Первые системы управления цифровыми документами, которые тогда получили название Document Management Systems (DMS), появились в конце 1970-х – начале 1980-х годов. Они были разработаны для автоматизации маршрутизации и управления бумажными документами.
На начальном этапе своего развития DMS-системы работали на мейнфреймах, которые были доступны ограниченному числу пользователей крупных организаций через терминалы. DMS были сфокусированы на самых простых задачах, связанных с цифровыми документами: хранение, отслеживание статуса, поиск и доступ, контроль версий и пр.
От DMS к ECM
Появление персональных компьютеров, развитие средств электронных коммуникаций и офисного ПО, сделали задачу обеспечения работы с цифровыми документами действительно массовой, а функционал этой работы должен был быть значительно расширен. Именно к этому периоду конца 1980-х – началу 1990-х начала формироваться концепция управления цифровым контентом (ЕСМ).
Задачей ECM-систем стало управление не только текстовыми документами, но и другими видами контента, электронными формами, изображения, электронными таблицами, затем, веб-страницами, видео и аудио контентом и т.д. При этом ECM-системы обеспечивают управление на всех этапах «жизни документа» в организации: создание, хранение, безопасность, передачу, доступ, интеграцию, архивное хранение и уничтожение.
Этапы развития СЭД
За прошедшие годы ЕСМ-системы прошли достаточно сложную эволюцию. Мы выделили 4 поколения ЕСМ, о которых и расскажем ниже.
| Этап | Годы | Особенности |
| 1 поколение | 1990-2000 | Самописные и промышленные системы с ограниченным функционалом и малым числом документов. СЭД того времени выполняли функции автоматизации бюрократии. |
| 2 поколение | 2000-2010 | Расширение возможностей по хранению и обработке образов бумажных документов. Появление режима совместной работы. |
| 3 поколение | 2010-2020 | Появление законодательной базы для работы с СЭД и ЭЦП, доработка систем на соответствие этим требованиям. Интеграция с CRM, ERP и другим корпоративным ПО. |
| 4 поколение | 2020-н.в. | Цифровая трансформация всех бизнес-процессов и оцифровка все документов в компаниях, развитие и внедрение ИИ, в частности, технологий распознавания документов, ML и RPA. |
Первое поколение ECM, 1990-е годы
Первое поколение систем управления цифровыми документами в нашей стране появилось в начале 1990-х. В российской бизнес-практике они получили название «Системы электронного документооборота», или просто СЭД. Это наименование часто используется и в наши дни наравне с ЕСМ. Первые СЭД-системы в основном были «самописными» — создавались ИТ-шниками крупных компаний на базе различных зарубежных Workflow-платформ. Однако уже к середине 90-х на рынке появились первые «промышленные» СЭД российских компаний, например, «БОСС-Референт», «Евфрат» и пр.
Функционал первых СЭД был весьма ограничен — хранение и обработка записей об электронных документах, управление задачами.
Пользователями СЭД были только секретари, делопроизводители, архивисты и разного уровня руководители
Функционал первых СЭД был весьма ограничен — хранение и обработка записей об электронных документах, управление задачами. Не случайно эти системы называли тогда – автоматизацией бюрократии. Документ в информационной системе представлял собой запись о наличии и атрибутах бумажного документа. Количество документов было еще небольшое – в основном от тысяч до десятков тысяч в год.
Использовал систему электронного документооборота в те годы весьма ограниченный круг специалистов предприятия – секретари, делопроизводители, архивисты, руководители разного уровня. При этом переход на СЭД даже в таком «урезанном» виде значительно повышал продуктивность работы и обеспечивал безопасное и удобное хранение электронных документов.
Второе поколение ECM, 2000-е годы
По мере развития технологий и управленческих практик в начале 2000-х произошла эволюция СЭД в сторону систем хранения и обработки образов бумажных документов. В информационной системе электронный документ стал представлять копию бумажного документа. С ростом доступности Интернета и электронной коммерции СЭД/ECM системы стали поддерживать html-документы, веб-контент и мультимедийные файлы. Также началось внедрение функций совместной работы, которые позволяли группам сотрудников работать вместе над документами и проектами.
В начале 2000-х произошла эволюция СЭД в сторону систем хранения и обработки образов бумажных документов
Пользователями СЭД становился широкий круг офисных сотрудников
Пользователями СЭД становился широкий круг офисных сотрудников, которые работали с электронными документами уже в рамках основных бизнес-процессов. Поскольку количество электронных документов лавинообразно росло и достигало в крупных компаниях сотен тысяч и даже миллионов в год, то для возможности масштабирования систем стали применять промышленные платформы от ведущих глобальных производителей.
Третье поколение ECM, 2010-е годы
Следующее поколение СЭД/ЕСМ систем появилось как ответ на совершенствование законодательной базы в области электронного документооборота и становление законодательной и технологической базы использования электронной подписи. В ЕСМ-системах появился функционал для работы с документами, подписанными электронной подписью.
