Тренды и тенденции на рынке СЭД России 2023-2024

В статье приведены основные тренды и тенденции на российском рынке систем электронного документооборота и управления контентом с комментариями экспертов отрасли.

Импортозамещение и технологический стек

Курс на импортозамещение в России  был принят в 2014 году, но по-настоящему массовым этот процесс стал в 2022 году. Однако большинство используемых в России СЭД изначально были российскими, поэтому экстренных проектов миграции российскому бизнесу в большинстве случаев удалось избежать.

Но внимание стоит уделить технологическому стеку, на базе которого построено решение. Некоторые платформы разработки, например, .NET от Microsoft, в будущем могут стать недоступными в РФ. Это же касается СУБД, например, SQL. В связи с этим заказчики обращают внимание не только на наличие СЭД в реестре отечественного ПО, но и на санкционную безопасность технологического стека.

Карта рынка СЭД 2023

В ходе подготовки обзора СЭД 2023 аналитики IaaSSaaSPaaS опубликовали рейтинг российских систем электронного документооборота, который стал основной для создания Карты рынка СЭД 2023 — графического отображения сложившейся на рынке ситуации.

Законодательные инициативы

Одним из важнейший драйверов рынка СЭД и функционала решений на данный момент является изменение законодательства и расширение возможностей электронного документооборота.

МЧД и новые электронные подписи

МЧД — машиночитаемые доверенности — аналог бумажной доверенности, но записанный в формате XML и подписанный электронной подписью. МЧД введены для контроля полномочий сотрудников, а также чтобы избежать подписания документов сотрудниками от лица организации. Подробнее — в материале EnDocs.

На законодательном уровне уже не первый месяц обсуждается вопрос электронных подписей (ЭП) для машиночитаемых доверенностей (МЧД). 4 августа 2023 года принят закон N 457-ФЗ, согласно которому действие квалифицированных сертификатов сотрудников юридических лиц до 31 августа 2024 года без предоставления МЧД.

Иностранные ЭП на данный момент не признаются в России, но могут быть признаны при заключении соответствующего соглашения между контрагентами. Срок действия квалифицированных сертификатов теперь может достигать 12 лет. Есть и другие изменения.

Всё это требует постоянной доработки СЭД на соответствие актуальным правилам и нормам. В свою очередь заказчикам вряд ли удастся один раз купить пожизненную лицензию и пользоваться ей много лет, так как при быстром изменении законов такие версии будут быстро устаревать.

Кирилл Соколов, директор «Цитрос», компания SL Soft:

Недавно мы проводили собственный опрос рынка на готовность бизнеса к появлению МЧД. Только 48% компаний были готовы инициировать процесс перехода в ближайшее время, а 43% понимали важность этого процесса, но по срокам не определились. Основная причина — нет полного понимания процедуры. И действительно без применения специальных ИТ-решений она может быть несколько запутана.

«Цитрос ЮЗ ЭДО» позволяет создавать и подписывать МЧД с использованием КЭП, загружать XML-файлы с доверенностями через API-интерфейс, а также управлять доступом к МЧД в соответствии с ролями пользователей. Мы также предоставляем хранение и просмотр доверенностей, а также подписание документов с использованием МЧД. В ближайшем будущем, мы планируем охватить полный жизненный цикл МЧД от их создания до отзыва. Кроме того, наш продукт обеспечивает проверку доверенностей через сервисы ФНС

Павел Перов, директор по продукту «Авандок» ГК «КОРУС Консалтинг»:

Несмотря на то, что функциональность МЧД концептуально обсуждается уже несколько лет, на прикладном уровне интеграторы и владельцы СЭД только сейчас стали получать ответы, связанные с вопросами технической реализации МЧД: это и требования к формату, и определение перечня полномочий и многие другие.

Учитывая большой объем изменений, который сопровождает внедрение данной функциональности, а также разность подходов к работе с доверенностями в разных организациях в платформе «Авандок» мы постарались сделать процесс настройки максимально гибким. С помощью no-code/low-code инструментов у нас есть возможность:

• настроить карточку доверенности под заказчика с учетом всех требований к МЧД от Минцифры
• обеспечить выполнение процессов согласования, подписания, хранения и отзыва доверенностей, принятых у заказчика с учетом возможности настройки общих и детализированных прав доступа
• обеспечить интеграцию не только с «Контур.Доверенность», но и с другими каналами приема-передачи МЧД
• обеспечить генерацию печатных форм доверенностей в человекочитаемом формате и по шаблонам, принятым в организации.

