Рынок СЭД России 2023-2024: аналитический обзор

Российский рынок СЭД активно развивается и ориентирован на интеграцию с современными технологиями. Это позволяет компаниям повышать эффективность и конкурентоспособность в условиях динамичного бизнес-окружения. В этой статье собраны все наиболее значимые аналитические данные по рынку.

Карта рынка СЭД 2023

В ходе подготовки обзора СЭД 2023 аналитики IaaSSaaSPaaS опубликовали рейтинг российских систем электронного документооборота, который стал основной для создания Карты рынка СЭД 2023 — графического отображения сложившейся на рынке ситуации.

Объём рынка

Российский рынок СЭД демонстрирует стабильный рост за последние годы. Внедрение цифровых технологий и стремление к оптимизации бизнес-процессов способствуют повышенному интересу к автоматизации документооборота.

При оценке объемов рынка можно опираться на данные Tadviser, согласно которым средний рост рынка держится на уровне 10% ежегодно. Некоторый всплеск был отмечен по итогам 2020 года (11,5%) и объясняется пандемией, экстренным переводом сотрудников на удаленный режим работы и быстрым внедрением систем электронного документооборота для обеспечения дистанционной жизнедеятельности бизнеса.

Что касается постпандемийного периода, то рынок вернулся к 10-процентным темпам роста. Нагрянувший в 2022 году тренд на импортозамещение несколько ускорил их, но не кардинально, так как в России в плане СЭД изначально пользовались популярностью именно российские продукты, поэтому массовая миграция не потребовалась (в отличие, например, от CRM и ERP-систем, а также RPA-платформ, где крупный бизнес исторически предпочитал зарубежные решения).

На рынке ЭДО по итогам 1 квартала 2023 года в электронном виде передано на 35% больше документов по сравнению с аналогичным периодом прошлого года.

Выручка поставщиков

В рейтинге СЭД 2023 учитывалась выручка поставщиков только от продажи лицензий на СЭД, что, на наш взгляд, является наиболее точным подходом, так как позволяет избежать искажения картины вследствие дополнительных услуг по внедрению и сопровождению продуктов.

Наиболее выдающиеся решения

Анализ рейтинга СЭД 2023 позволил выделить наиболее выдающиеся решения в своей нише, явно выделяющиеся среди прочих по различным показателям. Ниже представлены результаты такого исследования.

ELMA365 ECM: самая внедряемая СЭД

Абсолютным рекордом по количеству новых клиентов отметилась компания ELMA, продвигающая на рынке СЭД ELMA365 ECM, построенную на базе Low-code платформы ELMA365. По итогам 2022 года данным решением воспользовались 340 новых организаций.

Мы хотели избавиться от бумажной волокиты и сократить число ручных бизнес-процессов c целью ускорить компанию в период активного роста. Конечно, как ИТ-подразделение мы создавали инструменты для автоматизации в отдельных департаментах, но в итоге пришли к выводу, что настроить BPM-систему — более простое и гибкое решение. Она позволяет вести не только электронный документооборот, но и оцифровывать процессы, не касающиеся работы с документами. Роман Богдашкин, Директор по приложениям и развитию электронного бизнеса 

Клиенты отмечают компетентность экспертов компании ELMA, помощь вендора в процессе внедрения, удобную комбинацию системы управления процессами BPM и функционала СЭД в одном решении, а также прогрессивный low-code-движок.

СЭД Авандок: самое масштабное внедрение

Самым масштабным внедрением СЭД в России является поставка СЭД Авандок от компании “КОРУС Консалтинг” в одно из крупных госучреждений (NDA). На данный момент в системе работает 150 000 пользователей.

СЭД Авандок предоставляет единое пространство для работы с электронными документами (ОРД, ДДО, кадровые, финансовые, ЮЗЭДО и электронный архив), задачами и проектами, а также возможности по управлению корпоративным контентом, включая создаваемый вне производственных систем.

СЭД EnDocs: решение нового поколения

Одним из трендов последних лет является повсеместное распространение облачных технологий. Помимо ухода от капитальных затрат в пользу операционных, гибкости с масштабируемости таких решений стоит отметить и возможность их быстрого развертывания. 

EnDocs – это BPM-платформа российской компании для управления документами и процессами.  Включает готовый набор бизнес-решений для большого спектра задач: это делопроизводство и электронный архив, договорной документооборот и согласование счетов, КЭДО, модуль ОЦО, интеграция с 1С и операторами ЭДО и другие модули. 

