Опыт ГК РОСВОДОКАНАЛ: как компания внедряет ЮЗДО

«Росводоканал сегодня» — это крупный игрок на рынке коммунальных услуг, обслуживающий 7 миллионов пользователей. Компания имеет представительства в 10 городах России, обеспечивая качественными услугами водоснабжения и водоотведения жителей:

• Липецка;
• Воронежа;
• Краснодара;
• Оренбурга;
• Орска;
• Тюмени;
• Омска;
• Барнаула;
• Архангельска;
• Южно-Сахалинска .

Специализируясь на поддержании жизненно важной инфраструктуры, «Росводоканал» является неотъемлемой частью повседневной жизни миллионов граждан, внося свой вклад в улучшение условий их быта и поддержание здоровья населения.

О компании

«Росводоканал» подтверждает свой статус ведущего российского оператора в сфере водоснабжения и водоотведения, являясь надежным партнером государства в модернизации коммунальной инфраструктуры регионов страны. Сети компании охватывают 20,3 тысячи километров, что позволяет обеспечивать стабильное водоснабжение на значительных территориях. «Росводоканал» владеет 26% рынка среди частных операторов водоочистных установок (ВиВ), подчеркивая свою значимую роль в отрасли.

Компания ежегодно подает 700 миллионов кубических метров воды, обеспечивая жизненно важные потребности жителей и промышленных предприятий. Это составляет 5% от общего объема рынка ВиВ в России, что делает «Росводоканал» весомым игроком на национальном уровне.

«Росводоканал» — это федеральный лидер жилищно-коммунального хозяйства (ЖКХ), ориентированный в своей деятельности на баланс между экономическими, социальными и экологическими требованиями. Будучи значительным налогоплательщиком, компания способствует созданию рабочих мест и наполнению бюджета регионов, поддерживая тем самым экономику страны. В качестве высокотехнологичного оператора, «Росводоканал» обеспечивает устойчивую работу инфраструктуры, необходимой для удовлетворения потребностей современного общества.

О проекте

Компания реализует амбициозный проект внедрения IT-платформы для управления электронным документооборотом, одобренный финансово-экономической дирекцией компании 30 июня 2021 года.

Проект, получивший название «Проект ЮЗДО», стартовал в августе 2021 года и планируется к завершению в ноябре 2023 года.

Основной функционал проекта включает обмен электронными документами юридически значимого характера, в том числе первичные и финансовые документы, а также авансовые отчеты в рамках РВК. Также проект затрагивает исходящую корреспонденцию, договоры с контрагентами и обеспечивает оперативное хранение документов.

Принципы реализации проекта включают избегание создания новых систем путем объединения функциональности существующих, акцент на автоматизацию рутинных операций, и комплексный взгляд на процессы.

Причина внедрения

В контексте проекта «Росводоканал» столкнулся с рядом препятствий, которые требуют внимания:

• Большой объем операций, выполняемых вручную участниками процессов, включая бухгалтерские операции.
• Значительные накладные расходы, как денежные, так и временные.
• Случаи потери документов, что представляет собой риск для бизнеса.
• Необходимость быстрого старта бизнес-процессов, избегая временных задержек на получение подписанных с обеих сторон договоров.
• Низкая скорость обмена документами, замедляющая рабочие процессы.
• Необходимость упорядочивания процесса обмена документами с контрагентами и передачи документов внутри компании.
• Необходимость контроля скорости подписания документов, чтобы обеспечить своевременное выполнение обязательств.

Этапы проекта

Компания успешно разворачивает масштабный проект ЮЗДО, начавшийся в июне 2020 года и проходящий через несколько ключевых этапов.

Июнь 2020 — Июнь 2021

Начальный этап занимался формированием идей и команды проекта, определением подходов к реализации, экономическим обоснованием и поиском источников финансирования.

Август — Декабрь 2021

Команда сфокусировалась на становлении внутренней команды, налаживании взаимодействий с подрядчиками и формировании первых электронных документов. Этот период также включал выпуск первого релиза проекта, который охватывал электронные договоры, корреспонденцию, авансовые отчеты и отчеты различных департаментов.

