Роботизация в последнее время используется во многих сферах, включая ИТ. Внедрение автоматизированных технологий позволяет существенно экономить время. Они избавляют от выполнения мелких и рутинных процессов, дают возможность сконцентрироваться на более важной и ответственной работе. Но все же стоит рассмотреть основные нюансы использования технологии RPA: действительно ли она такая эффективная, как о ней пишут и говорят?
Конечно, роботы обрабатывают и выполняют многие операции быстро, да и в их качестве можно не сомневаться, но для работы они используют алгоритм — программу, которая иногда сбоит. В итоге может выйти не то, что нужно, поэтому применение роботов не всегда целесообразно. Лучше предварительно изучить основные особенности, плюсы и минусы RPA.
Что такое RPA и в чем ее польза?
RPA (Robotic Process Automation) — это внедренные в ИТ-инфраструктуру или бизнес-процессы программные боты. Они выполняют рутинные задачи бизнеса: опрашивают клиентов, контролируют качество сервиса, открывают почту и вложения, работают с данными, сортируют файлы, рассчитывают однородные показатели, собирают статистику, распознают голос и данные, а также выполняют множество других функций.
Основная цель использования роботов состоит в освобождении работников от рутинной работы. Они призваны минимизировать человеческий фактор и снизить риск атак на систему безопасности.
Преимущества RPA:
- Роботы являются отличными помощниками в изучении пользовательских интерфейсов. Благодаря им можно имитировать любое взаимодействие (движения мышью, ввод с клавиатуры и многое другое). Это ощутимо упрощает работу.
- Роботам можно предоставить на выполнение рутинные процессы. Они могут отвечать за маршрутизацию согласования документации, работать со стандартными формами, а также производить опрос систем мониторинга на некритичных узлах. Они все делают как человек, только это у них получается надежнее, эффективнее и быстрее.
- В основе роботов заложен искусственный интеллект и машинное обучение. При наличии достаточного количества информации роботы смогут определить необходимого врача, оценить страховые риски и страховые случаи. Они также способны производить расчет доходности инвестиций. Благодаря роботам создаются сложные голосовые конструкции.
- Использование роботов позволяет экономить на сотрудниках колл-центров. Голос и разговор могут быть настолько реалистичными, что у людей даже не возникнет подозрений, что они разговаривают не с человеком.
- Роботы могут продуктивно обрабатывать данные в больших объемах. Они быстро их анализируют и подбирают услугу, подходящую клиенту.
- Правильное внедрение технологии RPA увеличивает показатели производительности. Это существенно сокращает рутинные операции. С ними не нужно проводить проверки и постоянно контролировать процессы. При этом человек может использовать их навыки и опыт в инновациях, планах развития, проектировании новых систем, продуктов и сервисов.
- Роботы работают точно и не совершают так много ошибок, как человек. Ошибка может привести к серьезным убыткам и ухудшить репутацию компании.
- Технологии RPA способны значительно уменьшить затраты. Но не стоит забывать, что для внедрения роботов требуются вложения. Кроме того, придется потратиться и на поддержку их работы.
- При использовании RPA снижается текучка кадров в компании. Это связано с тем, что люди выполняют работу в приятной области интеллектуального труда. Они не выгорают от рутинных дел и рабочих мелочей, а сосредотачиваются на основных процессах.
Минусы использования RPA
Несмотря на то что RPA является полезной и эффективной технологией, которая способна повысить производительность рабочих процессов, у нее имеются негативные стороны, и их достаточно много.
Минусы технологии RPA:
- Роботы — это не люди. Конечно, он не знают усталости, им не нужно пить кофе, они не ругаются, не спят и не опаздывают на работу, но они не способны мыслить за пределами алгоритма, который был заложен разработчиком. Человек же более гибкий и обучаемый, он открыт к любым вопросам. Если он допустит ошибку, то ее сможет исправить другой человек. Если возникли проблемы в работе RPA, а поблизости нет людей, то бизнес может понести существенные убытки.
- Важно знать алгоритм и особенности работы технологии RPA. Стандартом хорошей RPA является low-code и no-code. Для их запуска пользователь должен открыть интерфейс, передвинуть квадратики и символы. Лишь после этого запускается высокотехнологичный текстовый и голосовой робот. Но все это должны делать специалисты, которые понимают, как работают технологии RPA. Они должны настраивать их работу изнутри, оптимизировать, анализировать, исправлять сбои и ошибки.
