Обзор Directum — системы документооборота

Система электронного документооборота позволяет систематизировать делопроизводство. С помощью таких удобных и простых сервисов каждый сотрудник крупной компании имеет возможность получить доступ к данным, заявкам, договорам и прочим официальным бумагам.

Их регистрация и обработка в электронном формате занимает гораздо меньше времени и силы, нежели в офлайн. Именно поэтому подобные разработки пользуются особой популярность и спросом, например, такие, как электронная система документооборота Directum.

Краткий обзор

Сервис Directum является одним из популярных среди систем электронного документооборота. Он предназначен для повышения эффективности и усовершенствования делопроизводства. К тому же сервис обеспечивает качественное и оперативное взаимодействие всех работников компаний и организаций с помощью современных цифровых коммуникаций.

Онлайн формат системы включает в себя все необходимые процессы для ведения документации, ее создания и редактирования. Сервис включает в себя как электронные копии, так и отсканированные с бумажных экземпляров. Поэтому использовать эту технологическую разработку можно, применяя к любым документам, проходящим внутри компании или поступающим из сторонних источников.

В данной электронной системе документооборота у пользователей появляется сразу несколько возможностей для повышения эффективности работы и усовершенствования делопроизводства:

1. Работа и управление документами в электронном формате.
2. Организация и управление деловыми процессами.
3. Создание и подписание договоров.
4. Назначение и уведомление о проведении совещаний.
5. Канцелярия.
6. Оперативное взаимодействие с сотрудниками и клиентами.

Все эти возможности предоставлены сервисом Directum. Он максимально понятен и удобен для использования. Устанавливается данная система электронного документооборота на устройства всех сотрудников компании или организации, чтобы эффективность работы и выполнения задач значительно повысилась.

«Современные технологии меняют способ ведения бизнеса, поэтому они необходимы для нашего развития, роста и конкурентоспособности. Мы считаем, что наша миссия — создавать продукты, которые помогают нашим клиентам выбирать эффективный путь к успеху. IP-телефония — одна из технологий, которая может значительно улучшить коммуникации в компаниях и помочь им экономить ресурсы» — Константин Левин, генеральный директор компании Directum, разработчика корпоративного софта для автоматизации бизнес-процессов.

Сфера применения

СЭД Directum (Directum Electronic Document Management System) предназначена для автоматизации документооборота и может быть использована в самых различных сферах и отраслях:

1. Финансы и банковское дело – СЭД Directum может использоваться для автоматизации финансовых процессов, управления бухгалтерией, отслеживания и анализа перемещения денежных средств.
2. Государственное управление – СЭД Directum позволяет организовать бюрократические процессы и управлять бюджетом и закупками.
3. Производство и логистика – СЭД Directum может использоваться для управления заказами и производственными процессами, контроля качества и управления поставками.
4. Розничная торговля – СЭД Directum может использоваться для автоматизации бизнес-процессов в ритейле, таких как управление закупками, контроль качества, управление поставками.
5. Медицина – в медицинских учреждениях СЭД Directum может использоваться для автоматизации процессов управления медицинскими записями и пациентами, ведения электронной медицинской документации.
6. Образование – СЭД Directum может использоваться в учебных заведениях для организации электронной библиотеки, управления документацией и учебными программами, а также для автоматизации процессов управления студенческими делами.

Система СЭД Directum может быть применена в любой организации, где требуется контроль над протоколированием документов, их рассылкой, хранением и архивированием.

Функционал

Довольно большой функционал сервиса делает его максимально удобным и полезным для использования. Именно поэтому он популярен у крупных компаний и организаций. С его помощью можно заниматься не только документацией, но и ключевыми запросами клиентов, распределением задач между сотрудниками и контролем их выполнения.

СМОТРИТЕ ТАКЖЕ: Experium — обзор сервиса для автоматизации рекрутинга

Работа с электронным форматом документации и управление ею

Внутри системы можно создавать различные документы. Для этого подходят форматы таблиц, текстов, схем, отчетов и анализов. Также сервис позволяет управлять документами, редактировать их и искать необходимые данные при помощи функции поиска.

Система предоставляет возможность отслеживать историю работы с текстами, схемами и другими видами информации. Также можно открывать и закрывать доступ к данным, чтобы его имели только определенные сотрудники и руководители компании.

Распределение задач и управление делопроизводством

Через систему можно организовывать весь процесс создания документов и их оборота. Она поддерживает все этапы согласования и одобрения готовых данных. Через сервис можно назначать встречи, распределять задачи и контролировать их выполнение. Он позволяет усовершенствовать и упростить процесс делопроизводства как для сотрудников, так и для руководителей.