Январь — Март 2022

Были замечены уведомления ГД к уведомлениям из СИСЦ, производительности и экономики при работе с УКЭПН, что привело к увеличению продолжительности релизов проекта.

Апрель — Сентябрь 2022

Было активно внедрено использование IT-платформы ЮЗДО, переведены документы в электронный формат, запущен удаленный доступ к УКЭПН для ГД и установлен контроль динамики перевода документов на ЭДО, что позволило улучшить взаимодействие с бизнес-единицами и сформировать принципы реализации проекта.

Октябрь 2022 — Февраль 2023

Достигнуты значимые результаты, включая становление команды поддержки и стабилизацию производственности ИТ-платформы. Были решены проблемы с удаленным доступом к УКЭПН и обращение в ФНС по выпуску мобильных ЭЦП, а также актуализированы эффекты от внедрения ЭДО.

Апрель — Сентябрь 2023

Команда сосредоточила усилия на подведении итогов и закрытии проекта, планировании дальнейшего развития ЭДО в рамках рыночных условий. «Росводоканал» также выиграл конкурс «Лучший ЭДО в России» на СНГ 2023 и получил награды от CFO Russia и ассоциации РОСУЭП.

Октябрь — Декабрь 2023

Реализовался третий релиз проекта, который включал перевод актов сверок взаиморасчетов в ЭДО и возможность определения оператора ЭДО в WSS для корректного обмена договорами. Этот этап также предусматривал проектирование перевода на ЭДО авансовых отчетов и их последующую эксплуатацию.

Какие программы используются

Внедрение ИТ-платформы ЮЗДО стало важным шагом в усовершенствовании бизнес-процессов «Росводоканала». Эта таблица отражает разнообразие систем, которые используются для первичного формирования, подписания и оперативного хранения документов. Различные типы электронной подписи, применяемые в этих системах, обеспечивают необходимый уровень юридической значимости и безопасности документооборота.

IT-система	Первичное формирование документов	Подписываемые документы	Электронная подпись	Оперативное хранение документов
СБИС	Первичное формирование не производится. Подписание документов из ИТ-Платформы.	Первичные учетные документы. Договорные документы. Исходящая корреспонденция. Акты сверок взаиморасчетов.	Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП).	СБИС
WSSDocs	Договоры. Исходящая корреспонденция. Служебные записки. Протоколы.	Служебные записки. Протоколы.	Простая электронная подпись (ПЭП).	СБИС, WSS Docs, СЭА*. СБИС, WSS Docs, СЭА. WSS Docs.
Millennium	Авансовые отчеты в части командировочных расходов.	Авансовые отчеты в части командировочных расходов.	Простая электронная подпись (ПЭП). Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП).	СЭА
1C:СЭА	Первичное формирование не производится. Система используется для оперативного хранения и подписания УКЭП и ТЭП.	Внутренние учетные документы в части движения ТМЦ. Авансовые отчеты в части командировочных расходов и в части ТМЦ. Кадровые документы.	Простая электронная подпись (ПЭП).	СЭА
1C:УНФ	Первичные учетные документы. Внутренние учетные документы в части движения ТМЦ. Акты сверок взаиморасчетов.	Первичные учетные документы. Внутренние учетные документы в части движения ТМЦ.	Простая электронная подпись (ПЭП).	СЭА
1C:ERP	Внутренние отчеты по внутригрупповой деятельности.	Только согласование документов.	Не используется.	СЭА

Какие проекты перевели в ЭДО

В рамках проекта по переводу бизнес-процессов на электронный документооборот «Росводоканала» были достигнуты значительные успехи в разных отделах компании.

Например, дирекция по персоналу к 2023 году уже перевела 97% своих процессов на ЭДО и планирует увеличить этот показатель до 99% к 2025 году.

