Что такое ЕСМ, чем отличается от СЭД, его функции, особенности, примеры применения

В настоящее время большая часть современных компаний переходит на полную компьютеризацию. В электронном формате создаются практически все документы, включённые в оборот. Но печать на бумажных носителях тоже до сих пор распространена, хоть и уходит в прошлое. Системы ECM позволяют контролировать информацию и управлять ею на всех этапах производства.

Что такое ECM?

ECM — аббревиатура, которая расшифровывается, как Enterprise Content Management. Такие системы могут стать инструментом для управления цифровым контентом компании. Они помогают хранить и предоставлять доступ к информации.

СМОТРИТЕ ТАКЖЕ: onlinePBX — надежная IP-телефония для бизнеса

Функции ECM

Любая ECM-система — это совокупность из разных приложений, с помощью которой управляют корпоративной информацией. Главное — сформировать общее информационное пространство в организации. Приложения функционируют и приобретаются отдельно друг от друга, либо совместно.

ECM выполняет следующие основные функции:

1. Публикация контента.
2. Управление процессами.
3. Совместная работа, контроль по правам доступа.
4. Деление контента на разные категории.
5. Хранение информации вместе с резервным копированием.
6. Внесение данных.

Технологии ECM

С практической точки зрения ECM представляют серьёзный интерес. Эта часть всегда напрямую связана с бизнесом, полезна за счёт своей направленности. Но необходимо ознакомиться и с теоретической составляющей, чтобы лучше понимать внутреннее строение и различные технические нюансы.

Информацией надо управлять на каждом этапе работы конкретного элемента, так и предприятия. Первый этап — принятие решения о том, что тот или иной документ надо создавать. Последний — изъятие из эксплуатации. Информация включена в каждый бизнес-процесс в компании. Её постоянно создаёт, обрабатывает большое количество специальных компьютерных программ. Подключение всей организации к ECM позволит придерживаться общего подхода к управлению процессами.

ВАМ МОЖЕТ БЫТЬ ИНТЕРЕСНО: Что такое омниканальность

Нужна ли вам ECM система: 6 простых вопросов

Достаточно, чтобы руководитель поставил перед собой несколько вопросов и ответил на них.

• Контролируется ли сейчас работа каждого сотрудника? Можно ли наблюдать за каждым из этапов деятельности?
• Сколько бумажных документов хранится и обрабатывается в компании?
• Даст ли увеличенная скорость согласования документов положительный эффект для репутации компании и руководства?
• Можно ли контролировать текущее состояние заданий для сотрудников после того, как они их получили?
• Быстро ли находятся те или иные бумаги при разговорах с партнёрами?
• Если утвердительный ответ получен хотя бы на 3 вопроса из перечисленных ниже, то внедрение электронного документооборота будет действительно полезным.

Есть и другие преимущества от таких решений:

• Более высокий уровень развития корпоративной культуры: повышается ответственность каждого сотрудника за ту работу, которую он выполняет.
• Простота внедрения. Процесс безболезненный, отнимает минимум времени.
• Права пользователей становятся более отделёнными друг от друга. Доступ к важным бумагам для рядовых сотрудников легко ограничить
• Временные рамки сокращаются. Теперь на согласование уходит максимум несколько часов.
• Дисциплина внутри компании повышается. Такие системы сокращают сроки решения любых задач на 30% и более.
• Любые бизнес-процессы становятся более прозрачными. Руководству проще следить за тем, что сейчас происходит в компании.

