Рейтинг ТОП-14 лучших BPM-систем 2024

Как организовать работу компании, чтобы привести ее в соответствие с вашей стратегией, повысить оперативность, качество и гибкость при оптимизации затрат?  В этом поможет внедрение специального ПО в виде BPM-систем. В этой статье мы рассмотрим, какие лидеры BPMS есть на российском рынке.

UPD. 22 апреля 2024 года статья обновлена: опубликован рейтинг BPM 2024 года и карта рынка.

Карта рынка BPM 2024

В ходе подготовки обзора рынка BPM 2024 было собрано много аналитической информации. Впоследствии она была структурирована аналитиками IaaSSaaSPaaS и стала основой для карты рынка BPM 2024:

В чем суть концепции BPM

BPM (business process management, управление бизнес-процессами) — это гибкий управленческий подход, целью которого является систематизация, моделирование, оптимизация и автоматизация сложных и отдельных бизнес-процессов внутри организации и между различными организациями и субъектами (например, компанией и ее клиентами, или компанией и ее сервисом).

Управление бизнес-процессами (BPM) состоит из анализа различных первичных, вторичных и вспомогательных процессов компании с целью их улучшения.

Рейтинг BPM-систем 2024

Рейтинг построен на основе балльной системы оценки с учетом 50 критериев, имеющих важное значение для конечных клиентов. По каждому из критериев начислено определенное количество баллов: чем важнее критерий, тем больше баллов. Далее решения отсортированы по количеству набранных баллов.

Более подробная информация по каждому решению представлена в таблице. Критерии объединены в группы, которые выделены серым, некоторые из которых дополнительно объединены в смысловые блоки, выделенные цветом.

Рынок BPM и функционал решений растет очень высокими темпами. Вендоры выпускают по 3-5 мажорных релизов за год, а количество клиентов увеличилось почти на 50% за прошедший год.

Обзор решений

По итогам рейтинга стало возможным более подробно проанализировать каждого из участников.

1 место. ELMA365 от ELMA

ELMA365 BPM (или просто ELMA365) — лидер рынка, топовая BPM-система в России и СНГ. Это облачное локальное программное обеспечение для управления бизнес-процессами (BPM), предназначенное для помощи государственным организациям и предприятиям в создании корпоративных приложений без программирования. Включает в себя несколько модулей для управления взаимоотношениями с клиентами, документооборота и роботизированной автоматизации процессов.

Приложение предоставляет графический дизайнер, который позволяет администраторам моделировать, выполнять, контролировать, улучшать и интегрировать процессы на централизованной информационной панели.

Предприятия могут использовать электронные рабочие процессы для назначения задач, облегчения утверждения контрактов или счетов, обработки финансов, создания канцелярских заметок и многого другого.

Платформа предлагает встроенные инструменты мониторинга, которые помогают находить уязвимые места и улучшать общую производительность компании.

Решение CRM представляет целостный подход к управлению взаимоотношениями с клиентами и продажами. Весь процесс автоматизирован и управляется от привлечения потенциальных клиентов до закрытия сделки, включая обработку документации и послепродажное обслуживание.

ELMA365 также предоставляет приложение ECM для облегчения управления документами и обмена электронными данными, и все это работает на основе механизма BPM.

На платформе развернуто приложение для управления проектами, позволяющее сотрудникам:

• планировать и контролировать деятельность по проекту;
• общаться;
• управлять финансовыми бюджетами;
• выполнять процессы по расписанию.

Приложение RPA предотвращает ошибки человека и ускоряет рабочий процесс, делегируя рутинные задачи программным роботам.

2 место. Первая форма от 1форма

Первая форма – российская BPM-система, разработчик которой также предлагает CRM, СЭД, HRM, управление ресурсами, корпоративный портал и другие ИТ-сервисы для бизнеса. Усилия компании сосредоточены на автоматизации рутины для человека и повышения эффективности бизнес-процессов в организации в целом.

