Системы электронного документооборота в том или ином виде широко используются у малого, среднего и крупного бизнеса. Но для одних СЭД – это отправка документов контрагентам, а для других – цифровая трансформация бизнеса. Владимир Андреев, президент компании “ДоксВижн” переходе от СЭД к цифровому управлению.
IaaSSaaSPaaS: Владимир, ваша компания довольно известна на рынке, но всё-таки расскажите немного об истории “ДоксВижн”.
Владимир Андреев: “ДоксВижн” (https://docsvision.com/) существует с 2005 года. А сам продукт мы разрабатываем с 1998 года. “ДоксВижн” выделились из родительской компании Digital Design. В компании работает около 100 человек, мы особо не растём, потому что уже довольно давно вошли в оптимальный режим. У нас 2 подразделения — в Питере основное и ресурсное в Орле — там у нас техподдержка, разработка, тестирование.
Мы монопродуктовая компания, делаем продукт Docsvision. Это система класса CSP (Content Services Platform), их еще в России называют системами электронного документооборота, на западе их часто называют ECM-системами (Enterprise Content Management). Мы также попадаем под классификацию BPM-систем (Business Process Management System, Business Process Management Software), потому что CSP — это как раз синтез ECM и BPM классов ПО.
Работаем мы в идеологии low-code, то есть системы позволяют создавать решения не только нами, но и нашими партнерами и заказчиками, используя наш инструментарий разработки. Работаем по вендорской модели — мы сами практически не делаем проектов, мы занимаемся продуктом.
У нас достаточно развитая партнерская сеть — это интеграторы, которые на базе Docsvision разрабатывают какие-то конкретные решения для заказчика. Либо это небольшая адаптация базовых средств платформы, если это классические задачи документооборота, либо это уже какая-то довольно существенная разработка.
Существуют даже отдельные продукты под своими брендами, которые сделаны на базе нашей платформы и продаются для каких-то функционально узких сегментов. В общем мы делаем продукт, который работает во всех отраслях, где есть какой-то регулярный менеджмент.
СМОТРИТЕ ТАКЖЕ: Teachbase — сервис для дистанционного обучения
IaaSSaaSPaaS: Насколько это конкурентный рынок?
Владимир Андреев: Это высококонкурентный рынок. Он во-первых достаточно зрелый, ему уже более двадцати лет. Мы пришли на рынок даже не первыми, мы пришли, когда уже существовали отечественные системы. Рынок конкурентный в силу того, что, во-первых, существует довольно большое предложение — систем нашего класса на рынке даже не десяток, а больше. И постоянно появляются новые, потому что делаются какие-то проекты, а компании пытаются из этого сооружать продукты.
Плюсы в том, что этот рынок уже очень хорошо импортозамещен. Мы с западными системами иногда сталкиваемся, но в основном с legacy-системами, но они активности на рынке практически уже не имеют. Повторюсь, конкуренция высокая, рынок зрелый, все продают примерно один продукт с маркетинговой точки зрения, для проникновения новых игроков, рынок весьма сложный.
IaaSSaaSPaaS: Владимир, а как ”ДоксВижн” удаётся не просто держаться на плаву, но и быть в самых первых рядах?
Владимир Андреев: Выделю несколько пунктов:
- Во-первых, у нас довольно развита клиентская база. Как вы понимаете, мы продукт продаём не один раз, мы его сопровождаем на протяжении долгого времени. У нас есть клиенты, с которыми мы работаем по 20 лет, и они постоянно расширяются. Наша основная база — это старые клиенты, хотя, конечно, мы постоянно прирастаем.
- Во-вторых, мы много инвестируем, потому что стараемся быть на переднем уровне технологий, создавать продуктовые ноу-хау, которые позволяют нам успешно конкурировать.
- В-третьих, у нас известный бренд, который тоже делает своё дело.
IaaSSaaSPaaS: Для чего вообще нужно переходить на СЭДО?
