Многие компании запрещают использование мессенджеров для переписки в рабочее время. Это продиктовано тем, что такое общение зачастую ведется беспорядочно даже в группах и отвлекает от работы. Чтобы решить эту проблему, разработаны корпоративные сети. Идея о внутрикорпоративном общении появилась достаточно давно, но острую актуальность получила именно во время Интернета и социальных сетей. Сотрудникам необходимо общаться и взаимодействовать, особенно когда речь идет о сложном проекте.
Какие преимущества дает соцсеть по сравнению с мессенджерами
Социальные сети произвели революцию в коммуникации между людьми. Они позволяют мгновенно находить нужного человека, обмениваться сообщениями, документами, совершать звонки. Для современного бизнеса использование рабочих чатов – это ускорение и упрощение общения между сотрудниками и отделами. В быстро меняющейся обстановке скорость и координация – ключи к эффективной работе.
Использование Telegram и прочих мессенджеров отчасти решает эту задачу. Но они имеют и ряд недостатков. Главный из них – закрытое общение на разные нерабочие темы (вплоть до обмена мемами), да и безопасность оставляет желать лучшего.
В обычном мессенджере нет возможности контролировать общение между участниками, сторонние разговоры на личные темы отвлекают сотрудников, а в общем чате легко пропустить важную информацию.
Для решения этой проблемы были созданы корпоративные социальные сети – площадки для связи по рабочим вопросам. Они позволяют сотрудникам быстро находить нужный чат, связываться друг с другом, хранить и обмениваться ценной информацией. Для руководства же внедрение КСС позволяет контролировать общение сотрудников, мгновенно получать обратную связь и возможность узнать «с места» идеи или предложения.
Для работников использование корпоративной сети позволит оптимизировать общение на «рабочее» – в самой КСС, и «не рабочее» – в мессенджерах по окончании рабочего дня на личные темы.
Консерваторы зачастую выступают против специальных соцсетей. Главный аргумент – находящийся в общем доступе мессенджер сможет без проблем ее заменить. Такое мнение в корне неверно.
Преимущества корпоративной соцсети перед другими мессенджерами для бизнеса:
- КСС позволяет работникам не отвлекаться и разделить личные и рабочие переписки. Если вести рабочий чат в привычном мессенджере, то с большой вероятностью перед работником будет соблазн перехода в другие чаты, думскроллинг и т.д. Введение рабочей сети ограничивает информацию и предотвращает переход на сторонние ресурсы. Введение КСС позволит не отвлекаться, но при этом иметь инструмент для общения на корпоративные темы.
- Рабочая информация хранится не на стороннем носителе, как в доступных социальных сетях. Одной из проблем классических соцсетей является открытие доступа к данным третьим лицам. КСС лишены этого, все данные сохраняются и хранятся во внутреннем хранилище. Это обеспечивает безопасность и сохранение данных.
- Сеть практически всегда доступна. Используются серверы, отличающиеся стойкостью к падениям и отключениям. В случае же перебоев в работе таких сложных инфраструктур, как крупные мессенджеры, доступ к рабочей группе может быть недоступен несколько дней.
- КСС обладает рядом возможностей, не доступных в простых социальных сетях. Это позволяет блокировать или добавлять новые функции при необходимости.
- Использование социальной сети сплачивает команду, позволяет сотрудникам общаться напрямую и решать проблемы, вести обсуждения, делиться опытом.
- Ускоряет работу, координирует действия между сотрудниками и отделами. Решить важные задачи удается быстрее.
- Позволяет создать корпоративную базу знаний, в которой опытные сотрудники смогут делиться знаниями и навыками с новичками. Это способствует росту профессионализма и доверия в коллективе.
- Все переписки и обмен данными «прозрачны», что позволяет избегать утечки данных и контролировать сотрудников. Отсутствие конфиденциальности позволяет предотвратить создание сторонних тем.
- Функция создания специализированных тредов, с помощью которых систематизируются рабочие чаты и наводится порядок в учреждениях.
В корпоративной сети сохраняется весь функционал обычных мессенджеров: пользователи могут обмениваться сообщениями, совершать видеозвонки, присылать аудиосообщения и прикреплять необходимые файлы.
Проще говоря, использование КСС значительно ускорит и упростит коммуникацию внутри компании.
Что отличает социальную сеть от мессенджера
Основными отличиями КСС от обычного мессенджера являются:
- функционирование в зоне компании;
- автономная работа на собственных узлах;
- все данные хранятся во внутренних хранилищах без доступа третьих лиц: резервирование на внутренние узлы увеличивает надежность работы и защищает серверы от падений;
- настройка прав доступа: при необходимости руководство может открывать или ограничивать доступ к корпоративной информации;
- используется иная система защиты находящихся в сети данных: многоступенчатая защита данных предотвращает перехват или расшифровки;
- КСС обладает рядом настроек, которых нет в доступных мессенджерах;
- отсутствие конфиденциальности.
Такие различия обусловлены спецификой применения: находящиеся в открытом доступе мессенджеры созданы для общения между людьми, а задачи КСС – оптимизировать и обезопасить общение и передачу данных между сотрудниками компании.
