EnDocs: подробный обзор системы электронного документооборота от компании ENSOL

Документооборот — неотъемлемая часть любого бизнеса. Сотрудники создают документы внутри компании, передают между собой, согласуют и подписывают, отправляют контрагентам и контролирующим органам.

Чем сильнее развивается компания, тем больше документов у неё становится. Работать с бумагами становится сложнее и трудозатратнее, ведь специалистам приходится обрабатывать десятки документов параллельно. 

В такой ситуации эффективное решение — внедрение системы, которая помогает преодолеть «информационный хаос», присущий документообороту, повысить эффективность работы внутренних команд, сократить издержки и ускорить внутренние бизнес-процессы. 

В этом обзоре мы подробнее рассмотрим разработанную в России систему EnDocs.

Ключевым преимуществом EnDocs является наличие облачной версии.  Система изначально разрабатывалась для использования в облаке, поэтому она адаптирована для максимально быстрого внедрения.

Благодаря облаку документооборот можно внедрить в короткие сроки: можно зарегистрироваться в системе и сразу перейти к настройке. Компании не придётся закупать оборудование и разрешать технические сложности до использования ЭДО.

Сервис также доступен для локальной установки. Разработчик предлагает для установки варианты «из коробки» или проектное внедрение с дополнительными доработками.

Функционал

В EnDocs есть множество опций для организации документооборота, работы команд и компании в целом. В этой статье мы расскажем об основных из них, остальные смотрите на официальном сайте.

Кабинет пользователя

Интерфейс EnDocs построен по принципу «единого окна» — «личного кабинета» пользователя. Мой Кабинет — это интерфейс, который встречает пользователя после авторизации в системе и показывает ему всю актуальную информацию по его документами и задачам.

В один клик пользователь может увидеть актуальный статус по его документам и задачам, где он инициатор, ответственный, контролер или участвует в других ролях.

В кабинете пользователю доступны:

• лента событий, в которой показаны  все действия, которые производятся с вашими документами и задачами: изменение статусов согласования, новые комментарии в чатах, изменение реквизитов и прочее;
• виджеты, которые предоставляют важную информацию: новые события, просроченные задачи, выполненные задачи и сообщения от коллег;
• мои задачи: здесь хранятся просроченные задачи, задачи в активной работе, задачи, требующие контроля, а также выполненные задачи;
• мои документы: в разделе находятся последние данные о статусе ваших документов, которые находятся на согласовании.

Работа с документами

Все документы  доступны в отдельном разделе «Документы» в соответствующих  реестрах-списках. Каждый из них содержит уникальный набор колонок и фильтров, которые зависят от типа документа, например, «организация» и «контрагент».

Сам документ в системе представлен в виде карточки, в которой содержится вся необходимая информация.

В карточке есть встроенный онлайн-редактор, версии файлов, чаты, история согласования и изменений, связанные документы, а также функции для их согласования, подписания и отклонения.

Каждый документ в системе — это своеобразный чат, где все участники команды могут осуждать работу по нему.

Каждый сотрудник с доступом к документу может оставлять сообщения своим коллегам. Уведомления о новых сообщениях будут приходить по электронной почте или в виде push-уведомлений на смартфоны.

Всё это поможет эффективно работать с документами, не упуская из виду ни одной важной детали.

Согласование документов

С помощью встроенного механизма ЭДО вы можете отправлять документы коллегам на согласование, подписание или ознакомление.

Отправляя документ нескольким сотрудникам на согласование, вы можете настроить логику процесса: хотите ли вы, чтобы они согласовывали его параллельно или последовательно, а также определить, как действовать в случае отказа одного из коллег.

После создания задачи документооборота, статус ее выполнения можно отслеживать в самом документе через лист согласования, который можно экспортировать.

В EnDocs можно создавать маршруты (workflows) для автоматизации бизнес-процессов и работы с документами. Достаточно настроить маршруты один раз, а затем работа будет идти автоматически.

Встроенный редактор позволяет настроить процессы любой сложности:

• Различные виды задач: согласование, ознакомление, подписание, согласование;
• Последовательное и параллельное согласование;
• Автоматические проверки и вычисления;
• События и уведомления;
• Контроль сроков;
• Библиотека специальных функций;
• Автоматический запуск процессов по событиям.

Для каждого типа документа доступно неограниченное количество маршрутов, которые могут различаться составом согласующих, типами задач, наличием автоматических проверок (например, проверка суммы договора, сравнение дат и так далее) и другими характеристиками.

