EnDocs: подробный обзор системы электронного документооборота от компании ENSOL

СЭД EnDocs — это готовое решение для автоматизации документооборота и цифровизации широкого круга внутренних бизнес-процессов. Система предназначена для преодоления «информационного хаоса», присущего документообороту, и повышения эффективности работы с ним. EnDocs подходит для любого предприятия вне зависимости от его масштабов и сферы деятельности.

Важным преимуществом EnDocs является возможность использования системы в облаке. Сервис EnDocs Cloud позволяет любой компании за считанные часы получить готовую и настроенную систему электронного документооборота.  Также доступны такие варианты поставки как выделенное облако (Private Cloud) и установка на инфраструктуре заказчика (On-premise).

Краткий обзор

СЭД EnDocs разработана компанией “Энсол” (ENSOL), которая была основана в 2012 году и изначально специализировалась на разработке и внедрении информационных систем. Среди первых клиентов ENSOL были такие известные компании, как KFC, TEVA, Очаково, Управление гражданского строительства Москвы и другие.

Вместе с ростом бизнеса Яндекс.Маркет столкнулся и ростом числа обрабатываемых документов. Внедрение EnDocs позволило в 3 раза уменьшить время на ввод и согласование документов, на 90% — скорость получения доступа к нужным документам.

В 2018 году на EnDocs перешёл Яндекс, а в 2020 году сервис такси Яндекс.Go. Среди других клиентов компании стоит выделить Royal Canin, PWC, ABBYY, ЦФР, Красный Квадрат, Tui Russia и др.

EnDocs представляет собой систему, которая позволяет создавать, редактировать, обмениваться, согласовывать любые  документы в организации. Она обеспечивает широкий набор функциональных возможностей, включая создание электронных документов на основе шаблонов, подписание документов, контроль и отслеживание статуса документов, управление правами доступа, автоматическую классификацию документов и другие.

Система EnDocs обеспечивает безопасность и сохранность документов за счет использования современных технологий защиты информации, таких как электронная цифровая подпись, шифрование, проверка подлинности и др.

По итогам проекта мы повысили прозрачность нашей договорной деятельности и успешно внедрили электронные регламенты обработки договоров. Время на обработку документов сотрудниками снизилось на 40%. Марк Валентини, директор по ИТ в ООО “Красный Квадрат”

Перед нами стояла задача автоматизировать внутреннее согласование документов и создать Электронный архив. EnDocs предложили полноценный проект от написания ТЗ до доработки системы согласно нашим требованиям. Все поставленные задачи были выполнены в срок и в согласованные бюджеты. Надеемся на дальнейшее сотрудничество! Федосов Илья, финансовый директор ООО «Ям Ресторантс Раша»

EnDocs может быть применена в различных сферах бизнеса и организаций, в которых происходит обработка большого количества документов, независимо от их типов. Это могут быть юридические фирмы, медицинские учреждения, банки, производственные компании, государственные учреждения и образовательные учреждения.

EnDocs снижает затраты на печать и хранение бумажных документов, ускоряет процессы и повышает производительность и качество работы с документами, что, в свою очередь, содействует увеличению эффективности работы организации в целом.

Важные отличия от конкурентов

Здесь мы собрали наиболее значимые отличия EnDocs от конкурентов: факты, которые подтверждаются независимыми исследованиями, рейтингами и клиентами компании.

Функциональность (все модули в одном решении)

Важным отличием EnDocs является тот факт, что все модули находятся в одном решении. Это и договорной документооборот, согласование счетов, делопроизводство, КЭДО, электронный архив, ОЦО, интеграция с 1С и операторами ЭДО и другие модули. Пользователям доступен полный функционал СЭД сразу после внедрения.

Экспертиза команды (отмечают клиенты компании)

Специалистами компании ЭНСОЛ накоплен большой опыт реализации проектов по автоматизации документооборота в компаниях разного масштаба и из разных отраслей экономики. EnDocs работает в госучреждениях, ИТ-компаниях, ритейле, ресторанном бизнесе и других сегментах.