Модули ECM-систем и их краткое описание

Модули ECM систем могут различаться в зависимости от поставщика, но вот некоторые из наиболее распространенных модулей ECM систем и их краткое описание:

Модуль управления документами (DMS, Document Management Module)

Модуль управления документами (DMS) в ECM-системе предназначен для создания, управления, обработки и хранения документов и файлов в организации. Вот примеры того, как работает модуль управления документами в ECM-системе:

1. Создание документа: пользователь может создать новый документ прямо в системе (например, с помощью встроенного редактора документов) или загрузить прикрепленный файл в систему.
2. Управление документами: пользователь может удалять, редактировать, искать и просматривать свои документы в системе. В зависимости от прав доступа, пользователи могут рассматривать документы, просматривать документы, редактировать документы, проверять на дубликаты файлы и настройки автоматического оповещения о изменениях документа.
3. Работа с версиями документов: модуль управления документами может генерировать новые версии документов каждый раз, когда документ редактируется или при каждой подаче на согласование. Менеджер может выбрать любую версию для просмотра, и увидеть всю историю версий.
4. Контроль документооборота: ECM-система управления документами также позволяет управлять процессами просмотра, подписывания, рассылки электронных документов по рабочим процессам. Документы могут быть отправлены на рассмотрение, согласование или подписание, а затем требовать утверждения и проверки со стороны соответствующих сотрудников.
5. Работа с множеством данных: пользователи в ECM-системе могут работать с множеством данных: картинки, документы таблицы, PDF-файлы, схемы в виде векторного изображения.

В целом, модуль управления документами в ECM-системе является центральным компонентом системы, который обеспечивает безопасное и эффективное управление документами в организации.

Модуль управления контентом (CMM, Content Management Module)

Модуль управления контентом (Content Management Module) в ECM-системе предназначен для хранения, организации и управления контентом в различных форматах (текстовом, мультимедийном и графическом) с целью облегчения процессов бизнеса и улучшения взаимодействия между сотрудниками. Вот некоторые примеры того, как работает модуль управления контентом в ECM-системе:

1. Хранение контента: модуль управления контентом обеспечивает хранение различных типов контента, включая документы, изображения, видео, аудио материалы и прочее. Хранилище контента может быть организовано с использованием различных технологий, включая СУБД и системы хранения в облаке.
2. Управление метаданными: модуль управления контентом позволяет управлять метаданными, такими как название, описание, ключевые слова, категории и другие атрибуты, которые помогают организовать и быстро осуществлять поиск контента.
3. Контроль версий: система управления контентом позволяет следить за историей изменений контента, создавать новые версии при каждом изменении и предоставляет возможность хранить и восстанавливать ранние версии контента при необходимости.
4. Поиск и фильтрация: модуль управления контентом в ECM-системе предоставляет инструменты для поиска и фильтрации контента на основе заданных критериев, таких как тип контента, метаданные и ключевые слова.
5. Интеграция с рабочими процессами: модуль управления контентом может быть интегрирован с рабочими процессами, позволяя мгновенный доступ к нужному контенту на этапе выполнения задач.
6. Управление доступом и безопасностью: модуль управления контентом обеспечивает управление доступом к контенту и его безопасность, позволяя указывать права на чтение, редактирование, удаление контента для конкретных пользователей и групп пользователей.

В целом, модуль управления контентом в ECM-системе предоставляет удобный и эффективный способ организации и управления контентом, усиливая эффективность бизнес-процессов и повышая производительность сотрудников в организации.

ИНТЕРЕСНО: CRM Creatio: основные функции, преимущества и недостатки системы

Модуль управления рабочими процессами (WMM, Workflow Management Module)

Модуль управления рабочими процессами (Workflow Management Module) в ECM-системе предназначен для автоматизации, оптимизации и стандартизации рабочих процессов в организации. Вот некоторые примеры того, как работает модуль управления рабочими процессами в ECM-системе:

