В последние годы все большую популярность приобретают облачные решения в управлении бизнес-процессами, предоставляющие компаниям большую гибкость и масштабируемость.
Облачные решения позволяют компаниям с легкостью получить доступ к необходимым инструментам и ресурсам, минуя сложные и дорогостоящие процессы реализации и обслуживания собственных инфраструктур.
Более того, такие решения позволяют адаптироваться к изменяющимся потребностям бизнеса. В статье рассмотрим преимущества облачных решений в управлении бизнес-процессами, а также факторы, способствующие росту их эффективности.
Виды поставок BPM-систем
Установка систем управления бизнес-процессами может варьироваться в зависимости от потребностей организации, ее IT-инфраструктуры и стратегических целей. Основные типы установки BPM-систем:
- На локальных серверах (On-Premises). BPM-система устанавливается на серверы и инфраструктуру организации, которые находятся непосредственно в ее помещениях или в дата-центре. Управление, обслуживание и хранение данных осуществляются внутри компании. Этот подход часто предпочитают организации с высокими требованиями к безопасности и контролю за данными.
- В облаке (Cloud-based). Облачные BPM-решения хостятся на серверах внешнего поставщика облачных услуг. Эти решения привлекательны, так как обычно доступны по модели подписки (SaaS — Software as a Service), легко масштабируемы и не требуют значительных начальных инвестиций в оборудование. К тому же, облачные решения обеспечивают удобный доступ к системе с любых устройств и из любой точки мира.
- Гибридный подход (Hybrid). Гибридная установка сочетает элементы как локальных, так и облачных решений. Некоторые компоненты BPM-системы могут быть установлены на местных серверах организации для того, чтобы обеспечивать безопасность критически важных данных и процессов, в то время как другие — в облаке для улучшения доступности и гибкости.
- Как услуга (BPM-as-a-Service). Этот вариант подразумевает полностью управляемую BPM-услугу. Заказчики используют BPM-решения, предоставляемые и поддерживаемые сторонним поставщиком услуг, что минимизирует заботы о поддержании системы и позволяет сосредоточиться на бизнес-процессах.
Выбор способа установки BPM зависит от множества факторов, включая степень необходимого контроля, уровня внутреннего IT-подразделения, правовых требованиях к хранению данных, масштабируемости, затрат и предпочтительного уровня интеграции с существующими системами.
Компании должны оценить все плюсы и минусы каждого подхода, а также общую стратегию IT и бизнес-задачи перед принятием решения о типе установки BPM-системы.
Почему растет доля использования Cloud-based
По наблюдениям экспертов доля использования облачного хранения резко увеличилась. На это есть несколько причин.
Этот вариант наиболее актуален для малого и среднего бизнеса, у которых еще нет своей серверной инфраструктуры и соответствующего персонала для ее обслуживания, а система нужно в кратчайшие сроки.
Cloud-based или облачная BPM-система — это платформа для управления бизнес-процессами, которая размещается и работает на удаленных серверах, доступ к которым осуществляется через интернет. Это означает, что физические серверы и инфраструктура принадлежат и поддерживаются сторонним облачным поставщиком, а не самой компанией-пользователем.
Особенности Cloud-based BPM-систем:
- Доступность — пользователи могут получать доступ к системе из любой точки мира, где есть интернет-соединение.
- Масштабируемость — по мере роста или изменения бизнеса, услуги можно легко масштабировать, добавляя или убавляя ресурсы и пользователей.
- Гибкость — облачные BPM-системы часто обеспечивают более широкие возможности интеграции с другими облачными сервисами.
- Обновления ПО проводятся автоматически поставщиком облачных услуг, гарантируя последние версии и функционал системы.
- Оплата по факту использования — зачастую облачные сервисы имеют модель оплаты, основанную на регулярной подписке (SaaS), что позволяет платить только за то, что используется.
В отличие от локального размещения такой подход не требует покупки и поддержки собственного оборудования и лицензий. Ниже начальные затраты, так как нет необходимости инвестировать в инфраструктуру.
Обслуживание инфраструктуры лежит на облачном провайдере, а не на IT-отделе компании. Ниже кастомизация на уровне инфраструктуры по сравнению с On-Premises решениями.
BPM as a Service может быть очень схож с облачной BPM, но обычно предполагает полностью управляемую услугу с широким спектром поддержки и услуг на основе подписки, которая может включать не только программное обеспечение, но и профессиональные сервисы, такие как настройка, обучение и консультирование.
Плюсы и минусы Cloud-based
Хотя, компании государственного сектора, а также крупный коммерческих сектор предпочитает выкупные лицензии и хранение в собственной инфраструктуре. Такие требования обычно диктует департамент информационной безопасности.
В списке “за” в пользу облачного решения на первом месте конечно стоит экономия затрат.
Малый бизнес может воспользоваться облачной BPM-системой без необходимости крупных капиталовложений в серверное оборудование и лицензионное программное обеспечение.
Например, компания-стартап может начать использовать облачную BPM-систему с ежемесячной подпиской, которая значительно дешевле полной стоимости покупки аналогичного программного обеспечения и железа для локальной установки.
Когда компания расширяется, добавление новых пользователей или увеличение хранилища данных в облачной BPM-системе может быть выполнено за несколько кликов. Например, ритейлер в период праздничных продаж может временно увеличить количество лицензий для справления с повышенной нагрузкой, а затем сократить их после окончания сезона.
Также в числе плюсов, безусловно легкость обслуживания. Обновления и техническое обслуживание системы происходят на стороне поставщика. Это значит, что компания, занимающаяся электронной коммерцией, не должна переживать о том, чтобы запланировать время простоя для обновления системы; поставщик облачных услуг сделает это автоматически.
Раис Ахкямов, директор продукта ELMA365 ECM.
Есть несколько факторов, влияющих на упрощение использования системы в облаке и облачное хранение.
- Во-первых, использование облачного хранения повышает доступность системы для пользователей.
- Во-вторых, с точки зрения бизнеса часто можно снизить расходы на содержание ИТ-системы.
- В-третьих, если мы говорим про упрощение использования системы, то облачные системы ориентированы на массового пользователя, и, как правило, разработчики таких систем стремятся упростить интерфейсы.
- В четвертых, для облачных систем предусмотрены типовые сценарии подключения и резервного копирования, что упрощает их настройку и администрирование.
Допустим, юридическая фирма, требующая максимально защищенного хранения конфиденциальной информации клиентов, может быть озабочена тем, как облачный провайдер управляет их данными.
Кроме того, можно отметить зависимость от наличия интернета. Если соединение нестабильно, это может существенно затруднить доступ к облачной BPM-системе. Рассмотрим строительную компанию на удаленном объекте, где интернет подвержен частым отключениям; это может серьезно затормозить их рабочие процессы.
Один из значимых минусов облачного решения — защита информации и соблюдение законодательства становятся сложнее, когда данные хранятся на серверах в облаке.
Также, это решение ограничивает кастомизацию. Облачные решения могут быть менее гибкими для подгонки под уникальные бизнес процессы некоторых компаний. Например, большая финансовая корпорация с особыми требованиями к отчетности и соответствию может обнаружить, что стандартные настройки облачной BPM-системы недостаточны для их нужд.