Финансово-экономическая дирекция также показала прогресс, увеличив свою долю переведенных процессов с 40% до ожидаемых 95%. Департамент по управлению системой снабжения и дирекция по IT также стремятся к увеличению доли ЭДО в их операциях.

Общий центр обслуживания демонстрирует одни из самых высоких показателей, с 90% процессов уже на ЭДО и целью достичь 95%.

В целом, компания нацелена на оптимизацию своих процессов и повышение эффективности с помощью цифровых технологий.

Прогресс Росводоканала в ИТ-автоматизации

В рамках цифровой трансформации, «Росводоканал» реализовал серию инициатив по внедрению ИТ-систем для оптимизации документооборота. Эти улучшения охватывают широкий спектр операций, от внутреннего учета до исходящей корреспонденции, и включают интеграцию систем, таких как WSSDocs, 1C и СБИС. Достижение эффективности проявляется в ускорении процессов, сокращении затрат и улучшении управления рабочими процессами на всех уровнях организации.

Внутригрупповые обороты

Внутрикорпоративные обороты «Росводоканала» обслуживаются с помощью различных ИТ-систем, обеспечивающих эффективное управление документооборотом.

Системы, такие как 1С:ERP и 1С:Документооборот, задействованы в согласовании внутренних отчетов, оперативном хранении документов и управлении процессами и задачами. СБИС специализируется на подписании УКЭП, в то время как 1С:УПП фокусируется на формировании комплекта первичных учетных документов и их регистрации в учете.

Результаты внедрения этих ИТ-систем заметны: 

• все основные процессы ВФО переведены на электронный документооборот;
• создана база для перевода аналогичных процессов;
• сокращено время на выставление документов и контроль за сроками подписания;
• уменьшен объем рутинных операций для всех участников процесса.

Это привело к повышению эффективности и оптимизации рабочего времени сотрудников.

Авансовые отчеты в части командировочных расходов

Используемые системы, включая Millennium, 1C:УПП и 1C:Документооборот, способствуют автоматизации процессов, начиная от формирования командировочных и завершая оперативным хранением электронных документов. Это приводит к значительным результатам:

• к 2023 году 95% авансовых отчетов переведены в электронный формат;
• процесс формирования отчетов становится менее затратным по времени;
• объем рутинных операций сокращается для всех участников процесса.

Договоры и исходящая корреспонденция

«Росводоканал» активно использует ИТ-системы WSSDocs и СБИС для автоматизации своих процессов договорной работы и исходящей корреспонденции. Эти системы позволяют согласовывать документы, обеспечивать оперативное хранение и отправку исходящей корреспонденции электронной почтой, а также упрощать обмен корреспонденцией внутри компании и мгновенно подписывать УКЭП.

Значительные улучшения были достигнуты: 

• 42% исходящей корреспонденции и 45% договоров теперь обрабатываются электронно;
• ускорился обмен договорами с контрагентами;
• улучшилось начало исполнения взаимных обязательств;
• повысилось качество взаимодействия с контрагентами, что сократило время ответов на запросы абонентов и общий объем рутинных операций.

Служебные записки и протоколы

Для обработки служебных записок и протоколов используется система WSSDocs. Эта система упрощает многие процессы: от согласования документов до их подписания и передачи на исполнение. Благодаря возможности применения простой электронной подписи (ПЭП) и конвертации документов в PDF формат, обеспечивается удобный доступ к документам для всех участников внутри компании.

В результате этих улучшений более 99% документов теперь обрабатываются в электронном формате, что значительно ускоряет подготовку и передачу документов, помогает сокращать накладные расходы и уменьшать объем рутинных операций.

Внутренние учетные документы

В «Росводоканале» две ключевые ИТ-системы, 1C:УПП и 1C:Документооборот, используются для упрощения и автоматизации рутинных задач. Эти системы вносят значительный вклад в повышение эффективности работы, обеспечивая подписание ПЭП, формирование системных документов, оперативное хранение электронных документов, а также управление процессами и задачами.

Благодаря внедрению этих систем, компания достигла впечатляющих результатов:

• перевод до 90% отдельных процессов в электронный документооборот;
• существенное сокращение времени на подписание документов;
• уменьшение накладных расходов и рутинных операций.

