Как грамотно выбрать SRM-систему: основные критерии, алгоритм действий и практические рекомендации

Любой бизнес ежедневно сталкивается с трудоемкой рутиной, которая отнимает уйму ресурсов и времени. Даже небольшая онлайн-лавка вынуждена формировать и обслуживать базы данных, продумывать логистику, составлять графики поставок, коммуницировать с клиентами, вести учёт продуктивности сотрудников. Отдельная строка расходов – ведение чёткой прозрачной бухгалтерии, чтобы избежать проблем с налоговой.

В зависимости от масштабов бизнеса раньше для таких задач приходилось нанимать отдельный персонал или даже формировать целые отделы. Сегодня до 80 % процессов автоматизируют с помощью SRM-систем.

Зачем нужны SRM-системы

SRM-системы автоматизируют рутинные бизнес-процессы на предприятии. Собирают, хранят и анализируют данные. Контролируют этапы закупочного цикла. Обрабатывают заказы, оценивают эффективность работы менеджеров. Продвинутые системы самостоятельно выстраивают воронку продаж с учетом выбранной стратегии, внося правки «на лету», и делают кучу других полезных дел.

При желании оснащаются персональными «фичами», разработанными на заказ.

Что делают SRM:

  • автоматизируют управление контрактами – составляют условия, обрабатывают и сохраняют информацию;
  • оценивают поставщиков согласно заданным критериям – цена, качество, сроки, надежность, автоматически выбирают лучших;
  • анализируют стоимость закупок с целью оптимизации затрат;
  • сопровождают закупки – планируют, координирую ход процесса, анализируют результат;
  • коммуницируют с партнёрами поставщиками — налаживают каналы коммуникации для ускорения бизнес-процессов поставщиками.
Структура и функции SRM-системы
Структура и функции SRM-системы

SRM-системы выполняют работу, которая в ручном режиме занимает десятки и сотни человекочасов. Точно, быстро, надёжно устраняя влияние человеческого фактора. Такая форма цифровизации повышает эффективность поставок, давая бизнесу задел для роста и конкурентное преимущество.

Сравнение решений

На рынке ПО, к которому относятся и SRM, есть два подхода — «кастомная» разработка и «коробочные» решения. Рассмотрим подробнее, что означают эти термины.

Коробочные SRM

«Коробочное» решение — это готовый продукт, разработанный для массового рынка. Термин появился на заре компьютерной эпохи, когда программы распространяли на физических носителях по лицензии. Алгоритм работы:

  • купил ПО на физическом носителе (флешка, диск);
  • вставил в ПК;
  • установил;
  • приступил к работе.

Преимущества коробочных решений — быстрое внедрение, низкая стоимость, понятный алгоритм работы, штатная техподдержка, обновления по графику. Продукт готов, протестирован, отлажен. Изначально настроен на условный «человекоминимум» – интерфейс и функционал разработан так, чтобы даже человек со слабыми мыслительными мощностями не испытывали трудностей в работе.

Коробочное решение представлено стандартизированным набором функций и возможностей
Коробочное решение представлено стандартизированным набором функций и возможностей

Характерные для данной модели недостатки:

  • нет «горячих» фиксов и дополнений – всё по общему графику;
  • функциональность только «из коробки» – персональных фишек и дополнений не будет;
  • ограниченное масштабирование – если программа упирается в потолок возможностей, это лечится только миграцией на другой продукт.

«Коробочное» решение – прекрасный способ автоматизации для малых предприятий. Даёт возможность познать все прелести автоматизации с минимальными капиталовложениями. Для крупного бизнеса или отраслей со специфическими требованиями ограничений даёт больше, чем пользы. В этом случае целесообразнее персональная разработка, которая изначально строит функционал программы, ориентируясь на требования компания.

Выбор готового программного решения SRM зависит от потребностей и задач бизнеса
Выбор готового программного решения SRM зависит от потребностей и задач бизнеса

Кастомные

«Кастомное» решение – это разработка на заказ. Программное обеспечение пишут с нуля или на основе функционального ядра, адаптируя под конкретные требования бизнеса. Такие решения изначально оптимизированы под определённый тип нагрузок. Не содержат лишней кодовой чепухи, которая «утяжеляет» коробочные продукты и делает программу более «задумчивой».

