Asana: функции, преимущества и недостатки сервиса

Для чего пользователи используют Asana? Это модель графического вывода сведений Work Graph. Она дает коллективам все нужное для координации действий, благодаря ей соблюдаются сроки и выполняются задачи.

Краткий обзор

Asana – специальное приложение, позволяющее руководить задачами в разрезе команд. Разработана и внедрена в жизнь была в 2008 г. соучредителем Facebook Дастином Московицем и экс-инженером Джастином Розенштейном. Авторы проекта опробовали знания по увеличению результативности и отдачи в Facebook.

Разработка была запущена в продажу в апреле 2012 г., а в сентябре 2020 г. состоялась процедура допуска компании к торгам на бирже. После листинга Асану оценили в 5,5 млрд долларов. За последний год инвестиции в компанию стремительно выросли. Аналитики видят будущий рост, инвесторы считают приложение перспективным.

Оно дает возможность бесплатно практиковаться в работе с командой до 15 человек. Платные пакеты услуг начинаются с 10,99 долларов за человека в месяц и доходят до 24,99 долларов.

На заметку! Выгодно оплачивать подписку на год. Пакет услуг будет дешевле, а оставшуюся сумму можно будет пустить в оборот компании.

Функционал

Программное обеспечение как услуга подходит для мини-предприятий и личного пользования. Обладает всем нужным набором возможностей, удобным интерфейсом для упрощенного регулирования проектов. Главный акцент сделан на работу без применения электронной почты.

Каждая команда создает себе удобное и понятное рабочее пространство. В нем находятся разные проекты, а в них расписаны задачи и цели. Участники с особыми полномочиями могут:

• менять задачи;
•  дополнять их;
• комментировать;
• вкладывать файлы по теме.

Полезно знать! Пользователь может подписаться на интересные для себя задачи, следить за ходом событий. По подписке сразу приходят уведомления об изменениях, закрытии, решении задачи.

В 2013 г. Асана разработала раздел «Организации». Это помогло стать ближе к крупным корпоративным заказчикам. Благодаря «Организации» команда в режиме онлайн редактирует и просматривает задачи, в состав участников автоматически добавляются новые сотрудники. Появились важные управленческие критерии для регулирования прав сотрудников внутри группы. В январе 2015 г. компания предложила приложение на Android, что в разы увеличило аудиторию пользователей.

СМОТРИТЕ ТАКЖЕ: Как работает RealSpeaker — перевод речи в текст

Доски

Вся нужная информация закреплена. Ни один рабочий момент не будет упущен из виду. Доски помогут:

• быстро оценить статус работы;
• отобразить стадии выполнения промежуточных задач;
• помочь понять, куда двигаться дальше;
• спланировать шаги;
• продолжить свободное движение вперед.

Хронология: все идет по плану

Создается план-помощник для выполнения работ по графику точно в срок, несмотря ни на какие изменения.

На заметку! В плане видна зависимость разных частей проекта друг от друга.

Универсальная отчетность: все процессы под контролем

Важно быть в курсе состояния поставленных перед командой задач, вовремя помочь, верно направить коллег. Моментальная реакция на возникший вопрос позволяет находиться в центре событий и быть единым механизмом с командой.

Автоматизация

Больше не нужно заниматься нелюбимой рутиной. Программа сделает это за автора. Стоит заниматься лишь творчеством, не отвлекаясь на рабочие мелочи. Асана сэкономит время и энергию. Есть прекрасная возможность упростить рабочие процессы и сократить количество ошибок до минимума.

Стандартные схемы: запрос по форме и ничего лишнего

Иногда за объемом информации теряется суть вопроса, возникает недопонимание. Теперь создают стандартные шаблоны, в них заказчики удобно и понятно для себя составляют запрос по проекту, указывают требования, грамотно оформляют техническое задание.

ВАМ МОЖЕТ БЫТЬ ИНТЕРЕСНО: Что такое IVR

Календарь: время на вашей стороне

Планировать этапы выполнения проекта, управлять временем, находить перегруженные дни, освобождать их и оптимизировать, оперативно искать недочеты, устранять их и двигаться вперед – календарь поможет увидеть реальное положение дел.

Портфели: понятен статус в реальном времени

Посредством портфелей в реальном времени выполняется несколько задач. Благодаря им удается превентивно влиять на риски и своевременно объявлять о важных событиях.

Загрузка: баланс вовлеченности и занятости коллектива

Функция показателя загрузки сотрудников помогает понять, насколько грамотно распределены обязанности.

На заметку! Отслеживается, чтобы работники выполняли работу в посильном объеме и в срок, а также оставалось время на идеи, инициативы в проекте.

