Финансовое планирование и бюджетирование критически важны для успеха организаций в современных условиях. Традиционные подходы на основе ERP-систем и электронных таблиц часто не обеспечивают необходимой гибкости и аналитики.
В статье рассмотрим опыт развития моделей бюджетирования и основные преимущества этого процесса на платформе Optimacros. Своими комментариями делится Антон Иванов, бизнес-аналитик и методолог финансовых моделей ГК «Оптимакрос».
- Функции бюджетирования
- С какими вызовами сталкиваются руководители финансовой функции?
- Бюджетирование на ERP-системах
- Как платформа Optimacros закрывает потребности бизнеса в процессах бюджетирования
- Как обеспечить бесшовное внедрение
- Как настроить модель под нужную отрасль
- Нужен ли воркфлоу в моделях бюджетирования
- Как сэкономить место на сервере
- Подведем итоги
Функции бюджетирования
Процесс бюджетирования, как и вся управленческая отчетность, как правило, подстраивается предприятиями под собственные нужды в каждом конкретном кейсе, а не жестко регламентируется. Бюджетирование — это инструмент менеджмента, который помогает принимать управленческие решения и предупреждать риски.
5 функций финансового бюджета:
- Планирование. Бюджет — оцифрованный план действий предприятия на рассматриваемый период с ответственными ролями.
- Координация. Бюджет распределяет ответственность между участниками бюджетного процесса и формирует для каждого декомпозированный план к выполнению.
- Кооперация. Бюджет разграничивает ответственность участников процесса и устанавливает взаимосвязь целей и управляемых элементов операционного процесса предприятия.
- Мотивация. Бюджет устанавливает ответственность за выполнение конкретных оцифрованных показателей каждый участником, формат поощрения за их достижение.
- Контроль. Правильно сформированный бюджет позволяет выявлять отклонения в процессе реализации и чутко реагировать на изменения внешней и внутренней среды предприятия необходимыми управленческими решениями.
С какими вызовами сталкиваются руководители финансовой функции?
Прежде всего необходимо четко установить предпосылки бюджетной модели. В нее входит:
- рассматриваемый период,
- необходимые срезы,
- количество версий,
- взаимосвязь операционного годового, среднесрочного и стратегического планирования.
Важно понять, какие цели необходимо отслеживать в будущих периодах, куда двигается компания, как планы стоят на будущий период.
Бюджетная модель не может быть единожды разработана и не меняться годами. Порой разница показателей в конце финансового года достигает 50% от того, что было сформировано в начале.
Бюджетный процесс — «стресс» для финансовых подразделений. В большинстве кейсов финансовый ориентир для будущего года начинает формироваться в конце текущего и может занимать несколько месяцев — особенно на больших предприятиях с развитой организационной структурой. Важно не терять нить управления самим процессом, не затягивать его, но и не упустить важные драйверы планирования в процессе оптимизации его по времени.
Основным вопросом является баланс между унификацией и кастомизацией блоков модели для разнонаправленных функций предприятия в части набора аналитик. Коробочные решения позволяют условно решить вопрос унификации, но лишь частично. Предприятия могут годами консервировать лишние расходы и недополучать доходы, пытаясь выявить факторы отклонений от желаемого результата, не имея необходимых срезов для анализа. По данным отчета Kept, 30% компаний ощущают нехватку гибкости в текущих инструментах.
Бюджетирование на ERP-системах
Уже не один десяток лет стандартные связки систем ERP→BI и ERP→EXCEL качественно выполняют задачи формирования регламентированной отчетности и ее публикации в соответствующих налоговых органах. Большинство современных компаний из разных отраслей используют именно такие связки для сбора фактической отчетности. Методики сбора фактических данных и стандартных бухгалтерских регламентированных форм вполне укладываются в негибкие коробочные решения. Изменения в фактическом учете происходят регулярно, но не несут в себе кардинальных изменений.
Пример — относительно свежие ФСБУ 14, 25 (сложный учет нематериальных активов и дисконтирование арендных затрат) и т. д., пересобранные по образу и подобию мировых стандартов финансовой отчетности. Зная правила игры, достаточно легко донастроить систему фактического учета и получить прозрачный и корректный результат.