РЕКЛАМА. erid:2Vtzqwi4AVy, ООО «КОРУС Консалтинг ДМ», ИНН 7801489026

Центр хранения электронных документов

Центр хранения электронных документов (ЦХЭД) представляет собой платформу, предназначенную для хранения, управления и обработки электронных документов. Электронные документы могут включать в себя текстовые файлы, электронные таблицы, изображения, аудио- и видеофайлы, электронные письма и другие формы цифровой информации.

ГИС «Платформа «ЦХЭД» создана в качестве подборки стандартных решений для автоматизации процессов комплектования, регистрации, хранения, обработки и использования электронных архивных документов. Она гарантирует сохранность, подлинность, целостность и пригодность к использованию этих документов на протяжении всего срока их хранения. При этом:

• Для госучреждений система предназначена для приема на постоянное хранение, размещения в хранилище, учета и использования электронных архивных документов.
• Для бизнеса предоставляется облачных или локальный электронный архив.

В целом, к вопросу хранения электронных документов, созданию архивов и обеспечения их безопасности уделяется всё больше внимания.

Интеграция с ЕСИА, Госуслуги и Госключ и другими сервисами

Появление новых и развитие уже существующих сервисов, таких как ЕСИА, Госключ и Госуслуги, требует создания специальных модулей интеграции СЭД с каждым из них. Одновременно с этим усложняется и архитектура СЭД как таковой.

При организации кадрового электронного документооборота обеспечить своих сотрудников электронной подписью должны работодатели. Но подпись “Госключ” можно сформировать бесплатно. Таким образом, применение “Госключ” помогает сэкономить только на одних ЭЦП порядка 300 тыс. руб. в год на каждую тысячу сотрудников. Максим Соин, EnDocs

Роботизация процессов RPA

Большинство процессов, связанных с документооборотом, относятся к числу рутинных. Среди них — заполнение и рассмотрение заявок; перенос данных с бумаги на ПК, а также между различными видами ПО; проверка документов и изменений в них и т.д. Все эти процессы достаточно хорошо поддаются роботизации, что и наблюдается в наиболее прогрессивных решениях на рынке.

Внедрение искусственного интеллекта (ИИ, AI)

Внедрение искусственного интеллекта в СЭД может включать следующие аспекты:

• Автоматизация процессов: ИИ может быть использован для автоматизации рутинных операций в управлении документами, таких как автоматическая классификация документов, присвоение ключевых слов, определение приоритетов и маршрутизация документов.
• Автоматическая обработка текста: Технологии обработки естественного языка позволяют анализировать и извлекать информацию из текстовых документов. Это может включать выявление смысла, выделение важных данных и создание сводок.
• Анализ данных: ИИ может помочь анализировать большие объемы данных, содержащихся в документах, для выявления тенденций, паттернов и важных инсайтов.
• Прогнозирование и планирование: ИИ может использоваться для прогнозирования потребности в документах, определения временных рамок и планирования ресурсов.

Машинное обучение (ML)

Тесно связано с внедрением ИИ и использование технологий машинного обучения. Среди полезных возможностей ML стоит выделить:

• Автоматическая классификация документов: Машинное обучение может обучить модели определять типы документов, категории и ключевые характеристики на основе их содержания, структуры и метаданных. Это облегчает автоматическое разделение документов на соответствующие категории для дальнейшей обработки.
• Извлечение информации: Модели машинного обучения могут обучаться извлекать структурированные данные из текстовых документов, такие как даты, имена, номера, суммы и другие важные элементы. Это полезно при автоматической обработке и анализе информации.
• Прогнозирование сроков обработки документов: На основе анализа данных о времени обработки предыдущих документов, модели машинного обучения могут прогнозировать ожидаемые сроки завершения обработки для текущих документов.
• Обнаружение аномалий: Машинное обучение может помочь выявлять аномалии в документах, например, подозрительные транзакции или неправильные значения, что способствует обеспечению безопасности и целостности данных.

Инструменты low-code

Low-code инструментарий позволяет настраивать приложение без привлечения программистов, что в свою очередь экономит временные и трудовые (а значит, и финансовые) ресурсы компании.