Третье поколение СЭД/ЕСМ появилось как ответ на совершенствование законодательной базы в области
Количество документов в крупных реализациях систем достигло миллионов и десятков миллионов единиц
Пользователями СЭД стали практически все офисные сотрудники
Количество документов в крупных реализациях систем достигало миллионов и десятков миллионов, а пользователями стали практически все офисные сотрудники. При этом ЕСМ «вышла» за границы офисов – появились мобильные и удаленные рабочие места, подключенные к корпоративной системе. ЕСМ стали активно интегрироваться с другими бизнес-системами, такими как CRM или ERP.
Четвёртое поколение ECM, 2020-е годы
Сегодня происходит новое кардинальное изменение рынка ЕСМ-систем – Поколение 4 – которое тесно связано с цифровой трансформацией бизнеса и законодательным уравниванием «в правах» цифрового и бумажного документа. При этом электронный документ, представляющий собой структурированный машиночитаемый файл, является в системе основным – а вот традиционное, назовем его «человекочитаемое» представление документа, формируется только при необходимости.
СЭД 4 поколения способны интегрироваться с любыми корпоративными бизнес-приложениями
Оцифровка документов по всем направлениям деятельности предприятия (кадры, логистика, финансы, управление и т.д.)
Внедрение в СЭД технологий ИИ: распознавания документов, ML, RPA
Современные ЕСМ-системы четвертого поколения, такие, как «Цитрос» от компании SL Soft, способны интегрироваться с любыми корпоративными бизнес-приложениями, позволяют создать единое доверенное пространство электронных документов для документооборота внутри предприятия и за его внешним контуром и обеспечивают:
- Устранение «бумажных разрывов» – тех участков бизнес-процессов, где по-прежнему используется оригинал бумажного документа. «Цитрос» позволяет на практике реализовать подход: «Одно решение – много сервисов». Решение по ЮЗ ЭДО от «Цитрос» поддерживает работу с множеством внешних операторов ЭДО, различные уровни и способы обеспечения юридической значимости документа (усиленная ЭП, простая ЭП, сервис «Госключ» и т.п.), бесшовное подключение к госсервисам, СМЭВ, межоператорский «роуминг» для провайдеров ЭДО и др. Интеграция решения с прикладными системами позволяет создавать юридически значимый документ из интерфейса прикладных систем одним нажатием кнопки. Это позволяет внедрить на уровне всего предприятия полностью цифровые процессы, не требующие «разрывов», связанных с использованием бумажных документов.
- Организацию работы с цифровым документом по всем направлениям деятельности предприятия (кадры, логистика, финансы, управление и пр.), как во внутренних процессах, так и при обмене документами с внешними контрагентами и государственными органами. «Цитрос» работает с любыми типами документов: управленческими, финансовыми, конструкторскими, техническими, кадровыми, логистическими, используя как стандартные, так и кастомизированные формы.
- Юридическую значимость цифрового документа на всех этапах жизненного цикла: создания, движения по маршруту, архивного хранения, уничтожения. Например, при архивном хранении «Цитро»с обеспечивает гарантии юридической значимости на всем периоде хранения документа, в частности, гарантирует валидность ЭП и реализует механизм ее актуализации. В том числе осуществляет проверку и подтверждение валидности ЭП с привлечением доверенной третьей стороны.
- Создание внутрикорпоративной доверенной среды — на базе «Цитрос» обмен доверенными документами между подразделениями и службами не требует дорогостоящих сервисов внешних операторов ЭДО. В «Цитрос ЮЗ ЭДО» используются собственные, корпоративные форматы документов и протоколы обмена доверенными документами. Система расширяется при подключении партнеров и контрагентов. Таким образом, обеспечивается юридическая значимость документов во внутренних процессах с минимальными расходами на создание и эксплуатацию системы.
Кроме того, ЕСМ-системы четвертого поколения становятся все более и более «умными» — в них интегрированы многие ИИ-функции, снижающие загрузку человека и дополнительно автоматизирующие многие задачи работы с документами. Например, в «Цитрос» уже реализованы такие средства, как:
- автоматизированный перевод бумажных документов в цифровой вид на основе продукта Soica
- интегрированный ML-сервис по анализу неструктурированной информации на основе технологии «Преферентум», позволяющий автоматически проверять правильность формирования документа по множеству критериев, осуществлять сложный интеллектуальный поиск в архивах, извлекать сущности и автоматически формировать резюме документов и пр.
- роботизация процессов и рутинных процедур работы с документами на основе отечественной платформы ROBIN.
Заключение
Системы автоматизации электронного документооборота проделали большой исторический путь. Повсеместный перевод деятельности организаций на «цифру» потребует от их создателей новых решений для работы с огромными массивами цифрового контента. Так что поколение 5 уже не за горами!
РЕКЛАМА. erid:2VtzqvmM2sU, ООО «Цитрос»
