Внедрение системы ЭДО в агропромышленном секторе на примере ГК Русагро

Цифровая трансформация и автоматизация бизнес-процессов становятся ключевыми факторами успеха для современных компаний. В условиях растущей конкуренции и необходимости повышения эффективности, внедрение системы электронного документооборота (ЭДО) является важным шагом на пути к оптимизации и модернизации управления. Группа компаний Русагро, один из лидеров агропромышленного сектора России, осознала необходимость этих изменений и начала масштабный проект по внедрению ЭДО. В данной статье рассматривается опыт компании Русагро в этом процессе, начиная с анализа предпосылок и целей внедрения, этапов реализации проекта, распределения приоритетов, и завершая достигнутыми результатами и планами на будущее.

Внедрение ЭДО в компании Русагро началось с тщательного исследования существующих процессов и выявления ключевых проблем и ограничений. Были сформулированы основные цели, такие как создание централизованной системы управления документами, повышение оперативности и прозрачности. На каждом этапе проекта, от предпроектного анализа до непосредственной реализации, были применены современные методологии и подходы, обеспечивающие гибкость и адаптивность процесса. Распределение приоритетов по этапам реализации позволило эффективно организовать внедрение и достигнуть значительных улучшений в управлении бизнес-процессами.

Эта статья предоставляет подробный обзор всех аспектов внедрения системы электронного документооборота в компании Русагро. От анализа компании и предпосылок проекта до этапов реализации и достигнутых результатов – каждая деталь иллюстрирует значимость и масштаб проведенных изменений. В конечном итоге, опыт Русагро демонстрирует, как правильно организованное внедрение ЭДО может стать мощным инструментом для повышения эффективности и конкурентоспособности в агропромышленном секторе.

Общие сведения

Внедрение системы электронного документооборота (ЭДО) в агропромышленном секторе является важным шагом для повышения эффективности и прозрачности бизнеса. На примере ГК Русагро можно рассмотреть успешный опыт такого внедрения.

Электронный документооборот позволяет значительно сократить время на обработку документов, уменьшить риск ошибок, связанных с человеческим фактором, и повысить оперативность принятия решений. Внедрение ЭДО способствует оптимизации рабочих процессов и улучшению взаимодействия между подразделениями компании.

Одним из ключевых преимуществ внедрения ЭДО является возможность быстрого доступа к необходимой информации. Это особенно важно в агропромышленном секторе, где оперативность и точность данных играют решающую роль. Электронные документы легко искать, сортировать и архивировать, что упрощает управление информацией и снижает затраты на хранение бумажных носителей.

ЭДО обеспечивает высокий уровень безопасности данных. Электронные документы защищены от несанкционированного доступа и могут быть подписаны цифровыми подписями, что подтверждает их подлинность и юридическую силу.

На примере ГК Русагро видно, что внедрение системы ЭДО позволило компании не только повысить внутреннюю эффективность, но и улучшить взаимодействие с внешними партнерами. Ускорение документооборота и прозрачность процессов положительно влияют на деловую репутацию компании и доверие со стороны контрагентов.

Таким образом, внедрение системы электронного документооборота в агропромышленном секторе, как показывает опыт ГК Русагро, является необходимым и выгодным шагом для современных предприятий, стремящихся к высокой эффективности и конкурентоспособности.

О компании

Русагротех – дочерняя компания агрохолдинга Русагро, играющая ключевую роль в обеспечении ИТ-процессов, ИТ-инфраструктуры и разработке программного обеспечения для всех подразделений агрохолдинга. Русагротех является неотъемлемой частью стратегического развития Русагро, обеспечивая высокие стандарты цифровизации и автоматизации бизнес-процессов.

Компания отвечает за поддержку и развитие всей ИТ-инфраструктуры агрохолдинга, включая серверные мощности, сетевые решения и системы хранения данных. Русагротех обеспечивает круглосуточную техническую поддержку для всех подразделений Русагро, минимизируя время простоя и гарантируя стабильность работы систем.

В Русагротех создаются современные программные продукты, которые оптимизируют рабочие процессы и улучшают производительность. Компания разрабатывает и внедряет собственные решения, такие как системы электронного документооборота (ЭДО), системы управления складом (WMS) и другие специализированные программы.

