Docsvision 5.5: обзор ВРМ системы от компании ДОКСВИЖН

Встречайте новую версию платформы Docsvision 5.5 – ведущего решения для управления корпоративными документами и бизнес-процессами от компании ДОКСВИЖН. Эта обновленная версия предлагает ряд инновационных возможностей и усовершенствований, призванных упростить работу с документами, повысить эффективность бизнес-процессов и обеспечить высокий уровень безопасности данных.

Давайте рассмотрим основные функциональные возможности и преимущества, которые предлагает Docsvision 5.5 для организаций различных отраслей.

Краткий обзор системы

Docsvision 5.5 представляет собой современную BPM/ECM платформу, разработанную для крупных предприятий и государственных компаний. Основными преимуществами системы являются высокая гибкость настройки под индивидуальные потребности предприятия, возможность эффективного управления бизнес-процессами и обработки документов, а также интеграция с ведущими корпоративными информационными системами.

В отличие от предыдущих версий, Docsvision 5.5 разработана как CSP-платформа, что обеспечивает отсутствие ограничений по нагрузке и возможность масштабирования системы в соответствии с ростом бизнеса. Система обеспечивает быструю работу с документами, обеспечивает удобный поиск и доступ к данным благодаря использованию современных технологий кэширования и интеграции с Elasticsearch.

Docsvision 5.5 также отличается удобством установки, обновления и обслуживания благодаря модульной архитектуре, что позволяет устанавливать и обновлять каждый модуль отдельно, минимизируя простои системы и упрощая работу IT-отдела заказчика. Система обеспечивает простую интеграцию с другими корпоративными информационными системами, включая 1С, SAP и другими, что значительно упрощает процесс внедрения и использования.

Docsvision 5.5 предлагает удобный и мобильный интерфейс, позволяющий работать с системой с любого устройства, а также возможность работы из электронной почты, что упрощает процессы согласования и обработки документов. Обучение пользователей не требуется благодаря простоте и удобству интерфейса, что делает систему доступной и эффективной для широкого круга пользователей.

Важные отличия от конкурентов

Docsvision 5.5 отличается от конкурентов своим высоким уровнем гибкости и настраиваемости, обширным набором функциональных возможностей и удобным пользовательским интерфейсом.

Высокая мобильность и доступность с любых устройств

Docsvision работает в вебе, что обеспечивает пользовательский доступ с любых устройств, подключенных к сети. Это позволяет пользователям работать с системой в любом месте и в любое время, что особенно важно для современных бизнес-процессов, требующих мобильности и оперативной реакции на изменения.

Интеграция с ведущими корпоративными информационными системами

Docsvision обеспечивает легкую интеграцию с ведущими корпоративными информационными системами, такими как 1С, SAP и другими. Это позволяет пользователям использовать все преимущества своих текущих систем, сохраняя при этом единую точку доступа и управления бизнес-процессами.

Развитая система архивирования и контроля версий

Система архивирования Docsvision включает в себя широкий спектр функций, таких как сканирование и распознавание текста, регистрация штрих-кодов, структурированное хранение контента и контроль версий. Это обеспечивает эффективную работу с документами и обеспечивает безопасность и надежность хранения информации.

Курсы для подготовки специалистов к работе в системе

Для обеспечения эффективного использования системы, Docsvision предлагает курсы обучения, направленные на подготовку специалистов к работе с платформой. Это включает как обучение по основам использования системы, так и специализированные курсы по конкретным функциям и инструментам. Такой подход позволяет организациям максимально эффективно использовать потенциал Docsvision и обучать свой персонал с минимальными затратами времени и ресурсов.

Комплексная автоматизация управления

Docsvision предлагает интегрированное решение для управления всеми аспектами бизнеса, включая архивирование, делопроизводство, работу с документами и контролем задач. Система обеспечивает полный цикл обработки документов: от сканирования и распознавания текста до согласования, выдачи поручений и контроля исполнения задач.

Возможность регистрации официальных документов, автоматизация процессов обращения клиентов и ведение реестра договоров делает Docsvision идеальным выбором для комплексной автоматизации управления на предприятии.

Специализированные отраслевые решения

Docsvision предоставляет специализированные решения, адаптированные под требования различных отраслей бизнеса. От секторов государственного управления до банковской сферы, нефтегазовой промышленности и агрокомплексов — система предлагает готовые интеграционные схемы и инструменты, учитывающие специфику каждой отрасли. Это позволяет пользователям получить оптимальное решение, наиболее подходящее для их бизнес-процессов.