Преимущества кастомной разработки:

  • на 100% соответствует потребностям бизнеса;
  • адаптирована под процессы компании;
  • по мере надобности можно добавить новые функции или дополнить существующие.
Кастомный софт всегда создается под компанию-заказчика с учетом всех требований, что, как правило, соответствует ожиданиям клиента архитектурно и функционально
Кастомный софт всегда создается под компанию-заказчика с учетом всех требований, что, как правило, соответствует ожиданиям клиента архитектурно и функционально

Конкурентное преимущество кастомных решений – уникальный специализированный инструмент всегда работает лучше, чем усреднённый и обобщённый массмаркет.

Но у такого великолепия своя цена:

  • писать программный комплекс с нуля – долго и дорого;
  • поддержка более затратная;
  • развёртывание ПО и обучение персонала занимает больше времени;
  • ограниченная аудитория для тестирования затрудняет поиск потенциальных уязвимостей.

Существуют также «промежуточные» решения, предлагающие модульную структуру обновлений. Дают универсальное базовое ядро функций, а дополнительные «хотелки» реализуют персонально в виде подгружаемых модулей. Таким образом, бизнесу нужно трезво оценить потребности в автоматизации – вложиться в кастомное ПО на старте, чтобы в будущем не тратить ресурсы на доработки и оптимизации. Либо подобрать готовый продукт, максимально подходящий по функциональности, и не тащить на себе финансовую обузу персональной разработки и техподдержки.

Модуль в системе SRM выполняет определенную функцию и отличается своей логикой и интерфейсом для взаимодействия с другими элементами продукта
Модуль в системе SRM выполняет определенную функцию и отличается своей логикой и интерфейсом для взаимодействия с другими элементами продукта

Пошаговое руководство по выбору правильной SRM-системы

Перед тем как выбрать решение SRM, нужно учесть масштаб и потребности бизнеса, способность адаптации к росту компании и освоению новых отраслей и направлений. Перечислим основное.

Цели и потребности бизнеса

Исходить надо из анализа текущих процессов, чтобы составить список актуальных требований к SRM. Например, есть путаница с поставщиками – их много, качество работы нестабильное, расценки и условия постоянно меняются. В этом случае понадобится SRM, которая устранит недостаток аналитики.

Программный комплекс будет «на лету» оценивать качество поставок по списку ключевых параметров. В реальном времени выяснит поставщика с самыми привлекательными условиями и самостоятельно наладит первичную цепочку поставок.

Система SRM позволяет снизить затраты и обеспечить принятие обоснованных решений по выбору поставщиков
Система SRM позволяет снизить затраты и обеспечить принятие обоснованных решений по выбору поставщиков

Требования к SRM-системе

Определяют перечень базовых функций. Например:

  • управление контрактами;
  • аналитика;
  • управление рисками;
  • автоматизация закупок;
  • контроль продуктивности сотрудников.

Дальше придется определиться с технологическими особенностями. Это будет полностью самостоятельная платформа или модуль для интеграции с существующей системой. Где будет располагаться платформа – в облаке, на серверах разработчика или оборудовании самой компании. Выполнив предыдущие пункты, считают бюджет на разработку и поддержку. Оценивать надо трезво, какие опции нужны позарез, а какие можно упразднить для экономии.

Процессы и документация в рамках системы SRM должны соответствовать требованиям российского законодательства
Процессы и документация в рамках системы SRM должны соответствовать требованиям российского законодательства

Исследование предложений на рынке

Теперь составляют список доступных решений. Затем рассортировать на кастомные, коробочные, модульные. Используя наработки по предыдущему пункту, определиться с предпочтительным типом SRM.

Проанализировать конкретные предложения поставщиков по выбранной категории. Важно обратить внимание на репутацию разработчика, демонстрационные материалы, тестовые версии. Не лишним будет поискать информацию о рабочих кейсах – известных компаниях, использующих SRM на протяжении долгого времени.

Завершив работу, создают короткий список из 1-3 вариантов, которые подходят по всем параметрам. Тестируют каждый.