Русагротех активно занимается реализацией проектов по цифровой трансформации агрохолдинга, внедряя передовые технологии и инновации. Внедрение решений на основе больших данных (Big Data) и искусственного интеллекта (AI) позволяет компании принимать более информированные и эффективные бизнес-решения.

Достижения и ключевые показатели

Русагротех обслуживает более 30 брендов, входящих в состав агрохолдинга Русагро, среди которых такие известные марки, как «Слово мясника», «Нежный», «Delicato», «Сырная культура», «Готовим дома», «Щедрое лето», «Food Expert», «Solpro» и многие другие.

Компания постоянно внедряет новейшие технологии в области ИТ, что позволяет оставаться на передовых позициях в агропромышленном секторе. Внедрение системы ЭДО позволило сократить время на обработку документов на 40%, а также снизить затраты на бумажные носители на 60%.

Русагротех обеспечивает высокий уровень поддержки и обслуживания, что подтверждается высокими оценками внутренних клиентов компании.

Важность цифровизации для агрохолдинга

Цифровизация является ключевым фактором успешного развития агрохолдинга Русагро. Благодаря внедрению современных ИТ-решений, компания способна быстро адаптироваться к изменяющимся рыночным условиям, повышать производительность и улучшать качество продукции. Русагротех играет в этом процессе центральную роль, обеспечивая надежные и эффективные ИТ-решения.

В заключение, Русагротех – это высококвалифицированная команда профессионалов, которая обеспечивает агрохолдинг Русагро передовыми технологиями и поддержкой, необходимыми для успешного ведения бизнеса в современном мире.

Организация внутри группы компани

Группа компаний Русагро представляет собой вертикально-интегрированный бизнес, включающий в себя несколько ключевых направлений: масложировой бизнес, мясной бизнес, сахарный бизнес и сельскохозяйственный бизнес. Каждое из этих направлений играет важную роль в обеспечении лидерства Русагро на рынке агропромышленного сектора России.

Масложировой бизнес

Русагро является лидером на российском рынке майонезов, масел и жиров. В этом сегменте компания активно развивает свои бренды, предлагая потребителям высококачественную продукцию. Благодаря значительным инвестициям в производство и современным технологиям, масложировой бизнес Русагро продолжает укреплять свои позиции и расширять ассортимент продукции.

Мясной бизнес

Мясной бизнес Русагро занимает третье место среди производителей свинины в России, с долей рынка 5,4%. Это направление включает полный цикл производства, от выращивания животных до переработки и реализации готовой продукции. Внедрение современных методов управления и строгий контроль качества позволяют компании обеспечивать высокие стандарты продукции и удовлетворять потребности рынка.

Сахарный бизнес

Русагро входит в тройку крупнейших производителей сахара в России. Сахарный бизнес компании охватывает весь производственный процесс, от выращивания сахарной свеклы до производства и реализации сахара. Благодаря интеграции всех этапов производства, Русагро добивается высокой эффективности и качества своей продукции, что позволяет ей оставаться одним из лидеров на российском рынке сахара.

Сельскохозяйственный бизнес

Сельскохозяйственный бизнес Русагро также играет важную роль в структуре компании. Входя в тройку крупнейших производителей сахарной свеклы в России, Русагро активно развивает свои аграрные мощности. Использование передовых технологий и инновационных методов выращивания позволяет компании получать высокие урожаи и обеспечивать стабильное снабжение своих перерабатывающих заводов сырьем.

Важность вертикальной интеграции

Вертикальная интеграция Русагро позволяет компании контролировать все этапы производственного процесса, от выращивания сырья до выпуска готовой продукции. Это обеспечивает высокое качество продукции, снижает затраты и повышает оперативность в принятии решений. Благодаря такой структуре, Русагро может быстро адаптироваться к изменениям на рынке и эффективно реагировать на потребности клиентов.

Таким образом, организация внутри группы компаний Русагро представляет собой гармоничное сочетание нескольких ключевых направлений, каждое из которых вносит свой вклад в общий успех компании. Комплексный подход и вертикальная интеграция позволяют Русагро оставаться одним из лидеров агропромышленного сектора России, обеспечивая стабильное развитие и высокие стандарты качества продукции.

Предпосылки и цели внедрения

Внедрение системы электронного документооборота (СЭД) в компании Русагро было продиктовано рядом ключевых факторов, которые требовали значительного повышения эффективности и оптимизации рабочих процессов. Основной целью было достижение централизованного управления документами и процессами, что является критическим для поддержания конкурентоспособности и устойчивого роста компании.

