Процесс внедрения WMS-систем: основные этапы, распространенные ошибки и практические рекомендации

WMS – это информационная система, обеспечивающая автоматизацию складских процессов. Это, как правило, логистическое управление, подразумевающее составление плана и контроль за перемещением запасов и техники, работой персонала. Внедрение WMS способствует уменьшению расходов на поддержание работы склада, предотвращению многих ошибок, которые допускает персонал. Благодаря такой системе можно быстро получить информацию о месте размещения и количестве необходимого товара.

Когда стоит внедрить WMS

Нужно ориентироваться на оборот, ассортимент и количество продукции.

Устанавливать программу WMS рекомендуется если:

• у организации много товаров, когда возникает необходимость в их распределении по конкретным зонам;
• несколько складов, и для их управления требуется согласованность;
• предприятие специализируется на производстве различной продукции, которую некоторое время нужно хранить;
• у компании сеть складов, которые отгружают товар пользователям, использующим один сайт или одно приложение, установленное на мобильном устройстве;
• численность персонала достигает более 50 человек, в рабочем процессе участвуют десятки единиц транспорта и специальной техники;
• площадь складского помещения свыше тысячи квадратных метров.

За счет WMS заказчик тратит минимум времени на ожидание получения счетов по стоимости услуг или работ.

Этапы внедрения WMS-системы

Установкой и запуском программы предприятия могут заниматься самостоятельно или же пригласить специалистов из IT-сферы. Желательно воспользоваться помощью профессионалов, поскольку они лучше настроят процесс, а также обучат сотрудников организации.

Вебинар: Этапы внедрения WMS и зачем это нужно

Этапы, из которых состоит внедрение автоматизации склада:

1. Проанализировать цели и составить задание.
2. Разработать схему осуществления технологического процесса компании. На этом шаге типовые действия, касающиеся грузов и подготовки складского помещения, в обязательном порядке документируются.
3. Определить, в каких аппаратах нуждается предприятие, чтобы организовать функционирование склада.
4. Выбрать программу или же сделать заказ на разработку с нуля.
5. На следующем этапе устанавливают и настраивают приложение.
6. Далее выполняется тестирование программы. При необходимости исправление ошибок.
7. WMS готовят к работе на постоянной основе, привязывая к 1С.

После того как система будет внедрена в работу, IT-специалисты оказывают поддержку и проводят обучение сотрудников бесплатно. Персонал складского помещения за минимальное время получает знания и навыки по работе с программой, а руководитель – контроль над работниками.

Критерии выбора WMS-систем для внедрения

Часто владельцы бизнеса не знают, какая WMS-платформа лучше подойдет для работы. Рекомендуется обратить внимание на следующие факторы:

• Web-интеграция. Необходимость в интеграции с корпоративными программами и сервисами.
• Настройки. Совместимость между собой и оборудованием. Только так можно обеспечить предприятию бесперебойную работу. WMS должна быть предназначена для 1С.
• Функциональность. Во внимание принимаются не только потребности, но и требования организации. Например, предусмотрено ли программой управление сразу несколькими складами, может ли работать на мобильных устройствах, предназначена ли для анализа данных по сотрудникам и подходит ли по другим критериям. Также изначально учитывают вероятность расширения бизнеса и в начале уже закладывают возможность модификации функционала в будущем.

• Скорость и трудности с внедрением. Здесь стоит смотреть на такие факторы, как изменения, связанные с увеличением площади складского помещения или же, к примеру, количества отчетности. От длительности работы зависят эффективность и результат.
• ИТС – информационно-технологическое сопровождение. Когда возникают проблемы или требуется обновление ПО, должна быть оперативная связь с компанией, обслуживающей его, для быстрого решения подобных вопросов.
• Техподдержка. Наличие круглосуточной горячей линии у фирмы-исполнителя.
• Интерфейс. Простой и понятный функционал, не сложный в настройках.
• Цена. Окончательная стоимость будет зависеть от наличия дополнительных услуг.

Необходимо выбирать такое решение, чтобы легко можно было адаптировать под конкретный бизнес с учетом требований.

Виды WMS-систем для управления складом

При выборе комплектов стоит ориентироваться на стратегии, потребности и задачи организации.

Варианты:

1. Коробочная. Это готовая к установке программа. Внедрение происходит сразу блоком. Функционал ограниченный, предусматривающий выполнение стандартных действий – прием продукции, размещение, отгрузка и прочие. Надежна и приспособлена для работы небольшого складского помещения.
2. Заказная. Для каждого склада написание программы происходит в индивидуальном порядке. При разработке специалисты учитывают пожелания пользователя. При этом процесс тестирования и настройки занимает немало времени.
3. Адаптируемая. Дополняется функциями и задачами, также создаются отдельные подсистемы.

