Современную жизнь сложно представить без инструментов, связанных с управлением проектами. Тем более это касается любых рабочих команд, начиная от ИТ-отделов в крупных компаниях, заканчивая стартапами.
Trello — одна из самых популярных разработок в этой сфере. Это таск-менеджер, который отличается функциональностью, понятным интерфейсом и удобством. Стоит присмотреться к программе и особенностям, которыми она обладает.
Краткий обзор
Trello — так назвали платформу, помогающую работать с применением облачных технологий. Работа сервиса основана на принципах канбан, благодаря которым организовать управление командами, проектами стало легко, вне зависимости от масштаба.
В качестве примера можно привести наглядную схему, которая даст представление о том, как организована работа. Есть карточка, которая перемещается по трём основным этапам или спискам:
- Сделать или To-Do.
- В работе, doing.
- Готово. Done.
Первый список состоит из запланированных проектов, второй включает задачи, выполнение которых осуществляется в данный момент, в третьем — то, что завершено.
Перемещение по спискам для карточки проходит до завершения процесса.
К работе с карточкой подключают разных специалистов на каждом из этапов — это может быть программист, дизайнер или верстальщик. Решение для команд актуально при большом штате сотрудников. Авторитетные исследования подтверждают эффективность канбана на практике.
СМОТРИТЕ ТАКЖЕ: Dictation.io — эффективный блокнот для перевода речи в текст
Функционал
Работа системы построена так, чтобы взаимодействие между сотрудниками упрощалось на каждом из этапов. Важно повышать скорость и качество работы. «Доска» — основной инструмент, позволяющий добиться нужного результата. Так называют раздел, где закрепляются задачи.
Команды
Команды — это люди, которые выполняют задачи. Обычно в них несколько специалистов, которых объединили друг с другом в рамках одного проекта. Команды приватные, но можно выбрать и публичный вариант.
Есть два варианта добавления участника:
- Кнопка «Пригласить».
- Использование раздела «Участники» . Он находится в левом навигационном меню. Для приглашённых к рабочему пространству здесь задают инвайты, вводят электронные почты.
На конкретные доски, карточки не составит труда добавить команды, определённых участников. Для этого нужно открывать инструмент и в меню с правой стороны выбрать кнопку «Участники». Уведомления с изменениями отправляют каждому пользователю после того, как он стал участником. Например, когда карточки движутся по спискам, появляются новые комментарии.
ВАМ МОЖЕТ БЫТЬ ИНТЕРЕСНО: Как работает RealSpeaker — перевод речи в текст
Доски
Здесь речь о самостоятельных подобиях проектов. Достаточно открыть раздел досок, затем выбрать создание нового инструмента. После этого открывается окно с функциями по созданию досок. Можно одновременно добавлять одну или несколько карточек, которые группируются по какому-либо признаку.
Недавно появилось несколько новых функций:
- Видимость. Создаются приватные доски только для добавленных участников, либо доступ получают все участники рабочего пространства. Некоторые варианты могут просматривать только сотрудники компании, но могут создаваться и доски, открытые для изучения любым пользователем.
- Приглашение. Для быстрого добавления пользователей к доскам.
- Фильтр. Чтобы быстрее искать карточки, участников, метки и так далее.
- Меню. Здесь можно открыть глобальные настройки: пользователям разрешают редактировать логи действий, улучшения, автоматизацию, стикеры, вид карточек и фон вместе с общим описанием.
- Автоматизация. Здесь управляют отчётностью и кнопками, правилами.
ИНТЕРЕСНО: Что такое IVR
Списки
Каждая из задач в программе снабжается этапами работы, которые фиксируются в колонках или списках. Тремя классическими колонками дело не ограничивается, досок бывает и больше. Это особенно актуально, если речь о серьёзных проектах, допускающих масштабируемость. Можно выбирать любые этапы работы в зависимости от того, какие бизнес-процессы организованы.
Три списка появляются по умолчанию, но это не единственная возможность. Можно добавить ещё одну колонку, нажав на часть с плюсом. Необязательно каждый раз вносить что-то новое: пользователи могут переименовывать уже существующие части. Для этого достаточно выбрать название.
Списки тоже бывают:
- Командными.
- Приватными.
- Публичными.
Получение доступа предполагает использование кнопки с тремя точками.
Списки в Trello предполагают выполнение таких действий:
- Архивация.
- Архивация всех карточек.
- Перемещение всех карточек.
- Внедрение автоматизации по признаку.
- Сортировка по признакам.
- Подписка.
- Перемещение списков.
- Копирование.
- Добавление карточек.
Карточка
Название самостоятельных задач, на выполнение которых назначают участников. Нужно выбрать пункт добавления карточки для создания нового элемента. Остаётся только назвать элемент, а затем сохранить его.
Каждая карточка сопровождается определённым набором параметров:
- Поле ввода с комментариями (в том числе разрешают ставить теги на участников).
- Действия.
- Поля описания.
- Заголовки.
Обязательные поля и требования в системе Trello отсутствуют. Допустимо создавать как самые простые варианты, так и повышенной сложности. Разрешается добавлять сложные технические задания, где есть несколько документов и целей.
Добавляют не только документы, но и другие виды файлов. После добавления нужного контента пользователи могут легко с ним знакомиться. Удобна функция просмотра пользователей, которые редактировали карточки, вносили другие изменения. Можно отслеживать любые виды действий.