Предпосылки внедрения

Одной из главных предпосылок стало стремление к улучшению управления документами и информацией в масштабах всей компании. Существующие системы документооборота были разрозненными и часто не интегрированными друг с другом, что приводило к дублированию данных, потерям информации и замедлению бизнес-процессов. Это особенно критично для агропромышленного сектора, где своевременность и точность информации имеют решающее значение.

Необходимость сокращения времени на обработку и утверждение документов стала еще одной важной предпосылкой. В условиях растущего объема данных и документов, ручные процессы становились все менее эффективными и более подверженными ошибкам. Электронный документооборот позволяет значительно ускорить эти процессы, автоматизируя многие рутинные задачи и снижая риск ошибок.

Также важной предпосылкой являлась потребность в повышении прозрачности и подотчетности процессов. Электронная система документооборота предоставляет возможности для более точного отслеживания статусов документов, контроля за их изменениями и улучшения общей прозрачности всех бизнес-процессов.

Цели внедрения

Централизация процессов документооборота стала основной целью проекта. Это подразумевает создание единой платформы для управления всеми документами компании, что позволяет исключить разрозненные системы и обеспечить целостность и доступность данных.

Для достижения этой цели были определены несколько ключевых этапов:

• Анализ существующих процессов и разработка целевых. В первую очередь, проводился тщательный анализ текущих процессов документооборота, выявлялись их слабые места и потенциальные улучшения. На основе этого анализа разрабатывались целевые процессы, соответствующие современным требованиям и потребностям компании.
• Выбор и внедрение новой платформы СЭД. Была выбрана современная платформа, соответствующая актуальной архитектуре и способная удовлетворить все требования компании. Внедрение новой платформы включало адаптацию под специфические нужды Русагро и интеграцию с существующими системами.
• Миграция данных и рефакторинг. Переход на новую платформу требовал переноса всех данных из существующих систем, а также рефакторинга и перекодирования существующих интеграционных связей. Это обеспечивало бесперебойную работу всех бизнес-процессов на новом уровне.
• Планирование исключения из эксплуатации старых систем. Важным этапом было постепенное отключение старых разрозненных систем, что позволило полностью перейти на централизованное управление документами и сократить затраты на их поддержку и эксплуатацию.

Внедрение системы электронного документооборота в Русагро направлено на достижение высокой эффективности, прозрачности и управляемости бизнес-процессов. Эти изменения способствуют повышению общей продуктивности компании, снижению затрат и улучшению качества принимаемых решений.

Этапы внедрения

Этап 1: Исследование

Первым этапом внедрения системы электронного документооборота (СЭД) в компании Русагро стало проведение тщательного исследования состояния текущих процессов документооборота. Этот этап был критически важным для понимания существующих проблем и разработки эффективных решений.

Состояние документооборота на момент исследования

На момент начала исследования системы СЭД в различных бизнес-направлениях компании не были интегрированы между собой. Это привело к тому, что каждый отдел работал в своей изолированной системе, что затрудняло обмен информацией и замедляло процесс принятия решений. Разрозненность систем приводила к значительным задержкам в обработке документов и дублированию данных.

Отсутствие кросс-функциональных процессов также являлось существенной проблемой. В существующей системе не было установлено четкого взаимодействия между различными подразделениями компании, что снижало общую эффективность работы и увеличивало время на согласование и утверждение документов. Каждый отдел был вынужден разрабатывать свои собственные процедуры, что создавало дополнительную нагрузку на сотрудников и увеличивало вероятность ошибок.

Сбор сквозной истории по движению документов между организациями был крайне затруднен. В результате, отслеживание пути документа от его создания до окончательного утверждения занимало много времени и усилий. Это не позволяло оперативно выявлять и устранять узкие места в процессе документооборота, что влияло на скорость выполнения бизнес-процессов.

Затраты труда на управление изменениями и сроки их реализации были завышены. Управление изменениями требовало значительных ресурсов, так как каждое изменение необходимо было вносить в несколько систем одновременно. Это приводило к увеличению времени на реализацию изменений и снижению гибкости компании в адаптации к новым условиям.

