Как моделировать бизнес-процессы в BPMN

Профессионалы в области продаж, управления проектами и других областях используют программное обеспечение для моделирования бизнес-процессов, чтобы определить свой подход к любому конкретному процессу. Поэтому вопрос, как составлять и читать диаграммы в BPMN, интересует многих.

Что такое BPMN

Понятие управления бизнес-процессами относится к методу, с помощью которого бизнес-процесс планируется от начала до конца. Это наглядная блок-схема, которая показывает вам каждый шаг в процессе, который необходимо выполнить, и то, что следует или выходит из указанного шага.

Наличие визуальной модели может помочь повысить эффективность или рационализировать запланированный процесс, поскольку вы можете фактически видеть шаги перед собой и обсуждать способы их улучшения или повышения эффективности. Поскольку этот тип сопоставления стал более популярным, были предприняты попытки стандартизировать термины в BPMN, чтобы сделать его более эффективным для всех сторон, которые его используют.

Преимущества использования BPMN бесчисленны, но один из наиболее важных плюсов заключается в том, что он предоставляет простые визуальные средства для демонстрации вовлеченным сторонам того, что происходит в данном бизнес-процессе, чтобы все были на одной странице и понимали, что задействовано при разработке или реализации процесса.

Наличие хорошей схемы процесса (диаграммы BPMN) наглядно показывает причинно-следственные связи и шаги, которые необходимо предпринять, чтобы повлиять на результат. Это гораздо эффективнее текстового описания или устной речи.

Чтобы получить максимальную отдачу от BPMN, вам необходимо хорошо понимать элементы и символы, которые будут использоваться на карте.

Основные элементы BPMN

BPMN содержит 4 типа элементов для диаграмм бизнес-процессов:

  1. Объекты потока: события, действия, шлюзы.
  2. Объекты подключения: поток операций, поток сообщений, ассоциация.
  3. Пулы и дорожки.
  4. Артефакты: объект данных, группа, аннотация.

Процесс

Задача — операция или действия, не имеющие дальнейшей декомпозиции в пределах процесса. Подпроцесс — декомпозированный процесс, состоящий из нескольких задач. Имеет обозначение в виде «+» на диаграмме.

Диаграммы применяются для передачи концепций разнообразной аудитории как профильным техническим специалистам, так и другим сотрудникам. Подпроцессы позволяют различным работникам легко различать составляющие диаграммы.

Разновидности вторичных моделей:

  • Частные бизнес-процессы. Процессы, протекающие внутри конкретной компании, которые не пересекают организационные пулы или границы.
  • Абстрактные бизнес-процессы. Находятся на пересечении частного процесса и другого участника/процесса. Такие процессы указывают последовательность сообщений, необходимых для работы с частным процессом. Они не отображают сути самого внутреннего процесса.
  • Совместные бизнес-процессы. Отображают взаимодействие между двумя и более объектами.

Как моделировать бизнес-процессы в BPMN

Событие

Событие указывает состояние, влияющее на дальнейшее развитие процесса или контролирующее его. Событие запускает, изменяет или завершает процесс. Типы событий включают сообщение, таймер, ошибку, смещение, сигнал, отмену, эскалацию, ссылку и другие. Они представлены кружками, содержащими другие символы с учетом типа события. В зависимости от их функции они классифицируются как «бросающие» (которые запускают действие) или «ловящие» (которые генерируются действием).

Началом любой схемы является стартовое событие, а ее завершением — конечное. Процесс может не содержать в себе промежуточных событий.

Шлюзы

Выполняют слияние потоков управления в пределах процесса. Они могут быть исключительными или инклюзивными, параллельными, сложными или основанными на данных или событиях.

  • Параллельный шлюз. Указывает на одновременное исполнение двух процессов. Читается как «И».
  • Эксклюзивный шлюз. Применяется для разделения потока на несколько других потоков, когда на процесс влияют определенные условия. Читается как «ИЛИ». При этом процесс проходит только по одному из потоков.
  • Неэксклюзивный шлюз. Используется при ветвлении потока на несколько других с влиянием условий на процесс. Читается как «И/ИЛИ». Движение процесса может проходить по одному либо двум потокам. Применяется на практике редко.

Артефакт

Артефакты — это любая дополнительная информация, которая предоставляет необходимые сведения о шаге или части процесса. Существует три основных типа артефактов:

  1. Объект данных — указывает, какие данные нужны для выполнения этапа бизнес-процесса.
  2. Группа — показывает группы последовательных действий, но это не меняет поток или направление шагов, которым необходимо следовать.
  3. Аннотация — дает более подробную информацию о части схемы, если она сложная.

Потоки

Обозначаются стрелками, которые указывают переходы между процессами и последовательность их выполнения. Есть несколько видов потоков:

  1. Поток управления. Показывает порядок выполнения задач. Он представлен в виде прямой линии со стрелкой. Он может отображать условный поток или предопределенный поток.
  2. Поток сообщений. Представляет сообщения, которые передаются между пулами или организационными границами, такими как отделы. Он не должен связывать события или действия в пуле и представлен пунктирной линией с кружком в начале и стрелкой в ​​конце.
  3. Ассоциация. Представленная пунктирной линией, она связывает артефакт или текст с событием, действием или шлюзом.