Решение входит в реестр Минцифры РФ, заменяет такие сервисы как Slack, Jira, Trello и др., выстраивает процессы вокруг сотрудников, делая их ключевым звеном работы предприятия.

Среди клиентов компании – OBI, O’stin, Русгидро, Qiwi, Газпром и другие. BPM-система Первая форма позиционируется как решение для ритейла, торговых сетей, промышленности, образования, сферы услуг и HoReCa.

5 место. Directum RX от Directum

Directum RX – это платформа BPM российского производства для управления цифровыми документами и процессами. Поддерживает единовременное подключение тысяч пользователей, оснащена готовым набором бизнес-решений для большого спектра задач, связанных с документооборотом, делопроизводством, архивацией и возможностью тонкой доработки без знаний программирования.

Directum RX построена на современной архитектуре, гарантирующей высокие показатели производительности, безопасности и отказоустойчивости системы. Даже когда в системе работают одновременно тысячи пользователей, это не влияет на отклик при выполнении операций. Распределение хранилищ файлов создает дополнительные удобства для сотрудников, работающих удаленно.

Directum RX осваивают преимущественно крупные и средние компании, а также госструктуры.

7 место. Comindware BAP 4 от Comindware

Программное обеспечение для рабочих процессов без кодирования для моделирования и управления бизнес-процессами, автоматизации бизнес-операций и повышения производительности рабочих процессов.

Сведите к минимуму зависимость от ИТ и позвольте нетехническим пользователям проектировать, запускать и изменять рабочие процессы с помощью простого перетаскивания.

С помощью Comindware было создано множество решений для управления рабочими процессами для всех отраслей, отделов и сценариев рабочих процессов, что обеспечило прозрачность и подотчетность в компаниях.

Основные преимущества ПО Comindware:

• Быстрая настройка рабочего процесса без использования ИТ-ресурсов.
• Мгновенные изменения в рабочих процессах, формах и данных.
• Простая реализация благодаря интерфейсу в стиле Outlook.
• Единое управление документами и данными.
• Расширенная аналитика и отчетность для эффективного управления рабочим процессом.
• Облачное, локальное и гибридное развертывание.

Система управления рабочими процессами позволяет добавлять и изменять рабочие процессы без кода, не прерывая текущие действия. Это обеспечивает быстрое внедрение и снижает затраты.

6 место. Docsvision от ДоксВижн

Docsvision — это платформа для создания и функционирования различных решений с множеством готовых приложений для внедрения возможностей BPM, инструментами для разработки и изменений решений и расширения технических возможностей и готовыми решениями для ваших проектов.

Комплекс обеспечивает автоматизацию работы с документами и бизнес-процессами, позволяет вести управленческую деятельность и планировать операционные процессы в работе компании. Набор программ и готовых решений на платформе Docsvision постоянно пополняется новыми продуктами.

Ключевой концепцией системы Docsvision является использование конструкторов, которые обеспечивают ее адаптивность и универсальность. Конструкторы позволяют создавать задачи и процессы без привлечения программистов. Это можно возложить на специалиста, хорошо разбирающемся в данной отрасли после освоения им средств конструирования. Решение строится из папок, карточек данных, справочников, поисковых запросов, отчетов и многих других объектов.

8 место. Pyrus от компании Pyrus

Pyrus — это сервис для управления рабочими процессами, в котором имеется бизнес-мессенджер, инструменты для согласования заявок и управления задачами. Система позволяет курировать задачи и контролировать их выполнение.

Полученные отчеты позволяют оценить эффективность работы команды и внести изменения в текущие рабочие процессы. Сервис доступен в веб-версии, мобильных приложениях для Android и iOS, через  ПО Pyrus Sync, интегрируемое с необлачными сервисами.

13 место. Visary BPM от НПЦ БизнесАвтоматика

Visary BPM — это платформа для оптимизации бизнес-процессов и применения процессного подхода в управлении предприятием.

