«Первая Форма»: обзор CRM-системы от компании Первая Форма

В современном мире успешное ведение бизнеса требует эффективного управления ресурсами, бизнес-процессами и клиентскими отношениями. В этой статье мы рассмотрим одно из передовых решений в области управления – CRM «Первая Форма». Это инновационное программное обеспечение предоставляет компаниям мощный инструментарий для автоматизации процессов, улучшения коммуникации и повышения производительности.

Мы изучим основные характеристики и функционал этой CRM, выделим ее ключевые преимущества и недостатки, а также сравним ее с конкурентами, чтобы помочь вам принять обоснованное решение о выборе инструмента для вашего бизнеса. Давайте погружаемся в мир CRM «Первая Форма» и изучаем, как она может стать надежным партнером в управлении вашим бизнесом.

Краткий обзор системы

«Первая Форма» — это не просто CRM (Customer Relationship Management), это полноценная система для управления бизнес-процессами, проектами и документами, а также для организации эффективных коммуникаций внутри компании. Эта гибкая платформа представляет собой настраиваемый конструктор, способный адаптироваться к потребностям любой компании. Большая часть настроек выполняется без необходимости программирования, что позволяет быстро запускать новые процессы и подстраивать существующие «на лету».

«Первая Форма» успешно применяется в различных отраслях, таких как:

• торговые сети;
• производство;
• фармацевтика;
• страхование;
• консалтинг;
• сфера услуг;
• строительство;
• управление недвижимостью;
• государственные и образовательные учреждения.

Это свидетельствует о его универсальности и способности адаптироваться к разнообразным потребностям бизнеса.

Одним из значительных преимуществ «Первой Формы» является то, что это веб-приложение. Не требуется сложной установки на компьютеры пользователей — работать с системой можно просто из браузера. Интерфейс доступен на русском и английском языках, а при необходимости может быть легко переведен на другие языки.

Платформа также содержит инструменты для ручного и автоматического перевода как служебных элементов интерфейса, так и пользовательских данных, включая режим онлайн-перевода.00

В дополнение к веб-версии, «Первая Форма» предлагает бесплатное мобильное приложение — 1FMobile — доступное для устройств на iOS и Android. Это обеспечивает удобство использования системы даже вне офиса, позволяя пользователю оставаться на связи и эффективно управлять бизнес-процессами в любое время и в любом месте.

Важные отличия от конкурентов

CRM «Первая Форма» выделяется среди конкурентов благодаря ряду ключевых отличий, которые делают ее предпочтительным выбором для компаний различных отраслей. Эти отличия включают в себя уникальные функциональные возможности, гибкость настройки, интеграцию с внешними сервисами и простоту использования. Давайте рассмотрим основные аспекты, которые выделяют CRM «Первая Форма» на фоне конкурентов.

Моделирование широкого разнообразия бизнес-процессов

«Первая Форма» позволяет создавать практически любой бизнес-процесс без необходимости владения специализированными нотациями, такими как BPMN, которые обычно используются бизнес-аналитиками. Маршруты процессов отображаются в интуитивно понятных схемах, что делает их доступными даже для пользователей без технической подготовки.

Система уведомлений активно информирует пользователей о текущих задачах и происходящих событиях. Для бесперебойной работы в период отсутствия сотрудника, будь то отпуск или болезнь, можно легко назначить временного заместителя и передать ему текущие дела и полномочия.

Возможность самостоятельной настройки и сопровождения

Возможность самостоятельной настройки и обслуживания «Первой Формы» делает ее идеальным инструментом для реализации принципов непрерывного улучшения бизнес-процессов. Система обеспечивает быструю корректировку текущих процессов и разработку новых, предоставляя их пользователям по мере готовности.

При этом платформа поддерживает как классический подход с изолированными средами разработки и тестирования, так и возможность развертывания «Первой Формы» на корпоративном сервере клиента или в виде аренды через модель SaaS.

В течение первого года после приобретения лицензий на систему, клиенты получают новые версии бесплатно, а также бесплатное сопровождение. Компания «Первая Форма» предоставляет клиентам услуги по обучению и технической поддержке, включая обязательства по SLA.