Анализ и разработка целевых процессов

В ходе исследования был проведен детальный анализ существующих процессов документооборота. Выявленные проблемы и ограничения стали основой для разработки целевых процессов, которые соответствовали бы современным требованиям и потребностям компании. Основной задачей стало создание единой интегрированной системы, которая обеспечивала бы бесшовное взаимодействие всех подразделений компании и повышала общую эффективность работы.

Для этого были определены ключевые направления улучшений, такие как интеграция существующих систем СЭД, разработка кросс-функциональных процессов и создание механизма сквозного отслеживания движения документов. Важной задачей также стало снижение трудозатрат на управление изменениями и сокращение сроков их реализации.

Подготовка к следующему этапу

Завершение этапа исследования позволило четко определить направления работы и подготовить детальный план внедрения новой системы СЭД. Результаты анализа и разработанные целевые процессы стали основой для выбора и внедрения новой платформы, миграции данных и оптимизации интеграционных связей.

Таким образом, первый этап внедрения системы электронного документооборота в компании Русагро заложил прочную основу для дальнейших шагов, направленных на повышение эффективности и прозрачности процессов документооборота, а также на улучшение общей производительности компании.

Этап 2: Предпроектный анализ

Предпроектный анализ является важнейшим этапом в процессе внедрения системы электронного документооборота (СЭД) в компании Русагро. Этот этап включает в себя детальное изучение существующих систем и процессов, а также разработку рекомендаций по их оптимизации и интеграции.

Текущая ситуация

На момент проведения предпроектного анализа в компании функционировали четыре независимые системы документооборота. Это означало, что каждый отдел использовал свою систему, что затрудняло интеграцию и обмен информацией между различными подразделениями. Кроме того, существовало 18 различных систем, которые требовали интеграции с новой платформой. Среди них были учетные системы, система управления правами пользователей, системы управления заработной платой (ЗУП), Диадок и другие.

Цели и задачи предпроектного анализа

Основной целью предпроектного анализа было выявление всех существующих проблем и ограничений, связанных с текущими системами документооборота, и разработка рекомендаций по их устранению.

Анализ включал в себя несколько ключевых задач:

1. Оценка существующих систем. Проведение детального анализа всех используемых систем документооборота для выявления их сильных и слабых сторон, а также определения возможностей для интеграции и оптимизации.
2. Идентификация рисков. Выявление потенциальных рисков, связанных с нарушением требований локальных нормативных актов, и разработка рекомендаций по их устранению.
3. Анализ процессов. Изучение текущих процессов документооборота для определения их эффективности и выявления узких мест, которые требуют оптимизации.
4. Разработка целевых процессов. Определение и описание целевых процессов, которые будут внедрены в новую систему СЭД с учетом актуальной архитектуры и потребностей компании.

Выводы предпроектного анализа

Предпроектный анализ показал, что внедрение централизованной системы документооборота позволит компании Русагро добиться значительных улучшений в управлении документами и процессами.

Основные выводы включают:

• Устранение рисков. Внедрение новой системы позволит устранить риски и последствия нарушения требований локальных нормативных актов, что обеспечивает соответствие всех процессов требованиям законодательства.
• Повышение оперативности. Централизованная система документооборота позволит значительно повысить оперативность принятия управленческих решений за счет более быстрого и точного доступа к необходимой информации.
• Снижение затрат. Оптимизация процессов документооборота приведет к снижению затрат на их администрирование, что позволит более эффективно использовать ресурсы компании.
• Ускорение внесения изменений. Автоматизация процессов позволит значительно повысить скорость внесения изменений, что обеспечит гибкость и адаптивность компании к изменениям рыночных условий.
• Полная замена существующих систем. Новая платформа СЭД позволит полностью заменить существующие разрозненные системы, обеспечив единое и эффективное управление всеми документами компании.

Подготовка к следующему этапу

Завершение предпроектного анализа заложило основу для следующего этапа – разработки и внедрения новой платформы СЭД. Результаты анализа и разработанные рекомендации позволили сформировать четкий план действий, направленный на оптимизацию и интеграцию всех систем и процессов документооборота в компании Русагро.

Таким образом, этап предпроектного анализа стал ключевым в процессе внедрения новой системы СЭД, обеспечив необходимую подготовку и определив направления для дальнейших шагов по повышению эффективности и управляемости бизнес-процессов в компании.

Этап 3: Поиск решения

Этап поиска решения является ключевым в процессе внедрения системы электронного документооборота (СЭД) в компании Русагро. На этом этапе проводится глубокий анализ рынка, формируются требования к новой системе и выбирается платформа, которая будет наилучшим образом соответствовать потребностям компании.