Используя ее функционал, вы сможете вносить изменения в бизнес-процессы непосредственно в интерфейсе, не обладая знаниями программирования. Есть встроенные шаблоны. Предусмотрена функция автоматического форматирования документов при включении определенного бизнес-процесса. Поддерживается возможность разграничения доступа к функционалу по группам пользователей.

8 место. Битрикс24 от 1С-Битрикс

Битрикс24 — это рабочее онлайн-пространство для малого и среднего бизнеса и крупных предприятий. Он предлагает более 35 инструментов: CRM, задачи и проекты, Канбан, Ганта, видеозвонки, онлайн-хранилище, чаты, автоматизация рабочих процессов и многое другое!

Благодаря Битрикс24 вам больше не нужно покупать несколько SaaS-решений, все необходимое в одном ПО по фиксированной цене. Битрикс24 с более чем 10 миллионами пользователей является одним из лучших программных пакетов в мире. Сервис подойдет под любую бизнес-сферу. Возможности системы могут быть реализованы как в небольшом стартапе, так и корпорации со сложной организационной структурой.

9 место. Amber от Эмбер

AMBER BPM представляет собой платформу с минимальным кодом для автоматизации бизнеса, поддерживающая конструкторы бизнес-процессов, формул, отчетов, объектов, печатных форм. Подобная архитектура позволяет достаточно быстро создавать приложения под любые пользовательские задачи.

Преимущества AMBER BPM

1. Гибкость платформы. В 60-80% случаев для работы над проектом не нужно привлекать программистов. Соответственно, сводится к минимуму число ошибок, так как техническое задание пишется на понятном языке, а тестирование занимает меньше времени.
2. Удобное API. Позволяет проводить интеграции любой сложности и полностью управлять данными, не ограничиваясь конкретными объектами.
3. Простота освоения. После небольшого обучения заказчики уже умеют вносить в систему изменения, создавать отчеты, новые объекты и пр. задачи, экономя на доработках.

Что такое BPM-движок и что важно для автоматизации сложных бизнес-процессов

Простые бизнес-процессы, например, заявление на отпуск, могут быть построены практически в любой BPM-системе. А вот чтобы построить сложные бизнес-процессы, решение должно обладать рядом характеристик. Комментарии на эту тему даёт Андрей Чепакин, коммерческий директор лидера рынка BPM компании ELMA365.

Графический конструктор бизнес-процесса

Так или иначе, он есть у каждой BPM-системы, и даже у ECM-игроков. Возможность построить workflow (последовательность задач) мышкой — это ключевая особенность и Low-code систем и BPM. При этом, многие заказчики пытаются оценить степень поддержки той или иной системой нотации BPMN.

Ключевая особенность и Low-code и BPM-систем — это озможность построить workflow (последовательность задач) мышкой

Иметь каноническую нотацию “на борту” системы может быть и хорошо, но смотреть надо не на нотацию. Например, в BPMN есть несколько десятков элементов, из которых строятся схемы процессов, но нотация запрещает их расширять. Такой запрет вреден в BPM-системах, т.к. BPM позволяет выполнять множество автоматизированных действий, которые упаковываются в элементы бизнес-процесса, которые расширяют нотация.

Более того, в ELMA365 клиенты могут самостоятельно создавать произвольные элементы бизнес-процессов, например:

• сгенерировать документ по шаблону,
• заблокировать пользователя,
• создать сделку или контрагента,
• сгенерировать проводку в ERP и т.д.

Зоны ответственности (пулы или дорожки в Нотации)

Важно, чтобы BPM при моделировании процесса поддерживала Зоны Ответственности (пулы или дорожки в Нотации), это упрощает чтение схем процессов. Всегда с первого взгляда можно понять в чей зоне ответственности находится задача бизнес-процесса, кто будет ее исполнителем.

В ELMA365 помимо статических зон ответственности используются еще и динамические ЗО — система “на лету” определяет конкретного исполнителя из множества возможных.

Разделение контекста и графической схемы

Крайне важно для BPMS отделять Контекст бизнес-процесса (произвольный набор данных в виде переменных и справочников, которые обрабатываются в процессе) от Графической схемы процессы. По-другому говоря, “квадратики на схеме отдельно от данных”.

