Как подключиться к ВКС: современные решения и практические рекомендации по проведению видеоконференцсвязи

Подключение конференц-связи – современное решение, которое стали использовать не только крупные, но и небольшие компании. Такой вариант также подходит и для ведения некоммерческой деятельности. Внедрение такой технологии позволяет экономить время на поездах в другие города и страны, а проводить созвоны, онлайн-встречи и совещания теперь можно, не покидая рабочего места.

Подключение к ВКС: какие варианты существуют

Организация конференц-связи возможна 3 методами.

Стандартная опция на мобильном телефоне

Для группового звонка достаточно смартфона. Подключиться можно по следующей схеме:

• найти нужного абонента в списке контактов или при помощи клавиатуры набрать номер и позвонить;
• после того как соединение будет установлено, найти опцию «добавить вызов», так абонент автоматически будет переведен в режим ожидания;
• далее набрать другого участника созвона и воспользоваться функцией объединения звонков.

При использовании сотовой связи есть возможность одновременного подключения группы, состоящей до пяти человек. В зависимости от оператора связи число может меняться.

Когда требуется длительное совещание или переговоры, сделать доклад, этот метод не самый подходящий для работы. Такой вариант не дешевый. Одно дело, если место нахождения участников не выходит за пределы региона и все пользуются услугами одного сотового оператора. Если нет, разговор может обойтись в круглую сумму.

Приложения и сервисы

Еще один вариант, с помощью которого можно организовывать видеоконференцсвязь. Их несложно найти и скачать из интернета. Среди востребованных выделяют Telegram, Skype, Google Meet, Zoom (формируется ссылка для входа) и прочие приложения.

Большинство сервисов, как правило, работают на платной основе. Бесплатные предусмотрены для ограниченного числа пользователей. Кроме того, подключение к конференции возможно только для своих. Перед тем как приглашать участников на онлайн-совещание, например по Skype, им нужно установить программу себе на телефон или компьютер.

Офисная или облачная АТС

Среди преимуществ выделяют следующие:

• бесплатные созвоны внутри корпоративной сети;
• возможность сохранять и хранить разговоры;
• руководитель может подключаться и слушать любые переговоры;
• сеть доступна для абонентов вне зависимости от их нахождения;
• совершение звонков с любых устройств (смартфоны, мессенджеры).

Чаще для конференций правильнее выбирать облачную АТС. В отличие от офисной она проста в работе, подготовка не занимает много времени, не требуется дорогое оборудование, нет необходимости в прокладке телефонных линий. Понадобится интернет-соединение, работающее в стабильном режиме, специальная программа, позволяющая принимать и совершать звонки, и само устройство.

Как работает ВКС

Для передачи видео и звука используется специальное программное обеспечение и периферийное оборудование. В качестве среды передачи данных выступает интернет или корпоративная сеть. Связать оборудование и ПО помогают стандартные протоколы. Сжимать и воспроизводить изображение и звук позволяют видео- и аудиокодеки.

Из чего состоит система ВКС

Набор ВКС включает такие элементы, как:

1. Сервер. Это «посредник», благодаря которому происходит взаимодействие терминалов и обмен данными. В его обязанности входит нести ответственность за видеосвязь для группы участников.
2. Терминал. Устройство для приема видеозвонков. Сюда входят смартфоны, планшеты, компьютеры или системы телеприсутствия. Хватит установить специальное приложение, об остальном уже позаботились производители. В такой технике уже предусмотрен микрофон и динамики, камера, поддержка видеокодеков и мощный процессор.
3. Инфраструктура. Задачи, которые выполняет: обрабатывать видео, передавать данные, обеспечивать интеграцию с внешними носителями.
4. Периферийное оборудование. Как правило, в ноутбуке, на смартфоне уже все есть. Чтобы организовать конференцию в переговорной комнате, понадобится дополнительное оборудование – PTZ-видеокамеры, спикерфоны, системы эхо- и шумоподавления и прочее.

Соременная видеоконференцсвязь — Какая она?

Модели внедрения систем ВКС

Всего выделяют три варианта:

• Облачная. Инфраструктура для создания видеоконференций предлагается поставщиками. Заказчику остается только заплатить за те ресурсы, которыми он пользуется. Системы не требуют наличия специальной техники. Для обеспечения коммуникационной связи достаточно терминала, который есть у пользователя. Это, как правило, компьютер или смартфон. Например, такой разновидностью сервисов оснащен Skype. Облачные системы являются публичными. Поскольку вся информация хранится в центрах обработки данных провайдера, безопасность компании может быть под угрозой. В настоящее время важно наличие серверов на территории Российской Федерации.

