В индустрии информационных технологий электронный документооборот появился уже достаточно давно. В последние годы государство проводит множество мероприятий по поддержке и развитию этого направления. Технология все еще не стала массовой, хотя ее внедрение упрощает отношения с контрагентами и в значительной мере сокращает издержки бизнеса.
Что значит ЭДО и зачем он нужен?
ЭДО — обозначение электронной формы документооборота. Это значит, что его применение освобождает от необходимости применять бумажные аналоги. При этом функции те же, что и в обычном случае. С документами осуществляются следующие действия:
- хранение;
- отправка;
- согласование;
- регистрация;
- редактирование;
- формирование.
Стоит отметить передачу кодов маркировки через УПД в систему «Честный знак».
Интересно! В сервисах ЭДО допустима передача любого формата документов: формализованных и неформализованных, в том числе соглашений и сверок, актов, договоров и так далее. Работать можно даже с информацией, которой нужны специальные форматы, введенные законодательством РФ.
Бумаги становятся значимыми с юридической точки зрения, если применяются электронные подписи усиленных квалифицированных разновидностей. При неквалифицированных подписях требуются дополнительные соглашения с контрагентами. Неформализованные документы можно распечатывать и подписывать вручную.
Принцип работы ЭДО
Если передача и обработка сведений осуществляется при помощи интернета и информационных технологий, значит, речь как раз об электронной форме документов. Пример таких систем — 1С.
У большей части бумаг в этом случае сохраняется унифицированная форма, которую регулируют государственные стандарты на местном уровне. Компонент дополняет другие системы, например бухгалтерскую. Юридическую значимость документы приобретают, когда их скрепляют электронными подписями. При ЭДО в компании действия напоминают то, что происходит с обычными бумагами.
К примеру, сотрудником разработана электронная форма документа. Ему нужно нажать на кнопку формирования, подписания и отправки. Информацию передают системе ЭДО. Потом все поступает оператору, предоставляющему сервис. Клиент получает бумаги в своей системе, проводит проверку. Если все нормально, остается только провести операцию, нажав на соответствующую кнопку с функцией. В результате заметно сокращается количество действий, необходимых для решения поставленной задачи.
Операторы ЭДО
Обмен электронной документацией с контрагентами может быть настроен силами самих фирм и предпринимателей с использованием прямых каналов связи. Но при решении вопроса времени и ресурсов уходит слишком много. Вот почему услуги ЭДО не теряют актуальности. Их предоставляют компании, у которых есть весь программный комплекс, чтобы обмен прошел успешно.
Главное, чтобы эта фирма обеспечивала полноценный сервис. При этом ее сотрудники должны самостоятельно уведомить Федеральную налоговую службу о том, что участник рынка присоединяется к документообороту в электронной форме. Передача данных организуется по защищенным каналам, для которых используют специальное шифрование. Конфиденциальность гарантирована.
Так проще не только соответствовать требованиям законодательства, но и проверять, насколько подлинны электронные подписи. Одобренные ЭДО вносятся в список, представленный на официальном сайте ФНС. В России такие услуги предоставляют множество операторов и выбрать среди них конкретного провайдера очень сложно. Предлагаем 7 лучших компаний:
- СБИС
- Контур.Диадок
- E-COM
- Астрал
- Taxcom
- Сфера Курьер
- Synerdocs
Виды ЭДО и способы его организации
Есть две основных разновидности таких систем: внешняя и внутренняя.
Внешняя
Это разновидность межкорпоративного документооборота. В равной степени обрабатывается информация, которая исходит из компании либо поступает в нее. Это может быть информация относительно контролирующих органов, поставщиков, клиентов и партнеров. Речь идет об обслуживании внешних связей предприятия.
Вот лишь некоторые документы, с которыми приходится иметь дело:
- накладные;
- разные виды счетов-фактур;
- декларации;
- налоговая отчетность;
- бухгалтерская отчетность.
Существует условное деление внешнего ЭДО на две группы:
- Бизнес-государство. Пример — электронная отчетность и предоставление любой информации, если есть соответствующий запрос. Часто речь идет о взаимодействии с судами и системами по закупкам, а также органами вроде Росимущества или Роскомнадзора.
- Бизнес-бизнес. Здесь речь только о контрагентах предприятия. Рассматривается первичная документация, включающая разные типы счетов-фактур и соглашений. К этой же сфере относят электронные площадки коммерческого направления, банковское обслуживание дистанционного формата.
Внутренняя
Внутренний документооборот присутствует на любом нормально функционирующем предприятии. От этого зависят практически все процессы внутри компании. Такие бумаги передвигаются только в пределах данного предприятия, не покидая их.
Пример источников информации:
- служебные записки;
- регламенты;
- инструкции;
- протоколы совещаний;
- заявления;
- уставы;
- приказы и так далее.
Внутренний ЭДО нужен для того, чтобы регулировать работу подчиненных. Государство практически не участвует в управлении этой сферой, поэтому руководители получили право вводить собственные правила.