Владимир Андреев: Если начать с того, зачем это нужно, то основные выгоды в том, что это гораздо дешевле, быстрее и надежнее с точки зрения безопасности. Всё можно отследить и найти, потому что бумаги больше не теряются. Снижаются издержки на хранение в архивных фондах, экономия на пересылке документов (отправка документа контрагенту может стоить более сотни рублей, а с использованием ЭДО — это копейки). В общем огромные выигрыши, которые очевидны.
«У нас известный бренд, который делает своё дело» — Владимир Андреев, Президент Docsvision
Сейчас идёт бум перехода на безбумажные технологии, но это всё скорее про количественный выигрыш. А есть ещё вторая сторона, она более существенная — качественная сторона, потому что наличие прослеживаемости и накопление каких-то данных о ходе документов, позволяет делать переход, который и называется цифровая трансформация.
Цифровая трансформация — это возможность использования всякого рода аналитики на имеющихся данных. То есть когда мы видим наши процессы, можем их оптимизировать, искать узкие места, выявлять погрешности бизнес-процессов, оптимизировать структуру процессов, оптимизировать кадровый состав. Там довольно интересная игра, игра вдолгую, которая фактически не имеет окончания.
Есть известный цикл Деминга — PDCA — цикл непрерывного улучшения бизнес-процессов. За счёт информации, накопленной СЭД, мы можем постоянно улучшать свои бизнес-процессы. Можем находить очевидные ляпы, когда что-то пропадает, не сходится какой-то тендер из-за просроченных этапов и т.д., но есть и более хитрые вещи, когда за счёт современных технологий мы можем выявлять какие-то тонкие отклонения и делать свой бизнес максимально адаптивным к потребностям среды. Но это уже вторая стадия, она более сложная с точки зрения управления и требует определенных усилий. Но даже на первой стадии мы получаем довольно хороший эффект. Системы окупаются в течение нескольких лет при существенных инвестициях во внедрение.
IaaSSaaSPaaS: Раз речь зашла об окупаемости — сколько стоит переход на СЭДО, от чего эта стоимость зависит и сколько по времени займет весь процесс?
ВАМ МОЖЕТ БЫТЬ ИНТЕРЕСНО: Обзор сервиса HRM Talantix
Владимир Андреев: Тут нельзя говорить о задаче вообще, как таковой, наверно надо иметь представление о сегменте, в котором мы работаем. Есть малый бизнес, который, по сути дела не нуждается в какой-то существенной автоматизации, потому что процессы несложные, легко отслеживаются, им достаточно просто использовать какой-то стандартный сервис, допустим оператора ЭДО.
Кстати, надо выделить, что отдельно существует такое понятие, как оператор ЭДО — это транспорт электронных юридически значимых документов. СЭД — это уже система автоматизации бизнес-процессов в организации. Это два абсолютно разных класса систем, которые между собой интегрируются.
- Для маленьких организаций СЭД — дорого и не имеет смысла, так как процессы тривиальные. Достаточно просто использовать электронную почту, несложную систему архивирования и оператора ЭДО. Цена вхождения в эту автоматизацию довольно низкая, потому что операторы ЭДО — это SaaS-сервисы, которые берут только за трафик. Пересылка одного документа, допустим в Диадоке, стоит меньше 10 рублей.
- В компаниях среднего размера, где бизнес-процессы уже требуют автоматизации, процессы уже достаточно сложные, но еще стандартизированные. Они могут брать какую-то готовую систему и свои процессы адаптировать под те процессы, которые реализованы в этой коробке. Сейчас на рынке появились такие решения, когда вы покупаете не платформу для автоматизации, а непосредственно уже готовое решение. Кстати и операторы ЭДО в эту сторону двигаются, уже, например, создают решения по согласованию документов. Цена тоже невысокая, потому что скорее всего это будет какой-то SaaS-сервис, подороже чем просто пересылка документов, но все равно это будут условные 1000 рублей на рабочее место в год.