• Выделенная. Заказчик полностью контролирует весь процесс, поскольку прохождение всех соединений происходит через его локальную сеть. Обычно такое применяется, когда возникает необходимость подключить зал для проведения конференции. При применении такого решения не требуется спецоборудование, сервера или приложения. Для обработки потоков трафика используются протоколы фирмы-производителя, для зашифровки картинки и звука – кодеки. После происходит и обратная декодировка.
• Гибридная. Это сочетание двух вышеописанных вариантов. Для взаимодействия внутри организации, например, применяется локальная сеть, для внешнего общения – интернет. Если для крупной трансляции внутренней ВКС не хватает емкостей, тогда в работу подключают облачный сервис.

В некоторых случаях предпочтение отдают программной модели. В качестве основного протокола здесь выступает TCP/IP, с ограниченным набором кодеков, но пользующийся популярностью в интернете. Для работы не требуется установка специальных приложений. Достаточно веб-браузера, микрофона и камеры.

Какое оборудование нужно для ВКС

При выборе периферийной техники необходимо ориентироваться на способ, по которому она будет подключаться, и место, где предполагается проведение видеоконференцсвязи.

Чтобы проводить сеансы ВКС, нужно приобрести:

• качественные звукоусилители;
• видеокамеру PTZ с возможностью поворота, наклона вниз и вверх, удаления и приближения картинки;
• спикерфоны – устройства, которые подавляют шумы и эхо, могут включать как несколько динамиков и микрофонов, так и по одному;
• жидкокристаллические дисплеи – как советуют специалисты, желательно иметь минимум два: один предназначается для людей, которые принимают участие в конференции, другой – для демонстрации видео, документов и иных материалов.

Проводить видеоконференции на рабочем месте стало намного проще благодаря готовым системам и комплексам. Однако современные реалии показывают, что до сих пор многие отдают предпочтение самым простым устройствам – смартфону или ноутбуку с установленным специальным приложением. Все, что необходимо для передачи аудио и видео, поддержки видеокодеков, в них уже, как правило, есть.

Правила подготовки к проведению видеоконференций

Рекомендуется обратить внимание на некоторые моменты.

Устанавливаем необходимые сервисы

Кроме того, что заранее потребуется установить приложение, воспроизводящее видеосвязь, также до начала конференции следует побеспокоиться об установке определенных программ, с помощью которых, например, можно создавать слайд-шоу, графики или видеоролики. Для инсталляции и изучения таких сервисов требуется время.

Готовим качественные информационные материалы

Чтобы сосредоточить на себе и на мероприятии внимание аудитории, стоит сделать презентации. Если это графики, таблицы или текст, они должны быть крупными и читаемыми. Не надо стараться разместить всю информацию на одном слайде. Фон – в мягких пастельных тонах.

Проверяем технику и интернет

Перед тем, как совершать видеозвонок, необходимо проверить работу ноутбука или компьютера, камеры и микрофона. Все должно работать без перебоев. Также стоит убедиться в стабильном интернет-соединении.

Соблюдаем дресс-код

Даже если предприятие не требует придерживаться определенных правил касаемо внешнего вида, для видеоконференции в одежде желательно отдать предпочтение деловому стилю. Правило распространяется и на удаленщиков.

Правильно расставляем свет

Качество видео играет немаловажную роль. Для предотвращения зернистости стоит позаботиться об освещении. Помещение должно быть светлым или с достаточным количеством осветительных приборов.

Если встреча проходит в дневное время, можно сесть сбоку или напротив окна. Такое расположение придаст изображению презентабельности. При использовании ламп их стоит размещать таким образом, чтобы освещение не шло снизу.

Не опаздываем

Одна из причин опоздания – невнимательность. Чтобы не произошло неловкой ситуации, лучше поставить таймер за 10-15 минут до созвона.

Выключаем микрофон, если не участвуем в обсуждении

Любое действие, совершаемое участником, создает дополнительный шум и шорох. Особенно такое часто встречается, когда сотрудник принимает участие в конференции, находясь в офисе или общественном месте. Чтобы не напрягать собеседников, микрофон лучше выключить.

Смотрим в объектив камеры во время разговора

Собеседник будет понимать, что он находится во внимании спикера. Так он более внимательно будет воспринимать все, что говорит выступающий.

Как сделать конференц-связь на телефоне

Каждый обладатель телефона имеет возможность участвовать в конференции без наличия дополнительных программ и приложений. Но перед онлайн-встречей нужно уточнить пару моментов:

• Количество участников конференции. При наличии менее пяти человек нет необходимости в применении доп программ.
• Наличие видео. Если оно нужно для коммуникации, стоит предварительно установить специальное для его передачи оборудование.