1. Определение рабочих процессов: модуль управления рабочими процессами позволяет определить процессы, которые требуют автоматизации, и разработать соответствующие шаблоны процессов.
2. Создание рабочего процесса: при создании нового рабочего процесса в ECM-системе, система автоматически создает задания и переходы между заданиями, которые затем могут быть назначены на конкретных сотрудников.
3. Назначение заданий: система управления рабочими процессами позволяет указать сотрудников, которые будут выполнять задания в рамках определенного процесса.
4. Автоматизация рабочих процессов: модуль управления рабочими процессами в ECM-системе позволяет автоматизировать задания, которые могут быть выполнены без участия человека, например, автоматическое оповещение при срабатывании условий.
5. Отслеживание рабочих процессов: система управления рабочими процессами в ECM-системе отслеживает прогресс выполнения каждого процесса, что позволяет получать информацию о текущем статусе и времени выполнения.
6. Анализ недостатков: система управления рабочими процессами в ECM-системе позволяет проводить анализ недостатков рабочих процессов и выявлять узкие места, которые могут быть исправлены.
7. Оптимизация и стандартизация рабочих процессов: благодаря автоматизации и анализу рабочих процессов, модуль управления рабочими процессами позволяет оптимизировать и стандартизировать рабочие процессы в организации, что улучшает эффективность и качество выполнения задач.

В целом, модуль управления рабочими процессами в ECM-системе предоставляет удобный и эффективный способ оптимизации рабочих процессов, повышения производительности и увеличения эффективности бизнес-процессов в организации.

Модуль управления знаниями (KMM, Knowledge Management Module)

Модуль управления знаниями (Knowledge Management Module) в ECM-системе предназначен для сбора, организации, хранения, поиска и обмена знаниями в организации. Кратко о его функциональности:

1. Сбор знаний: модуль позволяет собирать знания из различных источников, включая документы, электронные сообщения, базы данных и т. д.
2. Организация знаний: система классифицирует и организует знания, создавая структурированный доступ к ним.
3. Хранение знаний: модуль предоставляет единую точку доступа к знаниям и обеспечивает их хранение в централизованной базе.
4. Поиск знаний: система позволяет эффективно и быстро находить необходимые знания через поиск по ключевым словам и/или фильтрацию по различным параметрам.
5. Обмен знаниями: модуль управления знаниями в ECM-системе позволяет обмениваться знаниями и опытом между сотрудниками, что помогает повысить инновационность организации и ускорить решение задач.
6. Анализ знаний: система дает возможность проводить анализ знаний и их использования, что позволяет выявлять проблемные области и совершенствовать процессы управления знаниями.
7. Защита знаний: модуль обеспечивает контроль доступа к знаниям и защиту конфиденциальной информации.

В целом, модуль управления знаниями предоставляет организации эффективный способ управления и эксплуатации знаний, что содействует улучшению бизнес-процессов и повышению конкурентоспособности.

Другие важные модули

Кроме того, в состав ECM-систем входят:

1. Модуль управления версиями документов — позволяет управлять существующими версиями документов, сохранять изменения, отслеживать, кто вносил изменения и когда.
2. Модуль управления правами доступа — обеспечивает условия безопасности и управление доступом к документам, основываясь на ролях и уровнях доступа.
3. Модуль управления электронными архивами — позволяет сохранять и хранить документы на период их хранения, а также обеспечивает их долговременное хранение и безопасность.
4. Модуль управления циклом жизни документов — используется для автоматизации процессов по уничтожению документов, когда они устарели, требуется уничтожение, а также анализа и определения хранения документов.
5. Модуль аналитики и отчетности — позволяет создавать отчеты и анализировать показатели по использованию системы и документов.

Каждый модуль был создан для решения определенной проблемы в управлении документами и обеспечения безопасности данных, и все модули необходимы для полноценной работы ECM системы.

СЭД, ECM и CSP: в чем разница между этими понятиями

Отличия СЭД и ECM

ЕСМ и СЭД в равной степени отвечают за электронный документооборот на территории предприятия. Но СЭД ограничивает возможности настроек для бизнес-процессов (при работе с «классическими» разновидностями документов). ECM предлагает более гибкие настройки, когда речь идёт о маршрутах движения документов.

Система без проблем подстраивается под логику, характерную для той или иной компании. Поэтому можно автоматизировать нетипичные процессы, характерные для конкретной организации.