Это дает массу преимуществ при автоматизации процесса, в частности, в контекст могут записываться данные из внешних систем по ходу прохождения экземпляра бизнес-процесса.

Графический конструктор форм задач бизнес-процесса

Это редактор, который позволяет для отдельной задачи процесса, которую будет выполнять сотрудник. “нарисовать” красивую и понятную форму, которая будет отображаться на экране. В ELMA365 графический редактор “пронизывает” всю систему и позволяет конструировать произвольные формы и интерфейсы, а не только формы задач бизнес-процессов.

Язык программирования

И, конечно, дискуссионный момент — это язык программирования, который использует BPMS для написания скриптов (сценариев) в рамках отдельных задач бизнес-процесса.

Виды и классификация BPM-систем

Существует несколько классификаций BPM-систем (систем управления бизнес-процессами), однако наиболее распространенные из них следующие:

По методологии

• Простые BPM-системы, которые используются для автоматизации и упрощения бизнес-процессов, не требующих глубокой методологической подготовки;
• Промышленные BPM-системы, которые базируются на методологиях BPMN (Business Process Modeling Notation), EPC (Event-driven Process Chain) и др.

По архитектуре

• Одномерные BPM-системы, которые позволяют автоматизировать отдельные этапы бизнес-процесса;
• Многомерные BPM-системы, которые позволяют автоматизировать весь бизнес-процесс и интегрировать его с другими бизнес-процессами внутри компании и взаимодействовать с внешними системами.

По назначению

• BPM-системы для автоматизации бизнес-процессов внутри компании;
• BPM-системы для управления бизнес-процессами между компаниями;
• BPM-системы для государственных и общественных учреждений.

По функциональности

• Системы для моделирования бизнес-процессов;
• Системы для оптимизации и автоматизации бизнес-процессов;
• Системы для мониторинга и контроля процессов;
• Системы для анализа и управления производительностью бизнес-процессов.

По степени интеграции

• Автономные BPM-системы, которые работают отдельно от других систем;
• Интегрированные BPM-системы, которые взаимодействуют с другими системами, такими как CRM, ERP и др.

Как происходит внедрение и работа в BPM

Этапы внедрения BPM-систем могут различаться в зависимости от конкретной компании и ее потребностей, но, в целом, можно выделить следующие этапы:

Определение бизнес-процессов и их целевые показатели

Перед внедрением BPM-систем необходимо определить бизнес-процессы, которые требуют автоматизации, а также целевые показатели, которые необходимо достигнуть после внедрения. Для этого можно провести анализ текущих бизнес-процессов, выявить узкие места и проблемные зоны, а также определить дополнительные критерии оценки производительности.

Выбор BPM-системы и ее установка

После того, как определены бизнес-процессы и их целевые показатели, компания может начать поиск и выбор подходящей BPM-системы. После выбора системы, ее необходимо установить и настроить в соответствии с потребностями компании.

Создание бизнес-моделей

Для того, чтобы автоматизировать бизнес-процессы, компания должна разработать и определить бизнес-модели. Бизнес-модели – это способ описания того, как бизнес-процессы будут автоматизироваться и каким образом они будут работать в новых условиях.

Важно отметить, что на этом этапе помощь программистов не требуется, все работы проводятся внутри интерфейса BPM-системы.

Тестирование бизнес-моделей

После того, как бизнес-модели созданы, следует их тестирование. Бизнес-модели могут быть пошагово оттестированы на отдельных этапах, чтобы убедиться в их работоспособности и адаптации к особенностям компании.

Обучение сотрудников

Новая BPM-система требует обучения сотрудников, которые будут ее использовать. Обучение должно включать в себя как базовые знания о том, как использовать систему, так и более продвинутые технологии и способы ее использования.