Формирование требований

В начале этапа было сформировано более 200 требований к централизованной системе СЭД.

Эти требования включали функциональные и нефункциональные аспекты, такие как:

• Надежность и отказоустойчивость системы
• Удобство использования и интуитивный интерфейс
• Возможности интеграции с существующими системами и платформами
• Поддержка автоматизации бизнес-процессов
• Обеспечение безопасности данных и конфиденциальности информации

Анализ рынка решений

После определения требований был проведен тщательный анализ рынка решений для СЭД. Целью этого анализа было выявление наиболее подходящих платформ, которые могли бы удовлетворить все выдвинутые требования. В рамках анализа были изучены предложения различных поставщиков, проведены демонстрации продуктов и собраны отзывы пользователей.

На основе полученных данных был составлен короткий список (short list) платформ СЭД, которые наиболее соответствовали потребностям компании Русагро. В этот список вошли несколько решений, которые предлагали наиболее полные и гибкие возможности для автоматизации документооборота.

Стратегия развития и выбор процессов

Следующим шагом стала разработка стратегии развития новой системы. В рамках этой стратегии были выбраны ключевые процессы, которые необходимо автоматизировать в первую очередь. Также были назначены ответственные лица от различных бизнес-направлений, которые должны были контролировать внедрение системы и обеспечивать взаимодействие между подразделениями.

Взвешенная оценка и выбор платформы

Завершающим этапом поиска решения стала взвешенная оценка всех предложенных платформ. Для этого были использованы различные критерии, такие как стоимость внедрения и эксплуатации, возможности масштабирования, техническая поддержка, а также соответствие платформы специфическим требованиям компании.

На основе этой оценки была выбрана платформа, которая наилучшим образом соответствовала всем критериям и потребностям Русагро. Выбранная платформа обеспечивала интеграцию с существующими системами, поддержку всех необходимых функций и высокую надежность.

Этап поиска решения позволил компании Русагро определить наилучшее решение для внедрения системы электронного документооборота. Формирование подробных требований, анализ рынка и взвешенная оценка предложенных платформ обеспечили выбор наиболее подходящей системы, которая позволит компании достичь своих целей по оптимизации документооборота и повышению эффективности бизнес-процессов.

Таким образом, этот этап стал фундаментом для дальнейших шагов по внедрению и интеграции новой системы СЭД, заложив основу для успешного выполнения проекта.

Этап 4: Реализация

Реализация системы электронного документооборота (СЭД) в компании Русагро представляла собой сложный и многогранный процесс, требующий детальной проработки на каждом этапе. Внедрение осуществлялось с использованием методологий, которые позволяли гибко адаптироваться к возникающим задачам и обеспечивать высокую эффективность работы.

Методология и подходы

Для успешного внедрения была выбрана методология «набегающей волны». Этот метод предполагает детальную проработку ближайших задач с одновременным созданием укрупненного плана последующих этапов. По мере реализации проекта план детализировался, что позволило оперативно вносить необходимые коррективы и адаптироваться к изменениям.

Логическая структура процессов

Процессы были разделены по логическим блокам, что обеспечило их более эффективное управление и координацию. В частности, были выделены процессы юридического центра обслуживания, административного управления и другие ключевые направления. Такой подход позволил сосредоточиться на специфике каждого блока, обеспечивая высокую точность и своевременность выполнения задач.

Фрагментация и гибкость

Процесс внедрения был фрагментирован на очереди, что позволило более гибко управлять ресурсами и сроками. Для обеспечения гибкой связи с заказчиком и своевременного реагирования на возникающие потребности были применены элементы методологий Agile и Scrum. Это позволило организовать работу по коротким итерациям, регулярно получать обратную связь и вносить необходимые изменения в процесс внедрения.

Основные шаги реализации

Первым шагом стало создание детального плана ближайших задач, что обеспечило четкое понимание первоочередных действий и необходимых ресурсов. В рамках этого этапа была проведена детальная проработка каждой задачи, что позволило минимизировать риски и избежать потенциальных проблем.

Следующим шагом стало разделение процессов по логическим блокам. Это позволило сосредоточиться на специфике каждого направления и обеспечить высокую точность и эффективность работы. Были выделены ключевые процессы, такие как юридическое обслуживание и административное управление, которые требовали особого внимания и проработки.