- Третий класс — это крупные компании, где процессы сложные, большие, очень специализированные, им уже не подходят готовые решения. Компании очень разнообразные, там могут быть отдельные функциональные службы, в которых тоже есть собственные процессы. Вот там нужна платформенная СЭД, которая позволяет решать разные задачи. Суммы уже будут существенные, но все инвестиции достаточно быстро окупаются. Стоимость бессмысленно называть, потому что проекты бывают очень разными, от совсем небольших, до тех, которые исчисляются десятками миллионов долларов.
А что касается сроков — когда мы внедряем платформу — мы ведь не делаем проект сразу для всех-всех процессов.. Тем и хороша платформа — мы можем автоматизировать очень небольшой участок, например, простое согласование договоров. Если там надо просто разработать шаблоны договоров и прописать сценарии — это можно сделать за несколько недель (если в компании не 100 тысяч сотрудников). Это довольно быстро и, кстати, совсем недорого.
То есть изначально можно решать какую-то локальную задачу, внедряя платформу и делая на ней какое-то простое решение, почти что коробочное. В результате компания получает некий островок автоматизации, где люди смогут изучить платформу, настроить процессы, познакомиться с инструментарием.
А потом уже можно постепенно расширять номенклатуру процессов для автоматизации, охватывать больше локаций и сотрудников, решать более сложные задачи и т.д. То есть следовать итеративному подходу, постепенно увеличивая объем внедрения, количество вовлеченных сотрудников, сложность процессов и так далее. У нас есть очень длинные проекты, тот же проект в Сбере длится уже 15 лет, постоянно оптимизируется и улучшается ресурсами нашего партнера, который с ними работает.
Есть проекты, которые делает сама принимающая сторона — они внедряют какую-то функциональность, выделяют штат сотрудников для настройки и кастомизации, которые в состоянии делать собственные решения и автоматизировать какие-то процессы. И они в режиме инсорсинга развивают платформу самостоятельно. Такие проекты есть и им тоже уже больше десяти лет. Нам они платят только за продление лицензии, никакого внешнего сервиса не получают, т.к. делают всё самостоятельно.
ИНТЕРЕСНО: Топ 20 CMS для видеонаблюдения и IP-камер
IaaSSaaSPaaS: Владимир, как правильно подойти к внедрению СЭД, какие есть советы, что сделать, чтобы процесс был максимально эффективным и чего делать не нужно?
Владимир Андреев: Самая главная ошибка — попытка автоматизировать всё сразу в одном большом проекте, это уже редкость, но тем не менее, все еще встречается. Надо действовать итеративно, относительно небольшими циклами, с возможностью пролонгации финансирования. Самое типичное заблуждение — это мысль о том, что можно взять и автоматизировать процессы в рамках одного проекта.
Второе — надо четко решить, а что, собственно, вы хотите получить. Вы хотите получить какую-то готовую коробку с возможностью адаптации бизнес-процессов, которые вы сейчас в компании имеете? Или Вы все-таки будете создавать какое-то собственное решение, то есть будете автоматизировать те процессы, которые вам хочется автоматизировать? И на самом деле тут тоже граница очень нечеткая. Вендоры, бывает, немножко лукавят, говоря, что система кастомизируется, потому что насколько глубоко она кастомизируется — понятно бывает не всегда. Поэтому можно купить готовую коробку с небольшими возможностями кастомизации и упереться в эти возможности.
Еще, говоря про крупные внедрения, т.к. мы в основном ими и занимаемся, сложность заключается в том, что бывают случаи, когда компания завязалась на одного какого-то конкретного вендора, передала ему все компетенции по развитию и поддержке платформы. Если этот вендор не имеет партнерской сети и осуществляет все проекты сам, заказчик рискует попасть в зависимость от него.
3 ошибки при внедрении СЭД:
1. Попытка автоматизировать одним махом сразу все процессы компании
2. Плохо продуманный результат внедрения СЭД
3. Неверно выбранная платформа
Инвестиции сделаны довольно существенные, развивать платформу надо, но когда вендор понимает что заказчик уже у него “на крючке” — он может начать диктовать определенные условия. Это типичная сложность, с которой мы встречаемся, когда заказчики отказываются от той или иной системы электронного документооборота, потому что нагрузка на сопровождение системы становится слишком существенной и уже превышает эффект от её использования.
