Обзор сервиса WSS Docs

В этой статье мы рассмотрим систему класса ECM, позволяющую решать множество задач в сфере автоматизации бизнес-процессов и документооборота, электронной архивации. Выпущено несколько версий как для малого бизнеса (до 50 сотрудников), так и для больших корпораций, обрабатывающих ежедневно тысячи документов. Речь пойдет о сервисе WSS Docs.

Краткий обзор

WSS Docs — это система электронного документооборота на базе MS SharePoint, предназначенная для автоматизации процессов согласования договоров и делопроизводства. В настоящее время СЭД является одной из самых продвинутых по функционалу среди систем на MS SharePoint.

Коробочная версия оптимизирована для использования в больших компаниях с филиалами, подойдет она и для среднего бизнеса за счет тонкой настройки большинства модулей. Возможен вариант интеграции системы в ERP заказчика.

В основу архитектуры WSS Docs вложено Workflow for SharePoint, что подразумевает возможность подключения к продуктам Microsoft, например Active Directory, Office, а также позволяет проводить следующие действия:

• Менять доступ пользователей к документам.
• Создавать различные маршруты движения документов.
• Изменять состав исполнителей.
• Вносить изменения в функционал системы без знаний программирования.

Система представлена несколькими редакциями и содержит много дополнительных модулей, позволяющих интегрироваться в любые по масштабу компании. Многие специфические процессы интегрируются с помощью сотрудников службы технической поддержки разработчика.

СМОТРИТЕ ТАКЖЕ: СЭД Тезис — обзор сервиса

Функционал

Коробочная версия системы WSS Docs содержит базовый комплект функций, нужных для автоматизации целого ряда процессов документооборота и делопроизводства.

Регистрация входящей документации, выполнение документов, накладка резолюции

Обеспечивает все необходимые операции перед подачей документов на ознакомление руководителем.

Подготовка, регистрация, согласование и отправка исходящей документации

Позволяет осуществить полный спектр работ для создания исходного документа и его рассылки по назначению.

Создание объяснительных и служебных записок, контроль над выполнением распоряжений и приказов

Позволяет контролировать действия персонала и знать причины событий, связанных с действиями сотрудников.

ВАМ МОЖЕТ БЫТЬ ИНТЕРЕСНО: Обзор сервиса автоматизированного управление персоналом БОСС-Кадровик

Протоколирование совещаний

Система позволяет проводить все виды работ над протоколами.

Согласование договоров и отслеживание их выполнения

Обеспечивает полный контроль над выполнением договоров и прочих соглашений.

Согласование заявок на оплату счетов и отслеживание их выполнения

Позволяет контролировать выставленные заявки на оплату счетов.

ИНТЕРЕСНО: Обзор сервиса виртуальной АТС MTT

Контроль над выполнением поручений

Отслеживание возможно также в пределах отдельного документа.

Создание дочерних поручений

Возможность руководителей подразделений привлекать к выполнению своих обязанностей подопечных сотрудников.

Гибкие и жесткие маршруты согласования документов

Маршрут может быть создан самим пользователем или на уровне документа перед началом согласования. Поддерживаются варианты параллельного, последовательного согласования или комбинированного. Также часть маршрута можно задать в жестком виде, а часть — оставить на пользовательскую настройку.

Назначение заместителей

К каждому виду документов можно установить заместителя.

Настройка системных оповещений

Система уведомит вас о важных изменениях в документообороте компании.

Поддержка различных вариантов регистрации документов

Доступны варианты автоматической и ручной регистрации, а также по заданному шаблону.

Работа с каталогами

Один и тот же документ можно добавить в разные папки.

Настройка фильтров, карточек

Гибкие настройки полей карточек, представлений.

Связывание документов

Установка ссылок в документах, для перехода на другой файл.

Возможность масштабирования

Централизованная распределенная программа обеспечивает возможность создания уникальных бизнес-процессов в организации с привлечением большого числа пользователей.

В распределительной установке иметься специальный модуль «Федерация», объединяющий независимые настройки в единый формат управления взаимосвязанными процессами. Поток данных между серверами включает только самое необходимое, обеспечивая защиту от утечек информации. Для хранения файлов используется СУБД MS SQL Server с дисковым пространством 10Tb.

Для крупного бизнеса разработчик предлагает подключение специальной программы WSS Docs Storage с расширенным объемом хранилища 5000Tb.

Преимущества

Функционал WSS Docs соответствует тенденциям делопроизводства, действующим на территории РФ. Даже базовая версия программы способна удовлетворить запросы заказчика, будучи готовой к работе сразу после внедрения и заполнения справочников. Рассмотрим, какие еще преимущества предоставляет WSS Docs.

Удобство пользователей

Вам не придется обучать персонал по работе в системе. Интерфейс программы прост и интуитивно понятен.

Скорость

Действия пользователей обрабатываются за доли секунды: вы можете вносить изменения и фиксировать их мгновенно, не дожидаясь регламентного системного обновления.

Готовность

У компаний нет надобности нести расходы на консалтинговые услуги и доработку продукта. Сразу после установки вы сможете пользоваться большинством возможностей Docs, остальные функции станут доступны после небольшой настройки.

Интерфейс

Многофункциональность в сочетании с удобством и простотой. Обеспечивает качество работы с любыми документами.

Гибкость

Вам не придется привлекать программистов либо сторонних консультантов для внесения изменений в процессы согласования. Все цепочки может задать пользователь, даже не владеющий навыками программирования.

Масштабируемость

Продукт был протестирован на 50 млн документов, что существенно больше, чем у других аналогичных систем, предлагаемых на рынке.

Веб-версия

Вы можете зайти в кабинет пользователя из браузера. Это позволит нанимать удаленных работников, которым не нужно находиться в офисе для работы с документооборотом.

Мобильность

Предлагает возможность выполнения операций по документам со смартфона.

Комплексность

Поддерживает интеграции с такими продуктами как Портал-Документооборот и Project Server.

Качественная работа в группах

Продукт поддерживает SharePoint и разработан на популярной платформе от Microsoft

Недостатки

Информации о недостатках системы немного, большинство из опубликованных жалоб на форумах оставлено более 5 лет назад. Но мы оставим их для ознакомления. Не исключено, что часть проблем уже устранена разработчиком.

Много тонких настроек

Вызывает сложности у неопытных пользователей, а упрощенные настройки не раскрывают всего нужного функционала

Долгое и дорогое внедрение

Один из заказчиков поделился опытом о внедрении WSS Docs в течение года и более. Конечно, это слишком долгий срок. Более того, для внедрения продукта пришлось привлекать сторонних специалистов.