Дополнительные компоненты при доплате

Помимо базовых функциональностей, Docsvision предлагает дополнительные компоненты и возможности, которые можно приобрести при необходимости. Это позволяет пользователям расширять функциональность системы в соответствии с растущими потребностями и особенностями их бизнеса, обеспечивая гибкость и индивидуальный подход к автоматизации управления.

Сфера применения

Docsvision 5.5 представляет собой многофункциональную систему, которая находит широкое применение в различных отраслях и сферах деятельности.

Бизнес

В бизнесе Docsvision ВРМ широко используется для управления договорами с клиентами и поставщиками. Платформа обеспечивает автоматизацию бухгалтерских процессов и финансового учета, что позволяет эффективно вести управленческий учет и контроль финансовых потоков. Также Docsvision ВРМ активно применяется для организации процессов согласования внутри компании и управления проектами и задачами, что способствует повышению операционной эффективности и улучшению коммуникации внутри организации.

Государственный сектор

В государственном секторе Docsvision ВРМ играет важную роль в обработке и утверждении государственных документов и законов. Платформа обеспечивает организацию бюджетного планирования и финансового контроля, что позволяет государственным учреждениям эффективно управлять своими ресурсами и финансами.

Docsvision ВРМ также используется для автоматизации процессов в государственных учреждениях и управления программами и проектами государственного значения, что способствует повышению эффективности работы государственных структур.

Образование

В образовательной сфере Docsvision ВРМ применяется для управления учебными планами и программами. Платформа обеспечивает организацию учебного процесса и расписания занятий, что позволяет эффективно организовывать учебный процесс. Кроме того, Docsvision ВРМ используется для автоматизации учета студентов и управления их делами, что способствует повышению операционной эффективности образовательных учреждений. Также платформа применяется для согласования и утверждения бюджетов учебных заведений, что обеспечивает эффективное управление финансовыми ресурсами образовательных учреждений.

Здравоохранение

В здравоохранении Docsvision ВРМ используется для управления медицинской документацией и историями пациентов. Платформа обеспечивает организацию работы медицинского персонала и назначение процедур, что способствует повышению операционной эффективности медицинских учреждений. Кроме того, Docsvision ВРМ позволяет мониторить запасы и управлять медицинским оборудованием, что обеспечивает эффективное управление ресурсами здравоохранения. Также платформа применяется для согласования и управления бюджетом в медицинских учреждениях, что обеспечивает эффективное управление финансовыми ресурсами в сфере здравоохранения.

Функционал

Docsvision 5.5 обладает разносторонним функционалом, который удовлетворяет потребности различных секторов. От управления документами и бизнес-процессами до контроля версий и автоматизации задач, платформа предлагает широкий спектр возможностей для эффективного ведения деятельности в современном бизнесе.

Web-клиент Docsvision

Web-клиент Docsvision представляет собой полнофункциональное рабочее место пользователя, обеспечивающее доступ к системе через любую операционную систему (Windows, Linux, Mac OS, iOS, Android) и любой интернет-браузер (Google Chrome, Apple Safari, Яндекс.Браузер, Microsoft Edge, Internet Explorer). Благодаря этому пользователи могут работать с системой независимо от используемого устройства, без необходимости установки приложений или дополнительного ПО.

Интерфейс web-клиента Docsvision обладает всем необходимым функционалом для эффективной работы с системой. Пользователи могут выполнять широкий спектр задач, включая работу с документами и заданиями, запуск процессов согласования и исполнения, а также ознакомления с документацией.

Кроме того, web-клиент позволяет осуществлять поиск по реквизитам и тексту документов, а также формировать и просматривать отчёты, обеспечивая полноценное рабочее пространство пользователя.

Рабочее место администратора

Рабочее место администратора в Docsvision представляет собой неотъемлемый инструмент для эффективного управления системой и настройки ее функциональности. Это desktop-приложение обеспечивает администраторам доступ к основным инструментам управления, включая изменение структуры данных, моделирование бизнес-процессов и управление ролевой моделью, что позволяет им гибко настраивать систему под конкретные потребности предприятия.

Кроме того, рабочее место администратора предоставляет возможность настройки системных параметров, таких как управление правами доступа, работа с электронной подписью и журналирование операций. Администраторы могут просматривать журнал работы системы, а также настраивать решения на платформе, включая настройку видов объектов, жизненного цикла объектов, ролевой модели и бизнес-процессов, обеспечивая гибкость и функциональность системы в соответствии с требованиями бизнеса.

