Павел Перов, КОРУС Консалтинг: «На платформе «Авандок» подтверждена работа до 70 000 пользователей одновременно»

СЭД «Авандок» заняла 5 место место в рейтинге СЭД 2023 по версии портала IaaSSaaSPaaS. Кроме того, решение победило в номинации «Самое крупное внедрение» с проектом внедрения СЭД в одно из крупных госучреждений.

Более подробно с возможностями платформы «Авандок» можно на официальном сайте решения

О проблемах и вызовах для бизнеса в области СЭД, других продуктах экосистемы «Авандок» и планах развития платформы читателям IaaSSaaSPaaS рассказал Павел Перов, директор по продукту «Авандок» компании «КОРУС Консалтинг».

Проблемы и вызовы для бизнеса в области СЭД

IaaSSaaSPaaS: Павел, добрый день. С какими проблемами сталкивается крупный бизнес в плане документооборота? Приведите, пожалуйста, 2-3 основные проблемы, и как «Авандок» их решает?

Павел Перов: Я бы не стал использовать слово «проблема». Это скорее задачи или вызовы, которые предстоит решать организациям. Чем крупнее организация, тем больше задач и тем они сложнее.

Процессы документооборота я бы разделил на две группы:

Первый вид процессов — Базовые — типовые процессы делопроизводства, связанные с регистрацией, согласованием, подписанием, исполнением и хранением входящей, исходящей корреспонденции, организационно-распорядительной документации. На сегодняшний день эти процессы в большинстве случаев покрываются классической СЭД.

Второй вид процессов — Специфические (для отдельно взятой отрасли):

• в банковском секторе — работа с досье клиента или продукта,
• в государственном секторе — обращения граждан и оказание государственных услуг,
• в промышленности — автоматизация процессов, связанных с утверждением и обращением технической документации и т.д.

Как правило, для автоматизации такого рода специфических процессов используются разные решения и разное программное обеспечение, иногда это целый комплекс систем.

В каждой отрасли к СЭД предъявляются специфические требования. СЭД «Авандок» справляется со всеми этими задачами

И вот здесь у нас уже появляется ряд задач, которые необходимо решать. В первую очередь это конечно:

• обеспечение сквозных процессов;
• единая точка хранения документов;
• обеспечение высокой производительности;
• способность быстро адаптироваться под изменяющиеся условия.

Платформа «Авандок» успешно справляется со всеми этими задачами. Набор готовых коннекторов и 2 программных интерфейса предоставляют возможность интеграции практически с любым программным обеспечением, являющимся источником или потребителем документов.

Тестирование «Авандок» проводилось для 70 000 одновременных пользователей и при выполнении 1 000 000 операций в час

Решение «Авандок Репозиторий» решает задачу централизованного хранения документов и другого корпоративного контента независимо от формата, размера или количества файлов. Высокая производительность платформы доказана двумя успешно проведенными нагрузочными тестированиями с участием наших Заказчиков:

• В первом случае тестирование проводилось с эмуляцией работы 70 000 одновременных пользователей
• Во втором — платформа должна была обеспечить выполнение не менее 1 млн. операций в час с обеспечением требований по отказоустойчивости.

В обоих тестированиях не было зафиксировано какой-либо деградации производительности, а время отклика пользовательского интерфейса не превышало 1 секунду в 99,98% случаев. Ну а главное преимущество нашей платформы — большой набор no-code инструментов, которые позволяют изменять существующие и создавать новые решения без программирования прямо в веб-интерфейсе, что делает платформу универсальным инструментом для решения разного спектра задач.

Что такое Авандок — СЭД, ECM или CSP?

IaaSSaaSPaaS: Сегодня часто говорят не только о СЭД, но и ECM, CSP. Как вы позиционируете свое решение?

Павел Перов: «Авандок» появился в 2017 году (тогда он назывался «Спутник ECM») как классическая система электронного документооборота. Но уже в 2020 году мы приняли решение кардинально изменить подход к развитию и позиционированию продукта. Осенью 2020 года мы впервые выпустили внутренний релиз с no-code/low-code инструментами, а уже к лету следующего года большая часть функциональности СЭД была воссоздана с помощью этих инструментов.

К лету 2024 года большая часть функциональности СЭД будет воссоздана на базе no-/low-code инструментов

На сегодняшний день мы позиционируем «Авандок» как no-/low-code платформу, предназначенную для автоматизации работы с корпоративным контентом организаций и связанных с ним процессов в едином информационном пространстве, объединяющим спектр различных решений, включая те, что на первый взгляд к документам или контенту не имеют совершенно никакого отношения.

Например, в прошлом году мы выпустили решение «Авандок Трекер». Решение появилось как замена Jira, которой мы пользовались на протяжении долгого времени. Когда возникли проблемы с продлением лицензий, мы подумали, а ведь на «Авандоке» мы вполне можем настроить нужный нам процесс. В результате, сегодня управление процессом разработки, ведение проектной документации, а также работа c персональными задачами осуществляются в «Авандоке», и наша платформа с этими задачами успешно справляется.

