Обзор возможностей СЭД Docsvision

Эта статья будет полезной для тех, кто выбирает для своей компании систему электронного документооборота или раздумывает о замене системы, которая сейчас уже используется в организации.

Система управления документами — это программное решение, используемое для отслеживания, управления и архивирования документов, что позволяет значительно сократить объем бумажного документооборота.

После внедрения систем управления компании и органы государственного управления смогли убедиться в том, что сохранение документов в бумажной форме не позволило устранить серьезную неэффективность, связанную с документооборотом и обменом корпоративной информацией.

Краткий обзор

DocVision — это облачная платформа анализа документов без кода, которая использует машинное обучение и искусственный интеллект (ИИ) для извлечения данных из документов всех типов.

Платформа позволяет предприятиям организовывать собственные рабочие процессы или обучать модели ИИ для облегчения извлечения данных. DocVision использует новейшие технологии, такие как машинное обучение, искусственный интеллект и обработка естественного языка (NLP), для создания, настройки и реализации пользовательских рабочих процессов извлечения с целью автоматизации сбора информации из различных типов документов.

Благодаря функции перетаскивания пользователи могут указать источник документа, тип документа, желаемое действие, параметры извлечения, место назначения вывода и тип проверки, прежде чем автоматизировать процесс извлечения данных. Источники и адресаты данных могут включать API, электронные письма и сторонние хранилища документов или платформы для совместной работы, такие как SharePoint.

Другие функции платформы DocVision включают инструменты улучшения изображений, обеспечивающие точное извлечение данных, отслеживание проверку извлечения, управление проектами, специальные отчеты и аналитику, а также создание настраиваемых информационных панелей.

СМОТРИТЕ ТАКЖЕ: СЭД Тезис — обзор сервиса

Функционал

Компания DocVision — это разработчик системы управления электронными документами, задачами и бизнес-процессами. DocVision — это платформа, на базе которой строятся решения. Сервис содержит ряд инструментов, которые позволяют настраивать систему, дорабатывать своими силами без привлечения программиста и подключать различные модули, которые расширяют ее функциональность.

Верхний уровень занимает готовое бизнес-решение, которое автоматизирует конкретную задачу в вашей компании.

Базовые задачи

Создание электронного архива

Возможность добавления в архив скан-копий бумажных документов или электронных документов, которые хранятся на компьютерах сотрудников.

Поиск документов

Найти нужные файлы можно по реквизитам или даже по тексту, если те были в формате MS Word или Excel.

Делопроизводство

Делопроизводство есть в каждой российской компании и, переведя его в электронный вид, можно уже не печатать приказы, служебные записки, а все это делать в электронном виде, согласовывать, подписывать без печати на бумаге.

Договорной документооборот

Договорной документооборот есть в каждой компании, и это ключевой процесс для организаций. От того, насколько быстро компания согласует договор, зависит то, когда она получит деньги, как быстро будет оказана услуга или доставлен товар по этому договору. Система документооборота позволяет автоматизировать этот процесс, существенно сократить сроки и повысить прозрачность этого процесса. Вы всегда будете знать, где и у кого находится договор, и сможете его быстро найти.

Оперативное управление

Для любого руководителя важно поставить задачу и иметь возможность ее проконтролировать. В системе DocVision такие возможности есть. Руководитель в любой момент может поставить задачу даже с мобильного телефона и со своего рабочего места проконтролировать ход ее исполнения.

Специализированный процесс компании

В нем есть или документы, или задачи. Автоматизировав его, вы получите полный контроль над этим процессом и существенно сократите срок его выполнения в организации.

Работа с документами

Интерфейс Веб-клиента DocVision позволяет реализовать все нужные опции для работы с электронными документами и бумажными скан-копиями:

• Создание документа с нуля или по готовому шаблону, регистрация.
• Просмотр графических и офисных файлов без необходимости использования сторонней программы.
• Редактирование файлов, создание новых версий без потребности скачивать их на компьютер.
• Связывание документов между собой при помощи ссылок.
• Ознакомление с документами, согласование и исполнение.
• Применение электронной подписи в работе.
• Импорт и экспорт документов с электронной подписью.
• Форматирование реестра с возможностью скачивания базы в MS Excel.