Широкие интеграционные возможности

Взаимодействие с другими информационными системами и сервисами является важной особенностью «Первой Формы». Это включает:

• Синхронизацию с календарями и почтовыми ящиками Outlook для эффективного планирования и организации рабочих процессов.
• Обмен данными с приложениями 1С для удобного управления бухгалтерией и финансами.
• Импорт пользователей из Active Directory для простой интеграции с существующей системой управления пользователями.
• Обмен данными с учетными системами, такими как SAP, Microsoft AX, Microsoft NAV и другими, для синхронизации бизнес-процессов.
• Интеграцию с Яндекс.Картами для удобного отображения местоположения офисов, торговых точек и мобильных сотрудников на карте.
• Взаимодействие с корпоративным сайтом для приема входящих заявок и обратной связи от пользователей.
• Интеграцию с мессенджерами Telegram и WhatsApp для обмена сообщениями и создания задач при помощи чат-ботов.
• Взаимодействие с досками объявлений, такими как Avito, Cian и другими, для управления объявлениями и контроля над процессами продаж.
• Интеграцию с сервисом подбора персонала HeadHunter.ru для управления процессом найма и рекрутинга.
• Взаимодействие со СКУД для контроля доступа сотрудников по электронным пропускам.
• Возможность взаимодействия с любыми внешними системами и сервисами, обладающими открытым API, для настройки индивидуальных решений и расширения функциональности.

Практически безграничная область применения

В сфере автоматизации разнообразных бизнес-процессов в различных областях эффективно применяются так называемые low-code-платформы (платформы для разработки с минимальным уровнем кодирования) — это современные системы, которые обеспечивают высокую скорость, простоту и эффективность автоматизации.

Они используют метод, который можно описать как программирование без необходимости писать код, хотя, конечно, полностью обойтись без написания кода невозможно. Платформа «Первая Форма» также принадлежит к этому классу решений.

Функционал

CRM «Первая Форма» предлагает широкий спектр функционала, позволяющий компаниям эффективно управлять своими клиентскими отношениями, бизнес-процессами и ресурсами. Этот разнообразный функционал обеспечивает комплексное решение для автоматизации ключевых бизнес-процессов и повышения производительности сотрудников. Давайте внимательнее рассмотрим основные аспекты функционала CRM «Первая Форма».

BPM. Управление процессами

В «Первой Форме» доступна возможность моделирования практически любого бизнес-процесса. При этом для настройки не требуется специализированных знаний в области нотаций, таких как BPMN, которыми обычно владеют лишь бизнес-аналитики. Маршруты процессов представлены в интуитивно понятных схемах, что делает их доступными для понимания даже пользователям без технической подготовки.

Система уведомлений активно напоминает пользователям о текущих задачах и информирует о происходящих событиях, обеспечивая непрерывность рабочего процесса. Для предотвращения прерывания работы в случае отсутствия сотрудника (например, во время отпуска или болезни), возможно назначить временного заместителя и передать ему текущие дела и полномочия, обеспечивая бесперебойность бизнес-процессов.

Коммуникации

«Первая Форма» предоставляет прозрачную среду для эффективного взаимодействия между коллегами. Система интегрирует все подразделения компании, включая региональные офисы и филиалы, ускоряя процесс коммуникаций и делая их более структурированными и результативными.

Платформа идеально подходит для работы на удаленке, поддерживая высокую исполнительскую дисциплину и темп работы, а также помогая соблюдать регламенты и сроки. При этом она не создает лишнего давления на сотрудников, освобождая их от ненужного контроля.

Интегрированный мессенджер представляет собой современный компактный интерфейс, который позволяет быстро ориентироваться в текущих задачах и следить за новыми сообщениями. Пользователям не приходится тратить время на поиск информации в общем потоке сообщений, поскольку переписка организована в соответствии с задачами, что позволяет им легко удерживать контекст, переключаясь между задачами, и быстро вникать в суть переписки.

В рамках системы можно создавать как персональные, так и групповые чаты, а также планировать встречи и совещания с помощью персональных календарей, что дополняет функциональность и обеспечивает еще более удобное взаимодействие между сотрудниками.

Мобильное приложение

Все функции, доступные в веб-версии, также доступны в бесплатном мобильном приложении 1FMobile. Это приложение совместимо с платформами iOS и Android. Как и в веб-приложении, мобильное приложение адаптируется под индивидуальные потребности каждой организации и может быть настроено с использованием виджетов для работы с необходимыми данными. Технология push-уведомлений обеспечивает пользователям возможность следить за прогрессом своих задач.

Мобильное приложение также позволяет использовать данные о текущем местоположении пользователя, например, для управления выездными сервисными бригадами, курьерами или автотранспортом. В приложении можно отчитываться о выполненной работе, прикрепляя фотографии, заполняя чек-листы в процессе осмотра объектов, создавая задачи или отправляя голосовые сообщения в режиме «на ходу», что удобно в случае, если набор текста не представляется возможным.