«Нас привлек опыт команды и чуткий подход, а именно стремление максимально полно реализовать наши пожелания» — отмечает Федосов Илья, финансовый директор ООО «Ям Ресторантс Раша».

Низкая стоимость (подтверждает рейтинг цен)

Стоимость облачной лицензии EnDocs составляет всего 170 руб/месяц, а пожизненной лицензии коробочной версии — 4 300 руб. Как показал рейтинг СЭД 2023, это самые низкие цены на рынке.

Удобный интерфейс (меньше кликов на каждое действие)

Разработка интерфейса заняла около 8 месяцев. Мы уделили этому вопросу большое внимание и даже обращались за помощью к дизайнерам, которые помогли нам спроектировать максимально удобный и эргономичный интерфейс. Сергей Егоров, product-owner EnDocs

СЭД EnDocs имеет интуитивно понятный и дружелюбный интерфейс, что подтверждается мнением самих клиентов. Некоторые компании, прежде чем выбрать конкретное решение, проводили анализ эргономичности и ощутили, что с EnDocs работать действительно проще: информация лучше структурирована на экранах, а для выполнения тех или иных действий требуется сделать меньше кликов.

Функционал

Функционал EnDocs покрывает все потребности как крупного, так и среднего, и малого бизнеса. Ниже рассмотрены ключевые возможности данного решения, приведены скриншоты ключевых экранов.

Личный кабинет

Интерфейс EnDocs Cloud построен по принципу «единого окна» — «личного кабинета» пользователя. Личный кабинет содержит всю необходимую актуальную информацию по документам и задачам. Это позволяет минимизировать потери времени на поиск нужной информации, предоставляя все необходимые сведения на одной персональной странице.

Кабинет позволяет быстро получить доступ к следующей информации:

• Задачи пользователя
• Документы в работе
• Ленту событий
• Последние новости

Электронный архив

Архивирование электронных документов в СЭД — это способ хранения, поиска и управления электронными документами, созданными и полученными организацией в процессе ее деятельности. Создание корпоративного электронного архива на базе EnDocs позволяет надежно хранить документы в упорядоченном виде.

Все документы в архиве представлены в виде электронной карточки с необходимыми требованиями и вложениями. Создание электронного архива начинается с ввода контента (документов, файлов и т.д.). Далее EnDocs продолжит наполнять архив автоматически из таких источников как:

• Потоковый ввод документов. При сканировании документов в сетевые папки EnDocs автоматически загрузит скан-копии в архив.
• Распознавание документов. EnDocs умеет распознавать текст и выделять сущности из отсканированных документов
• E-mail. Автоматическая загрузка документов из электронной почты
• Контур.Диадок. Автоматическая загрузка электронных документов из сервиса Диадок
• Синхронизация данных с 1С и быстрый ввод. Интеграция с 1С позволяет обмениваться данными о документах с 1С. При этом обеспечивается быстрый ввод документов в систему.

Кроме того, в EnDocs есть возможность ручного и автоматического связывания документов в логические пакеты, позволяющие работать не с отдельными документами, а с их взаимосвязанными пакетами, сгруппированными например, по Проекту, Подразделению, Статье затрат и т.п.

Поиск

EnDocs предлагает пользователям удобный интерфейс для быстрого поиска нужных документов и формирования подборок:

• Поиск в архиве по реквизитам. Различные формы атрибутивного поиска архивного контента. Часть поисковых полей заполняется пользователем, а другие – подтягиваются из справочников системы.
• Быстрые подборки документов. Возможность быстро подготовить подборку документов по названию организации, контрагенту, типу документов и другим условиям. Массовая выгрузка сканов на ваш локальный диск
• Весь архив – в браузере. Web-клиент EnDocs Cloud позволяет подключиться к электронному архиву из любой точки мира, где есть доступ в интернет. Эффективная работа для удаленных подразделений и сотрудников

Работа с документами

EnDocs позволяет пользователям управлять электронными документами и бумажными скан-копиями, а также организовать все этапы работы с документами — от их создания и редактирования до их поиска и архивации.

