Без системы документооборота сложно представить современное предприятие или организацию, ведь работа с внешними и внутренними документами организована сложно. Это трудоемкий и зачастую самый проблемный участок ответственности. Благодаря электронным современным технологиям многое упрощается.
Что такое система электронного документооборота (СЭД)
Речь идет о специализированном программном обеспечении, с помощью которого можно обрабатывать разные виды документов в электронном виде. Иными словами, можно передавать документы между сотрудниками, архивировать их, назначать индивидуальные задания и решать другие вопросы.
При этом обычный электронный формат не имеет никакой силы с юридической точки зрения. Чтобы бумага стала законной, ее должны подписать обе стороны. Скрепляется такая информация электронной подписью.
Чтобы организация могла использовать СЭД, ей потребуется специальная разновидность программного обеспечения. Пример — платформа ЭДО. Для ее бесперебойной работы нужно приобрести дополнительное оборудование. К нему относят сетевые каналы, серверы и другие подобные решения. Если с бумагами работают две разные фирмы, необходимо выбрать оператора электронного документооборота, который поможет наладить взаимодействие.
СМОТРИТЕ ТАКЖЕ: Что такое омниканальность
Технические возможности современных СЭД
Сегодня эти системы связаны не только с классическим делопроизводством. Повышаются требования даже к базовой функциональности СЭД. Вот лишь некоторые функции, которые должна обеспечивать эта система:
- Программный интерфейс, с которым без труда справятся любые пользователи, вне зависимости от уровня их подготовки.
- Должный уровень информационной безопасности.
- Контроль каждого документа, в том числе входящего, на предмет актуальности данных. Устаревшие версии архивируются.
- Более организованный и максимально быстрый поиск и получение данных.
- Надежная связь с электронным документооборотом.
- Полное управление документацией, включая ввод и регистрацию вместе с повседневной работой, контролем потоков.
Главное, чтобы было достаточно удобных инструментов, которые бы отвечали за настройку и локализацию, а также хорошо масштабировались. Разработчик должен обеспечить возможность организовать единую СЭД в подразделениях компании, даже если они находятся в разных местах. Система помогает наладить упорядоченный обмен информацией между разными иерархическими уровнями. После этого можно грамотно внедрить имеющиеся варианты на конкретном предприятии.
ВАМ МОЖЕТ БЫТЬ ИНТЕРЕСНО: CRM Creatio: основные функции, преимущества и недостатки системы
Функционал
Современные СЭД включают любые решения, поддерживающие минимум три функции из тех, что перечислены ниже:
- Управление веб-контентом. Это связано с публикациями и динамическим контентом, взаимодействием между разными пользователями.
- Поддержка бизнес-процессов и маршрутизация контента, назначение рабочих задач и состояний, контроль исполнения на каждом из этапов.
- Управление записями, в том числе чтобы их можно было хранить в архивах на протяжении длительного времени. При использовании СЭД автоматизируются правила и нормативы по хранению. Главное, чтобы все записи соответствовали законодательству.
- Сканирование бумажных документов, управление разными образами.
- Полная поддержка проектных команд, пока они вместе работают над бумагами.
- Управление документами, включая группировку и обеспечение безопасности, выписку или возврат, контроль разных версий. И это далеко не полный список того, что должно быть исполнено.
Виды СЭД
Руководители организаций заинтересованы в том, чтобы работа была максимально эффективной. Сложно дать однозначный ответ относительно того, насколько правильным будет данное решение для компании. Многое зависит от имеющихся процессов и направления деятельности. При этом используют общую классификацию, которая опирается на составные компоненты, технологии управления, функциональность и другие параметры.
ECM-системы
Благодаря этому решению пользователь вносит новизну в систему управления своей организацией. Он получает право руководить знаниями сотрудников и рабочим потоком, подписями, самими документами и так далее. За счет расширенного функционала такой вид ЭДО — один из самых дорогих.
Workflow
Эти варианты нацелены на автоматизацию бизнес-процессов, их грамотную организацию. Они упрощают ведение бизнеса. Документооборот становится лишь поводом для функционирования рабочих моментов.
Архивы в электронном формате
Системы создаются, чтобы хранить разные виды документации. Пользователь без проблем найдет ту бумагу, которая ему нужна. Однако в таких системах невозможно что-то передать.
Делопроизводство
Такие виды решений позволяют организовать работу по всем принятым правилам, учитывая вертикальное управление от начальника к подчиненному и далее.
С появлением новых видов системы становятся более масштабными. У пользователей с каждым годом появляется все больше возможностей. Чтобы сделать правильный выбор, необходима предварительная оценка текущего положения.
ИНТЕРЕСНО: Обзор сервиса по обучению персонала Эквио
Как выбрать?
Руководство должно учитывать большое количество ключевых факторов, например штат сотрудников, направление деятельности и так далее.
