Любая компания будет работать более продуктивно, если ее деятельность организована правильно. Для этого необходимо контролировать бизнес-процессы, взаимодействие сотрудников, документооборот. Это важно особенно для крупных корпораций, в которых есть отделы с сотнями сотрудников, ежедневно использующих гигабайты информации.
Сейчас, когда информационные технологии активно развиваются, внутрикорпоративная экосистема организовывается с помощью специального программного обеспечения. Нужно правильно определиться с подходящим продуктом и научиться его использовать с максимальной результативностью.
Компания Microsoft выпустила не один продукт, а целую линейку различных приложений под названием SharePoint. С помощью данной платформы можно решать единый комплекс требований: обмениваться информацией, приложениями, управлять ими.
Сотрудники предприятий могут результативно взаимодействовать друг с другом, хранить, находить, структурировать различную информацию и управлять рабочими процессами.
Зарубежные компании уходят с отечественного рынка. Так или иначе они прекращают сотрудничество, ставя под угрозу бизнес всех, кто пользуется импортным программным обеспечением. Многие уже столкнулись со сбоями и проблемами при обновлении ПО. Использование нелицензионного софта предпринимателями грозит штрафами и серьезными проблемами.
Существуют отечественные аналоги зарубежной Microsoft SharePoint. Внедрение таких инструментов позволяет сделать рабочий процесс более технологичным и современным. В зависимости от требований бизнеса можно использовать как онлайн версии продуктов, так и коробочные решения с платной подпиской.
Плюсы SharePoint
Главным преимуществом системы автоматизации от Microsoft является ее высокое качество. SharePoint предназначается для огромных корпораций, у которых в штате несколько тысяч сотрудников в различных странах, и позволяет вести малый и средний бизнес.
Но на практике SharePoint — продукт, который требует значительной доработки в соответствии с условиями заказчика.
Из доступных отечественных альтернатив можно выбрать более-менее усредненное решение, которое позволит решать все необходимые задачи.
Минусы SharePoint
Множество функций делают этот продукт сложным в освоении. Для настройки SharePoint необходимо иметь глубокие знания. Пользователи должны изрядно потрудиться, чтобы научиться обращаться с платформой «на ты».
SharePoint — не самое удачное решение для компаний малого бизнеса. При использовании программного обеспечения от сторонних производителей будут возникать проблемы с совместимостью. В некоторых случаях интеграция невозможна.
СМОТРИТЕ ТАКЖЕ: Basecamp: основные функции, преимущества и недостатки системы
DocTrix Platform как альтернатива SharePoint
DocTrix позволяет автоматизировать бизнес-задачи на Microsoft SharePoint без особых проблем. Переход с одной платформы на другую максимально плавный. Внедрять DocTrix Platform несложно. Для ознакомления с функционалом предварительно можно использовать демо-версию.
В системе доступны готовые функции, которые не нужно писать кодом. Понадобиться лишь качественная настройка, а не программирование. Это является основным преимуществом DocTrix перед аналогами. Дорогостоящие услуги программистов можно заменить силами системного администратора. На это придется потратить куда меньше времени и денежных средств.
Пользователям доступны различные настройки для эффективной организации списка, библиотек SharePoint, а также качественная workflow-система. Пользователи могут развивать DocTrix сами. С помощью данного решения можно самостоятельно сконструировать бизнес-процессы, добавлять в них организационные структуры, настраивать доступ. На документы можно ставить водяные знаки или qr-коды для защиты авторства.
На рынке DocTrix показала качественную масштабируемость и отказоустойчивость, гибкую архитектуру для решения сложных бизнес-процессов. Пользователям будет доступна русскоязычная поддержка. Платформа отличается простой адаптацией под постоянно меняющиеся условия рынка, высокой скоростью конфигурирования приложений, наличием готовых бизнес-модулей.
Развертывание и переход клиента с Microsoft SharePoint возможно осуществить без особых проблем в соответствии с требованиями безопасности персональных данных.
Функциональность DocTrix Platform
Цели внедрения DocTrix в компанию — автоматизировать рабочие процессы, минимизировать количество задач для сотрудников и сократить использование материальных ресурсов. Рассмотрим, за счет чего этого можно достичь в данном ПО:
- списки и библиотеки продуктов (разместив задачи группы в одном централизованном месте, все участники смогут сосредоточиться, общаться между собой и более эффективно выполнять свою работу);
- настройка форм (DocTrix поддерживает настройку различных бизнес-процессов через форматирование, правила, макеты, формы для документов);
- Workflow (обязательная функция для автоматизации бизнес-структуры компании, инструмент позволяет автоматизировать работу, организовать последовательность в соответствии с определенными правилами).
ВАМ МОЖЕТ БЫТЬ ИНТЕРЕСНО: 6 лучших PLM-систем для управления жизненным циклом продукта
Повседневные задачи персонал будет выполнять легко и слаженно. С помощью Workflow можно скоординировать не только действия конкретных людей на каждом этапе бизнеса, но и работу целого отдела, когда нужно четко определить, кто и что должен выполнять:
- Редактор контента. Инструмент интуитивно понятный для всех. Поддерживает адаптивную верстку страниц сайта, предоставляет готовые виджеты, быстрые ссылки.
- Система автоматизированного управления бизнес-процессами DocTrix предоставляет полный доступ к управлению.
- Искусственный интеллект DocTrix позволяет значительно увеличить эффективность работы с документами. В частности, можно проще классифицировать документы, исправлять ошибки, оптимизировать процесс поиска, анализировать необходимую информацию.
- Бот-консультант позволяет получать ответы на стандартные вопросы. С его помощью можно снизить нагрузку на различные отделы (бухгалтерию, административными отделы). Feed-лента будет оповещать сотрудников о тех или иных событиях. Специальные формы быстрой отправки упрощают создание заявок.
- Готовые модули на базе Open Source. Нет необходимости обращаться за помощью к программистам. В DocTrix редактировать формы могут сами участники электронного документооборота, тех или иных бизнес-процессов.
Вывод
Главными представителями корпоративной культуры являются сотрудники компании. Руководитель, внедряющий IT-продукты, должен ориентироваться на них. Грамотная организация деятельности строится на активном вовлечении рабочего персонала в то дело, которым они занимаются. Чувство причастности к выполняемой работе особенно важно для молодого поколения. Молодежь нужно поощрять стабильной зарплатой и создавать здоровую эмоциональную атмосферу в коллективе.
Microsoft позиционирует SharePoint в качестве инструмента для различных компаний, но технологические особенности и реалии бизнеса делают это решение неудачным для многих корпораций малого и среднего класса. На это влияет высокая стоимость лицензии, время реализации проекта, зависимость от операционной системы Windows и сложности в управлении/обслуживании.
DocTrix позволяет получить богатый функционал прямо из коробки, не требует технического обслуживания. Благодаря надежной системе безопасности можно справиться с различными угрозами. В результате компания получает более высокий уровень функциональности за меньшие деньги и за более короткий срок.
DocTrix Platform — современный продукт, который не зависит от импортных производителей. Его стоимость в среднем в три раза ниже аналогичных продуктов, разработанных конкурентами. Сервис особенно актуален для компаний с небольшими бюджетами, нацеленных на потребительский рынок. Системы под управлением DocTrix уже внедрены в более чем 300 различных компаниях по всему миру. Они делают более гибкой автоматизацию бизнес-процессов на основе Microsoft SharePoint.