Но в условиях современного конкурентного рынка с его быстрыми изменениями современному предпринимателю недостаточно лишь корректного сбора отчетности.
Факт — это отчетность в прошлом. Корректное и точное планирование — отчетность в будущем.
Подавляющее большинство функционала оставшихся на рынке ERP-систем не позволяют гибко реагировать на изменения конъюнктуры рынка в разрезе функционального планировании. Часто для целей планирования даже большие корпорации используют унифицированный шаблон. Он имеет ограниченный функционал — его хватает только для минимального анализа отклонений «план-факт».
Сама схема архитектуры реляционной базы данных, наиболее часто работающей в ERP-системах, подразумевает работу со вспомогательными плоскими таблицами и их последующей фильтрацией запросами SQL. Для целей планирования плоские таблицы не совсем эффективны. Дело в том, что в момент создания будущего бюджета могут использоваться совсем иные методологические сущности: например, система справочников (НСИ), методики расчетов или аналитические отчеты, которые необходимо мониторить «в режиме совещания».
Как платформа Optimacros закрывает потребности бизнеса в процессах бюджетирования
Для автоматизации бюджетирования необходим инструмент, который позволит компаниям повысить эффективность принятия решений. Платформа должна обладать рядом ключевых особенностей. Важно обеспечить быстрое внедрение, высокую точность прогнозов, легкую интеграцию с другими ИТ-решениями. Решение должно охватывать разные секторы бизнеса и легко настраиваться под них.
Платформа Optimacros обладает всеми необходимыми элементами тяжелых систем:
- Справочники со сложной иерархией и любыми видами необходимых атрибутов;
- Любые расчетные механизмы, встроенные в формульную логику, либо воспроизводимые в процессе моделирования;
- Систему ролей и доступов;
- Функционал логирования и резервных копий.
Как обеспечить бесшовное внедрение
Систему Optimacros не стоит рассматривать как замену ERP или BI, на которые были потрачены значительные ресурсы при внедрении. Внедрение платформы не вызывает фундаментальных изменений в IT-ландшафте. Гибкость системы и ее self-service-подход позволяют поместить аналитический инструмент именно в тот блок, который необходимо усилить с точки зрения принятия своевременных решений и чуткого мониторинга. При этом сохраняются широкие возможности для быстрого горизонтального и вертикального масштабирования системы.
Самый частый кейс — настройка взаимосвязи с ERP-системой по входящим потокам данных. При этом возможно получение непосредственно фактических транзакций из системы с последующей обработкой данных через мэппинг, либо интеграция справочников с полной перезаписью, либо накатом обновлений на элементы.
Все описанные операции чаще всего съедают значительный ресурс при ручном сборе план-факт анализа и генерируют большое количество критических ошибок. Часто используются интеграции с системами учета заработной платы, трекерами задач и ресурсов, системами-оркестраторами. Возможна также интеграция для получения натуральных показателей с логистических трекеров, систем учета АСКУЭ, производственного ПО и прочих, что позволяет оперативно реагировать на отклонения профильным подразделениям.
Как настроить модель под нужную отрасль
В построении бюджетных процессов важную роль играют особенности функциональных бюджетов в различных отраслях. К примеру, для FMCG-сектора и ритейла наибольшую ценность представляет блок выручки и коммерческих условий. Массивные справочники, огромные продуктовые матрицы и дивизиональная структура точек с распределенной ответственностью разных сотрудников требуют особого подхода в процессе планирования. Именно приносящие доход подразделения со сложной структурой нормативно-справочной информации являются основной точкой роста и источником информации для принятия своевременных решений.
Пример модели для FMCG-сектора:
Вычислительные мощности и гибкая архитектура OLAP-системы в Optimacros позволяют организовать процесс параллельного планирования в кратчайшие сроки и организовать «рабочие места» для менеджеров разного уровня, убирая лишнюю информацию под матрицу доступа. При этом сохраняется контроль за связанными расходами. Кроме того, всегда есть возможность автоматизировать план-факт анализ через входящие драйверы и создать задел под риск-менеджмент.
