В современном мире, где эффективность управления документооборотом играет ключевую роль в успехе предприятий, интеграция систем электронного документооборота (СЭД) с корпоративными системами становится не просто актуальной задачей, но и неотъемлемой частью стратегического развития бизнеса. Компания «Росводоканал», которая занимает лидирующие позиции на рынке водоснабжения и водоотведения, не является исключением из этого правила.
В рамках постоянного стремления к оптимизации бизнес-процессов, «Росводоканал» предпринимает решительные шаги для интеграции своей системы электронного документооборота с внутренними корпоративными системами. Этот процесс открывает новые возможности для автоматизации работы с документами внутри группы компаний, увеличивая оперативность работы отделов, сокращая время на обработку информации и минимизируя риски, связанные с человеческим фактором.
Исследование, представленное Лазаревым Николаем из ООО УК «РОСВОДОКАНАЛ» и датированное 2023 годом, освещает практический опыт компании в этой области. Передовой опыт «Росводоканал» может служить примером для многих предприятий, стремящихся к цифровизации своих процессов и укреплению позиций на рынке.
Что представляет собой ГК Росводоканал сегодня
«Росводоканал» укрепляет свои позиции как ключевой игрок на рынке коммунальных услуг в России, представляя впечатляющие результаты своей работы. Обладая статусом ведущего оператора в сфере водоснабжения и водоотведения, компания продемонстрировала своё значительное влияние, охватывая десять крупных городов и обеспечивая жизненно важные услуги для 6,8 миллиона пользователей.
В последние годы «Росводоканал» сделал значительные шаги в увеличении объема подачи воды, достигая показателя в 700 миллионов кубических метров в год. Расширение и поддержание сетей водоснабжения также являются приоритетом, с общей протяженностью систем, составляющей более 20,6 тысяч километров. Это свидетельствует о масштабе и комплексности инфраструктурных проектов, реализуемых компанией.
В контексте рыночной доли, «Росводоканал» утверждает свои лидирующие позиции, занимая 26 процентов среди частных операторов водоснабжения, что делает ее значительным игроком в этом секторе. Это подтверждается её членством в консорциуме «Альфа-Групп», что еще больше усиливает ее финансовую стабильность и репутацию на рынке.
Ключевым фактором стратегии компании является акцент на использовании современных технологий и разработке клиентоориентированных сервисов. Цель этих усилий – сделать услуги водоснабжения и водоотведения доступными и качественными для как можно большего числа жителей, что подчеркивает их стремление к улучшению жизни общества.
В дополнение к этому, «Росводоканал» также получила оценку «BB» от Fitch Ratings с прогнозом «Стабильный» в 2021 году, что говорит о надежности и перспективах компании в финансовом плане. Эти достижения являются ярким свидетельством устойчивого роста и стремления компании к инновациям и улучшению качества услуг в сфере водоснабжения и водоотведения на территории России.
Как проводилась оптимизация процессов
В последнее время «Росводоканал» сконцентрировал свои усилия на глубоком анализе и реструктуризации внутренних процессов. Подход компании к оптимизации не ограничивался поверхностными изменениями; вместо этого был принят многомерный метод, включающий тщательную структуризацию и измерение рабочих процедур. Этот процесс начинался с детального разбора существующих рабочих режимов, выявления их слабостей и пробелов.
С целью обеспечить качественный и устойчивый результат, важное значение было придано углубленному независимому анализу и разработке новой модели процедур. Основной акцент был сделан на внедрении процессного подхода, подразумевающего цепочку последовательных и взаимосвязанных шагов, направленных на повышение эффективности и производительности.
Кроме того, компания уделила большое внимание образовательной программе, призванной гарантировать, что каждый сотрудник не только осведомлен о нововведениях, но и полностью подготовлен к их реализации. Такой подход гарантировал, что изменения будут встроены в корпоративную культуру и станут неотъемлемой частью ежедневной работы «Росводоканала».
Основные задачи и проблемы
В бухгалтерской практике «Росводоканала» намечены значимые преобразования, направленные на решение насущных проблем и достижение нового уровня эффективности. Среди выявленных трудностей — избыточный процессный подход, который, хоть и предназначен для упорядочивания работы, в итоге приводит к концентрации ответственности в руках ограниченного числа специалистов. Такая централизация ведет к затруднениям в измеримости процессов и управлении ими, что иногда становится причиной потери данных.
Кроме того, обращается внимание на норматив, согласно которому первичную документацию необходимо обрабатывать на третий рабочий день, что налагает дополнительную временную нагрузку на сотрудников и влечет за собой риск ошибок из-за спешки. Эти факторы не только увеличивают вероятность усталости среди сотрудников, но и замедляют общий рабочий процесс, мешая бухгалтерии работать эффективно.