Подключаемся к конференц-связи по мобильному телефону

Перед конференц-связью проводится подготовка к совершению звонка:

1. До начала встречи стоит проверить, входит ли услуга в тарифный план, а также уточнить ее стоимость. Для этого достаточно зайти в личный кабинет или позвонить своему оператору и получить информацию на все интересующие вопросы. Стоит узнать, есть ли возможность добавления пользователей в конференцию, на каких условиях происходит объединение исходящих и входящих вызовов.
2. Поставить гаджет на зарядку. Во время подобных встреч батарея быстро садится. Для оперативного решения проблемы, чтобы избежать несвоевременного прерывания переговоров или совещания, желательно приобрести портативный аккумулятор.
3. Поставить устройство на бесшумный режим или «не беспокоить». Поскольку звук во время входящего звонка будет отвлекать участников конференц-связи.
4. Правильно подобрать место для общения. Оно должно быть тихим. Также стоит проверить стабильность передачи сигнала своего оператора сотовой связи. При взаимодействии с людьми посредством приложения необходима стабильная работа интернета – Wi-Fi или мобильного. Для подключения также стоит воспользоваться быстрым доступом или настройками.

Как позвонить по конференц-связи с помощью iPhone

Участвовать в конференции могут максимум пять человек.

Этапы подключения:

1. Позвонить первому пользователю и дождаться его ответа. Сказать, что предстоит конференция.
2. Нажать кнопку «добавить участника». Внешне она представлена знаком плюс.
3. Сделать звонок следующему человеку.
4. Воспользоваться кнопкой в виде стрелы, указывающей вверх и с раздвоенным концом. Это позволит объединить вызовы в общую беседу.
5. Если есть необходимость в приглашении еще нескольких собеседников, повторяют шаги 2-4.

Если нет кнопки для объединения вызовов, это означает, что услуга не предусмотрена тарифным планом. Тут остается лишь связываться с оператором и с ним решать этот вопрос.

Владельцы iPhone и иных устройств американского бренда могут пользоваться функцией FaceTime, позволяющей делать групповые вызовы.

Когда лимит на участников превышен, больше никого не удастся пригласить в беседу. Также придет сообщение о максимальном количестве пользователей.

В конференц-связи, проводимой по телефону, участники не будут видеть имена и иконки друг друга. Эта функция доступна только для организатора. Но, если участник, которому был совершен звонок, решит пригласить еще человека, ему уже будет доступно имя приглашенного и того, кто организовал конференцию.

Конференц-связь в iPhone

FaceTime на iPhone

Это приложение, благодаря которому можно совершать видео- и аудиозвонки посредством использования веб-камеры.

Что потребуется для настройки:

• Смартфон. iOS не ниже 12.1.4. Другими словами, это iPhone 6s и более поздние версии. Если модель менее современная, но при этом есть поддержка этой версии оболочки, к конференции подключиться можно, но не исключены проблемы с передачей видео.
• Интернет на телефоне или Wi-Fi со стабильной работой.

В одной беседе могут принимать участие не более 32 человек. Также нужно понимать, что такая функция не поддерживается в некоторых регионах и странах.

Несмотря на то, что приложение уже имеется в смартфоне, потребуется его активация. Сделать это можно следующим образом:

• Активировать FaceTime через настройки при помощи установки бегунка в нужное положение.
• Найти приложение и открыть его.
• Войти под своей учетной записью. Вначале нажатие на FaceTime, затем ввод Apple ID.

Нужно помнить, что с использованием программы происходит автоматическая фиксация номера телефона. Также предусмотрено введение адреса электронной почты.

После того как приложение станет активным, можно звонить из него или воспользоваться разделом «сообщения».

Как организовать конференц-связь по мобильному телефону на Андроиде

Эта платформа не предусматривает наличие встроенного сервиса, однако найти его аналог для скачивания и установки не составит труда.

Если приложения нет, конференц-связь можно запустить так:

1. Набрать первого участника и дождаться его ответа.
2. Нажать на «добавить вызов» (+), тем самым переведя собеседника в ожидание.
3. Позвонить следующему участнику, подождать пока он ответит.
4. Воспользоваться кнопкой «объединить».
5. После объединения всех вызовов на экране телефона можно будет увидеть уведомление о начале конференции.