Визуализация данных

Для управления задачами предусмотрены различные инструменты: карточки, списки, иерархические структуры, Канбан-доски, диаграммы Ганта, ленты активностей и разнообразные виджеты.

Виджеты группируются в тематические дашборды. Основная идея дашбордов заключается в том, чтобы помочь пользователям быстро оценить текущее состояние дел и выявить потенциальные проблемы сразу, с одного взгляда. Дашборды особенно удобны для топ-менеджеров, руководителей подразделений или проектов, а также для сотрудников, отвечающих за определенные процессы (например, диспетчеров или администраторов).

Помимо предустановленных виджетов, которые идут в комплекте с платформой, с помощью встроенных инструментов можно создавать собственные виджеты с индивидуальным содержанием и дизайном, которые будут наиболее эффективны для решения конкретных, специализированных задач.

Электронный документооборот

В «Первой Форме» имеется возможность настройки различных маршрутов согласования документов, а также организации цепочек взаимосвязанных документов. Пользователи могут устанавливать ограничения на просмотр определенных полей в зависимости от своих полномочий. Система автоматически выберет соответствующий шаблон и маршрут согласования, основываясь на параметрах конкретного документа.

«Первая Форма» предоставляет возможность заверять документы с использованием сертифицированной электронной подписи как через веб-интерфейс, так и через мобильное приложение. Платформа поддерживает сертификаты ЭП, выданные внешними провайдерами, и может интегрироваться с провайдерами CryptoPro, RuToken и PayControl, обеспечивая безопасность и юридическую значимость электронных документов.

Управление продажами

Модуль CRM в «Первой Форме» включает в себя типовые процессы и сценарии, что значительно ускоряет процесс автоматизации и позволяет опираться на лучшие практики в области продаж. Гибкость системы позволяет быстро адаптировать процессы CRM под индивидуальные задачи и требования каждого заказчика.

Автоматизация охватывает полный цикл продаж: начиная от поиска и привлечения клиентов, и заканчивая заключением сделки и последующим обслуживанием клиентов.

«Первая Форма» также интегрируется с IP-телефонией и популярными мессенджерами, а также предоставляет свой собственный почтовый клиент. Вся коммуникация, включая звонки, электронные письма и сообщения, автоматически записывается в систему, обеспечивая единый и полный обзор всех взаимодействий с клиентами и поставщиками.

Управление персоналом

В рамках «Первой Формы» возможна автоматизация различных процессов кадрового делопроизводства, включая прием и увольнение сотрудников, организацию внутреннего обучения, а также согласование отпусков и отгулов. Система обеспечивает эффективное взаимодействие внутренних служб путем автоматического создания задач для различных подразделений, таких как ИТ, служба безопасности, бухгалтерия, АХО. Благодаря этому процессы становятся более четкими и слаженными.

Кроме того, система «Первая Форма» предоставляет возможность объективной оценки загрузки персонала и качества работы каждого сотрудника, что помогает руководству принимать обоснованные решения и оптимизировать рабочие процессы.

Корпоративный портал

Корпоративный портал представляет собой важный инструмент для внутреннего коммуникации и информационного обмена в организации. Это разновидность дашборда, где представлены различные виджеты, обычно включающие в себя новости, объявления, приказы, а также поздравления.

Кроме того, портал может быть использован для создания собственной социальной сети внутри компании, а также электронной библиотеки, где сотрудники могут обмениваться знаниями, документацией и полезными материалами. Портал обеспечивает удобный доступ к важной информации и способствует повышению эффективности внутреннего взаимодействия в рамках организации.

Управление ресурсами

В «Первой Форме» имеется функционал для эффективного управления ресурсами, включая планирование загрузки сотрудников и учет фактически затраченного времени на выполнение задач. Этот инструмент позволяет оценить потребности компании или отдельного подразделения в различных типах ресурсов и понимать структуру затрат.

В системе предусмотрены удобные визуальные инструменты для анализа загрузки ресурсов, выбора оптимального исполнителя и распределения задач между ними. Руководители получают доступ к аналитике по планируемым и фактическим трудозатратам в различных аспектах: по конкретной задаче, бизнес-процессу, проекту, типу ресурса и периоду.

Для личного планирования и контроля за своей работой сотрудники могут использовать интерактивный Табель трудозатрат. В этом инструменте они могут просматривать, вносить и корректировать свои плановые и фактические трудозатраты за неделю, а также анализировать свою продуктивность.

