Что такое SRM-система: основные функции, главные составляющие и нюансы внедрения

Для процветания в условиях конкуренции предприятия должны идти в ногу со временем. Это не что иное, как способность быстро приспосабливаться к меняющимся условиям: устойчивость к экономическим передрягам, современные технологии и методы автоматизации. Последние помогают человеку справиться с большими объемами информации, систематизировать ее и использовать в своих целях.

Предприятия осваивают новые рынки, привлекают партнеров, обучают персонал. Но экономические спады неизбежны. Это, например, сокращение продаж или поставок, потеря сфер влияния. Важный инструмент стабилизации производства — система SRM.

Что такое SRM-система

SRM расшифровывается как «управление взаимоотношениями с поставщиками». Это инструмент регулирования взаимодействий с контрагентами. Программа SRM важна для оптимизации закупок, повышения качества поставляемой продукции при снижении издержек. При этом происходит выборка и систематизация в этом потоке для конкретной компании наиболее ценного. Цель преследуется прагматичная — добиться успеха и повысить рентабельность.

Когда появились первые SRM-системы

SRM зародилось как закономерное явление во время стремительного роста глобализации. Корпорации стали переносить производства в страны третьего мира. До 1970-х развивалась вертикальная модель интеграции бизнеса, т. е. стремление объединить в своих рамках все циклы производства. Компании обзаводились сырьевыми плантациями, добывающими дочерними предприятиями и т. д.

Постепенно устои менялись, сырье и услуги стали закупаться на глобальном рынке. Количество поставщиков увеличилось, значение их выросло, развивались партнерские отношения заказчиков и поставщиков для достижения взаимной выгоды.

Понятие SRM появилось в 1980-х. Сотрудник McKinsey Питер Кралич заявил, что корпоративные заказчики должны прорабатывать управление поставками или закупками. Т. е. компаниям нужно изучать влияние типов товаров на свои риски и рентабельность и вырабатывать стратегию управления поставщиками, способную стабилизировать производство.

Качество офисной бумаги не играет большой роли для рентабельности. Но если партнер автоконцерна, поставляющий узлы авто, потерпит крах, это приведет к серьезной угрозе для производителя. В этом — стратегическая взаимосвязь предприятий.

Партнерские отношения становились объективной необходимостью для ведения дел. Т. е. SRM в глобальном смысле нужен, конечно, в первую очередь предприятиям, зависящим от поставщиков в части получения прибыли. Другие участники рынка, в том числе малый и средний бизнес, довольствуются другими решениями в этом отношении.

Автоматизация процесса управления закупками. SRM- система БФТ.Закупки

Зачем нужны SRM-системы

SRM выстраивает взаимоотношения с партнерами, систематизируя данные. Она включает в себя процессы и инструменты для эффективного взаимодействия с контрагентами и повышения экономических показателей.

Цель бизнеса — анализировать потребности рынка и использовать результат в коммерческих целях. Контакт с возможным контрагентом, который позже может привести к успешной сделке, важен. Смысл в том, чтобы данные о возможных поставщиках не растерять, систематизировать и использовать.

Предприятие взаимодействует с другими, но не всегда с учетом собственных интересов, не всегда систематизировано, избирательно и целенаправленно. Но систематизация, отбор выгодных партнеров и рынков сбыта, верная расстановка приоритетов и наработка партнерской базы приносит коммерческий успех.

Внедрение SRM бывает разного уровня: это и учет контрагентов в Excel, и интеграция электронных каталогов продукции партнеров в информационную систему заказчика. При рентабельности предприятия и достаточном масштабе возможно участие в развитии поставщиков. Достигается это при использовании методов стандартизации, оценочного и конкурсного подхода.

Какими бывают SRM-системы

Типы SRM-систем различаются по функционалу и специализации:

Различные SRM предназначены для тех или иных сегментов предприятий в зависимости от масштаба, бюджета, специфики деятельности и особенностей развития.