Фрагментация процесса внедрения на очереди позволила более гибко управлять ресурсами и сроками. Каждый блок задач был детализирован и реализован по коротким итерациям, что обеспечило высокую гибкость и адаптивность процесса. Применение методологий Agile и Scrum позволило регулярно получать обратную связь от заказчика и оперативно вносить необходимые изменения.

Результаты и достижения

Реализация системы электронного документооборота в компании Русагро позволила значительно повысить эффективность управления документами и процессами. Методология «набегающей волны» обеспечила гибкость и адаптивность проекта, что позволило оперативно реагировать на возникающие задачи и корректировать план работ.

Разделение процессов по логическим блокам обеспечило высокую точность и своевременность выполнения задач, что позволило минимизировать риски и избежать потенциальных проблем. Фрагментация процесса внедрения и использование методологий Agile и Scrum позволили обеспечить гибкость и оперативность, что способствовало успешной реализации проекта.

Таким образом, этап реализации стал ключевым в процессе внедрения системы СЭД в компании Русагро, обеспечив высокую эффективность и адаптивность работы, что в конечном итоге привело к успешному выполнению проекта и достижению поставленных целей.

Распределение приоритетов по этапам реализации

При реализации системы электронного документооборота (СЭД) в компании Русагро был разработан поэтапный план, который предусматривал распределение приоритетов в зависимости от сложности и важности процессов. Такой подход позволил более эффективно организовать внедрение и обеспечить поэтапное достижение поставленных целей.

Очередь 1: Простейшие процессы

На первом этапе были выбраны наиболее простые процессы и обще-системные интеграции, которые требовали минимальных усилий для внедрения. Важным аспектом этого этапа стало закрытие требований информационной безопасности и реализация минимально жизнеспособного продукта (MVP).

Основные задачи включали:

• Процессы заведения пользователей. Быстрое и эффективное создание учетных записей и обеспечение доступа к системе.
• Обще-системные интеграции. Обеспечение взаимодействия СЭД с другими ключевыми системами компании.
• Закрытие требований информационной безопасности. Гарантия защиты данных и соблюдения всех нормативных требований.
• Реализация MVP. Создание базовой версии системы, позволяющей начать использование ключевых функций и получить первую обратную связь.

Примером процесса, внедренного на этом этапе, является служебная записка в свободной форме, которая позволяет быстро и просто обмениваться информацией внутри компании.

Очередь 2: Сложные процессы

На втором этапе фокус был направлен на наиболее сложные процессы с точки зрения согласования и интеграции. Каждый из этих процессов требовал индивидуального обследования, разработки и последующего запуска.

Основные задачи включали:

• Обследование процессов. Детальный анализ существующих сложных процессов для выявления всех нюансов и требований.
• Разработка решений. Создание индивидуальных решений для каждого процесса с учетом всех выявленных требований и особенностей.
• Запуск процессов. Поэтапное внедрение и тестирование разработанных решений, чтобы обеспечить их корректную работу и интеграцию в общую систему.

Примером процесса, реализованного на этом этапе, является договор. Это один из наиболее сложных документов, требующих согласования между различными подразделениями и соблюдения всех юридических норм.

Очередь 3: Централизованные процессы

Третий этап включал процессы, наиболее подготовленные к централизованной обработке. Эти процессы уже имели некоторую степень стандартизации и требовали лишь минимальной адаптации для интеграции в новую систему.

Основные задачи включали:

• Централизация процессов. Объединение всех разрозненных процессов в единую централизованную систему для повышения эффективности и управляемости.
• Адаптация и интеграция. Небольшие изменения и доработки для полной интеграции процессов в новую платформу.

Примером процесса, внедренного на этом этапе, является служебная записка на изменение графика. Этот процесс уже был достаточно стандартизирован и требовал минимальных усилий для интеграции в СЭД.

Поэтапный подход к реализации системы СЭД позволил компании Русагро эффективно распределить ресурсы и добиться значительных улучшений в управлении документами и процессами. Первый этап обеспечил быстрое получение первых результатов и обратной связи, второй этап позволил справиться с наиболее сложными процессами, а третий этап завершил процесс централизованной интеграции.

Таким образом, распределение приоритетов по этапам реализации обеспечило последовательное и эффективное внедрение системы, что позволило компании достигнуть поставленных целей и значительно повысить общую производительность и управляемость бизнес-процессов.