В «Росводоканале» сформировались четкие желания по оптимизации. В первую очередь, это упрощение текущих процедур, что может быть достигнуто за счет внедрения автоматизированных систем учета и обработки данных. Такие системы могут существенно уменьшить ручной труд, минимизировать ошибки и ускорить доступ к необходимой информации.
Вторым важным направлением является снижение затрат на бухгалтерские процессы. Экономия ресурсов на этих операциях может освободить финансы для инвестиций в другие критически важные области компании, такие как техническое обновление инфраструктуры или расширение клиентских услуг.
Таким образом, «Росводоканал» демонстрирует свою заинтересованность и готовность к реализации изменений, которые повысят уровень удовлетворенности персонала и, как следствие, обеспечат более высокое качество услуг для конечных потребителей.
Изначальная концепция внутригруппового взаимодействия
В системе внутригруппового взаимодействия «Росводоканала» ключевую роль играет централизованная система электронного документооборота (СЭД), которая обеспечивает эффективное и прозрачное управление документами между продавцом и покупателем внутри группы. Инициатором документооборота со стороны продавца является отдел оперативного учета (ООУ), который использует программное обеспечение «1С:Предприятие» вместе с другими инструментами, такими как электронные таблицы и электронная почта, для создания и передачи документов.
Эти документы затем направляются в облачную систему СЭД, где они обрабатываются и становятся доступными для ответственного лица со стороны покупателя. Ответственный за учет в ООУ покупателя, также используя «1С:Предприятие» и другие инструменты, обеспечивает прием и обработку полученных документов. Это централизованное решение позволяет обеим сторонам поддерживать согласованность данных и эффективность внутригрупповых операций, улучшая взаимодействие и обмен данными, что в конечном счете способствует более гладкой и синхронизированной работе всей корпорации.
В рамках текущих операций «Росводоканала» выявлен ряд проблем, которые вызывают затруднения в рабочем процессе. Одна из основных проблем – это дублирование трудозатрат при учете одной и той же операции, что свидетельствует о неэффективности существующих методов управления. Также наблюдается несоответствие между документами, которые производятся продавцами, и теми, что находятся у покупателей, что приводит к путанице и задержкам.
Пропажа документов представляет собой еще одно серьезное беспокойство, которое может существенно нарушить бизнес-процессы и привести к финансовым потерям. Кроме того, разная периодичность ведения отчетности между различными подразделениями компании усложняет своевременное и точное отслеживание финансовых показателей.
В качестве решения этих проблем «Росводоканал» направляет усилия на совершенствование отчетности и контроль за подписанием документов, что позволит снизить количество ошибок и оптимизировать процесс учета. Уделяется внимание и увеличению надежности хранения документов, чтобы минимизировать риски их потери. Эти меры направлены на улучшение общей эффективности рабочих процессов и повышение контроля над корпоративными операциями, что в итоге принесет пользу как самой компании, так и ее клиентам.
Решение и результат
В рамках постоянного стремления «Росводоканала» к совершенствованию внутренних процессов, компания достигла значительного прогресса в оптимизации внутригруппового документооборота. Теперь, инициирование документов со стороны продавца и их обработка со стороны покупателя проходят через унифицированную систему электронного документооборота (СЭД), что упрощает и ускоряет процессы обмена информацией.
Отдел оперативного учета (ООУ) обеих сторон использует программное обеспечение «1С:Предприятие», что обеспечивает единообразие и точность данных. С помощью СЭД удалось стандартизировать процедуры и минимизировать риски, связанные с человеческим фактором, поскольку информация теперь централизованно собирается и обрабатывается в единой системе. Это, в свою очередь, позволило уменьшить время обработки документов и повысить общую производительность работы отделов.
Инновационный подход к управлению документацией не только упростил документооборот, но и способствовал повышению прозрачности и управляемости бизнес-процессов. Таким образом, «Росводоканал» подтверждает свою репутацию как компании, открытой к инновациям и стремящейся к постоянному улучшению своих внутренних систем.
«Росводоканал» внедрил ряд улучшений в свою учетную систему, повышая эффективность и снижая возможность человеческих ошибок. В рамках этих улучшений, функционал учетной системы исполнителей был значительно доработан, что позволило сотрудникам работать более продуктивно и с лучшей координацией между отделами.
Ключевым шагом стала унификация нормативно-справочной информации (НСИ), которая обеспечивает консистентность данных во всей корпоративной сети. Это унифицирование упрощает сопоставление и анализ информации по различным отчетам и транзакциям.
С целью усиления интеграции между различными учетными системами, «Росводоканал» реализовал новые механизмы взаимодействия, что позволило автоматизировать и синхронизировать множество процессов, предотвращая дублирование работы и уменьшая вероятность ошибок.