Интеграции: технологии для работы

Чтобы не прыгать из приложения в приложение, Asana собрала свыше 100 интеграций ЭП, заявок, перенесла в сервис полезные в работе технологии. Отслеживаются цели компании и ключевые моменты на пути к ним, чтобы человек осознавал, насколько его работа влияет на общий успех.

Настраиваемые поля

Выделяют информацию, которая важна для группы лиц, подразделения или компании. Это выполняется посредством настройки полей, что позволяет держать нужные моменты и детали в центре внимания.

Шаблоны

Не изобретают колесо. Популярные рабочие процессы преобразуются в шаблоны. По ним сотрудники четко выполнят требуемую задачу.

Конфиденциальность

Группы и проекты создаются закрытыми. Это безопасное для всех участников, конфиденциальное и защищенное рабочее пространство.

ИНТЕРЕСНО: Что такое vCPU

Администрирование: данные под контролем

Встроено управление учетной записью внутри группы в Asana. Происходит полное обеспечение безопасности и отслеживание того, насколько эффективно сотрудники используют программу.

Особенности

Asana имеет обширный функционал, возможности, которые идеальны для совместной работы всего отдела, что способствует быстрой обработке задач и CRM. Однако для команд, выходящих за область Kanban-досок, возможностей для грамотного управления проектами и своевременного реагирования может не хватить.

Можно применять в работе визуализации:

• календарь;
• доску;
• диаграмму Ганта.

Асана 2 раза получила почти максимальные 4,5 балла из 5 от Magazine. В 2017 г. Asana названа одним из лучших приложений для командной работы и повышения производительности. Издание обратило внимание на оптимально разработанный дизайн, интерактивность с плавным выводом, большое количество участников из более чем 100 стран мира.

Преимущества

В 2021 г. Inc. Asana вошла в перечень компаний с лучшими рабочими местами. Fast Company присвоила Asana статус 15-й самой инновационной компании, внесла в перечень Brands That Matter.

Безопасный список функций

Позволяет команде общаться в одном месте без необходимости переключаться между приложениями.

Разнообразие форм рабочего места

Помогает наблюдать за стадиями проекта, объективно понимать рабочую нагрузку различных членов команды.

Разнообразие способов настройки

Соответствует потребностям организации (настройка шаблонов, полей, теги).

Впечатляющая интеграция

Связь со сторонними приложениями. Удобно и быстро все вопросы решать на одной платформе.

Недостатки

Не сразу интуитивно понятно, как начать пользоваться приложением.

Asana может не подойти для работы

Сотрудникам может понадобиться некоторое время для освоения и изучения системы. С регулярной практикой управлять процессами станет легче. Команды, которые выбирают гибкую методику, могут посчитать Asana недостаточной, несмотря на то, что она предлагает возможности Kanban.

Недоработанная поддержка

У программного обеспечения нет поддержки единого вида задач и подзадач. Есть вероятность пропустить некоторые рабочие элементы.

Слабая мультифункциональность

Нет возможности назначить несколько сотрудников на одну задачу. Это может привести к путанице, ведь необходимость такого назначения вполне вероятна. С точки зрения потребностей разработчиков, возможностей Asana может не хватать. Сокращенное обеспечение может затруднить обмен элементами кода в команде разработчиков.

Внимание! Если добавить недостающие расширения для Bitbucket, GitLab, GitHub и другие, Asana идеально подходит для компаний в сфере продаж и маркетинга.

В июне 2012 г. Asana презентовала новый раздел системы «Входящие». Он запущен для минимизации общения клиентов Asana по почте. Эксперты уверены, что это только первый шаг в сторону пост-email приложений. С помощью раздела Inbox пользователи могут менять задачи, вносить комментарии, изменять контрольные даты, выполнять действия, ранее возможные только в электронной почте.

В апреле 2012 г. был выделен отдельный API для разработчиков от других коллективов. У Asana реализовалась возможность интеграции с нужными инструментами, в результате чего продуктивность увеличилась:

• Jira;
• Google Диск
• Dropbox
• Instagantt;
• Evernote
• Harvest;
• Zendesk;
• DigiSpoke.

В Asana следят за всеми действиями и равномерной нагрузкой на каждого сотрудника. Пользователи получают диаграммы (в обновленном виде) и другие визуальные отчеты, делятся данными о статусе, решают проблемы, задают необходимый темп работы.

Приложение дает экономию 50 ч. в неделю на совещаниях. Теперь есть время заняться действительно чем-то интересным. Какой функционал возьмете в проект?