- Внедрение RPA должно проводиться с автоматизацией. Если этого не сделать, то деньги будут потрачены зря. Роботы смогут эффективно и продуктивно выполнять задачи только в связке с CRM, ERP, системой биллинга, телефонией и др. Но все это требует больших денежных вложений.
- Для эффективной и продуктивной деятельности робота требуется большой объем данных, без них он будет пустышкой. Роботизация окупается только при проведении глубокой аналитики, когда есть данные для машинного обучения, внесения корректировок в процессы. Если в компании нет огромных данных и она справляется с обработкой самостоятельно, то внедрение RPA не будет обязательным условием. Эта мера, наоборот, будет нецелесообразна, потому что вложенные средства не окупятся, а компания понесет большие убытки.
- Роботизация не нравится сотрудникам организации. Ее внедрение сокращает рабочие места и может представлять серьезную угрозу, поскольку технология развивается и включается в бизнес-процессы. Это настраивает большинство сотрудников компании против такого нововведения.
- Технология RPA подходит не для всех процессов. Проведение роботизации уместно для небольших и прозрачных дискретных процессов, которые основаны на жестких принципах, не имеют множества исключений и не требуют человеческого мышления. Если в процессе роботизации необходимо участие человека, то во внедрении технологии нет смысла. Она будет доставлять одни неудобства и проблемы.
- Низкий показатель безопасности. Технология RPA — инструмент с высоким риском уязвимости. Злоумышленники часто используют ботов для кражи важных данных и получения доступа к корпоративной тайне, они вносят изменения в сеанс, который исполняется роботом. RPA требует надежной защиты, роботы должны применяться для работы только с участием проверенных сотрудников.
- Чтобы внедрение RPA было ответственным и безопасным, требуется пересматривать процессы, определенные ресурсы. Рядом также постоянно должны находиться профессионалы. Если это не будет выполнено, то дальше тестовых настроек зайти не получится.
- Роботы могут допускать ошибки. В отличие от людей, они их не исправляют, а накапливают. Со временем роботы могут полностью выйти из строя.
- Технологию RPA необходимо дорабатывать под требования и условия каждой компании. Внесение даже небольшого изменения без администратора системы может привести к серьезным последствиям.
- Если компания постоянно добавляет новых роботов, возрастает необходимость их обслуживания, проверки и наладки. Это влечет большие финансовые затраты.
Какие задачи выполняет RPA?
Роботизированные технологии RPA используются для увеличения эффективности и продуктивности рабочего процесса. Они ускоряют выполнение задач, берут на себя рутинную работу, предоставляют возможность сконцентрироваться на основных обязанностях и выполнении проектов.
Технологии RPA могут выполнять следующие задачи:
- сверку и перенос данных из одной информационной системы в другую или из файла в информационную систему;
- массовое создание электронных писем, проведение мониторинга ящика e-mail, моментальное реагирование на входящие письма;
- поиск и сбор информации из разных источников (цен на товары, сведений относительно конкурсов на электронных площадках, резюме на сайтах, в социальных сетях);
- проведение сверки данных и загрузки первичных сведений в систему в период ее старта, включая параллельный ввод;
- внесение данных в существующие информационные системы;
- работу с системами, у которых нет API (Application Programming Interface).
Основные критерии роботизации
Роботизированные технологии вида RPA отвечают следующим критериям:
- Высокие показатели трудозатратности. Задействовано большое количество FTE.
- Цикличность. Процессы могут повторяться неоднократно.
- Применение алгоритмизации. Процесс основывается на комплексе правил, не используется экспертиза.
- Высокий уровень ошибок, возникновение сбоев в работе. Постоянно требуется контролировать работу роботов, повышать ее качество.
- Структурированность информации. Все сведения выводятся в стандартном виде.
- Стабильность процесса. Он не подвергается частым изменениям.
Робот RPA полезен в разных профессиональных сферах. Его часто используют в финансах и бухгалтерии, управлении персоналом, торговле, продажах, логистике, обслуживании клиентов, информационных технологиях.
Для полноценной работы требуется выделенный сервер, платформа RPA, а также постоянный мониторинг. При грамотном введении и использовании RPA упростит рабочий процесс, освободит сотрудников от ненужной и рутинной работы, поможет сконцентрироваться на основных задачах.