Если речь о коммерческой организации, правильнее устанавливать систему между сотрудниками и партнерами в равной степени. Тогда экономическая выгода от внедрения технологий будет максимальной. Для учреждений государственного уровня важно смотреть на специфику. В этом случае больше всего внимания требует разработка электронных архивов. Важно также уделить время обучению сотрудников на должном уровне.
Так описываются требования, действующие для решений:
- Безукоризненная репутация производителя.
- Высокий уровень технической поддержки.
- Простая адаптация.
- Подгон СЭД под программное обеспечение, которое уже используется.
- Расширение функционала.
- Гибкие настройки.
- Быстрота внедрения в рабочий процесс.
- Удобное использование.
- Полная функциональность.
Главное, чтобы сами производители как можно больше рассказывали о задачах, которые решает та или иная программа. Если конкретика отсутствует, это явный признак того, что от данного продукта стоит отказаться. Тематические презентации никогда не бывают лишними. В программе должен быть демонстрационный материал, который многое объясняет пользователю.
Внедрение и работа в СЭД
В большинстве случаев во внедрении есть несколько важных этапов:
- Сначала исследуют текущую ситуацию в компании и создают план, согласно которому будет организована дальнейшая работа.
- Спроектированный заранее продукт переносят на реальные мощности, которыми обладает компания. СЭД подстраивается под каждого конкретного клиента.
- Настроенный продукт тестируют.
- Руководству и персоналу предоставляют дополнительные материалы для обучения, которое проводится сразу либо постепенно.
- При необходимости в процессе эксплуатации вносят корректировки. Масштабируют системы, решают текущие задачи.
Мнение эксперта. Главное, чтобы система была эффективной, тогда вложения в нее определенно окупятся. Рекомендуется применять методики расчета возврата инвестиций в ИТ-проекты. Обычно эти же методы применяют для нематериальных активов. Учитывают, активно ли привлекались сторонние эксперты к работе и какой была отдача после их вмешательства. Иногда расчет эффективности обходится дороже самой СЭД, но без данного этапа не обойтись.
Есть традиционные методики, но они дают недостаточно точные результаты. Больше всего присматриваются к расходам на покупку и внедрение. Например, оптимизация работы различных отделов обходится без должного внимания. То же самое касается ускорения обработки документов.
Преимущества и недостатки
Положительных сторон у этого решения достаточно много:
- В компании создается единое информационное пространство.
- Экономятся материалы и ресурсы.
- Ускоряются информационные потоки..
- Система отчетности становится более эффективной.
- Увеличивается скорость согласования, утверждения документов.
- Становится проще создавать единую базу, в которой исключена сама возможность дублирования.
- Документ быстро идентифицируется.
- Движение бумаг полностью контролируется на каждом этапе документооборота.
- Снижается риск потери информации.
Но есть и некоторые проблемы, из-за которых достоинства могут сводиться к нулю.
| О слабой стороне | Способы преодоления проблемы |
| Остается вероятность потери документов. Причиной могут стать вирусы или другие сбои технического характера. | Рекомендуется создавать резервную систему. |
| Человеческий фактор тоже продолжает присутствовать. Из-за невнимательного отношения или низкого уровня компетентности ввод исходных данных или документов происходит некорректно. | Здесь важно уделить внимание грамотному подбору персонала. А для тех, кто уже работает, проводят тренинги и курсы. |
| Совершенствование и внедрение, а также сама разработка таких систем всегда требуют дополнительных затрат. | От этого нельзя защититься полностью. Зато дальнейшее распределение трудовых и временных ресурсов компенсирует расходы. От оптимизации бизнес-процессов руководитель все равно получает преимущества. |
Все чаще компании налаживают обмен электронными документами с контролирующими учреждениями. Формат такого обмена информацией формализован, поэтому все происходит быстро. Можно не беспокоиться о затянутом процессе или влиянии самих чиновников. В этом главное преимущество для любой компании вне зависимости от ее масштаба и особенностей.
Работы по внедрению систем могут частично взять на себя сами заказчики, например, если бюджет ограничен, а в компании уже есть специалисты, обладающие достаточной квалификацией для решения указанных проблем. Хорошо, если бизнес-процессы, которые нужно автоматизировать, не требуют сами по себе дополнительных модификаций. Тогда их легко укладывать в стандартные версии системы, а значит, при самостоятельном внедрении получится еще и сэкономить.
Заключение
Главное — заранее обозначить цели и результаты. Чем более четко это получится сделать, тем лучше. Отдельно оценивают не только масштабы работ в будущем, но и доступные ресурсы вместе с ограничениями. Только после этого выбирают вариант внедрения, который кажется оптимальным для текущей ситуации.
При использовании разных систем учитывают принципы, на которых строится взаимодействие между заинтересованными сторонами и участниками. Сначала стараются найти отдельные участки, где возникает больше всего трудностей из-за отсутствия формализации при ведении дел. После этого вводят документооборот и получают поддержку подразделений. Далее составляют смету уже по всему предприятию и выносят вопрос на обсуждение.