Помимо этого, задачи можно делегировать, заместить согласующих, отправить документы на дополнительное согласование.  Также есть автозапуск процессов — например, когда документы импортируются из электронной почты и автоматически запускаются по заранее настроенному процессу. 

Сроки выполнения задач контролируются автоматически. Инициатор, контроллер и исполнитель получают уведомления о нарушении сроков по электронной почте и в мобильном приложении.

Онлайн-редактор документов

В EnDocs можно редактировать файлы, которые прикреплены к карточке документа. Для этого не нужно переключаться между вкладками или приложениями.

Поддерживаются документы в формате Microsoft Word и Excel. Вы можете редактировать их прямо в браузере, не выходя из интерфейса системы. Онлайн редактор значительно упрощает процесс создания и корректировки документов, позволяя редактировать текстовые документы и таблицы:

• Работа с текстовыми документами Word. Загрузите документы Word в EnDocs — все привычные функции для редактирования файла сохранятся.
• Работа с таблицами Excel. Все нужные для работы инструменты на своём месте — сможете добавлять функции, строить графики и менять формат данных. 
• Версии и сравнение документов. EnDocs хранит историю изменений и версии документов. В любой момент вы можете посмотреть нужную версию документу или сравнить между собой его различные версии.

Шаблоны документов

В EnDocs можно автоматически заполнять документы по шаблонам.

Шаблон — образец будущего документа, в котором содержатся общие фразы для данного типа или вида документа, но без конкретных данных. Благодаря шаблонам документ не приходится заполнять с нуля — большая часть информации уже оказывается в нём автоматически.

Поиск

EnDocs предлагает пользователям удобный интерфейс для быстрого поиска нужных документов и формирования подборок:

• Поиск в архиве по реквизитам. Различные формы атрибутивного поиска архивного контента. Часть поисковых полей заполняется пользователем, а другие — подтягиваются из справочников системы.
• Быстрые подборки документов. Возможность быстро подготовить подборку документов по названию организации, контрагенту, типу документов и другим условиям. Массовая выгрузка сканов на ваш локальный диск.
• Весь архив – в браузере. Web-клиент EnDocs позволяет подключиться к электронному архиву из любой точки мира, где есть доступ в интернет. Можно эффективно настроить работу удалённой команды.

Электронная подпись

При работе с электронными документами важно, чтобы безопасность была под контролем. В первую очередь, чтобы подписи были подлинными. 

При помощи EnDocs можно подписывать документы электронной подписью. Можно использовать как подписи, которые хранятся на вашем USB-накопителе или установленные в памяти компьютера, так и облачные подписи, созданные непосредственно в системе EnDocs.

EnDocs поддерживает два вида подписей: квалифицированную электронную подпись (КЭП) и неквалифицированную подпись (УНЭП). При помощи встроенной интеграции с УЦ Калуга Астрал можно выпустить сотруднику неквалифицированную облачную электронную подпись непосредственно в интерфейсе EnDocs.

Распознавание документов

ИИ-модуль позволяет распознавать документы и извлекать из них необходимые данные. Исходно поддерживается распознавание основных бухгалтерских документов, таких как УПД, Счет-фактура, акты и товарные накладные, а также счета на оплату.

Модуль может распознать скан, документ в письме на электронной почте или вручную загруженный файл. Он выделит его название, содержание, ответственных, ключевые даты и суммы. Затем присвоит номер и поместит в электронный архив.

Интеграция с 1С

EnDocs можно связать с инфраструктурой 1С. Для этого достаточно установить модуль EnDocs для 1С. 

Согласованные счета и договора, документы поставщиков и другие документы могут передаваться из EnDocs в 1С Бухгалтерию. 

Кадровые документы можно передавать из 1С Зарплата и Управление персоналом в EnDocs.  Документы могут автоматически запускаться по заранее настроенным маршрутам на согласование, ознакомление или подписание.

Справочники организаций, контрагентов, сотрудников и подразделений синхронизируются с EnDocs в автоматическом режиме.

Интеграция с Диадок

Благодаря интеграции с сервисом Контур.Диадок можно загружать в EnDocs все документы, полученные или отправленные через Диадок.

Система автоматически заполнит все необходимые реквизиты документа и сформирует печатную форму с синим штампом, содержащим информацию об отправителе и электронной подписи.