В современном мире практически любое корпоративное решение должно иметь инструменты low-code — как минимум для настройки внешнего вида главного окна (витрины данных). В СЭД такие возможности приобретают особое значение ввиду большого числа документов, их видов, согласующих сторон, статусов и других параметров.

Павел Перов, директор по продукту «Авандок» ГК «КОРУС Консалтинг»:

Мы живем в постоянно изменяющемся мире: все больше процессов переводится в цифровую форму, изменяются требования законодательства, происходят изменения внутри компаний. В подобной ситуации современная СЭД должна обладать инструментами, позволяющими быстро адаптироваться под данные изменения.

Low-code – один из таких инструментов, который позволяет изменять или расширять функциональность системы с использованием упрощенной среды разработки, как правило встроенной в интерфейс системы, т.е. программисты все-таки потребуются.

Другим инструментом является no-code технология, позволяющая бизнес-пользователям, не обладающим компетенциями разработчиков, изменять функциональность системы и реализованных в ней процессов, объектов, отчетов с помощью готовых блоков без программирования.

Платформа «Авандок» сочетает в себе возможности обеих технологий с упором на no-code. В платформе “Авандок” реализованы сотни готовых блоков, с помощью которых можно вносить изменения в существующие объекты или собрать абсолютно новое решение для задач документооборота и не только.

РЕКЛАМА. erid:2VtzqviJLom, ООО «КОРУС Консалтинг ДМ», ИНН 7801489026

Инструменты BPM

Для документов характерен весьма сложный сценарий работы с ними. Документы делятся на несколько типов — договоры, акты, счета, заявления, справки и т.д. У каждого типа документа свой жизненный цикл:

• В случае справки всё сводится к её заказу, подготовке, подписанию и отправке — это достаточно простой пример маршрута документа. 
• В случае договоров всё гораздо сложнее. Они должны быть согласованы разными департаментами (финансовым, юридическим, экономическим, техническим и т.д.). На каждом из этапов может возникнуть дискуссия и изменения. Каждое изменение должно быть вновь согласовано со всеми заинтересованными сторонами. Маршрут такого документа зависит от множества условий и норм, принятых на предприятии. 

Одним из наиболее продвинутых BPM-движков в составе СЭД облагает EnDocs. Подробности — в отдельном обзоре.

Это лишь один из примеров, для чего нужен инструментарий управления бизнес-процессами (BPM) в СЭД. Внешне он может быть реализован в виде блок-схем или построчного списка операций: мнения вендоров о том, как удобнее, в этом вопроса расходятся.

Аналитические отчеты

Применение отчетов в СЭД можно разделить на три категории:

1. Витрины данных, графики и визуализация. Использование графиков, диаграмм и других визуальных элементов помогает наглядно представить аналитическую информацию, что упрощает её понимание.
2. Текстовые отчеты предназначены для обеспечения организации и её руководства ценной информацией о текущем состоянии, процессах, трендах и других аспектах, связанных с управлением документами и бизнес-процессами. 
3. Сравнение и прогнозирование. Аналитические отчеты могут включать анализ сравнительных данных между различными периодами времени, группами или параметрами, а также предоставлять прогнозы на основе собранной информации.

Примеры аналитических отчетов в СЭД:

• Отчет о среднем времени обработки документов. Анализирует среднее время, затрачиваемое на обработку различных типов документов, что помогает идентифицировать возможные узкие места в процессах.
• Отчет о завершенных и незавершенных задачах. Анализирует, сколько задач завершено, сколько осталось незавершенными и какие шаги могут быть предприняты для ускорения завершения.
• Отчет о трендах в активности пользователей. Анализирует активность пользователей в системе, помогая выявить паттерны и изменения в их поведении.
• Отчет о частоте использования ключевых функций СЭД. Анализирует, какие функции СЭД используются наиболее часто и какие могут требовать дополнительного внимания и обучения.
• Отчет о качестве данных и точности индексации. Анализирует точность индексации документов и выявляет возможные проблемы, которые могут влиять на поиск и доступность документов.

Мобильные приложения, удаленный доступ, веб-интерфейс

Удаленная работа, а также возможность работы из любой точки при наличии интернета диктует необходимость создания мобильных версию приложения СЭД.

Впрочем, одним из универсальных решений на сегодня является создание веб-версий, представляющих собой не отдельное ПО, устанавливаемое на ПК или телефон, а некий аналог сайта, работающего через браузер.