Работа с документами

Web-клиент Docsvision предоставляет полный набор инструментов для эффективной работы с электронными и сканированными документами:

1. Создание и регистрация документов. Пользователи могут создавать новые документы с нуля или по шаблону, а также регистрировать их в системе для дальнейшего удобного управления.
2. Загрузка и сканирование документов. Веб-клиент позволяет загружать файлы как с файловой системы устройства, так и сканировать бумажные документы прямо из интерфейса, обеспечивая максимальную гибкость при работе с различными типами документов.
3. Просмотр и редактирование. Пользователи могут просматривать офисные и графические форматы файлов без установки дополнительного ПО, а также редактировать офисные форматы и автоматически создавать новые версии файлов.
4. Управление связями. Для удобства организации документов, пользователи могут создавать ссылки для связи между документами, например, указывая исходящий документ в ответ на входящий.
5. Запуск процессов. Возможность запуска процессов согласования, исполнения и ознакомления с документами напрямую из веб-интерфейса, обеспечивая более быструю и эффективную работу.
6. Электронная подпись. Поддержка всех видов электронной подписи в соответствии с ФЗ-63, включая загрузку и выгрузку документов с электронными подписями в различных форматах.
7. Формирование реестров. Возможность формировать реестры документов с последующей выгрузкой их в MS Excel, обеспечивая прозрачность и удобство работы с данными.

Работа с заданиями

Встроенные инструменты в Docsvision позволяют эффективно создавать, исполнять и контролировать задания:

1. Создание заданий. Пользователи могут создавать задания по документам и инициативным поручениям, обеспечивая четкость и структурированность в процессе работы.
2. Назначение исполнителей. Возможность указывать одного или нескольких исполнителей заданий, а также использовать роли, группы или целые отделы в качестве исполнителей.
3. Контроль сроков. Включение функции контроля для отслеживания сроков исполнения заданий и приемки результатов, обеспечивая своевременное и качественное выполнение задач.
4. Делегирование и подчиненные задания. Пользователи могут делегировать задания другим сотрудникам, а также создавать подчиненные задания для дальнейшего распределения задач и ответственности.

Почтовый клиент

Управление заданиями через почтовый клиент Docsvision предоставляет сотрудникам возможность завершать задачи, полученные из системы, прямо из своей электронной почты, без необходимости входа в систему. Уведомления о новых заданиях отправляются на почту сотрудников, где они могут ознакомиться с деталями и прикрепленными файлами, а затем завершить задание, отправив ответное письмо. Почтовый клиент автоматически обрабатывает эти письма на сервере Docsvision, завершая задания.

Такой подход также позволяет сотрудникам работать с заданиями в офлайн-режиме: они могут изучить полученное письмо и выполнить задачу, даже не подключаясь к системе. При восстановлении соединения, ответное письмо будет доставлено на сервер Docsvision, завершая задание. Этот механизм удобен для специалистов, не занимающихся полноценной работой в системе, но чьи обязанности включают исполнение задач.

Конструктор процессов

Конструктор процессов в Docsvision – это инструмент с графическим интерфейсом, который позволяет моделировать различные бизнес-процессы в удобной форме блок-схем. С помощью этого инструмента можно описать последовательность действий, их взаимосвязи, а также установить сроки выполнения для каждого этапа.

Этот конструктор предоставляет возможность создавать шаблоны бизнес-процессов, отслеживать выполнение каждого экземпляра процесса и настраивать новые функции. Кроме того, через конструктор можно настроить интеграцию с внешними системами, что расширяет его функциональность.

Он предоставляет два режима работы: моделирование и отладку. В режиме моделирования можно создавать и тестировать новые процессы, а в режиме отладки – анализировать выполнение уже запущенных процессов. Также конструктор позволяет определить функции и их связи, работать с переменными процесса и использовать шлюзы для взаимодействия с другими модулями и внешними системами.

Этот инструмент является мощным средством для автоматизации и оптимизации бизнес-процессов, позволяя администраторам быстро настраивать и запускать новые процессы, а также оперативно вносить изменения в уже существующие схемы.

Конструктор карточек

Конструктор карточек в Docsvision представляет собой инструментарий Low-Code, который позволяет создавать и изменять формы карточек документов в платформе. Он предоставляет возможность адаптировать визуальный и функциональный интерфейс карточек под конкретные потребности пользователей, создавать прототипы новых решений для тестирования автоматизации бизнес-задач.