Пулы (дорожки)

Дорожки отображают участников бизнес-процессов. К примеру, роли, должности, отделы, субъекты. Отличительной особенностью этого элемента является то, что дорожка присваивается только человеку и не может отображать другие объекты. Например, в диаграмме дорожка может отображать кандидата, руководителя отдела, сотрудника и т. д.

Как моделировать бизнес-процессы в BPMN

Зачем использовать BPMN

Применение BPMN диаграмм в работе делает бизнес-деятельность динамичнее: сотрудники службы аналитики быстрее передают проект разработчикам, которым не требуется много времени, чтобы разобраться в процессах.

Четкое схематическое отображение бизнес-процессов исключает вероятность ошибочного прочтения и недопониманий между персоналом компании. Более того, диаграммы BPMN помогают в установлении продуктивной коммуникации с заказчиком.

Также BPMN помогает выявить уязвимые места, где компания может потерять своих клиентов. Это позволит своевременно принять меры и исправить ситуацию, обеспечив лояльность клиентов.

Как построить модель бизнес-процесса в нотации BPMN

Бизнес-аналитик использует BPMN в 2 этапа:

  1. При построении схем «как есть» — для описания последовательности работ в текущем времени.
  2. При построении схем «как будет» — для описания дальнейшего развития бизнес-процесса с учетом прохождения автоматизации, модернизации и т. д.

Рассмотрим конкретный пример. Штат компании состоял из 70 сотрудников, работающих в одном офисе. Весь документооборот проходил внутри компании посредством печати документов и проставления подписей руководством или ответственными лицами. Далее компания выросла в несколько раз, некоторые сотрудники стали работать удаленно. Руководство решило интегрировать систему электронного документооборота (СЭД).

Как моделировать бизнес-процессы в BPMN

Чтобы внедрить такую систему, ответственному аналитику понадобится выполнить три важные задачи:

  • Разобраться и описать, как сейчас происходит процесс ознакомления сотрудников с документами, как они подписывают их. Нужно учитывать два типа работников: офисных и удаленных сотрудников.
  • Определить вероятные узкие места и особенности процесса для конкретной компании. Их придется учитывать при выборе системы электронного документооборота.
  • Провести аналитику того, как бизнес-процесс встраивается в новую систему: где нужно доработать ПО, а где — провести структурные изменения в компании.

Благодаря описанию имеющегося процесса и моделированию будущего процесса риск упущения важных функций СЭД существенно уменьшится. Компания сможет получить максимум информации для внедрения СЭД, наиболее адаптированной под условия ее деятельности.

Далее сформированный в BPMN процесс можно использовать в качестве основы для составления инструкций и регламентов.

Пример построения диаграммы по текстовому описанию

В качестве примера рассмотрим процесс работы с заявкой клиента, отображенной двумя пулами: «Обработка заявки» и «Заключение договора». Клиент выступает в роли внешнего участника указанных процессов, поэтому отображается свернутым пулом. Коммуникация между пулами происходит потоками сообщений.

Отправной точкой старта процесса служит момент оставления клиентом заявки на сайте. Основываясь на данных, оставленных клиентом в заявке, менеджер составляет коммерческое предложение (КП). Затем менеджер звонит клиенту и раскрывает ему детали КП по телефону или уведомляет их по электронной почте либо использует оба средства коммуникации, основываясь на пожеланиях, оставленных клиентом в заявке.

Ознакомившись с деталями коммерческого предложения, клиент решает, сотрудничать с компанией или нет. Если клиент отклоняет предложенные условия КП, это приводит к закрытию процесса с ним, а заявка получает статус «Отказ».

Когда условия устраивают клиента, он перезванивает менеджеру и сообщает о намерении заключить договор. Менеджер запрашивает у него дополнительные данные, необходимые для составления документа, формирует договор и отправляет образец на согласование. Если возражений у клиента нет — тот его подписывает. После заключения договора бизнес-процесс завершается и стартует процесс оплаты, описанный отдельной диаграммой.

Как моделировать бизнес-процессы в BPMN

Если клиент имеет возражения к проекту, он вносит в него изменения и возвращает менеджеру. Сотрудник компании создает новый проект договора и снова отправляет его на согласование, то есть происходит возврат к предыдущей задаче.

Инструменты для разработки бизнес-процессов в нотации BPMN

Начиная разработку бизнес-процессов в BPMN нотации, первое, что нужно сделать, — это оптимально подобрать для этого инструмент. В конце концов, им придется пользоваться довольно часто, поэтому лучше не полагаться на советы коллег и сарафанное радио, а рассматривать лучшие предложения по удобству, возможностям и стоимости.

Разработка схем процессов в нотации BPMN проводится посредством многих программ. Мы добавили лишь небольшую часть из них в сводную таблицу. Но, основываясь на представленных данных, уже можно сделать выбор в пользу одной из них.

