уполномоченного учреждения при планировании централизованных заказов;
• организатор закупки (только для совместных) и другие сведения, которые предусмотрены регламентирующим закупочную деятельность законом.

Унифицированную форму плана-графика можно найти в приложении к ПП № 1279.

Сам документ составляется в ЕИС через личный кабинет. Обязателен заголовок со следующей информацией:

• полное название организации;
• форма собственности и тип (ООО, АО и прочее);
• адрес местонахождения;
• контакты.

В табличной части второго раздела вносятся данные по закупкам.

Для подписания используется электронная квалифицированная подпись ответственного лица и руководителя.

Основные виды планирования

Всего выделяют три модели закупок:

• централизованная – проектом занимается специализированный отдел, в обязанности которого входит прием и размещение заказов у поставщиков;
• децентрализованная – специализированное подразделение отсутствует, процессами заказчик занимается самостоятельно;
• смешанная – есть централизованный отдел, но некоторые подразделения без его согласования имеют право на приобретение отдельной продукции при условии небольших финансовых затрат.

УПРАВЛЕНИЕ ЗАКУПКАМИ (Снабжением) — УНИКАЛЬНАЯ БАЗА ЗНАНИЙ для матерых профессионалов!

Разновидности стратегии закупок:

1. Толкающая. У предприятия много поставщиков, что создает между ними конкуренцию. При этом закупочная деятельность осуществляется согласно плану-графику. Такой метод часто используется промышленными организациями и государственными компаниями.
2. Тянущая. Пул поставщиков небольшой. Благодаря их включению в логистику предприятие получает товары в обговоренные сроки и согласно запросу. Преимущество такой стратегии – отсутствие собственных запасов на складах. Кроме того, со своими контрагентами сотрудничество можно организовать на выгодных условиях.

Цели и задачи закупочной деятельности

Управление закупками проекта – важная составляющая, благодаря которой производственные процессы и сбыт продукции происходят непрерывно. Если правильно выстроить структуру снабжения, то компания сможет не только получать услуги и товары по минимальной цене без ущерба качеству, но и повысить экономическую эффективность.

Основной принцип закупок – придерживаться соотношения «цена-качество». Другими словами, между стоимостью, качественными характеристиками и условиями должен быть баланс.

Одна из существенных задач проведения закупок– сокращение сроков на исполнение заказа. Это позволяет сократить время, за которое конечная продукция поступает для реализации на рынок.

Цели, которых можно достичь при помощи закупочной деятельности:

• стабильные поставки, обеспечивающие максимальную эффективность;
• приобретение сырья и материалов по низкой стоимости;
• минимизация сроков поставок и выхода товара на сбыт;
• контроль за оптимизацией запасов на предприятии, что необходимо для обеспечения непрерывного производства;
• формирование отношений с партнерами для долгосрочного сотрудничества.

Задачи планирования закупок:

• разработать и начать пользоваться эффективной стратегией;
• обозначить требования к контрагентам и сырью;
• изучать и контролировать рынок поставщиков;
• сформировать и реализовать стратегию по закупкам;
• управлять проектом и следить за качеством поставок.

Ключевой аспект закупочной деятельности – сформировать такую систему взаимоотношений с контрагентами, чтобы обеспечить своевременное снабжение организации на выгодных условиях и хорошего качества.

Функции управления закупками

У каждого предприятия они будут свои.Но среди более общих выделяют следующие:

• Определить, насколько компания нуждается в поставках. Для осуществления любой деятельности требуются ресурсы. Формирование потребностей в них происходит различными отделами организации. Для оформления закупки создается заявка. Эти данные – отправная точка, чтобы начать процесс закупки.
• Запланировать. После того как потребности будут выявлены, нужно определить, в каком объеме закупать материалы и сырье, какого качества, сумму выделенных на это финансов. От закупаемых ресурсов зависит качество конечной продукции, что необходимо учитывать при планировании заказа.
• Выбрать контрагентов. Чтобы поставки были своевременные, а качество товара на высшем уровне, к этому вопросу рекомендуется подходить со всей ответственностью. Ошибки могут привести к большим издержкам не только в финансовом, но и во временном плане, а также негативно отразиться на репутации предприятия.
• Разместить заказ. То есть оформить соответствующую документацию и выдвинуть поставщику свои требования касаемо закупок.

• Организовать поставки. Выбрать, как будут доставляться ресурсы. Этот вопрос рассматривается еще на этапе планирования и выбора контрагентов. Главная задача компании заключается в организации поставок таким образом, чтобы обеспечить стабильность своей деятельности.
• Контролировать выполнение плана. Одним достаточно следить за сроками выполнения заказа, другим важно знать, по каким маршрутам осуществляются поставки, на каком транспортном средстве, как транспортируются и прочие нюансы.
• Вести запись по закупочной деятельности. Закупки – это всегда много информации.
• Анализировать результаты. Это одна из самых важных функций. Благодаря этому пункту можно осуществлять оптимизацию поставок, оценивать варианты, позволяющие сокращать расходы на закупку, при этом не терять в качестве, отказываться от сотрудничества с ненадежными поставщиками.

Выполнение перечисленных этапов происходит циклично. Требования к закупкам прописаны в стандарте ИСО 9001:2015.

Подпроцессы в системе закупок: от планирования до оценки эффективности

Разработка стратегии закупочной деятельности предприятия

Подразумевает рассмотрение и анализ всех приоритетов, а также выстраивание эффективного взаимодействия между различными отделами менеджмента (логистика, финансы, операционный). При использовании успешной стратегии удастся снизить затраты, реализовать потребности производства, сократить всевозможные риски.