Создание и подписание договоров с клиентами

В системе можно регистрировать и создавать договора, а также сопутствующие им документы. Весь организационный процесс будет доступен внутри сервиса для всех сотрудников и руководителей. Также здесь возможно работать с готовыми договорами, искать в них необходимые данные, редактировать и создавать рассылку для массового оповещения о принятых решениях.

ВАМ МОЖЕТ БЫТЬ ИНТЕРЕСНО: Что такое облачная инфраструктура

Назначение совещаний и собраний для сотрудников

Через систему можно создавать план совещаний, собирать участников и оповещать их о предстоящей встрече. Также сервис позволяет организовать массовую рассылку заявок и протоколов о собрании. По его результатам можно контролировать выполнение поставленных задач и решений, которые были приняты в процессе переговоров.

Решение канцелярских задач

В сервисе можно регистрировать бумажные документы при этом соблюдая соответствия норм и регламента. Также доступна номенклатура и контроль за данными. В системе можно отслеживать местоположение документации и отправлять ее в необходимое учреждение, организацию или компанию.

Работа с клиентами

Внутри сервиса существует единая база, которая хранит в себе данные обо всех контактах и клиентах. В нем можно также отмечать проведенные встречи или планировать их. Все данные о переговорах будут храниться во внутренней истории системы. В сервисе также есть возможность вести переписку и диалог с контактами. Ведение сделки и контроль соответствия регламенту позволяет получить ожидаемый результат от общения с заказчиками.

В системе есть доступ к анализу эффективности и статистике по продажам, маркетинговым коммуникациям с клиентами.

ИНТЕРЕСНО: ActiveCollab: основные функции, плюсы и минусы системы

Преимущества

У сервиса Directum есть масса достоинств. Именно благодаря им он считается таким популярным и известным. Люди используют систему для совершенствования делопроизводства и документооборота. Также сервис позволяет применять современные цифровые технологии для работы с бумажными копиями важных договоров, распоряжений и заявлений. Все это делает данную программу максимально простой и удобной в использовании.

Удаленная работа с документами

Благодаря сервису вся работа с документами может перейти в онлайн формат. Это позволяет заниматься делами из любого места, используя при этом устройство с установленной электронной системой.

Совершенствование делопроизводства и документооборота

Сервис делает рабочий процесс гораздо более эффективным и продуктивным. Все документы хранятся и создаются в одном месте, что позволяет иметь к ним постоянный неограниченный доступ.

Быстрые и оперативные рассылки с уведомлениями для сотрудников обеспечат прямую коммуникацию между отделами одной или нескольких организаций.

Удобный и обширный функционал

Этот сервис представляет собой удобную и понятную платформу для работы с документами различного формата. Воспользоваться им может каждая компания или организация без прохождения дополнительного обучения. Программа легко и быстро устанавливается, позволяя применять ее в работе сразу после запуска.

Недостатки

Так как система электронного документооборота позволяет организовать и структурировать делопроизводство, ее пользователи выделяют в ней в основном достоинства и преимущества. Однако есть недостатки, исправив которые можно получить отличны сервис для работы.

Мало готовых интеграций с операторами ЭДО

Одним из важных качеств СЭД считается наличие готовых модулей интеграций с операторами ЭДО, такими как Диадок, Сфера Курьер, СБИС и другие. У Directum есть интеграции только с Диадок и СБИС. С остальными операторами или нужно настраивать коммуникацию вручную, или с помощью API.

Отсутствие чата для диалога сотрудников

В состав современных СЭД всё чаще входит встроенный мессенджер для обсуждения рабочих моментов между сотрудниками компании. В СЭД Directum такого корпоративного чата нет.

Техническая поддержка

Минусом является проблема в связи с технической проблемой. Для решения какого-либо вопроса или проблемы приходится писать на почту и ожидать ответа в течение нескольких часов, а иногда и дней.

Ограниченная демо-версия

Прежде чем купить ПО компании тестируют пробную версию. В Большинстве случаев вендор готов предоставить полностью рабочую версию СЭД нужной конфигурации бесплатно на некоторое время (1-2 месяца). По итогам такого тестирования нескольких СЭД компания-заказчик принимает решение о внедрении той или иной системы. В случае Directum заказчикам предлагается урезанная в возможностях демо-версия, которая не позволяет на этапе выбора провайдера полноценно оценить все возможности платформы.

Не все форматы документов поддерживаются в системе

Во время отправления и оборота документов некоторые бланки и заявления могут не загрузиться. Это происходит в результате несоответствия формата требованиям сервиса.

Все недостатки системы решаемы, поэтому после нововведений можно получить действительно хороший сервис по внутреннему и внешнему документообороту. В остальном он остается отличным помощником в делопроизводстве, поэтому его использует огромное количество компаний и организаций.