Как подключить ВКС с помощью АТС

Провести конференцию можно при наличии автоматической телефонной станции при помощи подключения к ней внутренних абонентов. Основная функция АТС заключается в управлении вызовами и соединении всех участников, в том числе и внешних, друг с другом. Стоит также отметить, что этот инструмент способен выполнять многие функции, среди которых не только организация конференц-связей, но и проигрывание голосового меню, переадресация или удержание звонков и прочее.

Существует две разновидности автоматической телефонной станции. Каждая имеет свои достоинства и недостатки.

Конференц-связь на базе локальной АТС

Устанавливается в серверной на территории предприятия. При выборе принимаются во внимание задачи, которые ставит перед собой компания. Аппаратная АТС – это не гибридное решение. Она имеет ограниченный функционал, поскольку большего не позволяет физическое оборудование. По этой причине перед тем как принимать решение и покупать такую станцию, необходимо обратить внимание на следующее:

1. С какой целью будут создаваться конференции – для взаимодействия сотрудников внутри компании, для звонков партнерам и клиентам или все вместе.
2. Максимальное количество пользователей конференц-колла.
3. Число конференций, проводимых одновременно в рамках бизнеса.

Если предварительно не учесть все нюансы, есть большая вероятность возникновения определенных ограничений. Поскольку изначально АТС предусматривалась для проведения переговоров внутри организации, то простые варианты не поддерживают никаких функций, кроме этой. Для соединения с внешними абонентами необходимо будет наличие дополнительных модулей.

Основы телекоммуникационных решений — Введение в видеоконференцсвязь

Еще одна проблема связана с количеством портов и производительностью процессора. Если их будет недостаточно, то число участников конференц-связи и одномоментных соединений будет ограничено.

В большинстве случаев можно приобрести уже собранную аппаратную АТС. При этом не будет возможности в изменении ее оборудования. Поэтому важно сразу понять, какой функционал необходим для конференций и сколько человек в них будет принимать участие. Расчет желательно вести с запасом. Это поможет избежать дополнительных расходов на замену устройств в случае роста штата.

Модульные АТС более удобные в пользовании, поскольку являются сборными. Для установки модулей и процессора предусмотрен базовый блок. Для расширения функционала станции и увеличения числа пользователей можно докупить недостающие комплектующие. Конечно, с приобретением устройств и дополнительной техники сейчас могут возникнуть сложности из-за ухода с российского рынка многих производителей.

Важно понимать, что не обойтись без помощи специалиста. Он не только сможет выбрать правильное оборудование, но также произведет его установку и настройки.

Конференц-связь на базе облачной АТС

Место расположения такой станции – ЦОД провайдера. Чтобы ею пользоваться, компании придется приобрести лицензию, а также вносить платежи согласно тарифу. Доступ к АТС получается для бизнеса удаленным, но предусмотрено управление через личный кабинет, в котором можно осуществлять подключение абонентов и настраивать конференц-связь.

Обслуживанием занимается непосредственно поставщик, предоставляющий услугу. Если возникают неполадки или сбои в работе, достаточно просто связаться с техподдержкой, и они все исправят. Самостоятельно делать ничего не придется.

Для участия в созвонах достаточно софтфона или многоканального телефона. Если в качестве примера рассматривать облачную АТС Дом.ру Бизнес, то она предоставляет более удобный формат для осуществления звонков – это конференц-комнаты, представляющие собой виртуальное пространство, где клиенты и коллеги могут общаться между собой.

Главные достоинства:

1. Подключение возможно с любого устройства, в том числе и смартфона, на котором отключен или плохо работает интернет.
2. Количество участников для одного разговора – от трех человек. Это могут быть коллеги, клиенты, подрядчики. В этом плане ограничения отсутствуют.
3. Многократное применение виртуальной комнаты, благодаря чему достаточно один раз создать конференцию и присоединить к ней всех участников.

У пространства будет свой номер. Для участия в конференц-колле достаточно просто набрать его. Комната может быть предназначена и для ведения переговоров с потребителями.

Если подходить к вопросу о капитальных затратах, то облачная версия выгоднее. Когда у компании есть своя АТС, требуется дозакупка функционала. У облака даже в базовом тарифе уже по умолчанию предусмотрено большинство функций – для подключения дополнительных возможностей достаточно пары кликов компьютерной мышью.

Видеоконференция считается одним из наиболее удобных коммуникационных средств удаленного формата. Для быстрого создания онлайн-переговоров достаточно использовать современные сервисы, предусматривающие простую регистрацию и множество функций, которые помогут не только сэкономить время на разъезды, но и обеспечат дополнительную защиту компании.

Как часто пользуетесь ВКС на работе? Покупали для этого специальное оборудование или обходитесь стандартным ноутбуком (смартфоном)?