Опыт ГК РОСВОДОКАНАЛ: как компания внедряет ЮЗДО

«Росводоканал сегодня» — это крупный игрок на рынке коммунальных услуг, обслуживающий 7 миллионов пользователей. Компания имеет представительства в 10 городах России, обеспечивая качественными услугами водоснабжения и водоотведения жителей:

• Липецка;
• Воронежа;
• Краснодара;
• Оренбурга;
• Орска;
• Тюмени;
• Омска;
• Барнаула;
• Архангельска;
• Южно-Сахалинска .

Специализируясь на поддержании жизненно важной инфраструктуры, «Росводоканал» является неотъемлемой частью повседневной жизни миллионов граждан, внося свой вклад в улучшение условий их быта и поддержание здоровья населения.

О компании

«Росводоканал» подтверждает свой статус ведущего российского оператора в сфере водоснабжения и водоотведения, являясь надежным партнером государства в модернизации коммунальной инфраструктуры регионов страны. Сети компании охватывают 20,3 тысячи километров, что позволяет обеспечивать стабильное водоснабжение на значительных территориях. «Росводоканал» владеет 26% рынка среди частных операторов водоочистных установок (ВиВ), подчеркивая свою значимую роль в отрасли.

Компания ежегодно подает 700 миллионов кубических метров воды, обеспечивая жизненно важные потребности жителей и промышленных предприятий. Это составляет 5% от общего объема рынка ВиВ в России, что делает «Росводоканал» весомым игроком на национальном уровне.

«Росводоканал» — это федеральный лидер жилищно-коммунального хозяйства (ЖКХ), ориентированный в своей деятельности на баланс между экономическими, социальными и экологическими требованиями. Будучи значительным налогоплательщиком, компания способствует созданию рабочих мест и наполнению бюджета регионов, поддерживая тем самым экономику страны. В качестве высокотехнологичного оператора, «Росводоканал» обеспечивает устойчивую работу инфраструктуры, необходимой для удовлетворения потребностей современного общества.

О проекте

Компания реализует амбициозный проект внедрения IT-платформы для управления электронным документооборотом, одобренный финансово-экономической дирекцией компании 30 июня 2021 года.

Проект, получивший название «Проект ЮЗДО», стартовал в августе 2021 года и планируется к завершению в ноябре 2023 года.

Основной функционал проекта включает обмен электронными документами юридически значимого характера, в том числе первичные и финансовые документы, а также авансовые отчеты в рамках РВК. Также проект затрагивает исходящую корреспонденцию, договоры с контрагентами и обеспечивает оперативное хранение документов.

Принципы реализации проекта включают избегание создания новых систем путем объединения функциональности существующих, акцент на автоматизацию рутинных операций, и комплексный взгляд на процессы.

Причина внедрения

В контексте проекта «Росводоканал» столкнулся с рядом препятствий, которые требуют внимания:

• Большой объем операций, выполняемых вручную участниками процессов, включая бухгалтерские операции.
• Значительные накладные расходы, как денежные, так и временные.
• Случаи потери документов, что представляет собой риск для бизнеса.
• Необходимость быстрого старта бизнес-процессов, избегая временных задержек на получение подписанных с обеих сторон договоров.
• Низкая скорость обмена документами, замедляющая рабочие процессы.
• Необходимость упорядочивания процесса обмена документами с контрагентами и передачи документов внутри компании.
• Необходимость контроля скорости подписания документов, чтобы обеспечить своевременное выполнение обязательств.

Этапы проекта

Компания успешно разворачивает масштабный проект ЮЗДО, начавшийся в июне 2020 года и проходящий через несколько ключевых этапов.

Июнь 2020 — Июнь 2021

Начальный этап занимался формированием идей и команды проекта, определением подходов к реализации, экономическим обоснованием и поиском источников финансирования.

Август — Декабрь 2021

Команда сфокусировалась на становлении внутренней команды, налаживании взаимодействий с подрядчиками и формировании первых электронных документов. Этот период также включал выпуск первого релиза проекта, который охватывал электронные договоры, корреспонденцию, авансовые отчеты и отчеты различных департаментов.

Январь — Март 2022

Были замечены уведомления ГД к уведомлениям из СИСЦ, производительности и экономики при работе с УКЭПН, что привело к увеличению продолжительности релизов проекта.

Апрель — Сентябрь 2022

Было активно внедрено использование IT-платформы ЮЗДО, переведены документы в электронный формат, запущен удаленный доступ к УКЭПН для ГД и установлен контроль динамики перевода документов на ЭДО, что позволило улучшить взаимодействие с бизнес-единицами и сформировать принципы реализации проекта.

Октябрь 2022 — Февраль 2023

Достигнуты значимые результаты, включая становление команды поддержки и стабилизацию производственности ИТ-платформы. Были решены проблемы с удаленным доступом к УКЭПН и обращение в ФНС по выпуску мобильных ЭЦП, а также актуализированы эффекты от внедрения ЭДО.