Функционал платформы позволяет:

• Создавать документа с нуля или по готовому шаблону
• Просматривать графические и офисные файлы без необходимости использования сторонней программы.
• Редактировать файлы, создавать новые версии без потребности скачивать их на компьютер
• Связывать документов между собой при помощи ссылок
• Подписывать документы  электронной подписью

Бизнес-процессы

Механизм рабочих процессов (workflow) является эффективным инструментом для автоматизации согласования документов в компании. Он позволяет установить определенную последовательность действий, которые должны быть выполнены для согласования конкретного документа.

Такой подход обеспечивает более быструю и эффективную обработку документов, поскольку все этапы процесса автоматизированы и не требуют вмешательства сотрудников. Кроме того, механизм рабочих процессов позволяет контролировать ход согласования, уведомлять ответственных лиц о необходимости принять решение и обеспечивает прозрачность и актуальность информации.

В результате, компания может значительно сократить время, затрачиваемое на процесс согласования документов, улучшить коммуникацию между сотрудниками и повысить общую эффективность работы.

Интерфейс EnDocs предоставляет все функции, необходимые для работы с электронными документами и бумажными скан-копиями:

• Совместно работать с проектами документов и коллективно их обсуждать, используя встроенный мессенджер и редактор документов;
• Создавать различные задачи на ознакомление, согласование, исполнение и подписание документов
• Делегировать задачи  коллегам или заместителю
• Призывать дополнительных согласующих
• Использовать типовые маршруты согласования;

EnDocs позволяет автоматически формировать электронный лист согласования документа, значительно упрощая и ускоряя процесс согласования. Благодаря интеграции с организационными структурами и ролями пользователей, СЭД EnDocs автоматически рассылает документ на согласование нужным лицам, включая их в список участников процесса согласования.

Это позволяет предотвратить пропуски и ошибки, связанные с ручной рассылкой документов, и обеспечивает управление доступом к документу для конкретных сотрудников. В результате, процесс согласования становится более прозрачным, эффективным и удобным для всех участников.

Система уведомляет пользователей о поступлении новых задач и контролирует дедлайны. Уведомления поступают как на электронную почту, так и на смартфоны в виде push-уведомлений

Редактор бизнес-процессов

Сервис EnDocs предлагает своим пользователям универсальный конструктор бизнес-процессов, который позволяет автоматизировать и оптимизировать различные рабочие процессы. Благодаря этому инструменту компании могут создавать собственные процессы, адаптированные к их специфическим требованиям и операционным потребностям.

С помощью конструктора в маршруты согласования могут включаться параллельные и последовательные этапы, автоматические и вариативные этапы, зависящие от параметров и реквизитов документа. Например, в зависимости от суммы договора система может направлять его на согласование Финансовому директору при превышении пороговой суммы и т.п.

Конструктор предоставляет возможность легко настраивать шаги процесса, устанавливать правила и сроки выполнения, а также организовывать обработку документов и информационный обмен между сотрудниками.

Благодаря универсальности этого инструмента, компании с различными видами деятельности могут успешно использовать СЭД EnDocs для эффективного управления своими бизнес-процессами.

Электронная подпись и ЭДО

При работе с электронными документами гарантия их подлинности является одним из важных аспектов. Система обеспечивает использование электронной подписи и цифрового шифрования для защиты документов от несанкционированного доступа и подделки.

Документ можно подписать как токеном, так и облачной электронной подписью

Кроме того, каждый этап жизненного цикла документа, начиная с его создания и заканчивая уничтожением, записывается в журналы аудита, позволяя контролировать каждое действие и обеспечивать непрерывность цепочки доверия.