Эти улучшения содействуют более эффективному управлению документооборотом и повышают общую производительность внутренних операций.

Первичные учетные документы и Акты сверок взаиморасчетов

Компания осуществила значительный перевод первичных учетных документов и актов сверок взаиморасчетов в электронный формат, используя такие ИТ-системы, как СБИС и 1C:Документооборот. Они позволяют осуществлять обмен документами с контрагентами, подписывать их УКЭП, а также управлять процессами и задачами более эффективно.

В результате было достигнуто более 21% перевода первичных учетных документов в электронный вид, что способствовало ускорению процессов обмена документами и контролю сроков подписания, а также сокращению накладных расходов и объема рутинных операций.

Электронные акты сверок были успешно запущены в ОГЭ 22 июня 2023 года, получив множество положительных отзывов.

Факты проекта

Проект «Росводоканала» нацелен на перевод внутренних документов на электронный документооборот (ЭДО), что позволило минимизировать объем бумажной документации и упростить многие процессы. Разработаны и внедрены положения и приказы, регламентирующие использование ЭДО, в том числе для взаимодействия с контрагентами.

Активное обучение сотрудников и разработка пользовательской документации и видео-инструкций способствовали более глубокому освоению новых процессов.

Благодаря проекту, значительное количество документов переведено в электронный формат, уменьшено время на подписание и обмен документами, а также сокращены накладные расходы. При этом особое внимание уделено контролю сроков подписания документов. В проекте активно участвовали сотрудники различных подразделений, и было проведено множество встреч и обучающих сессий для обеспечения плавного перехода на ЭДО.

Эффективность электронного документооборота

Эффективность ЭДО в «Росводоканале» демонстрирует значительные прямые и косвенные преимущества:

Прямые эффекты (финансовые):

• Ускорение обмена документами и выполнение обязательств.
• Снижение затрат на печать и канцтовары.
• Оптимизация рутинных операций исполнителей.

Косвенные эффекты (качественные):

• Повышение уровня безопасности и сохранности документов.
• Минимизация рисков потери документов и подделки.
• Улучшение внутренней автоматизации и отчетности.

Эти изменения привели к положительному влиянию на общую производительность организации, сокращению бумажного оборота и улучшению статистической отчетности.

Требования для развития ЭДО в РФ

Для усиления эффективности электронного документооборота (ЭДО) в «Росводоканале» необходимо реализовать несколько ключевых инициатив:

• Обеспечение бесшовной роуминговой связи между операторами ЭДО для улучшения взаимодействия и решения проблем.
• Стимулирование перехода на ЭДО на государственном уровне, включая проведение просветительских мероприятий и создание рабочих групп для обсуждения текущих вопросов.
• Принятие законодательства для архивного хранения электронных документов.
• Перевод большего объема первичных учетных документов в формат XML и обеспечение обмена через ЭДО.
• Переход на машиночитаемые формы доверенностей или полное отказ от использования бумажных МЧД.
• Возможность подписания документов Генеральными директорами через мобильные устройства с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи.

Выводы

Электронный документооборот (ЭДО) в «Росводоканале» не только способствует экономии бумаги и сохранению лесов, но и преображает бизнес-процессы. ЭДО изменяет подход к работе с документами, ускоряя взаимодействие с контрагентами и сокращая временные затраты. Участие пользователей в процессе ЭДО, их стремление к развитию и адаптации являются ключевыми для успешной интеграции новой системы.

ЭДО является технологически сложным и требует от организации определенной степени готовности к изменениям, но при этом обеспечивает более высокий уровень коммуникации с внешними и внутренними контрагентами. Экономическая эффективность и поддержка руководства компании играют важную роль в успешном переходе на ЭДО, что в конечном итоге приводит к снижению издержек и улучшению трудовой мотивации сотрудников.

ЭДО должен быть инструментом, который помогает получать удовлетворение от работы и повышает общую эффективность организации.