Какие задачи выполняет КСС
Задачи рабочей платформы:
- знакомство работников разных отделов и уровней, улучшение их коммуникации друг с другом: это повышает уровень комфорта и доверия в коллективе, что благоприятно сказывается на трудоспособности;
- работник может напрямую обратиться к руководителю;
- защита данных от утечек и потерь;
- создание прогрессивного имиджа фирмы с высокой внутрикорпоративной культурой;
- контроль за сотрудниками, открытие или закрытие доступа к базе данных.
Использование платформы для рабочего общения позволяет обмениваться информацией, быстро переключаться между задачами и чатами.
Зачем бизнесу использовать мессенджеры
Причины, по которым бизнес должен перейти на собственную рабочую платформу, – ее доказанная эффективность и значительное ускорение происходящих процессов. Запретить пользоваться мессенджером сотрудникам не получится – люди все равно найдут способ и время для сторонних переписок, думскроллинга, личного общения и т. д.
Вместо того, чтобы ограничивать человеческое общение и переводить его «в тень», гораздо эффективнее предложить сотрудникам социальную платформу, на которой они могут обсудить все рабочие моменты, наладить коллективное взаимодействие. Рассортированные чаты и треды позволят не утонуть в потоке информации, быстро найти нужного человека и эффективно управлять действиями сотрудников.
КСС с удобным интерфейсом и защищенная шифрованием позволяет сотрудникам выполнять поставленные задачи и лучше общаться друг с другом.
Инструменты корпоративных социальных сетей
Платформа использует следующие инструменты:
- Участники могут публиковать контент, делиться новостями, участвовать в обсуждениях.
- Лента обновлений, где есть уведомления о всех важных событиях.
- Поиск нужной темы, чата или треда. Работник сможет быстро отыскать нужного ему человека и связаться с ним для решения вопроса. Поиск не даст потеряться нужной информации.
- Инструменты для обмена данными, файлами. С помощью корпоративной соцсети совершаются звонки и проводятся видеоконференции.
- Профиль работника. В него включены данные о сотруднике из его учетной записи с указанием отдела, должности и т.д.
Благодаря встроенным инструментам корпоративная сеть объединяет рабочие чаты, общение и полезную информацию в одном месте.
Как внедрение соцсетей отражается на бизнесе
Консервативные руководители считают, что необходимости во внедрении социальных сетей для корпоративного общения нет – это избыточная мера, и можно обойтись доступными мессенджерами. Такой подход значительно ограничивает возможности и скорость принятия решений.
Внедрение КСС оптимизирует текущие процессы благодаря следующим факторам:
- Обсуждение идей и предложений. В корпорациях рядовые сотрудники могут не знать, к кому из руководства можно обратиться с идеей или предложением. КСС упрощает эту задачу, позволяя обсудить интересующий вопрос или предложение напрямую.
- КСС ускоряет решение проблем, плюс позволяет руководству лучше отслеживать происходящее в компании.
- Уведомление о важных событиях, изменениях, мероприятиях.
- Управление информацией. Соцсеть улучшает взаимодействие сотрудников в работе над проектом. Это позволяет реализовать творческий потенциал коллектива и быстро решать возникающие в рабочем процессе проблемы. Это важно в компаниях, где над проектом работают много человек – от согласования идеи до принятия готового продукта. При использовании КСС согласование проходит быстрее.
- КСС до 70% ускоряет работу бизнеса, так как сокращается время на согласование и устранение ошибок.
КСС укрепляет корпоративный дух и чувство причастности к общему делу, а ощущение товарищеского локтя повышает мотивацию к работе. Сотрудникам гораздо приятнее работать в дружеской атмосфере.
Преимущества соцсетей позволяют раскрыть нереализованный потенциал коллективной жизни и наладить контроль над текущими процессами.
Всегда ли соцсеть нужна в компании
Использовать КСС целесообразно в компании, где большое количество сотрудников и строгая внутрикорпоративная этика. Это позволяет наладить общение в коллективе, быстро ставить задачи и при этом держать под контролем общение сотрудников в рабочее время. Внедрение специальной платформы оценит молодой коллектив и люди, привыкшие к общению и взаимодействию в соцсетях.
Корпорации ограничивают или запрещают использование мессенджеров в рабочее время. Однако, запрещая открытые приложения, необходимо дать альтернативу, которая устроила бы и работников, и работодателей. Корпоративные соцсети с чатами позволяют общаться на рабочие темы, делиться опытом и сообща работать над поставленными задачами.
Это удобный инструмент общения для сотрудников по рабочим вопросам. Благодаря КСС происходит ускорение рабочих процессов, улучшение координации между отделами, укрепление корпоративного духа. Рядовой сотрудник сможет без труда обратиться к вышестоящему руководству. А при грамотной организации КСС можно не беспокоиться за сохранность данных.
А в Вашей компании есть корпоративная социальная сеть? Расскажите, как предотвращаете утечки конфиденциальных данных из-за человеческого фактора.