EnDocs поддерживает два вида подписей: квалифицированную электронную подпись (КЭП) и неквалифицированную подпись (УНЭП). Встроенная интеграция с УЦ Калуга Астрал позволяет выпускать сотрудника неквалифицированную облачную электронную подпись непосредственно в интерфейсе EnDocs

Контроль исполнительной дисциплины

Еще один аспект, на который уделяется внимание в сервисе EnDocs — это контроль исполнительной дисциплины. Система предоставляет возможность автоматизировать процессы контроля исполнения задач и мониторинга выполнения сроков. Менеджеры могут легко отслеживать эффективность работы сотрудников, контролировать выполнение назначенных задач и принимать меры в случае нарушения.

Для этого EnDocs предоставляет соответствующие отчеты, позволяющие получить информацию о загрузке сотрудников, количестве активных и просроченных задач. Такая система контроля способствует более эффективной организации работы и повышению производительности всего коллектива.

Интеграция

Интеграция EnDocs со сторонними сервисами и другим корпоративным ПО реализована за счет интерфейса API. Он позволяет:

• Получать из EnDocs документы
• Создавать и отправлять в EnDocs документы
• Запускать документы на согласование из внешней системы
• Согласовывать документы через интерфейс внешней системы

Интеграция с 1С

Для взаимодействия с 1С Бухгалтерия и 1С Зарплата предусмотрен штатный модуль интеграции. Он позволяет сократить объем ручного труда при вводе данных и настроить автоматический обмен информацией с 1С:

• Синхронизация справочников организаций и контрагентов, договоров, подразделений и сотрудников
• Загрузка в 1С счетов и документов поставщиков
• Выгрузка в EnDocs документов по поступления и реализациям
• Выгрузка в EnDocs кадровых документов (кадровые приказы, расчетные листки и т.п.), отправка на подписание сотрудникам и руководителям.

Интеграция с Диадок

Интеграция с ЭДО Контур.Диадок доступна в виде готового модуля и позволяет автоматически загружать из Диадок электронные документы. 

Все документы, отправляемые и получаемые в EnDocs через Диадок, подписываются квалифицированной электронной подписью и обладают юридической силой, поэтому не требуют дублирования на бумаге.

Онлайн-редактор офисных документов

В состав EnDocs включен редактор офисных документов “Мой Офис”.  Интеграционное решение расширяет возможности  EnDocs, позволяя редактировать текстовые документы, и таблицы:

• Онлайн редактор Мой Офис. В онлайн-редакторе можно работать над текстом и таблицами в формате Word и Excel
• Работа с текстовыми документами Word. Загрузите документы Word в EnDocs — все привычные функции для редактирования файла сохранятся.
• Работа с таблицами Excel. Все нужные для работы инструменты будут на своём месте — сможете добавлять функции, строить графики и менять формат данных. 
• Версии и сравнение документов. EnDocs хранит историю изменений и версии документов. В любой момент вы можете посмотреть нужную версию документу или сравнить между собой его различные версии.

Готовые модули и решения

Делопроизводство

С помощью СЭД EnDocs можно автоматизировать и упростить процессы работы с документами в организации: СЭД позволяет создавать, редактировать и обрабатывать документы, распределять задания, контролировать работу, оперативно отслеживать сроки и статус документов.

Для каждого документа в СЭД создается цифровой архив, в котором хранится вся история документа, что позволяет быстро находить нужную информацию. Это делает работу с документами в организации проще и эффективнее, снижает риск потери или неправильного использования документов.

Согласование и оплата счетов

Сервис EnDocs предоставляет возможность хранить и управлять информацией обо всех произведенных операциях с оплатой. Благодаря интуитивно понятному интерфейсу и высокому уровню безопасности, пользователи могут легко создавать, просматривать и архивировать документы, связанные с финансовыми операциями. С помощью EnDocs можно сохранять детали платежей, выставленные счета, подтверждения транзакций и другую важную информацию, необходимую для учета и аудита. 