Основные функции SRM в ERP-системах

ERP — популярнейшая на российском рынке система управления предприятием. В ее рамках реализован функционал по управлению отношениями с контрагентами — SRM. Основные функции SRM в ERP:

Стратегическое планирование

SRM выбирает приоритетные категории товаров для поставок и рационализирует управление ими. SRM оптимизирует закупки, автоматически регулируя отбор поставщиков, контракты и учет продукции. Включает в себя три этапа:

• сегментация контрагентов: соотнесение их с рентабельностью и возможными рисками для бизнеса;
• разработка единой стратегии взаимоотношений с контрагентами;
• реализация стратегии контрагента.

Управление производительностью и качеством

Предприятия сталкиваются с проблемами. Это изменение спроса, ограниченность ресурсов, обновление законодательства. Реализуемые продукты и услуги должны быть высокого качества, чтобы компания могла выжить. SRM служит для мониторинга качества поставок, аудит-анализа поставщиков и адаптации при сбойных ситуациях.

Риск-менеджмент

SRM — инструмент для идентификации рисков в отношениях с партнерами, для разработки методов по их предотвращению. Позволяет отслеживать выполнение обязательств контрагентами, качество продукции и услуг в режиме онлайн.

Информационные системы SCM и SRM для управления закупками

Интеграция и оптимизация процессов

SRM в ERP-системах интегрируется с остальными участками учетной и управленческой деятельности. Это управление ресурсами, сырьем, ведение финансового учета, отчетности, разработка проектов и т. п. Такой подход дает единую картину бизнеса и помогает принимать управленческие решения. С помощью SRM реализуется интеграция с Российским Законодательством. Это упрощает решение юридических и бухгалтерских вопросов.

Использование SRM в ERP — это анализ потребностей предприятия, оптимизация ресурсов и сокращение расходов на закупки. При грамотном использовании функционал позволит усовершенствовать производственную деятельность от оптимизации затрат до повышения качества продукции и привлечения новых партнеров.

Совместная инновация

Функции SRM, интегрированной с ERP:

1. Обмен полезной информацией между компаниями и их партнерами, что способствует развитию инноваций.
2. Развитие совместных разработок и внедрение новых технологий с привлечением контрагентов, что стимулирует инновационные тенденции в бизнесе и повышает конкурентоспособность продукции.

База поставщиков — основа SRM

SRM база обеспечивает учет контрагентов, сегментирование и классификацию: можно без проблем найти соответствующего поставщика для различных категорий товаров. База включает информацию о запросах компании и возможностях их реализации. О контрагентах есть подробные досье, где содержатся история взаимоотношений и другие сведения. Среди основных сведений, как правило, следующие:

• название;
• юридическая форма;
• вид деятельности;
• реализуемая продукция и услуги;
• адреса и месторасположение производства;
• контакты.

После этого собираются данные для детальной оценки поставщика:

• масштаб компании, уровень конкурентоспособности;
• история образования и репутация;
• лицензии, сертификаты и т. п.

Оценивается продукция:

• соблюдение стандартов;
• объемы производимой продукции;
• ассортимент, разнообразие и проч.

Оцениваются организационные моменты:

1. логистические методы;
2. оперативность, наличие продукции и т. д.

Технические возможности:

• производственные мощности;
• тара, упаковка, условия доставки;
• гибкость и внедрение инноваций.

Финансовые и партнерские составляющие:

• уровень цен, скидки, бонусы, дополнительные услуги;
• финансовое положение;
• условия оплаты, надежность, порядочность и проч.

4 составляющих SRM-системы

Сегментация

Определяет выбор стратегически важных контрагентов с учетом четких критериев. Поддержание контактов с важнейшими из них — первоочередная задача, требующая серьезной ресурсной базы и труда. Неразумно тратить ресурсы на отношения с множеством стратегических контрагентов, так как при этом будет недостаточно средств на построение взаимоотношений с другими. Сегментация — основа SRM-процесса. Она позволяет грамотно расставить приоритеты, выделить необходимый объем ресурсов на поддержание нужных отношений.