Вне зависимости от того, какого вида платформа будет приобретена, при наличии на складе стандартного оборудования внедрение программы несложное при условии, что операции выполняются с учетом требований и согласно прямому назначению.

Составные части WMS-системы

Главными составляющими ВМС-набора являются оборудование, обеспечивающее процесс автоматизации, и само программное обеспечение. Выбирая и то, и другое, необходимо принимать во внимание задачи, которые ставит перед собой предприятие, и объем предстоящих работ.

ПО – это:

• БД (база данных) – хранится информация, касающаяся действий с грузом, их характеристик и данных о состоянии на настоящий момент, также сведения о клиентах;
• интерфейс – специальное приложение, обеспечивающее введение данных на компьютер, а также контролирующее операции по осуществляемым действиям;
• инструменты и вспомогательный софт;
• доппрограммы, помогающие реализовывать бизнес-логику.

Оборудование:

• программа, настраиваемая под конкретную организацию;
• сервера и компьютеры;
• устройства, помогающие в организации функционирования складского помещения – сканеры, терминалы, передатчики сигнала, техника, считывающая штрих-коды, и прочее;
• дополнительные элементы – каналы, переходники, розетки и так далее.

Оборудование и программу подбирают специалисты с учетом целесообразности их применения и совместимости.

В каких сферах применяют системы автоматизации склада WMS

Внедрение автоматического управления и контроля делает лучше работу любого склада. Применение такого подхода возможно не только для масштабных центров логистики, но также и для средней компании.

Где используется WMS:

• дистрибуция – специализация на выполнении таких задач, как прием, хранение и отправка продукции;
• производство – контролирование функционирования складских помещений с сырьем и готовыми изделиями;
• почта;
• услуги операторов полной логистики – упаковка, маркировка, перемещение, отгрузка и другие операции.

Какие расходы и риски снижает WMS-система

Среди таковых выделяют:

1. Хранение. Программа помогает рационально распределить площади, которые есть у предприятия и выполняют функцию склада. Это позволяет снизить вероятность внезапной порчи продуктов – система заранее даст понять, что срок годности того или иного товара на исходе.
2. Фонд отчислений зарплаты. Автоматизированная работа склада повышает производительность и скорость выполнения действий. В результате нет необходимости в большом количестве кладовщиков. Это экономия на расходах, предназначенных для оплаты труда.
3. Документация и отчетность. На основании введенных данных программа сама выполнит необходимые расчеты.
4. Инвентаризация. Не надо вручную пересчитывать товары. Автоматизированный процесс занимает минимум времени.

Использование WMS на предприятии способствует сокращению вероятности возникновения ошибок, когда выполняются определенные действия, связанные с работой складского помещения – прием, обработка, упаковка, возврат, отправка и так далее. Также система позволяет снижать процент краж товаров в организации, повышает доверие потребителей.

Что лучше: WMS-система или ERP

Автономный подход позволяет планировать работу склада и следить за результативностью деятельности сотрудников в реальном времени. Проведение анализа информации происходит таким образом, что на основании данных можно найти лучшее место, чтобы разместить поступивший груз. При внедрении WMS также есть возможность применять допмодули. Это может быть, например, бухучет и работа с клиентами.

ERP считается универсальной системой. С ее помощью происходит планирование ресурсов организации и автоматизация работы всех ее отделов. В большинстве своем ERP применяется с целью упрощения процесса передачи данных между областями, функционирующими друг с другом.

Обе системы важны для организации работы любого предприятия. Их внедрение в компанию – это помощь при работе с поставками, значительно повышающая уровень качества управления всеми процессами, связанными с продукцией, имеющейся на предприятии. Обработка информации происходит различными способами. Данные могут быт серверными и облачными, могут поступать в реальном времени.

1С ERP или 1С WMS Логистика Управление складом — что выбрать для автоматизации адресного хранения

Преимущества использования системы WMS

За счет внедрения автоматизации есть вероятность получения следующего результата:

• повышение производительности и качества выполняемых действий;
• увеличение пропускной способности складского помещения – за одно время обрабатывается больше грузов, при этом не требуются дополнительные ресурсы (сотрудники, техника, оборудование);
• сокращение расходов на хранение товара и связанных с этим операций;
• эффективное использование помещений, увеличение их вместимости;
• рациональное планирование движения погрузчиков;
• повышение точности сборки заказов: сокращается количество недовольных потребителей и число заказов на возврат, что также требует привлечения дополнительных ресурсов;
• точность учета – подразумевает оперативное поступление информации в базу, отсутствие лишних запасов и проблем, возникающих при недостаче продукции.

Всегда ли оправданно внедрение WMS

Несомненно, преимущества есть, и они существенные. Прежде всего это тотальное управление и контроль, оптимизация складских процессов. Внедрять подобные продукты целесообразно, если речь идет о складах ответного хранения или о больших распределительных центрах. Для комплексного внедрения потребуется не менее трех миллионов рублей, что при небольшом складе окупится только минимум через 5 лет.