Как реализуются:

1. Финансовый менеджмент. Это сокращение расходов, связанных с приобретением ресурсов, потребностей в допинвестициях, денежных рисков и максимизация скорости капитала.
2. Операционный. Заинтересован в том, чтобы удовлетворять плановые заявки, согласовывать сроки исполнения, стремиться к поддержанию качества материалов на должном уровне, не допускать срывов в снабжении.

От стратегического планирования также зависит успех и результат работы компании. Если стратегия разработана правильно, с ней легко можно подстроиться под рыночные изменения и потребности организации.

Процесс организации закупки

Последовательные этапы:

1. Определить потребности. Выдвинуть требования к сырью. При этом ориентироваться на характеристики, которые ожидаются от конечной продукции
2. Проанализировать запасы. Понять, каких запасов не хватает и сколько.
3. Найти и выбрать поставщиков. Стоит присмотреться к коммерческим предложениям. Остановить выбор можно на одном или нескольких контрагентах. Обязательное условие – заключение контракта с подробным описанием условийи с указанием периодичности выполнения заказов. При выборе контрагентов стоит ориентироваться на политику предприятия. Если сконцентрироваться на одном варианте, это позволит пользоваться бонусной системой, получая за счет этого выгоду. Но при этом есть риски, что поставки будут срываться, а также партнер может выдвигать свои ограничения.
4. Подготовить, разместить и проконтролировать процесс выполнения заказа. Автоматизация позволяет сократить время, а также облегчить работу закупочного отдела.
5. Получить и тщательно осмотреть сырье. При обнаружении бракованного товара его нужно вернуть и обменять. Эти условия обязательно должны быть в договорном соглашении. На этом шаге также важно обеспечить должное хранение сырья.
6. Документация. Это проставление подписей на входящих документах, внесение денежных средств за поставку, работа с претензиями, если они есть.

В каждом этапе задействовано большое количество исполнителей и информации. Это потребители, контрагенты, отдел логистики, контроля качества, планово-производственный и прочие. Если хотя бы один из участников процесса ошибется, есть вероятность, что организация может уйти в убыток в финансовом плане.

Принципы управления закупками

Проведение закупочной деятельности строится на 6 принципах:

1. Планомерность. Не совершать покупки в хаотичном порядке. Иначе можно приобрести сырье, от которого не будет пользы, и оно останется на складе мертвым грузом. Закупки рекомендуется делать в соответствии с заранее разработанным планом. Это позволит избежать переизбытка или недостатка материала. От этого зависит как простой производственных процессов, так и увеличение затрат, требуемых на хранение.
2. Оперативность. Закупка сырья происходит с учетом того, как меняется спрос на конечную продукцию. Ориентироваться рекомендуют на этот показатель и потребности покупателя.
3. Экономичность. Стоит учитывать траты на транспортировку и время, в течение которого осуществляется доставка.
4. Автоматизация и технологичность. Современные организационные методы позволят снизить издержки предприятия.
5. Периодичность. Закупать сырье нужно периодически. Только так можно сформировать условия, выгодные для предприятия, склада и цехов.
6. Централизация. Реализация и контроль за закупками осуществляется специализированным отделом. При децентрализации есть вероятность в неправильном выборе контрагента. Также это говорит о том, что поставки не контролируются или не ведется презентационная деятельность.

Распространенные проблемы в управлении закупками

Ошибки негативно влияют на производство и ведут к дополнительным тратам или ухудшению качества конечного продукта.

Среди частых выделяют следующие:

• Нет новых идей для оптимизации управления. Не стоит бояться внедрять автоматизацию хотя бы на часть процессов. Такая мера уже позволит сократить время на организацию закупок.
• Отсутствует мотивация. Работа отдела логистики по большей части происходит согласно плану закупок. Стоит рассмотреть такой вариант, как постановка конкретных целей в привязке к KPI.
• Не распределяется ответственность между отделами. Сотрудники основываются только на свои знания и привычки. Это ведет к ошибкам при работе с контрагентами.

• Хаотичное совершение закупок. Если закупочный отдел не участвует в принятии решений, с какими поставщиками работать, как лучше организовать процесс, то повышается риск возникновения дополнительных издержек.
• Нет четкой стратегии закупок. Все силы уходят на сбыт, так как руководителей предприятия интересует только получение прибыли и развитие компании в будущем. Организация поставок не является первостепенной задачей, когда формируется стратегия, по которой будет работать бизнес. Это ошибка, поскольку от работы отдела закупок зависят финансовые показатели.

Проблем на самом деле может быть больше. Чтобы их предупредить, следует больше времени уделять анализу текущего состояния отдела по закупкам, использовать современные методы, уделять внимание разработке четкой стратегии, которая будет учитывать не только специфику организации, но и рыночные требования.

Как повысить эффективность закупочной деятельности

Оптимизация управления закупками:

1. Последовательно выполнять все этапы.
2. Внедрить автоматизацию.
3. Наладить взаимосвязи с поставщиками. Слаженная работа – успех обеих сторон.
4. Стандартизировать договорные соглашения. Можно сделать шаблоны контрактов.

КАК ПОВЫСИТЬ ЭФФЕКТИВНОСТЬ ЗАКУПОЧНОЙ ФУНКЦИИ (ОТДЕЛА ЗАКУПОК)

Планирование закупок представляет собой не сложный, но важный процесс для компаний, специализирующихся на производстве. Поэтому на этапе составления регламентов важно убедиться, что этот вопрос не остался без внимания. В противном случае это может негативно отразиться как на финансах предприятия, так и на работе в целом, а также на качестве конечного продукта или услуги.

С какими проблемами в управлении закупками сталкивалась Ваша организация?