Продукт позволяет выбрать поставщика по заданным параметрам. Но чрезмерное увлечение здесь неуместно, так как не всякая закупка нуждается в детальной проработке. Т. е. важна правильная приоритетность в работе с поставщиками. Подойдет трехуровневая классификация, где:

1. важный;
2. существенный;
3. вторичный.

Чем выше статус контрагента, тем подробнее должна быть информация о нем.

SRM включает в себя всех поставщиков всех уровней. С той разницей, что на менее важных контрагентов не тратят много ресурсов. SRM — это категоризация поставщиков в зависимости от их масштаба и значимости для компании. Основным партнерам уделяют больше внимания, осведомлены об их делах. Не исключено владение конфиденциальной информацией с согласия контрагента для построения новой тактики совместного коммерческого поведения.

Управление связями

Регулирование в этом направлении — залог получения отдачи от SRM-системы. Здесь важно соответствие задачам компании и наличие владельца процесса, который может быть и внутренний, и сторонний. Стейкхолдеры призваны влиять на организацию процесса. Решения по стратегически важным вопросам принимаются вместе с руководством компании.

SRM будет успешно приносить пользу при налаженных связях между предприятием и его важнейшими контрагентами. Это как системные контакты, возможные благодаря взаимной интеграции, так и прямое взаимодействие топ-менеджеров.

Управление результативностью

Результаты деятельности фиксируются в метриках. Таким образом отслеживается эффективность поставщиков, включенных в SRM. Для разных сегментов применяются отдельные метрики, отражающие показатели эффективности: своевременность доставки грузов, соблюдение оговоренных сроков при размещении заявки, выполнение SLA и т. п.

Метрики могут отражать уровень соответствия стандартам предприятия — финансовую состоятельность, качество продукции, налаженность производства и др. При расхождении по ряду параметров предприятие должно немедленно реагировать и рассматривать даже разрыв отношений с такими контрагентами.

Развитие поставщиков

Выстроив процесс и собрав базу, компания выбирает инструменты для развития своих контрагентов. Цель — повысить их показатели. В этом сущность SRM-процесса — быть не пассивным участником рынка, а оказывать на него влияние для оптимизации закупок и повышения собственной рентабельности.

Методы развития:

• Оценочный подход, сертификация. Применение стандартов позволяет отфильтровать невыгодных и менее надежных контрагентов, что, соответственно, будет для них стимулом пересмотреть свою деятельность;
• Стимулирование конкуренции между поставщиками. Реализуется при высокой рентабельности, устойчивом положении предприятия на рынке и множестве партнеров, предполагает заключение более выгодных сделок при использовании технологии конкурентного отбора;
• Система стимулирования. Бонусы, скидки для наиболее надежных поставщиков;
• Непосредственное участие. Совместная работа над проектами, прямые инвестиции;
• Обучающие мероприятия. Помощь контрагенту в повышении своих основных показателей; такая методика распространена при контрактной системе сотрудничества, где требования для участия в тендере достаточно сложны.

SRM — цикличный процесс, каждый этап которого должен приносить прибыль с отражением ее в базе.

В чем заключается разница между SRM и CRM

Обязательная составляющая деятельности предприятия — те или иные типы автоматизации, включая CRM. SRM и CRM — два разных подхода, направленных на взаимоотношения с поставщиками и клиентами соответственно.

Назначение SRM — работа с базой поставщиков и партнеров. Задача — эффективность управления поставками, достижение качества продукции и услуг, оптимизация процессов закупок и снижение затрат.

CRM же ориентирован на управление отношениями с клиентами. Цель CRM — обеспечение взаимовыгодных отношений с ними, повышение качества услуг и лояльности клиентов, увеличение продаж.

Простыми словами, главное отличие в том, что SRM нацелен на работу с базой поставщиков и партнеров, CRM — на клиентов и покупателей. И тот, и другой подход важен для успешной работы предприятия. SRM — более редкий и специфический продукт.