Результат внедрения СЭД EnDocs превзошел наши ожидания: сервисы интеграции с учетной системой позволили максимально упростить процедуры обработки и ввода документов в Электронный архив за счет автоматического формирования учетных карточек документов. Это ускорило внутренние процессы в самой компании! С.В. Подшивалов, директор ИТ, «Управление гражданского строительства»

В 3 раза уменьшилось время на ввод и согласование документов после внедрения СЭД в компании Яндекс

Помимо классического варианта локальной (On-premise) установки системы EnDocs предлагает своим заказчикам облачный сервис EnDocs.Cloud, который позволяет любой компании за считанные часы получить готовую и настроенную систему электронного документооборота. При этом всегда доступна опция переноса системы из облака в инфраструктуру заказчика.

Цитрос СЭД: лучшее on-prem решение

Как правило, заказчики уровня Enterprise предпочитают установку СЭД в контуре компании. При этом о масштабах проектов можно судить по среднему количеству пользователей СЭД, приходящемуся на одного заказчика (клиента). Именно такой график и представлен ниже.

В таком разрезе наиболее крупными проектами отличается СЭД “Цитрос” от компании SL Soft. Она распространяется как коробочная и on-prem версия, устанавливается на серверы заказчика, проверена на работоспособность при больших нагрузках и быстро масштабируема в процессе роста бизнеса клиента.

Кстати, и в списке самых масштабных проектов, о котором речь шла выше, СЭД “Цитрос” заняла второе место: у самого крупного клиента компании решением пользуется 120 000 человек.

Visary СЭД: решение для госсектора

Полноценной статистики по количеству клиентов из госсектора у каждого из вендоров СЭД в руках аналитиков IaaSSaaSPaaS нет, но Visary СЭД от НПЦ “БизнесАвтоматика” отчетливо выделяется на фоне остальных и без конкретных цифр. Данной СЭД пользуются в Минцифры России, Мосавтодоре, Роспатенте, ряде региональных министерств и администраций.

Visary СЭД от НПЦ “БизнесАвтоматика” установлена в Минцифры России, Мосавтодоре, Роспатенте, ряде региональных министерств и администраций и у других госзаказчиков.

Акцент на госучреждения отмечают и в самой компании: Платформа Visary изначально проектировалась для трансформационного развития ИТ в госсекторе, и на данный момент помимо Visary СЭД включает решения для бизнес-аналитики BI, управления бизнес-процессами BPM и low-code инструментарий.

Важным моментом работы НПЦ “БизнесАвтоматика” в госсекторе называют навык реализации именно трансформационного сценария развития, так как в большинстве госучреждений применяется множество видов ПО для разных задач от разных разработчиков, зачастую не согласованных друг с другом. Эксперты компании нацелены на наведение порядка в ИТ-ландшафте госзаказчиков и внедрение унифицированных продуктов, покрывающих потребности клиента.

Smart Engines для распознавания документов в СЭД и не только

Smart Engines является признанным технологическим и коммерческим лидером рынка распознавания документов в РФ. Продукты компании разработаны на собственных технологиях искусственного интеллекта и полностью импортонезависимы. Они решают весь спектр задач ввода данных от сканирования QR до распознавания многостраничных документов.

Распознавание паспорта: 6 разворотов за секунду на мобильном телефоне, 55 разворотов/сек на сервере

Распознавание документов: 1 страница А4 за 2-3 секунды на мобильном телефоне, 15 страниц/сек на сервере

Решения Smart Engines базируются на собственном OCR-движке, который обеспечивает высокую точность и скорость распознавания до 15 страниц в секунду, и предназначены для безопасного распознавания документов в СЭД, учетных системах, веб-сервисах и мобильных приложениях.

Для интеграции в СЭД или распознавания документов на серверах заказчика интерес представляют два продукта:

• Smart Document Engine — интеллектуальная система анализа и распознавания документов, поддерживает более 100 языков мира.
• Smart ID Engine — система распознавания паспорта РФ и других удостоверяющих документов, поддерживает более 2450 типов документов 220 стран мира.

Поставка в форме SDK (OCR-библиотеки для интеграции с любым корпоративным ПО), полностью on-premise решение.

Проникновение ЭДО в бизнес-среду

Оценить проникновение ЭДО в российский бизнес можно по опросу, проведенному ОФД в 2021 году. На тот момент:

• 3,8% компаний полностью перешли на ЭДО
• 20,9% компаний преимущественно используют ЭДО
• 38,9% компаний используют ЭДО в половине ситуаций
• 26,8% компаний не используют ЭДО.