Апрель — Сентябрь 2023

Команда сосредоточила усилия на подведении итогов и закрытии проекта, планировании дальнейшего развития ЭДО в рамках рыночных условий. «Росводоканал» также выиграл конкурс «Лучший ЭДО в России» на СНГ 2023 и получил награды от CFO Russia и ассоциации РОСУЭП.

Октябрь — Декабрь 2023

Реализовался третий релиз проекта, который включал перевод актов сверок взаиморасчетов в ЭДО и возможность определения оператора ЭДО в WSS для корректного обмена договорами. Этот этап также предусматривал проектирование перевода на ЭДО авансовых отчетов и их последующую эксплуатацию.

Какие программы используются

Внедрение ИТ-платформы ЮЗДО стало важным шагом в усовершенствовании бизнес-процессов «Росводоканала». Эта таблица отражает разнообразие систем, которые используются для первичного формирования, подписания и оперативного хранения документов. Различные типы электронной подписи, применяемые в этих системах, обеспечивают необходимый уровень юридической значимости и безопасности документооборота.

Какие проекты перевели в ЭДО

В рамках проекта по переводу бизнес-процессов на электронный документооборот «Росводоканала» были достигнуты значительные успехи в разных отделах компании.

Например, дирекция по персоналу к 2023 году уже перевела 97% своих процессов на ЭДО и планирует увеличить этот показатель до 99% к 2025 году.

Финансово-экономическая дирекция также показала прогресс, увеличив свою долю переведенных процессов с 40% до ожидаемых 95%. Департамент по управлению системой снабжения и дирекция по IT также стремятся к увеличению доли ЭДО в их операциях.

Общий центр обслуживания демонстрирует одни из самых высоких показателей, с 90% процессов уже на ЭДО и целью достичь 95%.

В целом, компания нацелена на оптимизацию своих процессов и повышение эффективности с помощью цифровых технологий.

Прогресс Росводоканала в ИТ-автоматизации

В рамках цифровой трансформации, «Росводоканал» реализовал серию инициатив по внедрению ИТ-систем для оптимизации документооборота. Эти улучшения охватывают широкий спектр операций, от внутреннего учета до исходящей корреспонденции, и включают интеграцию систем, таких как WSSDocs, 1C и СБИС. Достижение эффективности проявляется в ускорении процессов, сокращении затрат и улучшении управления рабочими процессами на всех уровнях организации.

Внутригрупповые обороты

Внутрикорпоративные обороты «Росводоканала» обслуживаются с помощью различных ИТ-систем, обеспечивающих эффективное управление документооборотом.

Системы, такие как 1С:ERP и 1С:Документооборот, задействованы в согласовании внутренних отчетов, оперативном хранении документов и управлении процессами и задачами. СБИС специализируется на подписании УКЭП, в то время как 1С:УПП фокусируется на формировании комплекта первичных учетных документов и их регистрации в учете.

Результаты внедрения этих ИТ-систем заметны: 

• все основные процессы ВФО переведены на электронный документооборот;
• создана база для перевода аналогичных процессов;
• сокращено время на выставление документов и контроль за сроками подписания;
• уменьшен объем рутинных операций для всех участников процесса.

Это привело к повышению эффективности и оптимизации рабочего времени сотрудников.

Авансовые отчеты в части командировочных расходов

Используемые системы, включая Millennium, 1C:УПП и 1C:Документооборот, способствуют автоматизации процессов, начиная от формирования командировочных и завершая оперативным хранением электронных документов. Это приводит к значительным результатам:

• к 2023 году 95% авансовых отчетов переведены в электронный формат;
• процесс формирования отчетов становится менее затратным по времени;
• объем рутинных операций сокращается для всех участников процесса.

Договоры и исходящая корреспонденция

«Росводоканал» активно использует ИТ-системы WSSDocs и СБИС для автоматизации своих процессов договорной работы и исходящей корреспонденции. Эти системы позволяют согласовывать документы, обеспечивать оперативное хранение и отправку исходящей корреспонденции электронной почтой, а также упрощать обмен корреспонденцией внутри компании и мгновенно подписывать УКЭП.

Значительные улучшения были достигнуты: 

• 42% исходящей корреспонденции и 45% договоров теперь обрабатываются электронно;
• ускорился обмен договорами с контрагентами;
• улучшилось начало исполнения взаимных обязательств;
• повысилось качество взаимодействия с контрагентами, что сократило время ответов на запросы абонентов и общий объем рутинных операций.

Служебные записки и протоколы

Для обработки служебных записок и протоколов используется система WSSDocs. Эта система упрощает многие процессы: от согласования документов до их подписания и передачи на исполнение. Благодаря возможности применения простой электронной подписи (ПЭП) и конвертации документов в PDF формат, обеспечивается удобный доступ к документам для всех участников внутри компании.