EnDocs позволяет в короткие сроки автоматизировать процессы согласования и утверждения счетов, проведения и контроля оплаты счета бухгалтером:

• Все выставленные и полученные счета доступны в новом реестре «Счета и оплаты». Это позволяет всегда быть в курсе расчетов с контрагентами. 
• Счета могут быть заведены вручную, загружены из электронной почты и автоматически распознаны, а также загружены из Контур.Диадок
• Возможность просматривать счета на оплату
  • по текущему состоянию
  • по подразделениям,
  • по контрагентам,
  • по периоду выставления счета. 
• Любой сотрудник может завести счет в системе EnDocs, заполнить все необходимые для оплаты реквизиты и запустить на согласование, а EnDocs направит сотруднику уведомление о согласовании или оплате счета. 
• За счет встроенной интеграции с 1С согласованные счета выгружаются в 1С для оплаты, а информация о их оплате автоматически загружается из 1С.

Решение включает в себя встроенную интеграцию с 1С для обеспечения непрерывного процесса согласования и оплаты счетов:

• Реестр согласованных счетов в 1С с указанием срока оплаты
• Возможность из 1С просмотреть счет и историю согласования
• Создание платежного поручения в «один клик»
• Автоматическая загрузка информации об оплате счетов в EnDocs из 1С
• Уведомление сотрудников об оплате счетов

Кроме того, в СЭД можно хранить информацию обо всех произведенных операциях с оплатой, что упрощает аудит и помогает контролировать финансовые потоки в организации.

Благодаря этой функциональности, бизнес-организации и предприниматели могут упорядочить свои финансовые процессы, повысить прозрачность операций и обеспечить эффективный контроль над денежными потоками.

Договорной документооборот

Работа с договорами и сопутствующими документами является основой всех документационных процессов в большинстве компаний. От того, насколько быстро компания соглашается на заключение договора, зависит скорость получения денег, оказание услуг или поставка товаров в соответствии с договором.

Создание договоров в СЭД (системе электронного документооборота) позволяет ускорить и упростить процесс подписания договора: с помощью EnDocs документы можно создавать на основе имеющихся шаблонов, а затем отправлять и подписывать их электронной цифровой подписью.

Автоматизация процесса создания, отправки и подписания документов позволяет значительно сократить время заключения договора, снизить вероятность ошибок и повысить эффективность работы. Подписание договоров в СЭД также обеспечивает безопасность документов и упрощает их поиск и хранение, что еще больше повышает эффективность и надежность бизнеса.

Возможности EnDocs для договорного документооборота:

• Использование типовых шаблонов для подготовки проектов договоров 
• Встроенный онлайн-редактор офисных документов
• Версии документов, сравнение версий.
• Возможность обсуждения документа в режиме интерактивного диалога (встроенный мессенджер)
• Редактор бизнес-процессов позволяет реализовать любой маршрут согласования
• Встроенный контроль исполнительской дисциплины и сроков согласования ответственными сотрудниками
• Встроенный контроль сроков действия договоров и автоматизированная пролонгация
• Автоматизированное формирование электронного архива и быстрый поиск договоров

Встроенная интеграция с Диадок, позволяет перевести договорной документооборот в электронный вид и обмениваться ими с вашими контрагентами через оператора ЭДО Контур.Диадок.

Цифровая бухгалтерия

Цифровая бухгалтерия — это готовое решение EnDocs которое помогает автоматизировать получение и обработку первичных документов по поставкам товарно-материальных ценностей в учетную систему предприятия.  

Встроенные средства распознавания позволяют автоматически извлекать из бумажных документов необходимые реквизиты , сокращая ручной труд по вводу документов. А интеграция с операторами ЭДО автоматически загружать полученные электронные документы, а встроенные средства работы с ЭЦП подписывать документы не покидая интерфейс системы.

Все это  позволяет  организовать обработку бумажных и электронных документов в единой системе по единому процессу.  