Пересмотр процессов стал следующим этапом: теперь каждый шаг оптимизирован так, чтобы максимизировать прозрачность и эффективность. Наконец, все инструкции по работе были актуализированы, чтобы обеспечить, что каждый сотрудник осведомлён о новых процедурах и технологиях.
Эти изменения не только улучшили внутреннюю структуру учетных операций в «Росводоканале», но и положительно отразились на общей продуктивности и удовлетворенности сотрудников своей работой.
В результате недавних усовершенствований в рабочих процессах «Росводоканала», компания сообщает о значительных достижениях. Трудозатраты отдела оперативного учета сократились в два раза благодаря более эффективному способу отражения операций внутригруппового оборота, что позволило освободить значительные ресурсы для других критически важных задач.
Один из самых заметных прорывов — это достижение идентичности данных между продавцами и покупателями, обеспечивающее единообразие и точность в бизнес-документации. Это устраняет путаницу и предотвращает ошибки, возникающие из-за несоответствий в документах.
Дополнительным значительным улучшением стало отсутствие задержек по закрытию месяца, вызванных ранее задержками в представлении данных по внутригрупповому обороту. Это улучшение способствует более своевременному и точному финансовому отчету, укрепляя финансовую дисциплину внутри компании.
Эти шаги показывают, что «Росводоканал» активно работает над повышением эффективности внутренних процедур, что, в свою очередь, способствует лучшему управлению ресурсами и усилению ответственности на всех уровнях организации.
Дополнительные трудности в результате смены подхода
Не смотря на значительные успехи «Росводоканала» в оптимизации внутренних процессов, перед компанией все еще стоят определенные вызовы. Одна из проблем, с которой сталкиваются, это необходимость корректировки документов. Это указывает на то, что, хотя процессы были улучшены, потребность в доработке документов по-прежнему существует, что может быть следствием как человеческих ошибок, так и изменяющихся бизнес-требований.
Компания также сталкивается с задачей адаптации к появлению новых юридических лиц в своей структуре. Это подчеркивает необходимость гибкости и масштабируемости внутренних систем для адекватного реагирования на структурные изменения в бизнесе.
Сотрудники, кажется, не всегда следуют обновленным инструкциям, что может привести к недопониманию процедур и увеличению вероятности ошибок. Это выделяет важность не только разработки четких и понятных руководств, но и обучения персонала, чтобы обеспечить их правильное применение.
Наконец, на заключительном этапе финансового закрытия месяца требуется дополнительная поддержка от ИТ-департамента. Это подчеркивает значимость технической поддержки в критические моменты работы компании и необходимость распределения соответствующих ресурсов для обеспечения бесперебойности бизнес-процессов.
Последующий план развития компании в этом направлении
«Росводоканал» пришел к выводу, что для достижения высоких результатов недостаточно просто усовершенствовать существующие процедуры. Переход к более глубокому, структурированному и измеримому анализу необходим для того, чтобы компания могла добиться устойчивого прогресса и избежать беспорядочных, неструктурированных рабочих процессов, которые могут приводить к стрессу и недостаточной продуктивности.
Компания утверждает, что реализация процессного подхода в управлении деятельностью позволит создать условия для более эффективной работы. Также подчеркивается значимость обучения сотрудников, которое необходимо для улучшения понимания процессов и обеспечения их корректного и бесперебойного выполнения.
Эти выводы подсказывают, что «Росводоканал» признает важность постоянного обучения и развития своих сотрудников в сочетании с улучшением процессов, чтобы поддерживать эффективную и целенаправленную работу.
Заключение
В заключение, путь «Росводоканала» к оптимизации бизнес-процессов иллюстрирует важность комплексного подхода к управленческим изменениям. Интеграция углубленного анализа и структурированного подхода в рабочие процедуры позволила не только повысить эффективность операций, но и создать основу для долгосрочного устойчивого развития. Такие действия способствуют повышению производительности и мотивации сотрудников, что является ключом к обеспечению конкурентоспособности в индустрии водоснабжения.
Обучение и развитие персонала стали неотъемлемой частью процесса оптимизации. «Росводоканал» подтвердил, что вложения в образовательные программы и культуру непрерывного обучения приводят к лучшему пониманию целей компании и к более эффективному выполнению задач на всех уровнях организации. Это, в свою очередь, способствует развитию гибкости, которая необходима для адаптации к изменениям рынка и законодательства.
В конечном счете, «Росводоканал» демонстрирует, что устойчивое развитие требует готовности к изменениям и желания видеть за пределами традиционных методов управления. Процессная реорганизация, сопровождаемая культурой обучения и поддержкой новых технологий, ставит компанию на путь к постоянному улучшению и инновациям, что несомненно приведет к ее долгосрочному успеху и процветанию.
