Планум: обзор системы бюджетирования от компании Планометрика

Бюджетирование — ключевой процесс в управлении финансовым планированием, поскольку позволяет наметить финансовые цели и точно оценить стоимость их достижения. 

Часто бюджетный процесс в компаниях развивается от наиболее простых табличных форм в Excel до сложных детализированных отчетов со множеством специфических формул, однако тоже размещаемых в Excel.

В последние несколько лет все больше растущих компаний задумываются об автоматизации бюджетного процесса и ищут такие системы, которые максимально подойдут для решения их задач и формирования тех бюджетных показателей, на которые ориентируется бизнес.

Сегодня рассмотрим одно из таких решений — систему для планирования и бюджетирования Планум.

Краткий обзор системы

Планум — гибкая система для интегрированного планирования бизнеса, на которой также можно автоматизировать процесс бюджетирования компании.

Планум абсолютно открытая система, которая позволяет заложить любую логику расчета ключевых показателей для бизнеса, оформить необходимые отчеты как БДР, БДДС и баланс, сформировать план-фактную аналитику, а также построить прогнозы в разных сценариях.

Среди преимуществ Планум — возможность одновременного использования нескольких подходов при формировании бюджетов, например, сверху-вниз и снизу-вверх, либо сложных подходов как beyond budgeting или скользящего планирования.

Помимо этого, Планум позволяет объединить весь процесс планирования в единую информационную систему. У пользователей всегда будут под рукой первоначальные планы по продажам и затратам, ключевые вводные данные как ставки по кредитам, налогам или курс валют, сам бюджет, прогресс его выполнения, а также прогноз до конца периода.

Важные отличия от конкурентов

Планум первично разрабатывался для решения именно задач бюджетирования, поэтому система максимально учитывает потребности пользователей всех уровней для реализации бесшовного перехода из Excel и комфортного процесса автоматизации.

Система работает через интерфейс Excel

Excel имеет ряд существенных ограничений в задачах автоматизации, например, низкая скорость расчетов сложных таблиц, невозможность автоматически обновлять формы после изменения справочников, необходимость разбивать данные по разным книгам, трудность консолидации, сложность одновременного доступа пользователей и контроля изменений. Тем не менее, инструмент максимально удобен и распространен. Планум помогает остаться в привычном интерфейсе и полностью ликвидировать эти ограничения.

Планум — платформа, разработанная на базе OLAP-кубов, а это значит, что пользователи могут формировать любые отчеты в разных разрезах, переструктурировать их, менять данные без каких-либо сложностей и продолжительного ожидания.

В итоге, привычный подход к таблицам Excel, столбцам и строкам дополняется удобным централизованным управлением справочниками, набором конструкторов формул, контролем доступа, а также серверными возможностями быстрой обработки данных.

Возможность тотального закрытия файлов от редактирования

Бюджет сформирован, и его надо утвердить? Именно для этого разработана функция полного закрытия системы от редактирования. С ней сотрудники точно будут знать, что именно эта версия бюджета является финальной и вносить изменения в нее нельзя. А если потребуется внести корректировки, то можно создать новую версию бюджета.

Версионность

Например, компания утвердила бюджет 1 декабря, но уже 1 февраля потребовалось внести корректировки. Для того, чтобы сохранить обе версии на сервере можно воспользоваться версионностью системы. Достаточно с помощью специальной функции продублировать данные для новой версии и внести корректировки, первичный бюджет можно защитить от изменений.

Копирование данных

Часто для составления бюджета требуется дублирование тех или иных данных. Пользователи могут скопировать нужный срез данных с помощью специальной функции, которая позволит заполнить новые срезы данными факта или любыми другими существующими данными.

Ввод и загрузка через регистры

Пользователям Планум доступен ввод и загрузка данных через специальные таблицы-регистры. Они имеют вид пустографок для заполнения аналитик пользователями через выпадающие списки. Загрузка из внешних систем и автоматический мэппинг данных также осуществляется через этот механизм.

Большое количество аналитик

Планум поддерживает до 50 аналитик, которые могут быть присвоены данным. Это обеспечивает наиболее детализированную и точную аналитику по любому параметру.

Обогащение данных из других систем новыми аналитиками (мэппинг данных)

Часто аналитический и транзакционный планы счетов различаются, что требует их сопоставления при загрузке данных из учетных систем. В Плануме есть возможность настроить трансляцию данных учетной системы (мэппинг), а также дообогатить необходимой аналитикой исходные данные по тем или иным правилам. Это позволяет проводить оперативный и удобный план-факт анализ.

Мультиотраслевое решение

Планум разработано как универсальное решение для любой отрасли. Его гибкость и адаптивность позволяет автоматизировать процесс бюджетирования и учесть все особенности отрасли как в ритейле, так и в горной добыче.

Функционал

Планум позволяет охватить все этапы бюджетного процесса в компании и дать пользователям возможность отслеживать данные на всех этапах.

Планирование

На первом этапе могут создаваться любые формы, необходимые различным департаментам для разработки годовых планов. Благодаря точной и целостной структуре данных на сервере, исходные формы ввода, независимо от их формата, легко консолидируются в единый план для всей компании. При этом у пользователей сохраняется возможность детализировать каждый показатель и просматривать его составные элементы.

Подробный бюджет

Сформированные планы продаж и производства в натуральных показателях можно легко перевести в финансовые вместе с Планум. В системе можно создавать бюджеты любой детализации и в любом разрезе. Платформа сохраняет высокую производительность при одновременной работе большого количества пользователей.