Но основное назначение ЕСМ — быть защищённым хранилищем данных, которое отличается структурированным и удобным видом. Регистрационные карточки создаются для каждого из объектов, а потом фиксируются соответствующие атрибуты. Благодаря этому сама информация структурируется, при этом проще обеспечить доступ и работу с данными, быстрый поиск. Это и есть главное отличие от обычных систем с электронным документооборотом.

Здесь объединяются разные функции учётных систем, охватываются все бизнес-процессы компании в целом. В результате создаётся структурированное информационное поле.

Отличия между ECM и CSP

CSP (Customer Service Platform) и ECM (Enterprise Content Management) — это разные типы программного обеспечения для управления документами и контентом. Они имеют некоторые ключевые отличия:

1. Целевая аудитория — CSP обычно используется для организации и управления общением с клиентами, в то время как ECM используется для создания, управления и хранения организационной информации и документов.
2. Функциональность — CSP обеспечивает функции, связанные с маркетингом, продажами и обслуживанием клиентов, такие как управление обращениями клиентов, создание тикетов, чат-боты и т.д. ECM создана для управления жизненным циклом документа: от создания, проверки, утверждения, хранения, до его удаления.
3. Способы доступа — CSP предоставляет программы для работы с клиентами, такие как веб-чат, системы тикетов, электронная почта и телефонные звонки, а ECM обеспечивает доступ к контенту через браузер, мобильное приложение или настольное приложение.
4. Интеграция — CSP может интегрироваться с другими программами, такими как CRM-системы, автоматизированная звонилка и внешний контакт-центр, тогда как ECM интегрируется с другими приложениями, такими как управление проектами, управление продуктом и бизнес-аналитика.
5. Результаты — CSP обычно измеряется по некоторым ключевым показателям, таким как время обработки запроса клиента и уровень удовлетворенности клиентов, тогда как ECM измеряется по показателям, таким как повышение эффективности, снижение затрат и соблюдение стандартов безопасности.

Таким образом, CSP и ECM предназначены для управления разными процессами в организации, и их целевые аудитории и функциональность имеют различия.

Внедрение ECM системы

На первом этапе выбирают подрядчика, который готов предложить свои услуги по установке и выставлению соответствующих настроек. Это первый шаг, но очень важный. Нужно дополнительно обучить персонал и сделать так, чтобы все настройки, функции работали правильно.

При внедрении проходят следующие важные этапы:

1. Решают организационные моменты в проекте. Например, выделяют нужный персонал, формируют соответствующие команды.
2. Исследуют текущие бизнес-процессы в компании.
3. Настраивают, адаптируют саму систему под конкретную фирму.
4. Обучают сотрудников.
5. Вводят решение в эксплуатацию, организуют сопровождение.

Можно заниматься этим самостоятельно или привлекать сторонние фирмы. В первой ситуации денежных и временных издержек гораздо больше. Во втором случае услуги сторонних специалистов требуют затрат, но при этом весь процесс фиксируется документально.

Как выбрать правильный сервис и систему?

Условно можно выделить следующие критерии, на которые обращают больше всего внимания:

1. Развитие и наращивание систем в целом.
2. Программная, аппаратная совместимость (возможность существовать на различных платформах, подключение дополнительных модулей и т.д.)
3. Технологичность. Важно использовать решения, которые позволяют повысить пропускную способность и надёжность.
4. Пользовательский сервис. Речь идёт о доступности и понятности для пользователей, наличии тех или иных функций с модулями.

О каких ещё особенностях ECM надо знать

Функции ЕСМ становятся максимально полезными, когда их используют в совокупности с другими доступными решениями. Речь идёт не только о всестороннем учёте документов согласно логике предметной области того или иного предприятия. Важно автоматизировать совместную работу с документами, интегрировать эту систему с другими приложениями для бизнеса. Именно в этом случае скорость обработки увеличивается, проще добиться упорядоченной организации всех элементов.