Поэтому мы считаем, что надо ориентироваться в первую очередь на платформы, которые позволяют самостоятельно дорабатывать функциональность, и если даже не самостоятельно, то с возможностью привлечения различных интеграторов, где за счет конкуренции, заказчик не будет находиться в зависимости от вендора.
Ну и, конечно, важно правильно выбрать платформу, чтобы решить не только те задачи, которые вы видите на текущий момент на первом этапе автоматизации, хотя при внедрении все внимание будет уделено решению именно предметных задач. Платформа для цифровой трансформации — это длинный итеративный путь. Нужно на берегу подумать о том, какие еще задачи вы будете автоматизировать, и, понимая всю эту перспективу, уже выбирать платформу.
Обычно в выборе платформы главную роль играет функциональный заказчик, ему может что-то конкретное понравится, окажется что эта задача действительно хорошо решена для конкретного функционального заказчика, но как платформа в целом, эта система будет не очень адекватна, а кроме этой задачи, на этой системе больше ничего сделать нельзя. Это тоже ошибка, которая часто случается, когда люди не видят перспективы развития платформы.
IaaSSaaSPaaS: Как компании подготовиться к внедрению СЭД?
Владимир Андреев: Надо мыслить не в рамках конкретной функциональной задачи, а гораздо шире. Вообще современные платформы нашего класса занимают место всё более существенное. Можно выделить отдельный кусок ERP-контура, где базовое производство автоматизируется, отдельно можно выделить CRM, то есть сбытовые и маркетинговые системы (они замыкаются на отделах продаж, маркетинга и возможно склада), а вот все остальные задачи- это бэк-офис, автоматизация процессов управления, разные специфические функциональные задачи, которые в ERP не решаются, они уже могут быть решены с помощью такой платформы, как наша.
Также они могут быть решены отдельными инструментами, хоть коробочными решениями, хоть SaaS-сервисами. Использование платформы как универсального инструмента даёт большие выигрыши, так как экономятся деньги на ресурсах и лицензиях, количестве оборудования и администрировании. Плюс к этому, сотрудники работают в одном интерфейсе — это экономит их время, а следовательно и деньги компании тоже. То есть правильно, конечно, делать платформенные решения на базе единого инструмента.
Очень важно посмотреть на внедрение платформы с высоты птичьего полёта. И даже с какой-то исторической перспективы. Это часто не делается, но важно понять что мы еще хотим или что будем хотеть в части цифровой трансформации бизнеса. Нужно составить комплексный план развития, увидеть и собрать все потребности потенциальных заказчиков и выбирать платформу исходя из этой перспективы.
Опять же нужно решить про формат взаимодействия — будет это чистый аутсорсинг, тогда инструментарий low-code не так важен, так как вендор будет все делать сам. Либо вы все-таки хотите участвовать в процессе внедрения сами, делать какие-то доработки, пусть даже небольшие — тогда вам нужен инструмент более развитый, тут уже выбирать нужно очень тщательно. Потому что вроде бы все продают всё одинаковое, но на самом деле платформы все очень разные.
IaaSSaaSPaaS: Какие этапы внедрения СЭД существуют?
Владимир Андреев: В последнее время рынок отходит от водопадной модели, когда мы строим очень большие проекты. Мы стараемся делать проект итеративно, на каждом этапе имея законченный результат. Фактически мы приходим к Agile — схеме, когда мы делаем короткие итерации, результат которых сразу же можно использовать. По результатам итераций мы собираем какую-то информацию о необходимых изменениях, а система итеративным способом развивается.