О решении «Авандок Диск»

IaaSSaaSPaaS: Недавно вы анонсировали «Авандок Диск». Что это за модуль, для кого полезен, обрел ли свою аудиторию?

Павел Перов: «Авандок Диск» — это одно из решений, реализованное на платформе «Авандок», предназначенное для хранения персонального контента, создаваемого сотрудниками организаций. Фактически, это аналог всем известных облачных хранилищ, но размещаемое в контуре организации — частное облачное хранилище.

«Авандок Диск» предназначен для хранения персонального контента, создаваемого сотрудниками организаций и представляет собой частное облачное хранилище.

Преимущество такого решения в том, что контент, создаваемый сотрудниками в рамках производственной деятельности, не выходит за рамки организации: вам больше не нужно пересылать файлы по электронной почте, а в случае объемных файлов нет необходимости выгружать их за контур организации. В «Авандок Диск» можно хранить файлы любых форматов, любого размера и в любом количестве, можно предоставлять доступ к ним на основании гибкой ролевой модели, делиться постоянной или временной ссылкой с пользователями, не имеющими персонального доступа к диску.

Решение поддерживает работу с версиями, интегрируется с популярными облачными редакторами, поддерживается использование электронной подписи. Многоуровневая система каталогов позволяет организовать библиотеку различных корпоративных материалов или базу знаний. Кроме того, «Авандок Диск», является частью экосистемы «Авандок» и позволяет буквально в пару кликов создать электронный документ, отправить его на согласование, исполнение или сформировать персональную задачу.

Не только «Диск», но и платформа «Авандок» в целом и реализуемые решения не имеют отраслевой специфики. Наши продукты одинаково востребованы в банковском секторе, в крупных государственных организациях, высших учебных заведениях и т.д.

Ожидается ли «Авандок CRM»?

IaaSSaaSPaaS: Ожидается ли «Авандок CRM»? Будут ли СЭД, BPM, CRM взаимосвязаны в единое удобное для бизнеса решение? Вообще, как мы видим, ранее вендоры разрабатывали отдельные виды ПО, потом оснастили их low-code инструментами, и теперь на базе этого low-code разрабатывают многофункциональное решение, которое является и CRM, и BPM, и СЭД, и Чат-деск, и т.д. Согласны ли с такой тенденцией, придерживаетесь её?

Павел Перов: «Авандок CRM» точно стоит ожидать, но я думаю, что это будет нишевой продукт, дополняющий экосистему платформы нежели самостоятельное решение. По крайней мере в первое время.

Первыми пользователями данного продукта будем мы сами, т.к. с существенным увеличением количества клиентов и партнеров появилась необходимость в организации пространства, где были бы сосредоточены все нужные нам и нашим клиентам и партнерам инструменты:

• партнерский портал с библиотекой и базой знаний по нашим продуктам,
• сервис-деск для работы с обращениями,
• таск-трекер для управления задачами развития продукта,
• и конечно CRM для управления взаимоотношениями с клиентами.

Я не зря периодически повторяю слово экосистема — все наши решения образуют полноценную экосистему, где все объекты (электронные документы, файлы, задачи) связаны между собой.

В ближайшее время появится «Авандок CRM». Это будет нишевой продукт, дополняющий экосистему платформы

Действительно, сегодня многие производители аналогичных программных продуктов оснастили свои решения low-code инструментами — это позволяет быть достаточно гибкими в современном динамичном мире. Но low-code это все равно код, это все равно скрипты, и вам нужно держать в штате специалистов, если и не являющихся разработчиками, то, как минимум, имеющих подобный бэкграунд.

Мы же, представляя свое решение, не зря на первое место ставим слово no-code. До 90% всех настроек (карточек, справочников, процессов, ролей и др. компонентов) выполняется без написания кода, прямо в браузере просто нажимая кнопки и перетаскивая те или иные элементы, т.е. пользователь, не обладающий компетенциями в области разработки может достаточно быстро внести изменения в существующие решения или процессы, а также создать новые собственные решения.

Импортозамещение СЭД и ECM

IaaSSaaSPaaS: Рынок СЭД изначально был в основном скорее российским, а вот ECM нет. Приходят ли клиенты с целью импортозамещения ECM?

Павел Перов: Конечно. После того как ведущие западные вендоры решили покинуть российский рынок, отказали в поддержке уже внедренных продуктов актуальной стала задача их замещения. На сегодняшний день очень большой запрос идет на замену таких некогда популярных платформ как Documentum, OpenText, IBM FileNet, SharePoint.

На сегодняшний день очень большой запрос идет на замену таких некогда популярных платформ как Documentum, OpenText, IBM FileNet, SharePoint.

У нас есть продукт «Авандок Репозиторий» — решение, предназначенное для хранения и использования контента, источником которого являются смежные информационные системы организации. «Авандок» здесь выступает в качестве централизованного объектного хранилища, а смежные информационные системы, через предоставляемый API могут сохранять контент в хранилище, осуществлять поиск, получать нужный документ по запросу.