Разворачивание, внедрение и эксплуатация

После успешного тестирования и обучения, систему можно развернуть и внедрить на практике. Важно следить за ее работоспособностью и производительностью, для чего можно использовать режим мониторинга и контроля производительности. Кроме того, система должна поддерживаться и обновляться регулярно в соответствии с потребностями компании.

При появлении новой версии вскоре после внедрения BPM не стоит сразу переходить на неё. Лучше наработать опыт в имеющейся версии и пропустить 1-2 релиза, чем постоянно переучиваться под новую версию BPM-системы.

Сфера применения: кто использует BPM-системы

Платформы BPM используются представителями крупного бизнеса, производственными предприятиями, интернет-магазинами, государственными организациями и другими компаниями, разделёнными на подразделения, которые используют управление бизнес-процессами для достижения результата.

Наивысший интерес к софту BPMS проявляют банковские структуры. В частности, функционал продуктов BPM используется при организации офисной работы, линий кредитования населения, рассмотрения обращений клиентов. Фактически, с помощью п BPMS можно автоматизировать работу всего front-офиса. Также автоматизация касается процессов с четким распределением ролей и последовательностью действий участников.

Рассмотрим конкретные примеры:

• Регистрация обращения пользователя и направление его оператору – система собирает заполненные данные, регистрирует заявку, назначает ответственного и передает запрос оператору.
• Запрос сотрудника на отпуск — система регистрирует обращение, передает его на рассмотрение руководителю, потом – в отдел кадров и бухгалтерию.
• Регистрация лида и его взращивание — BPMS регистрирует новый лид, определяет канал-источник, отправляет на дальнейшее взаимодействие и взращивание.

Приведенные в качестве примера процессы, характерны для крупных бизнес-компаний, где ежедневно обрабатываются сотни заявок и обращений. За счет автоматизации процессов у сотрудников останется больше рабочего времени для решения более интеллектуальных задач.

Рейтинг BPM-систем 2023

Ниже рассмотрены 9 систем управления бизнес-процессами, которые представлены на российском рынке, и проведено их сравнение по нескольким критериям, характеризующим функционал, возможности и стоимость решений. Результат по каждому из пунктов отражен в виде количества звёзд. Чем больше звёзд, тем более совершенным и функциональным является BPM-система.

Лидером рынка с заметным отрывом от конкурентов признана BPM-система ELMA365. Она отличается широкой функциональностью, наличием модуля роботизации, большим спектром дополнительных возможностей при достаточно низких ценах за ежемесячную подписку.

Далее идет сразу несколько решений из разряда «догоняющих». На втором месте — BPM-система «Первая форма». Здесь также стоит отметить широкий функционал и удобный дизайнер процессов, но из-за отсутствия роботизации, более высоких цен и меньшего числа дополнительных модулей общее количество баллов ниже.

На третьем месте — BPM-система Directum RX. Разработчик имеет сильные позиции в области СЭД, что нашло своё отражение и в сегменте BPM. Из недостатков — отсутствие роботизации и высокие цены.

Несколько лучше дела с роботизацией обстоят у Comindware. Но очень высокие цены и в целом недостаточно широкий функционал отбрасывают эту BPM-систему на 4 место.

Docsvision — в первую очередь СЭД — 5 место. Впрочем, тренд на объединение ПО в одну платформу имеет место быть, и компания позиционирует своё решение как универсальное. На 6 месте — Pyrus, отличающаяся очень низкими ценами и лучшей бесплатной версией.

Ещё одно сильное решение в плане роботизации — Visary BPM, разработчик которой активно внедряет нейросети и искусственный интеллект, а среди заказчиков превуалирует госсектор. В рейтинге решение занимает 7 место.

Замыкают таблицу Битрикс24 и Amber. Amber отличается универсальностью. Битрикс24 «вырос» из CRM и относится к сегменту BPM с натяжкой.

Выводы

Процессы, которые вы устанавливаете, управляете и контролируете, будут определять, насколько успешно работает ваш бизнес. Для построения эффективного управления бизнес-процессами требуется опыт, несмотря на то, насколько простым может показаться работа с современными платформами BPM.