Такой способ внедрения гораздо менее рискованный, более перспективный и обеспечивает лучшее качество реализации и даже по цене он более экономичный. В водопадной модели, когда мы рисуем огромный проект, два года его реализуем, а потом внедряем, может оказаться что это вообще не то, что нужно было заказчику, есть огромные риски, что мы плохо договорились или что заказчик сам до конца не знал, что именно ему нужно. Ну и платформа тоже должна обеспечивать возможность итеративного внедрения, должна содержать не только инструменты разработки, но и DevOps, передачи тестовых полигонов уже в рабочую среду, это ведь тоже целая механика.
О первом проекте представление нужно иметь довольно детальное, это сильно упростит задачу и сэкономит ресурсы.
IaaSSaaSPaaS: Владимир, расскажите, какие цифровые инструменты вы используете в “ДоксВижн”?
Владимир Андреев: У нас есть несколько специализированных систем, которые мы используем как производители ПО. Это система управления требованиями, система анализа хода проекта (не обычная, а специализированная, именно для разработки ПО) — YouTrack от JetBrains, системы с помощью которых ведется сама разработка. Я углубляться не буду, это действительно специфические системы. Стоит CRM — Microsoft Dynamics, активно используется при продажах и при планировании воронок.
Какой софт использует компания “ДоксВижн” и для чего:
YouTrack — для организации процесса разработки
ITSM365 — для взаимодействия с заказчиками в службе технической поддержки
Microsoft Teams — для проведения онлайн-встреч, совещаний, а также коммуникация между сотрудниками
Docsvision — для ведения электронного документооборота
Мы пользуемся ITSM365 для взаимодействия с заказчиками в службе технической поддержки — это публичный отечественный сервис, недавно на него перешли в рамках всех этих процессов импортозамещения. Для коммуникаций используем Microsoft Teams — это митинги, мессенджер. Ну еще почта и Telegram. Почта и мессенджеры конкурируют. Какие-то вещи удобнее делать в мессенджерах, какие-то через почту.
А основной документооборот, конечно, у нас на базе Docsvision. Это онбординг персонала, весь кадровый документооборот, всё что касается коммерческой информации: договоры, коммерческие предложения, процессы согласования, все внутренние процессы, работа бэк-офиса и т.д. Там же у нас система менеджмента качества, общие директивные документы компании и верхнеуровневые документы планирования. Понятно, что 1С:- Бухгалтерия используется в бухгалтерии, я думаю, что это не так интересно. Ну и вроде бы всё.
IaaSSaaSPaaS: Есть ли у Вас какие-то планы по цифровым изменениям внутри компании?
Владимир Андреев: Мы сейчас упакованы достаточно хорошо, все бизнес-процессы автоматизированы, возможно будет просто ландшафт меняться. Сейчас такое время, когда мы, например, пользовались одним сервисом, а его вдруг не стало. Необходимо импортозамещаться и переходить на более стабильное ПО.
Мы стараемся сейчас как можно больше всего делать на Docsvision и если будем отказываться от каких-то инструментов, например, CRM, то будем это переносить на свою платформу. Пока такой необходимости нет — мы используем то, что используем. А так в принципе у нас платформа универсальная, можно сделать на её базе и техподдержку и управление проектами, просто пока не было надобности.
IaaSSaaSPaaS: Владимир, хотите еще чем-то поделиться с нашими читателями?
Владимир Андреев: По классам решений нужно четко понимать: системы нашего класса сейчас выходят за границы традиционного представления, именно как системы электронного документооборота. Сейчас на базе платформы реализуются очень экзотические задачи, вплоть до управления производством выпуска изделий. Потому что иногда в ERP это сделать дороже, а в Docsvision можно.
Процессы присоединения в энергосистемах, аудиты, специальные решения для юридического документооборота.. И таких решений появляется всё больше и больше. Это как правило, нетиражируемые решения, а учёт каких-то конкретных бизнес-процессов, но вот эта граница между СЭД и ERP всё больше размывается. И для одной и той же задачи уже можно использовать и то, и другое. То есть постепенно мы уходим от СЭД и переходим к универсальной платформе для автоматизации бизнес-процессов за границами ERP-систем.