ЭДО внутри компании делает так, что у сотрудников уходит минимум времени на передачу сведений друг другу. Система упрощает получение данных из различных нормативных актов. На каждом из этапов становится проще фиксировать статус, в котором находится документ. Работа руководителей дает больше результатов. Учитывается время и сами действия.
Основные функции электронного документооборота
Главное, что сотрудникам проще работать на всех этапах. Благодаря внедрению новых технологий появляется множество возможностей:
- Введение ограниченного доступа к сведениям.
- Получение сканированных документов, их распознавание в системе.
- Работа с различными папками.
- Электронный формат документов, выбираемый при отправке и получении.
- Работа с разными версиями источников информации.
- Создание новых документов, в том числе с помощью шаблонов.
- Импорт сведений с самого устройства либо из источников онлайн.
- Формирование отчетов, связанных с документооборотом в целом.
- Создание и редактирование реквизитов.
- Мониторинг движения бумаг вне зависимости от формы. Упрощение ведения истории взаимодействия.
- Создание справочников, регулярная работа с ними.
Кому подходит?
Сокращение издержек и значительная экономия — вот главные преимущества для крупных компаний, которые работают с сотнями и тысячами внешних документов каждый месяц. Электронный документооборот снижает вероятность потери каких-либо видов информации. Уменьшается и вероятность того, что налоговая наложит штраф.
Если организация сотрудничает с большим количеством контрагентов, сдает декларации НДС, заполняет счета-фактуры, то перейти на ЭДО будет оправданным решением.
Мнение экспертов! Для малого и среднего бизнеса решение тоже актуально, ведь в любых обстоятельствах чем быстрее приходит оплата, тем лучше. Хорошо, если это происходит в тот же день, когда выставляются документы. Скорость оплаты увеличивается, если покупатель быстро получает сведения для совершения операции.
Иногда переход на электронный документооборот — слишком дорогое решение. Лучше использовать тематические калькуляторы, чтобы заранее оценить, насколько оправдано решение в том или ином случае.
Как перейти на ЭДО?
Если решение принято в пользу новых технологий, требуется совершить следующие действия:
- Внести корректировку в учетную политику компании. Здесь обязательно прописывается сам факт перехода к электронному документообороту.
- Составить схему. Главное, чтобы все оставалось неизменным. Меняется только формат.
- Выбрать подходящее решение для внедрения технологии внутри организации. Нужна может быть веб-версия или полная интеграция.
Программу выбирают в зависимости от того, какие потребности нужно удовлетворить фирме в настоящее время. Техподдержка и возможности вместе со стоимостью системы и опытом разработчиков тоже играют свою роль. Учитывают конкурентные особенности и возможность согласовать все с бизнес-процессами, которые уже существуют в компании.
Для небольшого бизнеса актуальны веб-версии. Они подходят тем, кто не работает каждый день с большим количеством бумаг. Установка осуществляется на отдельном сервере компании либо на том, что уже существует.
Остается только получить электронную подпись. Для этого лучше обратиться к одному из самых популярных провайдеров. Сейчас это КриптоПро. Программное обеспечение устанавливают на конкретный компьютер или поставляют в составе сертификата. Подписи часто хранятся на защищенных серверах, в удостоверяющих центрах. Главное преимущество — отсутствие привязки к конкретному рабочему месту.
Плюсы и минусы
Помимо упрощения жизни есть у этого решения и другие важные преимущества:
- Появление единого подхода к тому, как формируются и обрабатываются документы. Повышается исполнительская дисциплина.
- Безопасность. Электронные подписи невозможно подделать.
- Свобода передвижения. Операции можно осуществлять вне зависимости от того, где находится руководитель. У него будет право ставить подпись и согласовывать бумаги.
- Прозрачность. Движение документов полностью отслеживается. Легко увидеть, на какой стадии находится обработка. Фиксируется буквально каждое действие, совершенное контрагентами. При необходимости можно добавлять этапы обработки либо ограничить область видимости для конфиденциальности. Ответственный сотрудник появляется на каждом из этапов.
- Не такое сильное влияние человеческого фактора на результат.
- Структурированное, систематизированное хранение бумаг в электронных формах. При поиске в системе допустимо выбирать несколько параметров сразу. Это ускоряет процесс в 5-10 раз.
- Ускорение поступления оплаты от контрагентов. Кассовый разрыв почти исчезает.
- Меньшие денежные расходы. Не приходится тратиться на печать, курьерские услуги, почтовые пересылки и использование помещений для хранения.
- Высокая скорость обработки. Электронная доставка отнимает всего несколько минут, даже если контрагенты и часть сотрудников находятся в других городах и странах.
Заключение
Бизнес без ЭДО терпит множество убытков. Это бюрократия и поиск необходимых документов, повторная отправка того, что было утеряно при пересылке. И это только часть операций, отнимающих время и деньги. Становится меньше ресурсов, которые можно было бы потратить, чтобы развивать фирму дальше. Оптимизация документооборота — прямое следствие выбора правильного ЭДО. Руководителю, как и сотрудникам разных уровней, будет проще сосредоточиться на других задачах, более важных. Главное — правильно выбрать оператора и провести соответствующие консультации.