«Цифровая бухгалтерия: обработка первичных документов» — это идеальный инструмент для создания бухгалтерского ОЦО для компаний с удаленными подразделениями и филиалами, который предоставляет практические преимущества для бизнеса:

• сокращается время на обработку первичных учетных документов;
• снижается вероятность ошибок при проверке документов за счет автоматической сверки документов с заказом в ERP-системе и проверке арифметических расчетов;
• обеспечивается прозрачность процесса обработки с момента получения документов от поставщика до оформления проводки в ERP-системе и передачи на хранение в электронном виде;
• минимизируется риск потери учетных документов. Все документы хранятся в цифровом виде, их можно быстро найти и выгрузить из системы.

Кадровый электронный документооборот (КЭДО)

В состав EnDocs входит модуль КЭДО, позволяющий легитимно перевести кадровые процессы в электронный вид.

С помощью КЭДО EnDocs пользователи могут создавать, хранить и обрабатывать кадровые документы в электронном формате. Это включает договоры о найме, приказы о приеме на работу, трудовые договоры, личные карточки сотрудников, отпускные и больничные листы, а также другие документы, связанные с управлением персоналом.

EnDocs предоставляет широкие возможности для удобного поиска, просмотра и анализа кадровых данных. Система обеспечивает автоматическую индексацию и классификацию документов, а также возможность создания пользовательских шаблонов, что способствует повышению эффективности работы с кадровой документацией.

Возможности EnDocs КЭДО:

• Автоматизация кадровых процессов: приемы, увольнения, отпуска и т.п.
• Облачная ЭП для сотрудников и самозанятых
• Статус документов онлайн
• Удобный кабинет сотрудника
• Интеграция с 1С ЗУП
• Редактор процессов, позволяющий настроить согласование и подписание любых кадровых документов

Ключевые особенности и преимущества КЭДО EnDocs:

• Доставка документов происходит за секунды
• Документы не надо распечатывать, упаковывать и передавать с курьером
• В любой момент вы можете проверить статус подписания отправленных документов
• Документы не теряются и не портятся со временем
• Их легко найти для представления в контролирующие органы 
• Доступ к персональным данным есть только у определенных сотрудников, документы не попадут в случайные руки

Благодаря внедрению КЭДО EnDocs, организации могут значительно сократить время и затраты, связанные с обработкой, хранением и поиском кадровых документов. Это также способствует повышению прозрачности и точности кадрового учета, а также облегчает соблюдение требований законодательства в области управления персоналом.

Преимущества

Облачное решение

EnDocs предоставляет готовый облачный сервис, позволяющий мгновенно получить готовую систему для организации в компании электронного документооборота.

Сервис расположен в российском дата-центре, сертифицирован на 152-ФЗ, обеспечивается шифрование данных и трафика.

Подключение к сервису занимает менее 5 минут. Отсутствие затрат на покупку лицензий и внедрение позволяет компаниям с минимальными затратами получить готовое решение, а интуитивно понятный интерфейс и простая настройка позволяют быстро начать пользоваться системой.

Также клиенты в любой момент могут перенести свои данные в Private Cloud или развернуть систему на собственных серверах.

Удобный и понятный интерфейс

EnDocs отличается простым и интуитивно понятным интерфейсом, который обеспечивает комфортное использование системы даже для новых пользователей. Визуальная навигация и организация функций делают процессы работы с документами в EnDocs легкими и понятными.

Пользователи могут быстро освоить основные возможности системы, создавать и управлять документами, настраивать права доступа и выполнять другие операции без лишних сложностей. Благодаря этому, внедрение EnDocs в организации проходит гладко, с минимальным временем обучения и привыкания к системе.

Мобильное приложение

Мобильное приложение EnDocs представляет собой удобный инструмент для работы с документами и бизнес-процессами прямо с мобильного устройства. Приложение разработано с учетом потребностей пользователей в мобильной работе и обеспечивает максимальную гибкость и доступность.

Важным преимуществом мобильного приложения EnDocs является его простой и интуитивно понятный интерфейс, адаптированный к мобильным устройствам. Он обеспечивает удобство использования, быстрый доступ к функциям и позволяет пользователям легко ориентироваться в системе.