Всего API предоставляет более 50 методов для управления контентом. В рамках перехода на «Авандок» мы обязательно выполняем миграцию всех накопленных исторических данных, а это порой сотни миллионов документов. А также проводим нагрузочное тестирование.

Самый крупный проект: внедрение СЭД на 150 000 пользователей

IaaSSaaSPaaS: У вас самый крупный проект внедрения — 150 000 пользователей. Расскажите о нем подробнее

Павел Перов: Проект включает в себя систему электронного документооборота с классическими процессами делопроизводства: входящие, исходящие, внутренние, организационно-распорядительные и специфические для деятельности данной организации процессы.

Всего порядка 30 уникальных процессов, часть из них являются интеграционными, т.е. документ рождается в одной из информационной системе (ИС) Заказчика, поступает в СЭД для согласования, подписания и регистрации и далее уходит в третью ИС.

В течение дня пользователями регистрируется порядка 100 тысяч документов, а если брать общее количество создаваемых объектов, включая поручения, отчеты, визы, то более 500 тысяч объектов в сутки. С 1 января 2023 года в СЭД этого заказчика работает 150 тысяч уникальных пользователей.

Самый крупный проект внедрения СЭД — внедрение на 150 000 пользователей. Ежедневно в нем регистрируется порядка 100 тысяч документов и более 500 тысяч объектов

Перспективы развития платформы «Авандок»

IaaSSaaSPaaS: Перспективы развития «Авандок»: что нового появится в системе в ближайшие 1-2 года?

Павел Перов: Ранее в этом году мы анонсировали появление модуля МЧД, интеграцию платформы с «Контур.Доверенность». Мы продолжаем работать в данном направлении и учитывать новые требования по работе с машиночитаемыми доверенностями (МЧД).

Перспективы развития «Авандок»: модуль МЧД, появление функционала CRM, ESM и Service Desk, увеличение возможностей платформы в плане СЭД.

Чуть выше я уже упомянул CRM, кроме нее в планах создать решения, связанные с управлением услугами (ESM) и Service Desk и реализовать инструмент для управления крупными проектами.

Планируем дополнить функциональность платформы такими возможностями как форумы, дискуссии, опросы, а в следующем году завершить работы по разработке альтернативного интерфейса платформы, чтобы пользователь мог выбирать не только темы, но и различные виды интерфейса.

Тенденции на рынке СЭД: КЭДО, аналитика, ИИ

IaaSSaaSPaaS: Тенденции на рынке. Какие из них вы считаете основными, как могли бы прокомментировать? В частности, считаете ли важными следующие:

• Аналитика в СЭД: в электронных документах масса полезной информации, которую можно было бы полезно применить в бизнесе, но на данный момент не применяют
• Развитие ИИ в СЭД
• Рост спроса и внимания к КЭДО

Павел Перов: Начну с последнего: КЭДО — это уже свершившееся настоящее. С момента принятия поправок в 2021 году к ТК РФ, регламентирующих использование электронного документооборота в сфере трудовых отношений, появился отдельный класс решений, предоставляющих услуги электронного кадрового электронного документооборота. И все больше российских компаний переходят на использование электронных кадровых документов взамен бумажных.

Темы, связанные с анализом неструктурированной информации, технологиями искусственного интеллекта, применительно к СЭД обсуждаются далеко не первый год. Пока широкого распространения они не получили, за исключением инструментов распознавания и извлечения данных, которые существенно упрощают процесс и экономят время, затрачиваемое на ввод и классификацию типовых документов в системы электронного документооборота и электронного архива.

На данный момент среди инструментов ИИ наиболее широкое распространение получили инструменты для распознавания и извлечения данных

Однако есть полная уверенность в том, что в ближайшие годы использование ИИ в СЭД увеличится

Пока на уровне экспериментов или единичных внедрений остаются вопросы, связанные с рубрикацией документов, подготовкой рекомендаций по дальнейшей маршрутизации и исполнению документов, подготовкой текстов резолюций и проектов ответов на типовые запросы. Основная причина — недостаточная для пользователей точность подобных предложений, приводящая к необходимости дополнительной выверки и последующей корректировке предложений.

Еще одним фактором, тормозящим использование подобных технологий, является проблема правильной интерпретации аналитики собранных данных. Например, если в компании существуют стандарты, которые регламентируют, что у каждого процесса должен быть определённый набор документов, то таким образом можно проанализировать: покрытие документами бизнес-процессов, достаточность или избыточность документации, основные причины длительного согласования или рассмотрения, а дальше уже выработать план мероприятий по оптимизации бизнес-процессов. Все эти задачи решаемы, но они требуют вовлеченности не только компаний, которые занимаются разработкой и внедрением программных решений, но и самих заказчиков.

Тем не менее, есть полная уверенность, что в ближайшие годы количество препятствий на пути использования данных инструментов будет сокращаться и они будут получать все больше распространение в части решения задач, связанных с управлением электронными документами.

РЕКЛАМА. ООО “КОРУС Консалтинг ДМ”