Результаты внедрения и последующие шаги

Внедрение системы электронного документооборота (СЭД) в компании Русагро принесло значительные результаты, улучшив управление документами и бизнес-процессами. Внедрение проходило поэтапно, и каждый этап был нацелен на решение конкретных задач и достижение ключевых целей.

Результаты опытно-промышленной эксплуатации

На этапе опытно-промышленной эксплуатации были внедрены и протестированы несколько ключевых процессов. Это позволило компании оценить эффективность новой системы и выявить области, требующие доработки.

Среди основных процессов, введенных на этом этапе, были:

• Служебная записка. Создание и управление служебными записками в свободной форме, что значительно упростило внутреннюю коммуникацию и обмен информацией.
• Заявки административного управления. Внедрение таких процессов, как заявка на пропуск и заявка на товарно-материальные ценности (ТМЦ). Эти процессы автоматизировали рутинные задачи и сократили время на их выполнение.

В реализации

В текущий момент компания находится на этапе реализации более сложных процессов. Эти процессы требуют более глубокой интеграции и детальной проработки, что обеспечит их стабильную и эффективную работу.

Среди них:

• Договоры. Автоматизация процесса согласования и подписания договоров, что позволяет сократить время на юридические процедуры и улучшить контроль над исполнением договорных обязательств.
• Доверенности, включая доверенности на материально-ценные документы (МЧД). Введение электронной системы управления доверенностями, что повышает безопасность и прозрачность в управлении доверительными документами.
• Приказы. Создание и управление приказами внутри компании, что способствует упорядочению административных процессов и улучшению внутреннего контроля.

Дальнейшие планы

Компания Русагро планирует продолжать развитие и расширение системы электронного документооборота. Одной из ключевых целей является перевод всех процессов централизованных функций в единую СЭД к 2024 году. Это позволит достигнуть полной интеграции и унификации документооборота во всей компании.

Внедрение СЭД в компании Русагро показало свою эффективность и значимость. На каждом этапе были достигнуты поставленные цели, что подтверждает правильность выбранного подхода и методологии. Опытно-промышленная эксплуатация позволила отработать ключевые процессы и выявить области для улучшения, а текущая реализация более сложных процессов обеспечивает стабильность и надежность системы.

Дальнейшие планы компании направлены на полную интеграцию и централизованное управление всеми процессами, что обеспечит высокую эффективность, прозрачность и управляемость бизнес-процессов. Компания Русагро продолжает внедрять передовые технологии, что позволяет ей оставаться лидером в агропромышленном секторе и достигать высоких результатов в управлении своим бизнесом.

Заключение

Внедрение системы электронного документооборота (ЭДО) в компании Русагро стало значимым шагом на пути к цифровой трансформации и повышению эффективности управления бизнес-процессами. Русагро, будучи одной из ведущих компаний в агропромышленном секторе России, осознает важность использования современных технологий для поддержания конкурентоспособности и улучшения внутренних процессов. Предпосылки для внедрения ЭДО включали необходимость оптимизации документооборота, повышения прозрачности и сокращения времени на обработку документов. Основными целями внедрения были создание централизованной системы управления документами и повышение оперативности принятия управленческих решений.

Этапы внедрения ЭДО в Русагро включали детальный анализ существующих процессов, разработку целевых процессов, выбор и внедрение новой платформы, а также поэтапное распределение приоритетов. На этапе исследования были выявлены ключевые проблемы и ограничения, что позволило разработать эффективные решения. Предпроектный анализ и поиск решений привели к формированию четкого плана действий и выбору оптимальной платформы для интеграции. Этап реализации был проведен с использованием методологии «набегающей волны» и фрагментации процесса внедрения на очереди, что обеспечило гибкость и адаптивность.

Результаты внедрения ЭДО в Русагро оказались впечатляющими. Опытно-промышленная эксплуатация и текущая реализация сложных процессов показали значительное улучшение управления документами и бизнес-процессами. Введение централизованной системы позволило сократить время на обработку документов, повысить прозрачность и снизить затраты. Дальнейшие планы компании включают полную интеграцию всех процессов к 2024 году, что обеспечит максимальную эффективность и управляемость. Таким образом, внедрение ЭДО в Русагро подтверждает важность и необходимость цифровой трансформации для современного бизнеса.