Оценка интеграции и масштабируемости

Если компания уже использует вспомогательное ПО для частичной или полной автоматизации, выяснить нужно нюансы миграции. В идеале импорт базы данных и сопряжение по другим параметрам происходит бесшовно. Возможен полный перенос с нуля или синхронизация новой SRM с уже работающим комплексом программ.

Масштабируемость SRM – это её способность расти вместе с бизнесом. Поддерживать рост БД и количества обрабатываемых запросов без потери производительности. Добавление новых модулей и функций со временем. Обращают внимание на отказоустойчивость системы при колебаниях нагрузки, а также способность интегрироваться с другим лицензированным ПО и готовыми корпоративными решениями. Это даст весомый бонус при коллаборации с инфраструктурой партнёров, если возникнет такая потребность.

Масштабируемость — гибкость решений позволяющая изменять и добавлять новые модули и процессы в систему SRM
Масштабируемость — гибкость решений позволяющая изменять и добавлять новые модули и процессы в систему SRM

Убедиться в безопасности продукта

Важнейшие аспекты выбора SRM – кибербезопасность и онлайн-доступность. Системе предстоит гонять уйму данных через интернет – взаимодействовать с поставщиками, обмениваться информацией в реальном времени. Кибербезопасность включает онлайн и офлайн аспекты.

Онлайн:

  • шифрование данных во время передачи и хранения;
  • аутентификация и контроль доступа;
  • мониторинг трафика, раннее обнаружение угроз;
  • защита от внешних атак – файрволы, антивирусы, брандмауэры.

Офлайн:

  • физическая безопасность оборудования;
  • резервное копирование и восстановление данных;
  • защита от подключения заражённых носителей.
SRM определяет компоненты безопасности, домены информационной системы и взаимосвязи между ними
SRM определяет компоненты безопасности, домены информационной системы и взаимосвязи между ними

Перечисленные меры предосторожности обеспечат стабильную бесперебойную работу. Предотвратят порчу или похищение корпоративных данных. Снизят риск преднамеренных атак со стороны конкурентов или вымогателей. И, конечно же, повысят уровень доверия к компании со стороны поставщиков и партнёров.

Сложность обучения и уровень поддержки

Хорошая SRM-система предоставит готовую обкатанную программу обучения, чтобы сотрудники быстро освоили азы и приступили к работе. Признаки качественного подхода:

  • Готовые учебные материалы. Текстовые инструкции, видеоуроки;
  • Дополнительное обучение. Семинары, вебинары, тренинги для повышения уровня;
  • Адаптация под клиента. Скорректированное обучение с учётом специфики отрасли и потребностей отдельной компании.

О качестве техподдержки говорит её доступность (только в рабочие часы или круглосуточно), перечень каналов связи – телефон, почта, мессенджеры, видеозвонки. Низкая скорость реагирования перечеркивает два предыдущих плюса – лучше убедиться заранее в расторопности персонала. Не будучи пользователем трудно оценить компетентность, но можно поискать отзывы в сети – из них почерпнуть общее представление.

Как грамотно выбрать SRM-систему: основные критерии, алгоритм действий и практические рекомендации

От чего будет зависеть стоимость решения

Стоимость программного комплекса варьируется в зависимости от количества и сложности функций, масштабируемости, модели лицензирования. Первоначальная цена покупки, стоимость подписки – лишь верхушка айсберга. Общий прайс раздувается за счёт затрат на развёртывание ПО, обучение сотрудников, интеграцию с другими системами, модернизацию, обновление и поддержку. Поэтому, оценивая стоимость, нужно тщательно калькулировать.

Если будущий профит от автоматизации не окупит долгосрочные затраты на содержание выбранной SRM – возможно, стоит поискать варианты попроще. Или изменить саму модель бизнеса, чтобы сократить перечень решаемых задач. Например, бухгалтерию делегировать подрядчику, если так окажется дешевле, и тому подобное.

