1C: Документооборот — обзор функциональных возможностей СЭД

«1С:Документооборот» — очень важная система для функционирования любой организации. Если человек занимается работой с документами, то ему просто необходимо знать основы этой программы, чтобы разбираться в базовых функциях электронной бухгалтерии.

Краткий обзор

Делопроизводство — это работа с документами от их составления до архивации. Это достаточно сложный процесс, состоящий из большого количества пунктов. С появлением электронного документооборота уменьшилось время на обработку документации, что значительно облегчило труд бухгалтерии.

Виды документооборота:

1. Все документы только в бумажном формате. В наше время это, конечно, редкость, но все же встречается.
2. Хранение документов в электронном виде. Сегодня это очень популярно из-за удобства и открытого доступа к файлам в любой момент времени.
3. Смешанный вид документации. Такой тип также существует. Он предусматривает, что бумаги хранятся и в электронном, и в письменном формате.

Бумажный документооборот — это сложная система, которой для работы необходимо большое количество ресурсов, что приводит к появлению проблем у компании. Чтобы сократить бумажную волокиту и сделать эффективнее работу специалистов, был разработан специальный электронный документооборот. Хоть сейчас этот тип хранения документов не носит повсеместный характер, он все же не зря пользуется популярностью, ведь благодаря ему можно заметно упростить работу компании.

Полезно знать! Электронный документооборот применяется для быстрого обмена и передачи документации, представляющей собой файл, который используется для обработки данных.

На предприятиях сильно разнятся цели улучшения автоматизации документальной работы, которые могут отличаться масштабами и тенденцией. Чтобы построить систему документооборота, большие компании рассчитывают на создание особого проекта. Компания «1C» сделала специальную систему ECM, которая позволяет управлять корпоративным контентом.

Перед тем как познакомиться со всеми тонкостями «1С:Документооборота», стоит немного рассказать о истории его создания.

Один из прообразов современного «Документооборота» появился на свет в 1992 году. Признание в России он получил в 1994 и активно использовался для работы над проектом сервиса для операционной системы Windows. В 1998 году «1С:Бухгалтерия» получила свою личную комплектацию.

В 2002 году мощности электронной бухгалтерии были значительно увеличены, был добавлен собственный язык и структура группировки файлов, что позволило сервису свободно соперничать с другими известными по всему миру организациями и улучшать функцию удаленного сотрудничества с клиентами. В версии 8 было много полезных функций, которые помогали справляться с задачами разной сложности. Программа широко применялась из-за гибкости функционала. Торговля, обслуживание, бухгалтерия, анализ финансов и т. д. — во всех этих вопросах чаще всего обращались к документообороту.

Интересно! Целью внедрения «Документооборота» в организации является не только уменьшение работы с бумагами, но и создание хорошей среды для совместной работы пользователей, которую можно контролировать.

Функционал

Есть несколько видов конфигурации «1С:Документооборота 8»:

1. «1С:Документооборот 8 КОРП» подходит для любых компаний со сложной системой организации и документооборотом из нескольких уровней.
2. «1C:Документооборот государственного учреждения» используется для муниципальных предприятий со сложным документооборотом.
3. «1C:Документооборот 8 ПРОФ» лучше всего подходит для маленьких организаций и бюджетных предприятий с простой системой организации.
4. «1C:Document Management» имеет собой интерфейс на английском и русском языках. Чаще всего применяется в российских компаниях или филиалах этих компаний за границей, а также в отделах иностранных предприятий на территории России.

Таблица для сравнения разных версий «1С:Документооборота»

Безопасность

При работе в программе обеспечивается безопасность и конфиденциальность информации, содержащейся в документах.

СМОТРИТЕ ТАКЖЕ: Обзор BambooHR — популярной системы HR

Работа с документами

Поддерживает регистрацию файлов (как входящих, так и исходящих). Предусмотрено создание, хранение и обработка внутренних документов, служебных списков и договоров. Можно иметь быстрый доступ к файлам, учитывая права пользователя, а также быстро выгружать файлы с электронной почты.

Контроль работы

В системе можно улучшать совместную работу сотрудников при утверждении и контроле создания документации. Есть возможность контролировать и анализировать распределение задач и рабочее время сотрудников.

«1С:Документооборот» благодаря своей универсальности очень легко настроить и подготовить под специфику определенной компании.

ВАМ МОЖЕТ БЫТЬ ИНТЕРЕСНО: Обзор платформы «СЭД-Сириус»

Документы и архивирование

Документы:

• координация договоренностей;
• отслеживание сумм, свидетельство прохода препроводительных соглашений для договора;
• контроль жизненного цикла соглашения;
• приход копий и оригиналов файлов с подписью либо печатью.

Работа с архивами:

• каждый день добавляются новые конфиги, которые редактируют сотрудники;
• существует многопользовательский режим редактирования.

Бизнес-почта

Сервис дополнен полезными элементами, которые облегчают труд пользователей. Реализация конструкции происходит в конфигурациях КОРП, ДГУ, DM.

Процессный подход и задачи

Удобный документооборот файлов. Программа включает в свои функции повышение качества работы пользователей и деятельности организации.