НаименованиеBPMN 2.0УдобствоСтоимость
Visio 2010ОтличноОтличноПлатное
Enterprise architectПлохоПлохоПлатное
ELMA BPMПлохоХорошоПлатное
BPM 2.0 modeler for VisioОтличноОтличноПлатное
Bizagi Process ModelerОтличноХорошоБесплатное
ModelioПлохоХорошоБесплатное
ARIS ExpressОтличноОтличноБесплатное

Рекомендации по использованию BPMN

Практика моделирования бизнес-процессов еще не созрела, и распространенные ошибки моделирования могут сделать модели трудными для понимания и даже непонятными. Заинтересованные стороны бизнес-процессов могут не поддерживать инициативы по моделированию, если создаваемые диаграммы слишком сложны и непоследовательны.

Ниже приведены наиболее часто предлагаемые рекомендации по моделированию процессов, сгруппированные по темам.

Объем процесса

Вы должны четко определить объем процесса, указав «Кто», «Что», «Когда», «Где» и «Почему». Процесс зафиксирует «Как». Должно быть ясно, что представляет каждый экземпляр вашего процесса. Экземпляры процесса идентифицируемы, поэтому вы можете обратиться к каждому из них и при желании подсчитать их.

Следует определить потенциальные альтернативные способы запуска процесса с помощью стартовых событий. Потенциальные альтернативные конечные состояния экземпляров процесса также должны быть идентифицированы с помощью конечных событий.

В BPMN начальные и конечные события необязательны. Однако процессы с неявными начальными и конечными событиями нежелательны и могут привести к неправильной интерпретации. Используйте начальные и конечные события в каждом процессе и подпроцессе, чтобы представить его начало и завершение.

Макеты диаграмм

Стремитесь к диаграммам BPMN, которые умещаются на одной странице. Диаграмма верхнего уровня показывает весь процесс на одной странице, а подпроцессы можно использовать для расширения деталей процесса на вложенных уровнях диаграммы, поэтому вы можете увеличивать и уменьшать масштаб модели для описания любого уровня детализации.

Вы должны создать альтернативные визуализации одного и того же процесса для разных коммуникационных целей и заинтересованных сторон. Например:

  • Сводная диаграмма со всеми подпроцессами и действиями вызова свернута и не показывает никаких объектов данных.
  • Подробная диаграмма со всеми подпроцессами и действиями вызова показывает объекты данных и аннотации.

Аккуратно разместите свои диаграммы BPMN, чтобы упростить чтение. Диаграммы могут стать нечитаемыми и очень запутанными, если логика процесса не является явной и ясной. Избегайте пересечения линий и сохраняйте постоянное направление потока. Читать диаграммы будет проще, а обсуждать их — эффективнее.

Используйте последовательный макет с горизонтальными потоками операций и вертикальными потоками сообщений и ассоциациями, когда вы рисуете горизонтально. Диаграммы BPMN не являются строгим временным порядком, так как можно вернуться назад, но большинство читателей ожидает, что порядок будет слева направо.

Как моделировать бизнес-процессы в BPMN

По возможности выносите бизнес-правила из процесса, используя задачи бизнес-правил, чтобы создавать более краткие и гибкие модели процессов.

Разделение и структура процесса

Разработчик моделей бизнес-процессов должен создать иерархическую модель процесса с несколькими уровнями деталей. Подпроцессы BPMN используются для разделения процесса на «фазы» или «слои». Используйте действия вызовов BPMN для повторного использования других процессов или фрагментов этих процессов в вашем текущем процессе.

Начальные и конечные события

Явное создание и завершение процесса должно обеспечиваться всегда с использованием событий Start и End. Альтернативные экземпляры процесса должны изображаться с отдельными начальными событиями. Конечные состояния успеха и неудачи в процессе или подпроцессе следует отличать отдельными конечными событиями. Потоки, которые заканчиваются в одном и том же конечном состоянии, должны быть объединены в одно и то же конечное событие.

Как моделировать бизнес-процессы в BPMN

Шлюзы

Не смешивайте типы шлюзов при наличии как расходящихся, так и сходящихся потоков. Например, когда поток делится с помощью параллельного шлюза, результирующие параллельные потоки должны быть консолидированы через другой параллельный шлюз, если это необходимо.

Всегда размещайте действие, определяющее условия расхождения, непосредственно перед расходящимся шлюзом типа Exclusive, Inclusive и Complex. Интегрируйте несколько последовательно расходящихся шлюзов в задачу бизнес-правил, упрощая потенциально перегруженные диаграммы.

Как моделировать бизнес-процессы в BPMN

Выводы

Программное обеспечение для управления бизнес-процессами может помочь предоставить простые для понимания средства отображения различных этапов бизнес-процесса.

BPMN обеспечивает визуальное отображение, за которым гораздо легче следить, чем за блоком текста или длинной речью. В этом сопоставлении используются определенные элементы и символы для обозначения различных частей процесса, а также дополнительная информация, которая может быть полезна тем, кто участвует в данном этапе процесса.

Понимание основных элементов и символов, которые используются в рассматриваемой диаграмме, поможет сделать процесс намного проще и удобнее для всех участников.

Оцените статью
( Пока оценок нет )
Поделиться с друзьями
IaaS SaaS PaaS
Добавить комментарий