Поддерживается упрощённый язык разметки. При помощи меток и цветов записки становятся разнообразнее. Легко добавлять комментарии, такие действия разрешены для любого из участников, если только карточка не полностью приватная.
Дедлайны нужны, чтобы следить за сроками сдачи. Карточки легко перемещаются в любые списки, между друг другом. Внутри них добавляются чек-листы. Это актуально для многосоставных целей, чтобы облегчить работу.
И это только часть функций, доступных пользователям любого уровня.
Преимущества
Сервис обладает массой преимуществ, что и сделало его таким популярным.
Простота
Внедрение упрощается для любых сфер и проектов, команд. Этому способствует понятный интерфейс. Канбан-доски созданы так, чтобы распределять задачи по трём спискам, управлять ими путём перетягивания. Главный плюс в том, что с таким интерфейсом легко разбираются даже дети.
Функционал
Внешне эта система кажется очень простой, но одновременно с этим у неё действительно много функций.
- Календарь.
- Системы с метками, горячими клавишами и уведомлениями.
- Подробная история действий.
- «Умная» система поиска и т. д.
К полному функционалу откроет доступ любой пользователь вне зависимости от того, настольное или мобильное у него устройство.
Универсальность
Система не ограничивает никого по количеству команд, проектов. Маркетологи, копирайтеры, менеджеры проектов или продуктов, разработчики и дизайнеры — использовать инструменты можно везде. Масштаб и вид деятельности не имеет значения. Программа может стать отличным таск-менеджером для конкретного человека.
Доступность
Большая часть функций работает без ограничений по количеству участников, срокам пользования и другим параметрам. Есть платная версия. Единственное её отличие от бесплатной — возможность загружать файлы больших объёмов. Ограничения по количеству используемых сторонних приложений после этого тоже снимаются.
Интеграции
Интеграция с внешними сервисами делает работу в системе удобнее и быстрее, продуктивнее.
Недостатки
Их не так много, но некоторые пользователи всё же сталкиваются с проблемами.
Отсутствие некоторых функций
Пользователи отмечают, что переписка с другими участниками оказывается неудобной и слишком запутанной. Не хватает дополнительных объяснений по этому поводу.
Ограничения в работе
Некоторые сталкиваются с тем, что сложно скачивать документы прямо из системы.
О каких особенностях ещё надо знать
Иерархия формируется пользователем в зависимости от удобства. Срочные карточки обычно находятся внутри списка, а остальные размещаются в нижней части. Когда управляют проектами, просто нажимают на левую карточку левой кнопкой мыши, перетаскивая информацию в подходящую область. Функционал расширяется, если программу открывают администраторы.
Например, они могут:
- Создавать описания для досок.
- Удалять права у пользователей, вносить в них корректировки.
- Заводить приватные доски с задачами персонально для каждого сотрудника.
Администратор часто руководит командами, группами. Отдельные доски с задачами передаются каждой группе. Участники создают задачи или редактируют и удаляют их.
Можно не бояться за безопасность, в этом плане сервера системы соответствуют всем стандартам международного уровня. Об этом говорят и полученные сертификаты, например, ISO 27001. Это гарантирует защиту любых пользовательских персональных данных. Соединение с сайтом предполагает применение современного способа шифрования. Здесь применяют сертификат с кодировкой HTTPS, sha256RSA.
Сам пользователь тоже может регулировать настройки, связанные с безопасностью. Например, доступ к тем или иным доскам. Их открывают для всеобщего изучения или для определённых участников. В первом случае просматривать информацию могут даже пользователи, которые не прошли регистрацию.
Установка плагинов способствует расширению имеющихся функций. Есть ограничения по количеству подключаемых инструментов, они определяются тарифами. Например, в бесплатной версии вообще можно устанавливать только одно дополнение. Именно они часто отвечают за интеграцию со сторонними сервисами, к примеру, с OneDrive, Dropbox, Drive.
Количество доступных языков интерфейса — ещё одна особенность, по которой Trello отличается от аналогов. Всего доступно 22 языка, среди которых и русский.
Объём прикрепляемых файлов определяется тарифом. В бесплатной версии доступно только 10 Мб. При покупке другого тарифного плана цифра быстро увеличивается на нужную величину.
Изменение фона сервиса улучшает пользовательский опыт. Достаточно пару раз нажать мышкой, чтобы выбрать вариант. В бесплатной версии пользователям только нельзя добавлять свои картинки. Доступны стандартные фоны природы.
Есть веб-версия или приложение, разработанное как для персональных компьютеров, так и для мобильных устройств. Последний вариант повторяет веб-функционал в полном объёме. Аналогичные функции доступны и мобильным клиентам, но они не могут видеть доски целиком из-за того, что рабочее пространство ограничено. Ситуацию не исправляют и экраны, повёрнутые в другую сторону.
Enterprise и Business Class — варианты тарифов, доступных для пользователей. Второй подходит небольшим предприятиям, ведь в этом случае можно оплатить тариф индивидуально за каждого из участников, например, 12,5 долларов или почти 10 долларов, если оплачивается весь год. Второй тариф разработан для компаний от 20 человек. За одного пользователя вносится от 20 долларов. Тестовая версия для тарифов отсутствует.
Заключение
Если малое или среднее предприятие заинтересовано в том, чтобы повысить качество, скорость работы — Trello станет отличным инструментом. Это безопасный сервис, который поддерживает большое количество языков. Плагины позволяют заполнять пробелы в функциональности. Мобильная версия неудобна для пользователей и требует совершенствования.