Не исключены трудности с внедрением программного обеспечения среди контрагентов. Как правило, многие не имеют представления об автоматизированной работе, или отсутствует желание учиться новому.

При учете этих факторов для повышения производительности организации при наличии складских помещений небольших размеров иногда лучше использовать доступные варианты со стандартным набором функций и по приемлемой стоимости.

Когда на складе нужна WMS, а когда не нужна. Оценка критериев.

Внедрение WMS: типичные проблемы и способы их решения

Как правило, практически каждое предприятие хочет запустить процесс в короткие сроки и с минимальным затратами. Уже на этом этапе под угрозу попадает успешность и эффективность деятельности в будущем. И первая трудность, с которой часто сталкиваются компании – это выбор ПО.

Чтобы правильно подобрать подходящую программу, нужно еще на этапе планирования определить, какие функции подойдут для конкретного предприятия. Если компания небольшая, оптимальным решением будет «коробочная» система. Когда в планах расширение, предпочтение желательно отдавать индивидуальной версии с возможностью дополнения функционала.

Следующая проблема – это скорость внедрения WMS. Такое возможно только в том случае, если на складах предусмотрены типовые процессы. В иных ситуациях не исключены сложности с переносом данных, на что потребуется дополнительное время, чтобы перенастроить систему.

Также нередко возникают трудности на этапе анализа и описания производственных процессов. Если не владеть информацией о реальном состоянии дел, то на разных стадиях проекта могут возникать новые бизнес-процессы, которые в конечном итоге приведут к непредсказуемым последствиям.

Еще одна проблема – рост расходов на проект. Точные требования, подробно описанные бизнес-процессы на начальном этапе – это успех конечного результата проекта.

Ошибка также может заключаться и в том, что заказчик мало внимания уделяет процессу внедрения системы, тем самым перекладывает всю ответственность на разработчиков. Чтобы в результате не получить не тот продукт, который был запланирован изначально, необходимо активно участвовать в работе и оперативно реагировать на просьбы фирмы-разработчика.

Должное внимание также стоит уделить и обучению персонала. Если сотрудники не будут знать, как правильно пользоваться WMS, даже при полной автоматизации будет много ошибок.

Факторы успешного внедрения WMS-системы

Чтобы внедрение прошло успешно, рекомендуется ориентироваться на несколько факторов:

• Определить проблему и потребности склада. Это анализ и выявление ошибок. Присутствуют в таких процессах, как разгрузка (например, одновременное нахождение большого количества машин на территории при нехватке мест), приемка товара (скорость, пересорт и так далее), размещение (отсутствие достаточного места, неправильное указание ячеек и прочее), отбор продукции, несоблюдение сроков (пополнения зоны, упаковки, обработки заказов), отгрузка, недобросовестная работа сотрудников склада. После того как проблемы будут обнаружены, нужно прийти к четкому пониманию способов улучшения работ складского помещения и внести эти изменения в план.
• Организационные моменты. Оргструктура включает заказчика, куратора проекта, руководителя, главного пользователя и специалиста. У каждого из перечисленных лиц свои задачи.
• Компетенции персонала. Важно понять, смогут ли они сами рассказать о текущей работе склада, а также спланировать бизнес-процесс «как будет». При оценке учитываются особенности функционирования конкретного склада. При простых действиях сотрудники в состоянии самостоятельно описать процессы. Иными словами, рассказывают, какой видят работу склада и какие требования к WMS.

• Выбор продукта. Конечное решение зависит от потребностей и сложностей процессов.
• Вариант реализации проекта. После утверждения требований к WMS и выбора ПО определяются с вариантом внедрения продукта – самостоятельно, с подрядчиком или только его силами. У каждого способа свои преимущества и недостатки. Подойти к этому вопросу нужно с ответственностью.
• Этапы запуска. Это планирование работ согласно выполнению последовательных шагов. Как правило, это подготовка (исполнитель и заказчик должны одинаково понимать цели и конечный результат проекта), проектирование – согласование документации, связанной с техническими аспектами (правила настройки, описание работы на конкретном примере). Сюда также входит настройка и доработка, обучение сотрудников, тестовая и промышленная эксплуатация, сопровождение.
• Технология запуска. Это план, по которому проект будет вводиться в работу. Для успешного выполнения нужно провести оценку знаний персонала относительно пользования компьютером, наладить коммуникационные каналы, провести подготовку оборудования, промаркировать склад.

WMS-системы способствуют автоматизации работы складских помещений, что делает управление простым и точным. При настройке программы ориентируются на цели и задачи конкретного предприятия. При грамотном планировании этапов процесса внедрения успех предприятию гарантирован.

Как считаете, целесообразно ли внедрение WMS в небольших и средних компаниях?