Перечислим аспекты, влияющие на стоимость:

  1. Тип решения. Кастомное или «коробочное». Готовые SRM-системы закрывают потребности традиционного массмаркета, требуют минимальной настройки и платить нужно только за лицензию. Просто, удобно и сравнительно недорого. Кастомная разработка дорогая, обслуживание и поддержка тоже платные. Но потенциальный профит от эффективности решения специфических задач часто в разы перевешивает расходы.
  2. Лицензирование. Один из самых хитрых и «скользких» нюансов. Есть несколько популярных моделей лицензирования – одноразовая покупка, подписка, плавающий тариф (меняется в зависимости от количества пользователей, числа транзакций или другого базового параметра). Разработчик тоже понимает, что многие голосуют кошельком, несмотря на многочисленные рациональные доводы. Поэтому часто базовая лицензия продаётся за сущие копейки, а основная прибыль капает за счёт внедрения дополнительных платных модулей и надстроек.

    Можно установить ознакомительную версию и по окончанию лимитированного периода приобрести лицензию
    Можно установить ознакомительную версию и по окончанию лимитированного периода приобрести лицензию
  3. Сложность развёртывания. Расходы на развёртывание SRM включают: стоимость установки; настройку; тестирование; перенос данных; интеграцию в текущую инфраструктуру (например, ERP, CRM, бухгалтерия); интенсивность и продолжительность обучения сотрудников. Затраты варьируются в зависимости от сложности программного комплекса, необходимости доработки функционала под специфику отрасли, компании. Чем дольше длится процесс, тем выше затраты. Поэтому часто целесообразно сразу собирать SRM «на вырост», чем переставлять на новые рельсы крупный разветвлённый бизнес.
  4. Поддержка и обслуживание. Некоторые поставщики включают поддержку в стоимость решения. Другие предоставляют её за отдельный прайс. Третьи идут по пути условно бесплатного продукта – продают минимально жизнеспособный продукт с бесплатной техподдержкой, но берут плату за обслуживание дополнительных интегрированных модулей. Изучить стоит этот момент досконально заранее, чтобы не столкнуться с непредвиденными тратами.
  5. Дополнительные затраты. К ним относят стоимость хостинга, если платформа «вертится» на арендованном сервере, либо затраты на покупку и амортизацию серверного оборудования, если SRM установлена на собственном железе. Отдельная статья расходов – кибербезопасность. Если хочется продвинутого шифрования трафика, корпоративного ВПН, развёртывания системы в изолированных контейнерах и тому подобных изысков – извольте раскошелиться дополнительно.
Конечная стоимость проекта складывается из цены программы автоматизации и расходов на внедрение
Конечная стоимость проекта складывается из цены программы автоматизации и расходов на внедрение

Стоимость SRM-решения зависит от типа и масштаба проекта, сложности внедрения, расчетной нагрузки. Разнообразие лицензий тоже создаёт благоприятную градацию цен. Есть условно «копеечные» решения, которые закроют 99 % потребностей малого бизнеса, а есть кастомные варианты, дорогие в разработке и развёртывании, но предназначенные для крупных корпораций, способных позволить себе подобные инвестиции.

Список и краткий обзор популярных SRM-решений

На глобальном рынке много перспективных решений от именитых вендоров вроде Oracle, Jaggaer, Coupa и им подобных. Но из-за событий последних лет сотрудничество с американскими и европейскими брендами несёт риски неопределённости. Поэтому сосредоточимся на российских SRM-решениях и перечислим краткий топ лучших к моменту обзора.

AGORA

Модульная платформа автоматизации. Предлагает базовое коробочное решение с возможностью расширения. В ассортименте 200+ адаптируемых шаблонов модулей, закрывающих больше 90 % традиционных бизнес-задач. Развёртывание по модели On-premise (локальное) и SaaS (облако) — на выбор.

Преимущества:

  • гибкое расширение функциональности;
  • расширенная верификация поставщиков;
  • инструментарий для долгосрочного планирования;
  • организация тендерных процедур;
  • развёртывание от 2 недель до 2 месяцев;
  • интеграция с CRM, ЭТП, бухгалтерией и другими элементами экосистемы.

Удобное экономически целесообразное решение для небольшого бизнеса и корпораций.

Автоматизация закупок на предприятии с SRM AGORA. Импортозамещение зарубежного ПО в 2024 годуАвтоматизация закупок на предприятии с SRM AGORA. Импортозамещение зарубежного ПО в 2024 году

1C: Управление предприятием

1C — мастодонт российского рынка корпоративного ПО. Появилась на заре эпохи компьютеризации в РФ, работает с 1991 года, преодолевая трудности и кризисы. Разработчик одной из топовых экосистем онлайн-бухгалтерии в СНГ.