Сценарии

Система поддерживает формирование бюджета в нескольких сценариях. Например, у компании есть ряд показателей, которые определяют совокупный финансовый результат. Планум позволяет создать несколько сценариев, где эти показатели будут представлены разными величинами. Все сценарии можно сравнивать друг с другом.

Прогнозирование

После утверждения бюджета начинается важный этап прогнозирования. Пользователи могут объединять данные из учетной системы за фактически прошедшие периоды с бюджетными показателями на предстоящие месяцы для получения прогнозных результатов.

Ключевые отчеты БДР, БДДС, Баланс

Помимо гибких отчетов для внутренних нужд организации система позволяет формировать классические мастер-бюджеты. В системе сохраняется связь между всеми бюджетами, поэтому пользователи могут легко переходить из верхнеуровневых показателей, отраженных в мастер-бюджетах, в формы с исходными предпосылками.

План-фактный анализ

Планум позволяет настроить автоматическую загрузку данных из учетной системы именно в те временные промежутки, которые необходимы пользователю, обеспечивая актуальность данных для сравнения. Благодаря встроенному механизму мэппинга, данные из учетной системы легко сопоставляются с бюджетными статьями, что устраняет необходимость в ручной и длительной консолидации.

Сравнительный анализ в разных разрезах

За счет своей гибкой структуры Планум позволяет сравнивать любые показатели в любых форматах. Можно сопоставить разные сценарии, разные прогнозы, бюджеты, бюджет и факт, факт за этот год, за прошлый или вовсе пятилетней давности.

Преимущества

Управление метаданными из единого центра

В Планум существует функционал управления всеми справочниками, где пользователи с установленными правами могут самостоятельно внести изменения. При этом внесенные изменения отобразятся сразу во всех отчетах и не будут требовать протягивание формул, проверок и любых других дополнительных действий.

Гибкость системы

О гибкости системы мы уже писали не один раз, однако стоит еще отметить, что помимо гибких отчетов, которые пользователи могут менять по своему удобству, система дает возможность задать жесткие форматы отчетности, которые будут предполагать внесение данных только в определенный вид формы и никакой другой.

Легкость внедрения

При наличии проработанной методологии и понимании конечного результата пользователи могут самостоятельно внедрить систему в свой бюджетный процесс. Система не предполагает технических сложностей, поэтому с ней может справиться практически любой пользователь с хорошим знанием Excel.

Интеграция корпоративных данных в единую модель

Планум позволяет связать все корпоративные данные: как фактические из учетной системы системы, так и плановые в натуральных и финансовых показателях компании,  — в единую модель.

Адаптивность под любую методологию

Процесс бюджетирования клиента может иметь в основе любую модель: нормативную, драйверную, смешанную или любую другую. Для Планум это не будет препятствием, поскольку система позволяет связать данные в рамках любой методологии.

Конструкторы отчетов и формул

Как сводные таблицы, только лучше. Конструкторы системы не выдают ошибок при формировании отчетов поскольку все данные уже правильно структурированы на сервере. При этом конструктор формул позволяет присвоить определенные расчеты не только конкретным ячейкам или строкам, но и группам данных буквально за несколько кликов.

Быстрая адаптация персонала

Вводное обучение логике системы не превышает 2 часов. Команда вендора всегда на связи, чтобы помочь с решением задачи клиента в рамках лучших практик отрасли.

Self-service платформа

Для работы в системе и корректировки структуры данных не требуется знание кода, пользователи финансовых департаментов смогут справиться с этой задачей самостоятельно без участия ИТ-команды.

Drill-down для расшифровки данных

Система позволяет посмотреть данные на разных срезах детализации вплоть до проводок с помощью удобного механизма Drill-Down

Отслеживание действий пользователей

Планум ведет запись всех действий пользователей. Администратор может просмотреть всю историю изменений как по конкретной ячейке, так и по всем действиям, которые осуществлял конкретный пользователь.

Гибкие настройки безопасности

Планум предоставляет возможность ограничивать доступ пользователей к определенным массивам данных, версиям, отчетным формам или конкретным элементам справочников. 

Недостатки

Веб-интерфейс в процессе разработки

Релиз веб интерфейса запланирован на второе полугодие 2024 года.

Нет сертификата ФСТЭК [ожидается в 2025]

Получение сертификата ФСТЭК запланировано на 2025 год.

Система все-таки требует обучения

Несмотря на работу через интерфейс Excel система требует адаптации пользователей к логике работы. Многие процессы, которые ранее были неизбежны для реализации в электронных таблицах, могут стать не актуальны при правильном построении архитектуры бизнес-процесса.

Заключение

Система Планум демонстрирует высокую эффективность в автоматизации процессов бюджетирования в компании, успешно реализовав эту функциональность в ряде различных проектов.

Планум выделяется среди конкурентов благодаря ряду уникальных возможностей: полная интеграция с технологиями Excel, возможность гибкого контроля доступа, поддержка версионности, копирование данных, объединение различных подходов к бюджетированию в одной системе, ввод данных через регистры, расширенные аналитические возможности, а также мэппинг данных из других систем с механизмами контроля целостности.

Система охватывает все ключевые аспекты: планирование, бюджетирование, анализ и прогнозирование, что позволяет пользователям контролировать и управлять бизнес-результатами на всех этапах — от постановки целей до их достижения.

Ключевые преимущества Планум включают централизованное управление метаданными, гибкость и легкость внедрения, объединение всех данных в единую логическую модель, адаптивность к любой методологии, наличие конструкторов отчетов и формул, быстрое обучение персонала, возможность самостоятельного управления платформой, функцию Drill-down для детализированного анализа данных и отслеживание действий пользователей.