Доски задач

Чтобы повысить эффективность работы сотрудников и команд в EnDocs предусмотрен специальный модуль Доски задач.  С его помощью EnDocs выходит за рамки простого согласования документов и предлагает новые возможности для командной работы.

Задачи разных отделов синхронизируются — исчезает ситуация, когда часть сотрудников перегружена, а у другой недостаёт работы.

В EnDocs вы можете создавать доски для совместной деятельности различных подразделений — маркетинга, службы продаж, юристов — а также для работы над отдельными проектами или продуктами.

Задачи в EnDocs группируются на досках, где вы можете выбрать наиболее удобный способ их представления: в виде списка, на Agile-доске, в календаре или на диаграмме Ганта. Количество досок не ограничено — у вас может быть несколько личных и общих досок для различных целей.

Сценарии применения

Канцелярия и делопроизводство

В каждой российской организации ведут делопроизводство. Часто это происходит вручную в бумажной виде — в таких условиях  невозможно быстро найти нужные бумаги или подготовить документ в сжатые сроки.

Если перевести делопроизводство в электронный формат, можно отказаться от печати приказов и служебных записок. Все документы будут создаваться, согласовываться и подписываться в цифровом виде — такой подход почти к нулю сводит затраты на канцелярию, а скорость обработки документов вырастает в несколько раз.

EnDocs поможет упростить и ускорить регистрацию документов, обработку резолюций, ознакомление с приказами и другими внутренними документами.

Договоры

Полный цикл работы с договорами — это сложный процесс, в который обычно вовлечены сразу несколько подразделений компании. Из-за этого часто возникают ошибки, а сроки согласования и подписания договора постоянно растягивается.

Читайте также: Как СЭД упрощает работу с договорами

EnDocs помогает автоматизировать процесс согласования договоров. Задачи на согласование автоматически появляются у ответственных лиц в соответствии с регламентом согласования. У задач есть нормативные сроки исполнения, что позволяет контролировать процесс согласования и исполнительскую дисциплину.

Договоры можно создавать на основе готовых шаблонов, а затем согласовывать и подписывать их с помощью электронной цифровой подписи. 

Поддерживается последовательное и параллельное согласование, делегирование и дополнительное согласование.  На время отсутствия можно передать свои задачи заместителю, а потом вернуть их обратно.

В EnDocs есть множество опций для работы с договорами:

• Использование типовых шаблонов для подготовки проектов договоров;
• Встроенный онлайн-редактор офисных документов;
• Версии документов, сравнение версий;
• Возможность обсуждения документа в режиме интерактивного диалога (встроенный мессенджер);
• Встроенные отчеты для контроля исполнительской дисциплины и сроков согласования;
• Контроль сроков действия договоров;
• Автоматизированное формирование электронного архива и быстрый поиск договоров.

Интеграция с Диадок позволяет перевести договорной документооборот в электронный вид и обмениваться ими с вашими контрагентами. Все договоры, подписанные через EnDocs, имеют юридическую силу.

Счета и оплаты

При помощи EnDocs можно ускорить и упростить согласование и утверждение счетов, проведение и контроля оплаты счёта бухгалтером. Процесс запускается и контролируется без участия ответственного специалиста — поэтому затраты времени и риски сокращаются в разы.

Все выставленные и полученные счета доступны в отдельном реестре Счета и оплаты. Это позволяет всегда быть в курсе расчетов с контрагентами. 

Читайте также:  Как сделать так, чтобы счета в организации не терялись?

Вам не придется писать коллегами кучу писем, звонить и уточнять, что там с оплатой. Единый реестр, актуальные статусы, гибкая фильтрация, удобный интерфейс, онлайн-уведомления и онлайн-согласование сделают работу прозрачной и удобной для всех участников процесса.

Счета могут быть заведены вручную, загружены из электронной почты и автоматически распознаны при помощи ИИ, а также загружены из Контур.Диадок. Далее им присваивается номер, и они централизованно хранятся в электронном архиве.

Любой сотрудник может завести счёт в EnDocs, заполнить все необходимые для оплаты реквизиты и запустить согласование. Документ пройдёт по всем ответственным лицам, а затем EnDocs уведомит сотрудника о согласовании или оплате счета. 

Интеграционный модуль позволяет передать согласованные счета в 1С для оплаты. Когда оплата прошла, информация из 1С возвращается в EnDocs, и счёт помечается оплаченным.

Служебные записки

Создание служебных записок в EnDocs происходит за считанные секунды. Вместо бумажной формы сотрудник может выбрать готовый шаблон и уточнить данные — весь процесс проходит в пару кликов.