Однако опрос проведен в количественном выражении и не учитывает масштаб бизнеса респондентов. С одной стороны, перейти на ЭДО малому бизнесу гораздо проще. С другой стороны, даже несколько крупных компаний, полностью перешедших на ЭДО, существенно изменяют диаграмму в разрезе количества пользователей.

Ценообразование, стоимость лицензий, затраты на внедрение

Виды лицензий

СЭД распространяются как в облачной, так и коробочной версии с возможностью установки на серверах заказчика или провайдера:

• Коробка: Установка на серверах заказчика, пожизненные лицензии с опциональной ежегодной оплатой за обновление системы.
• Облако: Установка на серверах провайдера, доступ к системе по подписке с ежемесячной (или ежегодной) оплатой.
• On-prem: Установка на серверах заказчика, доступ к системе по подписке с ежемесячной (или ежегодной) оплатой.

Облачные и on-prem версии обновляются бесплатно. Коробочные версии с пожизненными лицензиями, как правило, обновляются платно. Средняя ежегодная стоимость обновлений составляет 20% от стоимости самих пожизненных лицензий. Таким образом, даже в коробочных вариантах несмотря на пожизненность лицензий заказчик не избавляется от ежегодных затрат, если хочет работать на актуальной версии ПО.

Стоимость лицензий

Самые низкие цены, согласно рейтингу СЭД 2023, как на облачную, так и на коробочную версии у СЭД EnDocs от компании ENSOL.

Дополнительные услуги

Стоит отметить, что провайдеры оказывают услуги по внедрению СЭД в бизнес заказчиков. Они наиболее востребованы в крупном бизнесе, и стоимость подобных услуг нередко превышает стоимость лицензий.

Сегмент СМБ чаще предпочитает облачные СЭД, не требующие сложных проектов внедрения. В крупном бизнесе дело обстоит иначе. Внедрению СЭД предшествуют этапы анализа документооборота в компании, разработки методологии и проекта внедрения, а также оптимизация бизнес-процессов. Нередко в ход идут и консалтинговые услуги.

Итоговая стоимость внедрения

Если стоимость лицензий СЭД составляет 10 млн рублей, то стоимость консалтинговых услуг, методологии и внедрения составит порядка 10-30 млн рублей единоразово, а подписка на обновления обойдётся ещё в 2 млн рублей ежегодно.

Совокупная стоимость внедрения СЭД в крупный бизнес существенно разнится в зависимости от текущего этапа цифровой трансформации, рода деятельности компании, выбранной СЭД и провайдера, и превышает стоимость лицензий, в среднем, в 2-4 раза. С другой стороны, для крупных компаний и масштабных внедрений провайдеры предлагают ощутимые скидки на лицензии.

Тем не менее, если стоимость 1000 лицензий составляет, например, 10 млн рублей, то общие затраты на внедрение СЭД достигнут примерно 30 млн рублей, а последующее обновление обойдется бизнесу в 2 млн рублей ежегодно.

Цифровая трансформация

В условиях цифровизации экономики и внедрения электронного документооборота на уровне государства (например, электронные торговые площадки, обязательное использование электронных счетов-фактур), российские компании активно переходят к использованию СЭД для сокращения бумажных процессов и повышения операционной эффективности.

Драйверами роста при этом являются:

• Государственные инициативы: законодательное разрешение СЭД, электронных подписей, КЭДО, переход на электронные трудовые книжки и т.д. По некоторым данным в ближайшие годы (возможно даже с 2024) электронный документооборот станет обязательным.
• Прямая финансовая выгода: внедрение СЭД сокращает издержки на документооборот и логистику. В частности, внедрение КЭДО позволяет сократить расходы в пересчете на одного сотрудника почти в 4 раза.
• Всеобщий тренд на цифровую трансформацию. Если в компании уже внедрен ряд современных ИТ-решений, то оставаться на бумажном документообороте становится затратно вдвойне. Чтобы бизнес ощутил преимущества цифровой трансформации в полной мере, оцифрованы должны быть все процессы в компании, включая работу с документами.

Сферы применения

СЭД используются в разных отраслях, включая государственный сектор, банковское дело, производство, розничную торговлю и другие. Это помогает оптимизировать внутренние процессы, уменьшить затраты на бумажную документацию и ускорить решение бизнес-задач.