ВАМ МОЖЕТ БЫТЬ ИНТЕРЕСНО: Обзор сервиса автоматизированного управление персоналом БОСС-Кадровик

Работа с заданиями

Платформа содержит ряд инструментов для создания заданий и их выполнения, а также для отслеживания их статуса. Эти опции доступны в веб-версии, на ПК и смартфоне:

• Создание инициативных поручений и задач.
• Создание задач на одного или несколько сотрудников.
• Возможность указания в качестве исполнителя имя и фамилию специалиста, роль, или все подразделение.
• Включение опции контроля отслеживания дедлайнов исполнения задач и прием результатов исполнения.
• Делегирование задач другим коллегам.
• Выполнение своих заданий или задач других сотрудников.
• Создание дочерних заданий.

ИНТЕРЕСНО: Обзор сервиса виртуальной АТС MTT

Преимущества

СЭД DocVision обладает большим количеством преимуществ. Перечислим самые главные из них.

Хороший поиск

DocVision предоставляет несколько вариантов поиска, главные среди которых — полнотекстовый (по тексту содержимого файлов) и поиск по атрибутам (реквизитам). В Веб-клиенте вы можете использовать оба вида поиска, а также другие возможности:

• Фильтрация в папке реестра заданий и документов.
• Поиск по коду, присвоенному документу.

Гибкие настройки профиля пользователя

Пользователь может менять настройки непосредственно в браузерной версии:

• Загружать фото аккаунта.
• Указывать причины отсутствия на работу.
• Назначать заместителей для выполнения задач.
• Менять языковые настройки: есть русский, латвийский, английский и казахский языки.

Нет ограничений по нагрузке

Вы можете подсоединять новых пользователей, создавать новые процессы и увеличивать объем хранилища. Не имеет значение количество подключенных пользователей, при 100 и 10 000 пользователях поддерживается стабильная производительность.

Быстрый доступ к данным, поиск и работа с документацией

• Позволяет выполнить типовые операции по работе с реестрами на 40%.
• Платформа использует встроенный поиск Elasticsearch, позаимствованный у Amazon.
• Использует кеш-сервис redis, подходящий под все кластеры баз данных.

Удобная установка и обслуживание

Платформа DocVision имеет модульную архитектуру. Установка и обновление каждого модуля происходит отдельно, что исключает остановку системы.

Легкая интеграция

Готовые пути для подключения к 1С, SAP и прочим корпоративным системам без кодирования. Открытый API для интеграции с любыми IT-системами.

Оперативное внедрение

Более 1500 внедрений платформы подтверждают возможность решения задач автоматизации бизнес-процессов документооборота, используя свои решения.

Простой и мобильный интерфейс

Используя Веб-клиент для доступа к системе, вы ощутите легкость в работе. При необходимости платформа предложит подсказку, подсветит поле ввода, информативно известит вас о прогрессе заданий, обеспечит обработку документа или задания, не открывая его. В Веб-клиент можно зайти с браузера любого устройства.

Не требует обучения

Подавляющая часть пользователей системы считает интерфейс простым и интуитивно-понятным. Его можно настроить по вашему усмотрению.

Позволяет работать с почты

Даже не заходя в систему, пользователь может назначать задания, подписывать документы и рассматривать договоры.

Разграничение прав доступа

К документам доступ получат только те сотрудники, кто имеет право их читать и редактировать.

Недостатки

Стоит рассмотреть недостатки, полученные путем анализа постов пользователей на сетевых форумах.

Сложная настройка

На внедрение и настройку системы у одной компании ушло полгода. Это существенный минус сравнительно с заявленными несколькими месяцами от разработчиков. Конечно, многое зависит от конкретного случая.

Зависимость от специалистов

Это недостаток не только данной платформы, но и любой другой СЭД. Вместе с внедрением программного продукта компания становится зависимой от специалистов, занимающимися ее настройкой и обслуживанием.

Показывает нестабильность в работе с многочисленными структурами

Проявляется в зависаниях, иногда для устранения проблем приходится обращаться в службу технической поддержки.

Выводы

Управление документами позволяет оцифровывать процессы, упорядоченно управляя всем жизненным циклом документа и повышая эффективность компаний любого размера.

Интернет и веб-технологии позволяют преодолеть все ограничения на распространение и доступ к информации и документам с явными преимуществами и экономией для государственных и частных организаций.

Внедрение системы управления документами Docvision действительно способно внести большой вклад в повышение производительности любой компании или государственного управления.