Что касается бизнес-контента, с которым предстоит работать, то он представлен следующими категориями:

1. Электронные и бумажные форматы документов в равной степени.
2. Фотографии.
3. Аудиозаписи.
4. Скан-копии кадровой документации.
5. Сопроводительная документация, связанная с заказами покупателей.
6. Черновики и скан-копии оригиналов. Рассматриваются счета-фактуры и накладные, акты и договора.

Правильно и эффективно работать можно только при тесной интеграции с другими важными бизнес-приложениями.

Рассмотрим несколько примеров. Издательский дом чаще всего работает с аудио- и видеоматериалами, с графикой и статьями. Эти разновидности контента дополняют ключевые бизнес-процессы. Речь не только о накоплении предметного материала, но и его распределении, о выпуске изданий. Контент используется, когда требуется учесть авторские гонорары либо проанализировать затраты на издание, окупаемость материалов, продуктивность каждого автора и т.д. Поэтому важна интеграция с бухгалтерской и финансовой системами, с издательской частью.

Задача создания финансовых архивов тоже становится актуальной для разных предприятий. Этот инструмент используют для хранения скан-копий разных документов, включая акты и счета-фактуры, договора и др. Их обязательно привязывать к карточкам соответствующих бумаг в системах. Главное, чтобы можно было легко достать любую бумагу и изучить её.
Важен не только электронный контент, но и бумажный. Ведь не весь объём информации сразу оцифровывается. Значительная её часть остаётся в бумажном виде. С ней тоже придётся работать.

Другие примеры применения на практике

Часто встречается вариант с организацией хранилищ для производственного контента. Примеры:

• Проектно-конструкторские типы документации.
• Заказы на производство.
• Карты технологических процессов.
• Разные форматы чертежей.

Эти виды документов тоже хранятся в ECM. Поэтому их надо связать с несколькими системами:

• учёта нормативно-справочной информации;
• бухгалтерская;
• производственная.

Только при грамотно налаженных связях можно не только искать, но и проводить подробный анализ, делать выборки, осуществлять другие действия.

Когда люди работают с контентом, информация становится максимально полезной, поэтому важно применять различные технологии, упрощающие работу. Сейчас появилось множество удачных вариантов для организации совместной работы, и сами потребители становятся более требовательными. Они хотят встроить в свои рабочие системы только лучшие инструменты. ECM системы предоставляют такие возможности самостоятельно либо интегрируют их с другими системами, чтобы совместная работа с документами была правильно организована. Например, все необходимые возможности даются пользователям в системе «1С: Документооборот». Из карточек учётных данных владелец получает доступ ко всем стандартным функциям. Допустимо:

• Создавать разные документы на основании уже имеющихся.
• Делать записи в календаре.
• Планировать мероприятия.
• Создавать письма.
• Отправлять документы по конкретным процессам.

Список далеко не полный. Система сама делает отметки относительно того, ведётся ли сейчас коллективная работа. Можно посмотреть, какие именно задачи сейчас решают те, кто работает с документом, что входило в историю.

Об интересных механизмах интеграции

Интеграция различных систем на единой платформе осуществляется разными способами. Современные платформы могут обеспечивать надёжное функционирование более чем десяти механизмов.

Например, есть механизм для переноса данных между разными информационными системами. Это происходит в рамках одной платформы или с участием систем, разработанных другими поставщиками.

Обычно перенос ручной (к примеру, когда работают с нормативно-справочными видами информации).

Электронная почта — ещё одна простая разновидность механизмов, которые поддерживаются современными системами. Электронный документооборот предусматривает сразу несколько вариантов взаимодействия с электронной почтой:

• Документы отправляют по ней с использованием разных приложений.
• Загрузка учётных данных и карточек.

Но здесь много внимания уделяется ручному труду, который зависит от конкретного человека. Система внешнего документооборота помогает избавляться от недостатков. За счёт неё организуется обмен электронными документами в автоматическом режиме. Не важно, идёт речь о контрагентах или предприятиях холдинга. Используется дополнительная маркировка, при наличии которой сразу можно сказать о том, что тот или иной вид информации обрабатывается автоматически. Там же сообщается о причинах, по которым надо просмотреть сведения, внести дополнения.