Другой пример — предприятия с холдинговой структурой, для которых характерно большое количество используемых систем учета, разные виды бизнеса (включая непрофильные) и совершенно разнообразные сущности, используемые в учете. Optimacros позволяет обеспечить простую настройку плавающих контуров консолидации по общим правилам.
Каждый уникальный кейс при разработке позволяет развивать бюджетные формы для ключевых видов бизнеса, получая аналитическую выкладку в нужных срезах, и унифицировать бюджетные формы для совершенно разных видов предприятий, входящих в контур.
Нужен ли воркфлоу в моделях бюджетирования
Общий запросом к моделям бюджетирования от разных заказчиков — возможность реализовать воркфлоу. И это объяснимо: любой процесс является динамическим, проходит в определенные сроки и имеет ответственных. Обходясь без вспомогательных систем, заказчики часто растягивают процесс на несколько месяцев, а важные запросы теряются в почте сотрудников или их не успевают рассмотреть. Говоря о холдинговых структурах с сотнями ответственных в матрице на десятке уровней, воркфлоу вообще часто бывает первичным запросом. Существуют примеры моделей, где практически нет расчетов, при этом реализация системы согласования занимает несколько месяцев — на выходе получаем рабочий инструмент коммуникации.
С точки зрения архитектуры, возможность реализации воркфлоу, как средства принудительной блокировки расчетов и разрыва логики, жизненно необходима на больших моделях.
Реализация воркфлоу возможна на системе как минимум двумя вариантами:
- Через стандартные сущности системы (мультикубы, кубы и матрицу доступа)
- Через application manager — специальную надстройку для формирования нестандартных для платформы функциональных возможностей.
Немаловажной особенностью является и возможность бесшовной интеграции с почтовыми smtp-серверами и оркестраторами. Система автоматически рассылает уведомления участникам процессов через почту, либо передает задачи в трекеры и собирает статусы сбора бюджета.
Как сэкономить место на сервере
Вопрос о стоимости владения — один из ключевых для ИТ-департаментов при принятии решения о покупке лицензий. Если речь идет об on-premise решении, система требует значительных ресурсов с точки зрения оперативной памяти сервера. Экономия места на сервере — важная задача для любой компании, владеющей собственными серверами и серьезно относящейся к информационной безопасности.
Система позволяет разделять автоматизируемый участок на функциональные блоки по необходимому принципу и не пользоваться сквозными справочниками, которые как раз напрямую влияют на скорость расчетов и работу в многопользовательском режиме
Результат разделения участков — это появление нескольких моделей (в некоторых случаях — нескольких десятков моделей), которые также работают синхронно и не влияют на расчеты друг друга. Это могут быть несколько управленческих единиц дивизиона или несколько департаментов, у каждого из которых в доступе есть своя независимая модель со своими аналитиками и необходимыми к расчету показателями.
При этом органично решается вопрос о разграничении доступов и кастомизации функциональных блоков. Лишние справочники и мультикубы просто недоступны пользователям в соседней модели. Основной эффект подобных решений — необходимая разреженность модели, которая позволяет ускорить процессы пересчета и сэкономить дорогую оперативную память сервера.
Подведем итоги
Финансовое планирование и бюджетирование играют критически важную роль для успеха современных организаций. Традиционные подходы на основе ERP-систем и электронных таблиц часто не обеспечивают необходимой гибкости и аналитических возможностей. Эффективные процессы бюджетирования должны учитывать особенности отрасли, обеспечивать быструю адаптацию к изменениям, предоставлять необходимые аналитические срезы и позволять оперативно принимать управленческие решения.
Платформа Optimacros имеет все необходимые решения для цифровизации блока бюджетирования и управленческого учета. Благодаря своим функциональным возможностям и гибкости платформа позволяет бизнесу из разных отраслей повысить эффективность финансового планирования, принятия управленческих решений и достижения стратегических целей.