Этот конструктор включает в себя несколько визуальных инструментов:

1. Конструктор web-разметок. Позволяет настраивать интерфейс карточки для работы в web-клиенте Docsvision. Он обеспечивает возможность создания различных дизайн-решений в зависимости от состояния карточки, роли пользователя или используемого устройства.
2. Конструктор состояний. Позволяет устанавливать этапы жизненного цикла карточки, их последовательность и доступные операции в зависимости от текущего состояния. Например, можно определить этапы типа «Подготовка», «На согласовании», «Согласована», «В архиве».
3. Конструктор ролей. Позволяет настраивать роли пользователей, которые могут изменяться в зависимости от содержимого карточки или должности пользователя. Роли определяют доступные операции и оформление интерфейса карточки.
4. Конструктор справочников. Предоставляет возможность создания и настройки справочников, значения которых могут быть использованы для заполнения полей карточки.
5. Конструктор правил нумерации. Обеспечивает автоматическое присвоение карточкам регистрационных номеров в соответствии с заданными правилами.

Конструктор поисковых запросов

Конструктор поисковых запросов в Docsvision позволяет настраивать формы поиска и фильтры для получения наиболее релевантных результатов. Пользователи могут вводить слова или символы для поиска документов или объектов в системе, а поисковые фильтры определяют условия отбора карточек для отображения. Гибкая настройка интерфейса ускоряет процесс поиска нужной информации.

Поисковые запросы могут использоваться для непосредственного поиска, а также для создания временных папок с результатами поиска. Конструктор позволяет создавать сложные условия поиска, используя данные из системы или поисковые слова. Также запросы могут быть применены к карточкам различных типов и видов, что обеспечивает возможность одновременного поиска необходимых документов и связанных с ними заданий.

Конструктор представлений

Представление в Docsvision позволяет просматривать реестры карточек и настраивать их внешний вид и структуру с помощью конструктора представлений. Этот инструмент значительно гибче обычных таблиц в учетных системах, позволяя не только отображать данные, но и делать их восприятие и анализ более удобным.

В конструкторе можно настроить вывод агрегированных данных, изменение цвета строк и ячеек, а также группировку и сортировку данных. Это особенно полезно при работе с различными типами объектов, позволяя формировать нужный контекст отображения. Пользователи также могут выполнять различные действия с объектами, отображаемыми в представлении, в соответствии с бизнес-логикой приложений.

Представление может быть связано с обычной или виртуальной папкой, а каждая строка таблицы соответствует объекту. Пользователи могут сортировать, фильтровать и группировать объекты, выполнять действия с ними, такие как экспорт или изменение статуса. Кроме того, настроенное представление можно выгружать для дальнейшей обработки или построения отчетов.

Менеджер решений

Модуль «Менеджер решений» Docsvision представляет собой удобный инструмент для управления комплексом решений, созданных на платформе Docsvision, их разработкой и развитием. Он предоставляет возможности для выполнения массовых операций над группами элементов системы, что значительно облегчает процесс управления.

Этот модуль позволяет создавать различные бизнес-решения в области управления контентом и бизнес-процессами предприятия. В организации может быть развернуто несколько решений на платформе, и с течением времени их количество и сложность могут увеличиваться. Менеджер решений помогает управлять этими решениями, облегчая контроль и пакетное изменение настроек. Это упрощает работу IT-специалистов и администраторов системы, сокращая время на выполнение задач.

Конструктор согласований

Конструктор согласований в платформе Docsvision обеспечивает настройку гибких маршрутов согласования для различных объектов. Эти маршруты могут быть привязаны как к документам (например, договорам, приказам), так и к карточкам без документов (заявкам на отпуск и пр.). Кроме того, в конструкторе задаются правила для автоматического определения маршрута в зависимости от условий, таких как сумма договора.

Маршруты согласования формируются из последовательных этапов с настройкой правил перехода между ними. Например, маршрут может включать согласование проекта договора руководителями и затем согласование этого же документа юридическим отделом. Каждый этап подробно настраивается, определяется список согласующих лиц, время на согласование и доступные операции.

Преимущества

Docsvision 5.5 обладает целым рядом преимуществ, которые делают его привлекательным выбором для организаций различных отраслей.