Проблемы при внедрении SRM

Успех при внедрении SRM-стратегии возможен при высоком уровне процессной зрелости. Предприятие должно получать показатели из налаженного и структурированного процесса. Если упорядоченности закупок нет, то сведения о контрагентах не хранятся в единой базе, а для SRM важна как раз четкая, сегментированная база. Возможные проблемы при внедрении SRM:

• разрозненное хранение сведений о поставщиках: например, и в ERP, и в блокноте секретаря;
• недостаточная интеграция между системами, обеспечивающими закупочный процесс;
• недостаточная структурированность данных, что затрудняет работу отдела закупок;
• отчетность не синхронизирована с условиями контрактов, хранящихся отдельно;
• не налажена единая точка коммуникации с поставщиками.

В дальнейшем SRM оптимизирует эти процессы и помогает использовать отдел закупок эффективно.

От систем управления закупками к SRM

Предшественником SRM выступает система, автоматизирующая процесс закупок. Это главный критерий для внедрения. Требуется наработанная база поставщиков и их систематизация, и только потом реализуется автоматизация отношений с ними.

SRM автоматизирует процесс от подачи заявок до поставок, накапливая в единой базе необходимую информацию и структурируя ее. Внедрив решение, компания сможет непрерывно совершенствоваться.

Как получить SRM-систему

Систему подобного типа сложно найти готовую для определенного предприятия, так как она, как правило, требует разработки в каждом конкретном случае. Но прежде нужно провести анализ бизнес-процессов и разработать проект. Это включает в себя проработку логических цепочек, технической составляющей, написание технического задания и разработку прототипов.

SRM — Система исполнения закупок

Перед разработкой SRM следует проанализировать бизнес-процессы и сделать проект – проработать логику и техническую составляющую, написать техническое задание и составить прототипы интерфейсов нового продукта. Затем с проектом на руках выбирать исполнителя: обойтись своими силами либо заказывать у сторонней компании — разработчика программных продуктов.

Внедрение SRM состоит из нескольких этапов:

• Оценка потребностей. Определение, для чего нужна SRM, какие результаты принесет ее внедрение, какие проблемы она поможет решить;
• Наработка базы контрагентов или ее упорядочение. Выбор тех из них, на которых стоит сконцентрировать усилия; изучить их значение для бизнеса, условия сотрудничества, оценить конкурентоспособность продукции, уровень цен и т. п.;
• Выбор SRM-платформы. Изучение предложений на рынке и выбор платформы, обладающей необходимым функционалом управления базой контрагентов, составления оценочных и аналитических отчетов;
• Внедрение. Определение плана внедрения, назначение ответственных сотрудников и обучение персонала, проведение соответствующих настроек.

Нюансы при внедрении:

• выбор надежного поставщика системы: внимательное изучение репутации;
• подготовка сотрудников: ознакомление с SRM и ее функционалом;
• интеграция с текущими бизнес-процессами: анализ действующего процесса закупок и правильная адаптация под специфику предприятия;
• постоянное обновление и оптимизация: SRM должна постоянно обновляться, приспосабливаться к текущим изменениям производственной деятельности.

Выполнение перечисленных требований — гарантия успешного внедрения.

Внедрение SRM — трудоемкий, но стратегический шаг для компаний, ставящих целью оптимизацию отношений с поставщиками. Ведь от взаимодействия с партнерами напрямую зависит процветание компании и ее финансовая стабильность. При наличии правильно подобранного цифрового продукта можно добиться преимущества перед конкурирующими компаниями.

Найти на рынке выгодные предложения, выбрать партнеров, заключить безопасные сделки, предупредить возможные риски — все это поможет сделать SRM. Грамотная подготовка сотрудников, интеграция с другими базами, выбор правильного поставщика системы и постоянное обновление — неотъемлемые составляющие внедрения. Участники рынка, учитывающие названные нюансы, располагают шансами для оптимизации закупок и упрочения положения среди конкурентов.

Как считаете, есть ли необходимость внедрять SRM-систему в небольшие предприятия? Или можно обойтись другими решениями? Поделитесь своим опытом.