Возможности СЭД NauDoc — функционал системы

На российском рынке представлено много ПО, позволяющего компаниям переходить на ведение электронного документооборота. В этой статье поговорим об одном из пионеров этой отрасли — сервисе, получившем признание еще в середине нулевых, — СЭД NauDoc.

Краткий обзор

NauDoc — это система документооборота (СЭД), разработанная российской компанией Naumen, имеющей опыт по внедрению ПО. Это более 400 проектов, из которых 200 — в области документооборота и автоматизации бизнес-процессов.

СЭД NauDoc используется для автоматизации отправки корреспонденции, работы с внутренними документами компании, добавления файлов в электронный архив. Система позволяет автоматизировать процессы согласования и регистрации документов, осуществлять контроль над их исполнением, вести электронный архив записей.

NauDoc — полнофункциональное решение для управления документами и бизнес-процессами. Это позволяет организациям управлять всеми типами документов в нескольких отделах в одном репозитории.

Интерфейс системы основан на веб-технологиях и не нуждается в установке ПО на рабочие станции. Поддерживается работа с планшета и смартфона.

СМОТРИТЕ ТАКЖЕ: Обзор сервиса автоматизированного управление персоналом БОСС-Кадровик

Функционал

NauDoc предлагает компаниям обширный набор функциональный возможностей для упрощения рутинных процессов.

Упрощение визирования документов

После создания документа сотрудник отправляет его на визирование отдельным лицам в соответствии с регламентами согласования документов, принятыми компанией. Коллективная работа подразумевает выполнение всех действий над одним экземпляром документа. Все пользователи, принимающие участие в согласовании документа, получают к нему доступ.

Вы можете создать отчет о согласовании на любом этапе работы.

Регистрация электронных и бумажных документов

На определенной стадии работы с документом происходит его автоматическая регистрация с занесением данных в журнал. Бумажные документы регистрируются путем создания электронной карточки, к которой можно прикрепить сканированное изображение.

Ускоренный поиск документов по тексту и реквизитам

Возможности системы позволяют моментально найти искомые документы по заданному реквизиту (краткому описанию либо регистрационному номеру).

ВАМ МОЖЕТ БЫТЬ ИНТЕРЕСНО: Обзор сервиса виртуальной АТС MTT

Упрощенная работа с организационно-распорядительной документацией

• Для создания документа в NauDoc пользователь использует заранее выбранный шаблон. При этом пользователю нужно внести изменения в поля реквизитов карточки — тогда они появятся в тексте документа. Можно также разрешить пользователю изменять сам шаблон.
• После создания документа он отправляется на рассмотрение выбранному кругу лиц в соответствии с действующими регламентами.
• Система контролирует соблюдение регламентных сроков на этапах согласования, а также уведомляет пользователей при переходе документа на следующий этап.
• Регистрационные данные документа вносятся в журнал автоматически с присвоением ему регистрационного номера и проставлением даты регистрации.

Упрощение работы с входящими и исходящими письмами, документами

NauDoc может работать в качестве почтового клиента, позволяя обрабатывать входящую и исходящую корреспонденцию по аналогии с внутренними документами.

Обработка входящих писем начинается с секретаря, который регистрирует их в специальном журнале. При этом документ автоматически получает регистрационный номер. Далее он отправляется на рассмотрение руководству в соответствии с принятыми корпоративными правилами. Затем руководитель отправляет документ на ознакомление и исполнение сотрудникам компании.

Обработка исходящей корреспонденции подразумевает следующий порядок действий. Сотрудник создает письмо, используя фирменный шаблон, и пересылает его на рассмотрение руководству. После согласования письмо автоматически отправляется секретарю, который регистрирует его в журнале и пересылает адресату по электронной почте. Все прикрепленные документы остаются в системе и при необходимости могут быть найдены.

Управление процессами

Используя систему NauDoc, вы сможете автоматизировать управленческие и производственные процессы предприятия. Система предоставляет возможность выделения этапов, регламентных сроков и ответственных лиц. В предоставленных NauDoc отчетах отображается, на каком этапе находится каждый участник процесса. Аналитические инструменты дают понимание, почему срываются регламентные сроки и какие изменения нужно внести в процесс.

ИНТЕРЕСНО: Обзор MS SharePoint

Преимущества

От использования NauDoc организация получит много выгод.

Контроль бизнес-процессов и сроков

Вы не потеряете из виду ни одного бизнес-процесса, запущенного в корпоративной среде. Постоянные уведомления о состоянии процессов предотвратят срыв регламентных сроков и позволят выстроить задачи максимально эффективно.

Построение единых процедур работы с документами

Специальная СЭД позволяет автоматизировать часть рутинных задач, а остальные — свести к четкому алгоритму действий, требующему минимального участия сотрудников.

Доступ к документам и задачам по всему миру

Вы можете получить доступ к кабинету пользователя NauDoc из любой точки мира, где есть выход в интернет.

Мгновенная доставка документов

Работа с почтой, не покидая систему, позволит мгновенно отправлять документацию нужным адресатам сразу после ознакомления.

Защищенный доступ с браузера, распределение ролей

Пользователь системы NauDoc заходит в свой аккаунт через Web-браузер, который соединяет его с сервером, где установлена СЭД. Для входа нужно ввести логин и пароль, после чего будет открыт доступ, ограниченный его полномочиями.

Недостатки

Найти критические недостатки в системе NauDoc непросто ввиду отсутствия отзывов об этой СЭД в Глобальной сети. Здесь может быть два варианта: либо продукт невостребованный (хоть количество внедрений говорит об обратном), либо особых нареканий на работу системы у пользователей действительно нет.

А вы имеете опыт работы в NauDoc? Поделитесь своими впечатлениями в комментариях ниже.