В результате этих улучшений более 99% документов теперь обрабатываются в электронном формате, что значительно ускоряет подготовку и передачу документов, помогает сокращать накладные расходы и уменьшать объем рутинных операций.

Внутренние учетные документы

В «Росводоканале» две ключевые ИТ-системы, 1C:УПП и 1C:Документооборот, используются для упрощения и автоматизации рутинных задач. Эти системы вносят значительный вклад в повышение эффективности работы, обеспечивая подписание ПЭП, формирование системных документов, оперативное хранение электронных документов, а также управление процессами и задачами.

Благодаря внедрению этих систем, компания достигла впечатляющих результатов:

• перевод до 90% отдельных процессов в электронный документооборот;
• существенное сокращение времени на подписание документов;
• уменьшение накладных расходов и рутинных операций.

Эти улучшения содействуют более эффективному управлению документооборотом и повышают общую производительность внутренних операций.

Первичные учетные документы и Акты сверок взаиморасчетов

Компания осуществила значительный перевод первичных учетных документов и актов сверок взаиморасчетов в электронный формат, используя такие ИТ-системы, как СБИС и 1C:Документооборот. Они позволяют осуществлять обмен документами с контрагентами, подписывать их УКЭП, а также управлять процессами и задачами более эффективно.

В результате было достигнуто более 21% перевода первичных учетных документов в электронный вид, что способствовало ускорению процессов обмена документами и контролю сроков подписания, а также сокращению накладных расходов и объема рутинных операций.

Электронные акты сверок были успешно запущены в ОГЭ 22 июня 2023 года, получив множество положительных отзывов.

Факты проекта

Проект «Росводоканала» нацелен на перевод внутренних документов на электронный документооборот (ЭДО), что позволило минимизировать объем бумажной документации и упростить многие процессы. Разработаны и внедрены положения и приказы, регламентирующие использование ЭДО, в том числе для взаимодействия с контрагентами.

Активное обучение сотрудников и разработка пользовательской документации и видео-инструкций способствовали более глубокому освоению новых процессов.

Благодаря проекту, значительное количество документов переведено в электронный формат, уменьшено время на подписание и обмен документами, а также сокращены накладные расходы. При этом особое внимание уделено контролю сроков подписания документов. В проекте активно участвовали сотрудники различных подразделений, и было проведено множество встреч и обучающих сессий для обеспечения плавного перехода на ЭДО.

Эффективность электронного документооборота

Эффективность ЭДО в «Росводоканале» демонстрирует значительные прямые и косвенные преимущества:

Прямые эффекты (финансовые):

• Ускорение обмена документами и выполнение обязательств.
• Снижение затрат на печать и канцтовары.
• Оптимизация рутинных операций исполнителей.

Косвенные эффекты (качественные):

• Повышение уровня безопасности и сохранности документов.
• Минимизация рисков потери документов и подделки.
• Улучшение внутренней автоматизации и отчетности.

Эти изменения привели к положительному влиянию на общую производительность организации, сокращению бумажного оборота и улучшению статистической отчетности.

Требования для развития ЭДО в РФ

Для усиления эффективности электронного документооборота (ЭДО) в «Росводоканале» необходимо реализовать несколько ключевых инициатив:

• Обеспечение бесшовной роуминговой связи между операторами ЭДО для улучшения взаимодействия и решения проблем.
• Стимулирование перехода на ЭДО на государственном уровне, включая проведение просветительских мероприятий и создание рабочих групп для обсуждения текущих вопросов.
• Принятие законодательства для архивного хранения электронных документов.
• Перевод большего объема первичных учетных документов в формат XML и обеспечение обмена через ЭДО.
• Переход на машиночитаемые формы доверенностей или полное отказ от использования бумажных МЧД.
• Возможность подписания документов Генеральными директорами через мобильные устройства с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи.

Выводы

Электронный документооборот (ЭДО) в «Росводоканале» не только способствует экономии бумаги и сохранению лесов, но и преображает бизнес-процессы. ЭДО изменяет подход к работе с документами, ускоряя взаимодействие с контрагентами и сокращая временные затраты. Участие пользователей в процессе ЭДО, их стремление к развитию и адаптации являются ключевыми для успешной интеграции новой системы.

ЭДО является технологически сложным и требует от организации определенной степени готовности к изменениям, но при этом обеспечивает более высокий уровень коммуникации с внешними и внутренними контрагентами. Экономическая эффективность и поддержка руководства компании играют важную роль в успешном переходе на ЭДО, что в конечном итоге приводит к снижению издержек и улучшению трудовой мотивации сотрудников.

ЭДО должен быть инструментом, который помогает получать удовлетворение от работы и повышает общую эффективность организации.