Удобный вариант — интеграция разных сообщений в системе и организации очереди из них, например, о появлении новых контрагентов в производственной системе.
Благодаря таким подходам становится просто организовать обмен:

1. Запросами.
2. Событиями.
3. Данными.

Разработана и так называемая бесшовная интеграция. Например, к фирме обращается клиент, чтобы для него сформировали коммерческое предложение. Сначала оно генерируется. Потом содержимое согласуют с юридическими службами. После этого бумагу отправляют клиенту, чтобы он всё согласовал. Спустя некоторое время от одной из заинтересованных сторон поступает ответ. Часто бывает так, что вносятся дополнения и уточнения. Только на финальном этапе формируют окончательный вариант предложения.

На каждом из этапов контент появляется в больших количествах. Его вводят вручную, потом сканируют. Сведения передаются автоматически из разных информационных систем. Работа ведётся обычно в СЭД и ECM сразу, но пользователи воспринимают всё происходящее так, будто работает один программный продукт. Они никуда не переключаются, не копируют коммерческие тайны.

В системе «1С:Предприятие» применяют подобные схемы, составляя карточки данных или товаров. Появляются специальные гиперссылки, по которым доступны все сведения, сопровождающие тот или иной объект:

• История с перепиской.
• Связанные документы.
• Файлы.
• Бизнес-процессы и т.д.

При переходе пользователи не открывают другие системы. Они могут без проблем запускать выполнение процессов. При полной интеграции владельцы предприятий получают следующие преимущества:

1. Привязка контента к конкретным учётным документам или сделкам, группам, статьям.
2. Контент всегда доступен из учётных систем. Можно получить все необходимые сведения, когда они нужны.
3. Контент задействуется в ключевых процессах, в т. ч. тех, что пересекают границы приложений.
4. Высокая степень автоматизации.
5. Порядок в работе.

О рынке ЕСМ и их лидерах

С годами список лидирующих компаний практически не меняется. Это фирмы, которые называются EMC, Open Text, Oracle, IBM, Microsoft. Только позиции могут меняться местами. Сейчас в этом направлении работают уже сотни компаний, но перечисленные выше занимают большую часть в направлении. Кроме того, надо учитывать поглощения и слияния между разными фирмами, которые тоже проходят достаточно активно. Oracle и IBM отличаются от конкурентов тем, что присутствуют сразу в нескольких категориях систем для управления контентом.

Выводы

Внедрение ECM связано со следующими рисками:

• Нарушенные сроки.
• Выход за рамки бюджета, о котором договорились раньше.
• Поставленные на начальных этапах цели не достигаются.
• Работа срывается полностью.

Проблемы чаще всего связаны с переходом к непривычным схемам и вариантам работы. Например, персонал системы относится неприязненно к нововведениям, или компьютеризация фирмы низкая в целом, у большинства сотрудников нет опыта работы с новыми технологиями. Плохое управление текущими процессами тоже приводит к негативным последствиям.

Поэтому так важно уделять внимание не только предварительному проектированию. Руководители должны сами показывать заинтересованность в проекте. Кроме того, внимание уделяют обучению персонала и оперативной помощи. Особенно это актуально на первых этапах.

Все процессы стоит разбивать на этапы, так будет гораздо проще работать, и сотрудники видят, что они сами интересны руководителям. Те постоянно поддерживают взаимодействие. Большинству компаний не так сложно решить существующие проблемы, надо только потратить немного времени и денег. Потом все затраты окупаются благодаря результату внедрения новых систем. Спустя некоторое время к ним привыкают, а потом уже считают неотъемлемой частью работы. Становится ложно представить, что когда-то предприятие функционировало без новых решений. Главное — выбрать инструменты, способные удовлетворить текущие потребности.