Преимущества

CRM «Первая Форма» представляет собой мощный инструмент управления бизнес-процессами, который обладает рядом явных преимуществ. Эти преимущества способствуют повышению эффективности работы компании, улучшению коммуникации между отделами и увеличению уровня клиентского сервиса. Давайте рассмотрим некоторые из ключевых преимуществ CRM «Первая Форма».

Гибкая настройка под бизнес-потребности

CRM «Первая Форма» обладает высокой гибкостью настройки, позволяя адаптировать систему под уникальные бизнес-процессы и потребности каждой компании. Благодаря этому, пользователи могут эффективно управлять своими проектами и задачами, не тратя время на ненужные функции или сложную конфигурацию.

Интуитивно понятный интерфейс

CRM «Первая Форма» предоставляет пользователю удобный и интуитивно понятный интерфейс, который позволяет быстро освоить систему без необходимости длительного обучения. Это способствует повышению производительности и эффективности работы сотрудников, а также уменьшению времени, затрачиваемого на внедрение нового программного обеспечения.

Интеграция с внешними сервисами

CRM «Первая Форма» обеспечивает возможность интеграции с различными внешними сервисами и приложениями, такими как почтовые клиенты, мессенджеры, системы учета и другие. Это позволяет пользователям работать в единой экосистеме, обеспечивая более эффективное взаимодействие и обмен информацией между различными платформами.

Поддержка мобильных устройств

CRM «Первая Форма» предоставляет возможность доступа к системе с мобильных устройств через специальное мобильное приложение. Это позволяет пользователям быть всегда на связи и эффективно управлять своими задачами и проектами независимо от места и времени, что способствует повышению мобильности и гибкости бизнес-процессов.

Недостатки

Хотя CRM «Первая Форма» обладает рядом преимуществ, которые способствуют повышению эффективности бизнес-процессов, следует также учитывать и некоторые его недостатки. Эти недостатки могут оказать влияние на функциональность и удовлетворенность пользователей, требуя дополнительных усилий для преодоления или компенсации. Рассмотрим некоторые из них подробнее.

Ограниченные возможности настройки без программирования

CRM «Первая Форма» имеет определенные ограничения в возможностях настройки без использования программирования. Несмотря на то, что система предоставляет гибкость в настройке, некоторые сложные или специфические запросы могут потребовать дополнительной кастомизации, что может быть затратным и времязатратным процессом.

Ограниченная интеграция с некоторыми сторонними сервисами

CRM «Первая Форма» может иметь ограниченную интеграцию с некоторыми сторонними сервисами и приложениями. В зависимости от конкретных потребностей компании, некоторые необходимые интеграции могут быть недоступны или требовать дополнительной настройки, что может усложнить процесс внедрения системы.

Недостаточное количество аналитических инструментов

CRM «Первая Форма» может предоставлять ограниченный набор аналитических инструментов для анализа данных и отчетности. В случае необходимости более глубокого анализа или специфических требований по отчетности, пользователи могут столкнуться с ограничениями в возможностях системы.

Сложности в масштабировании для крупных предприятий

CRM «Первая Форма» может столкнуться с определенными сложностями в масштабировании для крупных предприятий с большим объемом данных и высокими требованиями к производительности. В случае необходимости расширения функционала или обработки больших объемов информации, система может потребовать дополнительных ресурсов и технических усилий для поддержания эффективной работы.

Заключение

CRM «Первая Форма» представляет собой современное и мощное решение для управления бизнес-процессами и клиентскими отношениями. Ее обширный функционал позволяет компаниям эффективно организовывать свою деятельность, автоматизировать ключевые процессы и повышать производительность сотрудников. Преимущества этой CRM включают гибкую настройку, интуитивно понятный интерфейс, интеграцию с различными сервисами и поддержку мобильных устройств, что делает ее привлекательным решением для компаний различных отраслей.

Отличительные особенности CRM «Первая Форма» от конкурентов заключаются в ее уникальном наборе функциональных возможностей и гибкости настройки. Эта CRM предоставляет более широкий спектр инструментов для управления бизнесом, а также возможность адаптировать систему под уникальные потребности компании без необходимости программирования. Это отличие позволяет компаниям достичь большей эффективности и гибкости в управлении своими бизнес-процессами.

Однако, следует также учитывать и некоторые недостатки CRM «Первая Форма», такие как ограниченные возможности настройки без программирования и ограниченная интеграция с некоторыми сторонними сервисами. Несмотря на это, при правильном подходе к использованию и с учетом уникальных потребностей компании, эти недостатки могут быть эффективно преодолены. В целом, CRM «Первая Форма» представляет собой высокоэффективное решение для компаний, стремящихся улучшить свои бизнес-процессы и укрепить свои клиентские отношения.