Кроме традиционного для SRM набора функций, 1C даёт расширенную интеграцию с другими сервисами компании и дополнительные бонусы, например:

  • автоматический учёт отгрузок товара на склад;
  • контроль приёмки товара;
  • прогнозирование цены на основе истории поставок.

За счёт «плюшек» повышает степень автоматизации до максимально возможного уровня, делая бизнес более конкурентоспособным.

1C:Управление предприятием чаще всего внедряют средние и крупные организации с численностью сотрудников более 500 человек
1C:Управление предприятием чаще всего внедряют средние и крупные организации с численностью сотрудников более 500 человек

Naumen SRM

Вендор NAUMEN известен не так широко, как два предыдущих, но тоже не пасёт задних. Занимается разработкой ПО и облачными сервисами с 2006 года. Развивает собственный стек, поэтому в своей SRM делает акцент на искусственном интеллекте. С учётом актуальных трендов такой подход привлекает всё больше внимания инвесторов и партнёров – к моменту обзора NAUMEN накопил абонентскую базу в 200+ млн пользователей.

Ключевые фишки SRM:

  • создание персональных шаблонов и правил выбора поставщиков;
  • интеллектуальный контроль исполнения договоров;
  • пересмотр выгодности предложений в реальном времени;
  • создание «живой» базы поставщиков для построения долгосрочных отношений с ними;
  • ИИ аналитика и мониторинг;
  • есть интеграция с конкурирующими SRM, например 1С.

Есть у компании и громкие кейсы, говорящие о «годности» продукта — «Акрон» и Сбербанк с удовольствием пользуются автоматизацией от NAUMEN уже долгие годы.

Внедрение стандартной конфигурации Naumen SRM занимает около двух-трех месяцев
Внедрение стандартной конфигурации Naumen SRM занимает около двух-трех месяцев

Норбит «Эффективные закупки»

Вендор с 22-летним стажем работы в отрасли торгово-закупочных систем. Предпочитает работать с госкорпорациями, федеральными и городскими органами власти. Но охотно сотрудничает и с частным бизнесом.

К интересным особенностям платформы можно отнести:

  • собственную систему закупок, адаптированную под государственный стандарт отчётности;
  • аккредитацию в Едином реестре отечественного ПО.

Норбит предлагает модульную платформу на основе минимально жизнеспособного продукта. Функционал можно нарастить под свои потребности. В числе успешных кейсов – Банк России, РусГидро, Россельхозбанк и другие топовые госорганизации.

Автоматизация закупок: мифы и рифы для директоров по закупкам. Опыт директора по закупкамАвтоматизация закупок: мифы и рифы для директоров по закупкам. Опыт директора по закупкам

Elma 365: Управление закупками

Ещё один динозавр отечественного рынка ПО. Непосредственно автоматизацией бизнес-процессов занимается больше 15 лет. Клиентская база 4000+ государственных и коммерческих компаний.

Система распространяется по актуальной сегодня модели low-code. Есть базовое ядро, которое оснащается функциональными модулями по мере развития потребностей бизнеса. Никакого навязывания изначально ненужных услуг – платишь только за то, чем непосредственно пользуешься. В качестве конкурентного преимущества предлагает 100 % соответствие встроенной системы закупок под требования Законов №223-ФЗ и №44-ФЗ.

Именно эту SRM предпочитают в «Лаборатории Касперского», что достаточно красноречиво говорит о её качестве.

Основное преимущество системы Elma 365 — работа на всех этапах закупок
Основное преимущество системы Elma 365 — работа на всех этапах закупок

SRM — важная часть бизнес-стратегии компании. Без неё не получится вывести небольшой локальный бизнес на глобальный рынок, выстроить и поддерживать взаимодействие с большим количеством клиентов и поставщиков. SRM убирают рутину. Убирают человеческий фактор там, где его быть не должно — прежде всего в сфере точных расчётов. Эту технологию используют, чтобы повысить качество обслуживания, увеличить продажи и опередить менее расторопных конкурентов.

Оцените статью
( Пока оценок нет )
Поделиться с друзьями
IaaS SaaS PaaS
Добавить комментарий

Больше новостей — на нашем Telegram-канале