Главные задачи, которые происходят в масштабах распределения:

1. Анализ, в результате которого происходит принятие решения управляющим и возврат файла владельцу.
2. Осуществление. Материалы, проходящие обработку, отдаются всем сотрудникам и диспетчерскому субъекту для точного выполнения распоряжений.
3. Координирование. Этот процесс включает в себя корректировку и доработку документации для последующей сдачи на проверку и определения дальнейших операций.
4. Формулировка. Деловые бумаги передаются на одобрение организатору, а после возвращаются заявителю для дальнейшей корректировки.
5. Фиксирование. Документация попадает в руки к секретарю, который ставит печать и присваивает идентификационный номер.
6. Изучение. Предоставляет всем заинтересованным лицам возможность ознакомиться с доверенностью.

Опираясь на эти действия, можно планировать более сложные процессы и схемы с разнообразными переходами.

Руководство схемами

Есть возможность распределять весь объем файлов пользователей по спецпроектам. Программа помогает решить административно-организационные задачи.

ИНТЕРЕСНО: Experium — обзор сервиса для автоматизации рекрутинга

Учет рабочих часов

Помогает фиксировать часы, отработанные пользователем. Показывает, над какими проектами работал сотрудник в течение дня и сколько времени он на них потратил. Дает возможность оценить реальное время, потраченное на решение задачи.

Контроль выполненных распоряжений

Показывает объем выполненной работы и время выполнения. Внедрен автоматический учет реализации задач пользователей. Предусмотрен анализ потраченного времени на основе планов и отчетов.

Учет деятельности

Система дает возможность посмотреть план совещания. Помогает выполнять задачи, которые были поставлены на собеседовании. Если на первом собрании не были оговорены все ступени протокола, то на следующем заседании в программе будет написано, что данное событие связано с прошлым.

Благодаря всем представленным возможностям можно решать вопросы исполнительности и повышать продуктивность.

Симпозиум

Помогает сотрудникам взаимодействовать между собой с той степенью формальности, которая была утверждена в компании. Спектр очень широк. Поддерживается как неформальной общение, так и официально-деловое. Все договоренности связаны с файлами, деловыми бумагами, поставленными задачами. Способствует обучению новых сотрудников и их поддержке более опытными коллегами, которые могут помочь и разъяснить некоторые рабочие ситуации.

Преимущества программы «1C:Документооборот 8»

У системы много преимуществ, поэтому ею пользуется большинство предприятий и предпринимателей.

Учет входящей и исходящей корреспонденции

Отображаются входящие и исходящие файлы. Реализован контроль полноты ответов. Предусмотрена проверка истории переписки.

Внутренний оборот документов

Внутренние файлы хранятся в специальном журнале. Можно смотреть документы общим списком. Есть возможность делать инсайдерские пометки и проектные и технические расписки.

Удобный поиск

Реализована возможность найти документы:

• по реквизитам пользователей;
• при помощи быстрых отборов;
• составным поиском;
• по штрих-коду.

Цифровые подписи

В системе можно пользоваться цифровой подписью. Реализована функция визирования файлов (резолюции, карточки документов, вложения и т. д.).

Недостатки

Несмотря на все преимущества программы, недостатки у нее тоже есть.

Цена

Одним из преимуществ данной программы является низкая цена, но на деле это не оправдано, потому что не учитывается стоимость за определенный промежуток времени, цена работы одного сотрудника и то, сколько денежных средств уходит на техническое обслуживание и обновление сервиса, из-за которого «Документооборотом» нельзя пользоваться некоторое время. Если посчитать все эти затраты, то можно сделать вывод, что цена не является преимуществом данной программы.

Нехватка специалистов

На данный момент не хватает опытных специалистов, хорошо разбирающихся с «1С:Документооборотом», из-за чего работать приходится фрилансерам и студентам. В связи с данной проблемой в нашей стране сложно внедрить данную систему документооборота.

Требование специальных знаний

Чтобы хорошо разбираться в программе, нужно знать язык программирования 1С в совершенстве, что еще больше увеличивает потребность в обновлениях и проверке программированных поправок. В итоге получается, что сотрудник тратит еще больше времени на то, чтобы адаптировать программное обеспечение.

Язык программы очень сложный для простых работников, которым раньше не приходилось взаимодействовать с платформой 1С. Из-за сложного интерфейса и так не простые функции еще больше усложняются, и приходится тратить время на разбор каждой непонятной детали в программе, из-за чего снижается продуктивность .

Сложности в настройке, к сожалению, тоже не обошли стороной «1С:Документооборот». Чтобы исправить многочисленные ошибки в программном обеспечении, приходится постоянно обновлять приложение (с частотой почти раз в 3 месяца). Каждый раз нужно исправлять баги, возникшие при установке обновлений. Очень часто приходится обновлять те плагины, которые даже не используются в работе, что приводит к увеличению времени простаивания программы без дела. В результате приходится тестировать программу, чтобы добавить новые функции, из-за которых теряются старые, удобные для пользователя. Самое обидное, что все эти процессы могут происходить, когда программа нужна в работе. Из-за таких ситуаций сотрудникам приходится возвращаться к старым способам хранения документов и использовать электронную почту.

Выводы

Документооборот в любой организации должен работать точно, чтобы облегчить работу сотрудников. В наше время необходимо иметь возможность хранить документы не только в печатном формате, но и в электронном. Это делается для удобства и быстрого ознакомления всех сотрудников с проектом работы. «1С:Документооборот» является важным звеном в этой системе и помогает быстро решать задачи компаний.