Благодаря мобильному приложению EnDocs, пользователи могут эффективно управлять документами и бизнес-процессами в любое время и из любого места, что способствует повышению производительности и гибкости работы организации.

С помощью мобильного приложения EnDocs пользователи могут просматривать, создавать, редактировать и управлять документами, где бы они ни находились. Они могут загружать документы в систему, выполнять поиск по базе данных, а также отслеживать и управлять статусами и этапами согласования документов.

Приложение также обеспечивает возможность обмена сообщениями и комментариями по документам, что способствует эффективному взаимодействию между участниками бизнес-процессов. Благодаря интеграции с другими сервисами и учетными системами, мобильное приложение EnDocs позволяет быстро передавать документы в соответствующие системы и получать обратную связь.

Импортозамещение

EnDocs включена в реестр российского ПО, разработана российской компанией и не содержит импорто-зависимых компонентов. Всё это делает использование системы безопасным и исключает санкционные риски.

СЭД EnDocs включена в реестр российского ПО и разработана российской компанией. Всё это делает использование системы безопасным и исключает санкционные риски.

В то же время при создании СЭД EnDocs использован современный технологический стэк (.NET Core, MySQL, S3 Storage, C#, JavaScript), что и обеспечивает высокую функциональность решения.

Универсальность и масштабируемость

EnDocs отличается высокой универсальностью и масштабируемостью, что позволяет использовать ее для различных целей и решения разных задач.

EnDocs подходит для управления задачами входящей и исходящей корреспонденции, автоматизации бизнес-процессов, управления договорной работой, стандартизации документооборота, управления качеством, бухгалтерского и налогового учета и др.

С помощью EnDocs можно решать задачи любой сложности, включая решение комплексных проектов и взаимодействие с крупными корпорациями и организациями.

Благодаря гибкой шаблонизации, возможности создания дополнительных типов документов и индивидуального конфигурирования системы, EnDocs позволяет индивидуализировать работу и адаптировать СЭД к конкретным потребностям бизнеса, что делает ее еще более гибкой инструментом для решения разных задач.

В целом, универсальность и масштабируемость EnDocs позволяют использовать ее для оптимизации работы организаций и повышения эффективности процессов управления бизнесом.

Защита информации

EnDocs использует современные методы шифрования и механизмы аутентификации для защиты данных, что позволяет гарантировать конфиденциальность и целостность информации.

Система визуального управления. Элементы BPM и Low-code

EnDocs позволяет в режиме реального времени видеть общее состояние текущих и завершенных процессов работы с документами.

Преимуществом использования BPM (Business Process Management) в СЭД является возможность автоматизировать и оптимизировать бизнес-процессы. BPM позволяет создать структурированные и прозрачные процессы работы с документами, которые могут быть легко анализированы и оптимизированы для улучшения производительности и уменьшения времени на выполнение задач.

Благодаря слаженной работе между BPM и СЭД становится возможным значительно ускорить и сделать более эффективной работу с документами, что является ключевым преимуществом в условиях современного бизнеса.

Недостатки

Нет проверки реквизитов контрагентов

Отсутствие проверки реквизитов контрагентов может привести к ошибкам при обработке документов и неправильному заполнению метаданных. Кроме того, если контрагент указал неправильные или устаревшие реквизиты, то это может вызвать осложнения в дальнейшем при взаимодействии с этим контрагентом или при проведении финансовых операций.

Нет многофакторной авторизации

Многофакторная авторизация – это метод защиты, при котором для входа в систему требуются не только логин и пароль, но и дополнительный способ подтверждения личности пользователя, например, использование SMS-кода или биометрических данных.

Без многофакторной авторизации система может оказаться уязвимой для кибератак или злоупотреблений со стороны несанкционированных пользователей. Для обеспечения максимального уровня безопасности СЭД желательно использовать многофакторную авторизацию, однако это может потребовать дополнительных ресурсов для ее внедрения и поддержания.