Чтобы получить документ, достаточно заполнить онлайн-форму на вашем компьютере или смартфоне. Система сама создаст документ и отправит его на согласование руководству.  Встроенный чат позволяет обсудить встречные вопросы, не переключаясь на стороннее приложение.

Таким образом оформить запрос, командировку и другие документы можно за минимум времени. При этом сотруднику не нужно ходить с бумагами из кабинета в кабинет и напоминать о согласовании — можно сосредоточиться на более важных делах.

Кадровый ЭДО

Модуль кадрового электронного документооборота (КЭДО) в EnDocs позволяет полностью перевести кадровые процессы в электронный формат, что обеспечивает законность и удобство работы. Решение особенно полезно тем, кто работает с удаленными командами, ведь больше не требуется курьерская доставка документов.

Читайте также: EnDocs для кадров и HR

С помощью КЭДО EnDocs пользователи могут создавать, хранить и обрабатывать все необходимые кадровые документы, включая договоры о найме, приказы о приеме на работу, трудовые договоры, личные карточки сотрудников, а также отпуска и больничные листы.

Задачи и проекты

Когда дела компании можно отследить в одном сервисе, задачи выполняются в несколько раз быстрее. 

EnDocs предлагает набор удобных инструментов управления задачами, событиями, проектами и документами, которые можно использовать так, как хочется вам — по отдельности, все вместе или вместо друг друга.

Сотрудникам не приходится вести десятки табличек и искать рабочие заметки в бесконечных чатах — это здорово экономит время и силы. 

Руководители тоже в выигрыше: вся работа компании оказывается на виду. Можно не переживать, что сотрудники забудут о задаче или сорвут сроки. Отделы начинают работать более слаженно, ведь менеджеры видят нагрузку и текущие проекты своих коллег. Вся работа компании в целом становится в разы организованнее.

Преимущества

Готовая система и быстрый запуск (внедрение)

Внедрить и настроить EnDocs можно день в день. Полностью оцифровать документооборот большой компании — за один-два месяца. Всё благодаря технологическим преимуществам и отсутствию затрат на оборудование и поддержку в облачной версии. 

Сразу после регистрации на сайте клиент получает доступ к облачной версии EnDocs, где вся функциональность системы доступна без дополнительных настроек.

Облачная версия EnDocs располагается в российском дата-центре, который сертифицирован в соответствии с 152-ФЗ. Безопасность данных и трафика обеспечивается шифрованием. Клиенты могут быть уверены, что их данные резервируются 24 часа в сутки, а модуль внешнего хранилища ежедневно может выгружать все новые и измененные данные в локальное хранилище клиента.

Также доступна локальная версия системы, которую можно установить на собственных серверах.

Удобный и понятный интерфейс

У EnDocs простой и интуитивно понятный интерфейс. Новые пользователи могут освоить сервис за час работы. Опции аккуратно организованы по категориям — не нужно подолгу искать в меню нужную вкладку.

Пользователи могут быстро освоить основные возможности системы, создавать и управлять документами, настраивать права доступа и выполнять другие операции без лишних сложностей. Благодаря этому внедрение EnDocs в организации проходит гладко, с минимальным временем обучения и привыкания к системе.

Техническая поддержка и адаптация к уникальным потребностям заказчиков

В EnDocs можно автоматизировать любые процессы, включая управление договорами, согласование финансовых заявок, контроль расходов и многое другое. Кроме того, продукт легко интегрируется с любыми внешними системами.

Специалисты компании прислушиваются к заказчикам и регулярно рассказывают о кейсах доработок. Разработчики внедряют дополнительную функциональность даже в облачную версию для нестандартных задач клиентов.

Мобильное приложение

Мобильное приложение EnDocs — удобный инструмент для работы с документами и бизнес-процессами прямо со смартфона. 

Приложение не уступает в функциональности версии для ПК — поэтому заниматься документами можно из такси, в очереди супермаркета или любой другой точки.

Современная российская разработка

EnDocs — это отличная альтернатива зарубежным системам, которая позволяет в сжатые сроки и с минимальными затратами заменить иностранное ПО. Продукт соответствует политике импортозамещения и благодаря своей кроссплатформенности совместим с российскими операционными системами, системами управления базами данных и другим программным обеспечением.

Компания-производитель EnDocs является российской, а сама система внесена в реестр российского программного обеспечения.