По данным Контура, в топ-5 отраслей для КЭДО в 2023 году входят: ИТ-компании, FMCG (товары повседневного спроса), логистика и транспорт, строительство, услуги для бизнеса.

Топ-4 отраслей для СЭД:

1. Финансовый сектор
2. Строительство
3. Торговля (ритейл)
4. Машиностроение (промышленность).

Организации нацелены на трансформацию и повышение эффективности управления бизнес-процессов и современные СЭД очень глубоко интегрируются в деятельность компаний

СЭД одна из ключевых систем для организации работы общих центров обслуживания (ОЦО). Холдинги и сложные организации, все чаще проводят реорганизацию бизнеса, выделяя центры обслуживания, и переводя эту функцию зачастую в более экономичные по затратам регионы. Такие центры выполняют обеспечивающие функции предприятия: ведение бухгалтерского учета, расчет заработной платы, кадровый учет, документооборот и другие. Многим известны проекты создания ОЦО в таких крупных компаниях, как «Яндекс», «Херст Шкулев Медиа» и многие другие.

Автоматизация ОЦО на платформе EnDocs позволяет создать единое окно для доступа ко всем услугам и систематизировать работу разных подразделений в единой цифровой среде.

СЭД занимает в организации таких ОЦО одну из ключевых ролей, за счет возможности создания единой информационной базы для хранения документов, организации архива, роботизации и унификации процессов, ввода документов в учетные системы и других важный функций.

Безопасность данных

Одним из важных аспектов при выборе СЭД является обеспечение безопасности и конфиденциальности данных. Защита от несанкционированного доступа и утечек информации остается приоритетом для компаний.

«Один из проектов «Цитрос» — внедрение в крупной нефтяной компании, где, помимо классических требований к высоконагруженной СЭД, были отдельные пожелания к безопасности. Заказчику нужна была встроенная технология выявления каналов утечки конфиденциальных данных: ответ на проблему уязвимости распечатанной и отображенной на экране информации.

Для решения задачи мы доработали модуль и использовали специальную технологию, которая позволяет даже по фрагменту скриншота определить виновника утечки. При этом на работе обычного пользователя это никак не сказалось», — комментирует Кирилл Соколов, директор «Цитрос», компания SL Soft.

Переход к облачным решениям

В последние годы наблюдается увеличение интереса к облачным СЭД, которые позволяют более гибко масштабировать систему в зависимости от потребностей компании. Также в облачном решении привлекают:

• Модель оплаты: практически полное отсутствие капитальных затрат и лишь небольшая ежемесячная подписка
• Скорость внедрения: СЭД можно пользоваться сразу после получения доступа к личному кабинету.

Из недостатков — обработка информации на стороне провайдера, что несет в себе:

• Риск утечек. С одной стороны, это главный риск всех облачных решений. С другой стороны, тема достаточно хорошо изучена специалистами по информационной безопасности и выработан ряд решений, позволяющих свести риск к нулю.
• Необходимость более тщательной работы с персональными данными. Информация должна храниться на серверах внутри РФ, а ЦОД провайдера должен быть сертифицирован на соответствие N 152-ФЗ от 27.07.2006 года.

В частности, СЭД EnDocs содержит два варианта поставки: облако и локальная установка.  Подключение к облаку EnDocs.Cloud занимает меньше 5 минут, после чего заказчик получает готовую к работе СЭД. Настройка системы максимально упрощена, при желании эти работы можно заказать у поставщика. Таким образом любой заказчик может в короткие сроки получить готовое решение и начать работать. Также  доступна опция переноса системы в инфраструктуру заказчика 

Не устарел ли термин СЭД?

Некоторые участники рынка отмечают, что термин “СЭД” устаревает. Наиболее современные платформы представляют собой, по сути симбиоз СЭД, BPM и CRM-систем, построенных на базе Low-code инструментов. Также в оборот введены более модные понятия ECM (Enterprise Content Management, управление корпоративным контентом) и CSP (Content Services Platforms, платформы для обслуживания контента).

Однако не стоит сбрасывать термин “СЭД” со счетов. По данным Яндекс Wordstat именно он пользуется наибольшей популярностью, а количество тематических запросов выросло примерно на 10% за последние 2 года.

Данный рост нельзя назвать резким, но это объяснимо. СЭД является сложившимся рынком, достаточно мощным и инертным, а потому не склонным к сильным колебаниям и хайпу. Для развитого рынка изменения на 5-10% в год являются нормой.