Готовые решения для различных сфер бизнеса

С развитием платформы на протяжении 20 лет и опытом более чем 1500 внедрений, Docsvision предлагает готовые решения, специально адаптированные под различные отрасли бизнеса. Это позволяет организациям быстро решать специфические задачи автоматизации документооборота и бизнес-процессов, используя проверенные и оптимизированные решения.

Быстрое внедрение и интеграция

Способность интегрироваться с широким спектром корпоративных систем и готовых интеграционных схем сокращает время внедрения и обеспечивает быстрый запуск системы в работу. Гибкие инструменты и простота настройки позволяют быстро адаптировать систему под конкретные потребности организации, сокращая время настройки и внедрения.

LOW-CODE платформа для гибкой настройки решений

Docsvision 5.5 предоставляет возможность настройки приложений без программирования благодаря low-code платформе. С помощью 10 визуальных конструкторов пользователи могут легко изменять готовые приложения и создавать новые, адаптируя их под свои потребности без необходимости в глубоких знаниях программирования.

Универсальный web-интерфейс для доступа с любых устройств

С легким и мобильным web-интерфейсом Docsvision 5.5 пользователи могут получить доступ к системе с любого устройства, обеспечивая максимальную гибкость и удобство работы. Возможность самостоятельного брендирования и настройки интерфейса делает использование системы более персонализированным и удобным.

Новейшие технологии и CSP-платформа

Docsvision 5.5 отличается от предыдущих версий тем, что представляет собой CSP-платформу, обеспечивая доступ к новейшим технологиям в отечественном продукте.

Система позволяет хранить всю цифровую информацию организации и управлять документами и процессами в единой системе, обеспечивая высокую эффективность и надежность работы.

Нет ограничений по нагрузке и гибкость роста

Docsvision 5.5 предоставляет возможность подключать новых пользователей, автоматизировать новые процессы и наращивать объемы хранимых данных без каких-либо ограничений по нагрузке. Благодаря кэшированию данных и кластеризации основных компонентов платформы, система сохраняет высокую производительность даже при большом количестве пользователей.

Быстрая работа с документами и удобство обслуживания

Система обеспечивает быструю работу с документами благодаря кеш-сервису на базе Redis и интегрированному поиску Elasticsearch. Плюс, модульная архитектура Docsvision 5.5 делает установку, обновление и обслуживание системы максимально удобными и эффективными для IT-отдела заказчика.

Простая интеграция и готовые решения

Готовые шлюзы для интеграции с ведущими корпоративными информационными системами и отраслевыми приложениями позволяют легко интегрировать Docsvision 5.5 в существующую инфраструктуру предприятия. Кроме того, платформа предлагает готовые решения для управления документами, бизнес-процессами и отраслевыми задачами, обеспечивая быстрое внедрение и максимальную эффективность работы.

Недостатки

Несмотря на множество преимуществ, у Docsvision 5.5 имеются и некоторые недостатки, давайте рассмотрим их подробнее.

Сложность настройки

Docsvision требует специалиста с глубокими знаниями платформы для настройки. Это может быть вызовом для компаний без опытных пользователей, так как процесс настройки может быть сложным и требовать времени на освоение.

Проблемы с производительностью

При использовании Docsvision возникают проблемы с производительностью, особенно при большом количестве пользователей. Это может привести к замедлению работы и снижению эффективности использования платформы. В таких случаях рекомендуется проведение оптимизации или выбор альтернативных решений.

Требует специализированного обслуживания

Для обеспечения нормальной работы Docsvision необходимо специализированное обслуживание со стороны сотрудников компании Docsvision. Это означает, что для решения любых проблем или настроек потребуется обращение к квалифицированным специалистам, что может привести к задержкам в решении проблем и увеличению затрат на поддержку системы.

Выводы

Docsvision 5.5 представляет собой мощное и инновационное решение для управления документами и бизнес-процессами, обладающее широким спектром функциональных возможностей. Обновленная версия платформы отличается улучшенной производительностью, расширенным набором инструментов для настройки бизнес-процессов, а также повышенным уровнем безопасности данных.

Основные преимущества Docsvision 5.5 включают в себя гибкость настройки, высокую степень автоматизации бизнес-процессов, интеграцию с другими системами, а также удобный пользовательский интерфейс. Эти факторы делают платформу идеальным решением для организаций различных отраслей, включая бизнес, государственный сектор, образование и многое другое.

В целом, Docsvision 5.5 представляет собой современное и надежное решение, способное значительно улучшить эффективность работы организации и обеспечить более эффективное управление документами и бизнес-процессами.