Евгений Сазанов, эксперт по продукту в Digital Design, рассказывает об инструментах для проведения совещаний любого уровня, сервисах речевой аналитики и ИТ-инструментах, которые применяют сотрудники компании в повседневной жизни.
Цифровая трансформация бизнеса затронула уже большую часть бизнес-процессов крупных компаний, и в том числе то, как работают их руководители. Большинство рабочих вопросов сейчас можно решить со смартфона или планшета, что особенно важно для топ-менеджеров, которые много времени проводят в командировках и деловых поездках. Редкий процесс, который еще не полностью автоматизирован, — проведение совещаний и заседаний на высшем уровне.
BMS (Board Management Software) или ПО для управления деятельностью совета директоров появилось в РФ сравнительно недавно — в 2014 году, в то время как на западе примерно на десятилетие раньше. BMS повышает эффективность совещаний, начиная от организации и распространения документов совета и заканчивая документированием и постановкой задач.
СМОТРИТЕ ТАКЖЕ: Скорозвон
IaaSSaaSPaaS: Евгений, расскажите о ваших продуктах для автоматизации совещаний и заседаний.
Евгений Сазанов: У нас есть 2 продукта — информационная система коллегиальных органов Ареопад и сервис протоколирования совещаний SumMeet. Это самостоятельные инструменты, но они прекрасно друг друга дополняют.
ИСКО Ареопад — это инструмент для комфортной работы с заседаниями на всех этапах их проведения: от организации мероприятия и подготовки повестки до голосования по вопросам и подведения итогов. Он включает в себя голосование, автоматическое формирование и подписание бюллетеней и протоколов электронной подписью, библиотеку документов, календарь заседаний, обсуждение в формате чата в рамках конкретного вопроса повестки и др.
Здесь участник видит свой календарь и знает, когда у него заседания, а секретарь может понимать какая у него загрузка по проводимым заседаниям как для себя, так и для того, чтобы грамотно организовывать заседания.
В системе хранится весь накопленный архив документов. Член правления может сказать: ”Помните, мы когда-то рассматривали открытие нового филиала в таком-то городе, хочу понять, когда мы это делали, какие материалы рассматривали, какой у нас протокол и что по этому вопросу делается”. Соответственно, есть возможность найти это совещание по ключевому слову или по календарю.
ИСКО Ареопад позволяет подготовить повестку в электронном виде от лица корпоративного секретаря, согласовать её с председателем, провести заседание в электронном виде без использования кипы бумажных документов, ознакомить всех участников с материалами, проголосовать по вопросам повестки, сформировать отчетные документы, подписать их.
А в момент, когда происходит обсуждение вопросов повестки и голосование по ним — подключается SumMeet, чтобы в итоге у секретаря кроме протокола с фиксацией принятых решений, был файл с обсуждением.
IaaSSaaSPaaS: Расскажите подробнее про SumMeet
Евгений Сазанов: Это новый продукт, который решает 2 задачи:
- транскрибация аудиопотоков в текст
- анализ текста на основе алгоритмов искусственного интеллекта.
Казалось бы, подобные решения широко представлены на рынке, но тем не менее задачи заказчиков они в полной мере не решают. Особенно это касается не рядовых ежедневных планерок с командой, а тех встреч, где каждое слово на вес золота — заседания совета директоров, правлений и т.д.
Когда речь идёт о заседании, которое длится 4 часа, то записать его на диктофон, а после переслушивать несколько раз, перепечатывая обсуждения в текст вручную — настоящая проблема. На заседаниях крупных организаций присутствует своя терминология, свои сокращения, названия филиалов, наименование продукции и т.д.
Тут и возникает проблема использования стандартных рыночных решений — они не помогут автоматизировать эти процессы, т.к. решают более универсальные и общие задачи, например, производят транскрибацию сообщений в мессенджерах, где используется простая и стандартная лексика.
SumMeet позволяет распознавать профессиональную лексику каждой компании, разбивать её по спикерам, выделять смысловые участки. Каждую отдельную фразу можно переслушать и отредактировать её транскрибацию.
SumMeet отличается от других решений возможностью распознавать профессиональную лексику каждой отдельной компании или проекта. Помимо этого, SumMeet — это не просто транскрибация и перевод текста в “простыню”, это интерактивный интерфейс.
Весь текст анализируется, разбивается по спикерам и фразам на смысловые участки, имеет темы и оглавление. Каждую отдельную фразу можно переслушать, отредактировать ее текстовое отображение, но всегда иметь запись оригинала.
ВАМ МОЖЕТ БЫТЬ ИНТЕРЕСНО: Asana
IaaSSaaSPaaS: Как осуществляется распознавание речи?
Евгений Сазанов: Распознавание речи происходит с использованием механизма нейронных сетей, статистических языковых моделей и словарей, учитывающих вариативность произношения слов. Распознанная речь переводится в текст с указанием временных границ слов и передается на дальнейшую обработку.
IaaSSaaSPaaS: Каким образом происходит разбивка по спикерам, система запоминает и различает голоса?
Евгений Сазанов: Разбивка происходит не по смене голоса, там всё намного проще и логичнее. Представьте, когда у актеров сценарий разбит по ролям — обработанный системой текст выглядит примерно также. Система анализирует аудиозаписи — не одну аудиодорожку, а отдельное аудио каждого спикера. Не нужно определять чей это голос. У каждого человека свой микрофон, а, значит, и своя дорожка.
IaaSSaaSPaaS: С голосами понятно. А как происходит разбивка по темам?
Евгений Сазанов: Во-первых, благодаря анализу уже распознанных текстов. В документах компании так или иначе содержится практически вся терминология, которая может употребляться на заседании. Поэтому для настройки системы под компанию, первым делом мы дообучаем SumMeet — даём проанализировать все возможные документы компании.
Во-вторых, на уровне общих алгоритмов есть правила, которые относят ту или иную фразу к определенной категории. Популярные глаголы или сочетания слов позволяют понять, например, что скорее всего эта фраза является подытоживанием.
Как происходит распознавание речи:
1. У каждого спикера на заседании свой микрофон. Это позволяет понять, кто что сказал.
2. В архивных документах содержится практически весь лексикон. Это позволяет понять термины в речи людей.
3. Смысловые глаголы и сочетания слов «подсказывают» суть сказанного, помогают выделить темы в диалоге.
Изначально у нас была разбивка на 2 вида категорий: основные моменты (тезисы встречи) и категория поручения — конкретные задачи. Система отделяет одно от второго за счет распознавания сроков выполнения и фамилии (имени) ответственного за задачу.
На настоящий момент, есть уже 4 или 5 категорий — добавилась структура повестки, появилось разделение на личные и командные задачи.
Даже с учётом того, что мы провели машинное обучение и “скормили” системе множество документации, на первых этапах нам необходима обратная связь от заказчиков, чтобы донастроить систему. Это простой и быстрый процесс, обычно заказчики дают обратную связь в таком формате: “Вот тут система правильно распознала, а тут — хоть мы так обычно и говорим, но это не является поручением” и т.д. Тогда мы донастраиваем систему под корпоративную лексику, чтобы данные точнее соотносились с нужными категориями.
SumMeet не ограничивается категоризацией и выводом на экран, это ещё и превращение фраз в отдельные сущности, чтобы данные могли использоваться в будущем. Допустим, мы нажали кнопку “выгрузить протокол встречи”, тогда данные в нужном формате преобразуются в документ “протокол встречи”, где есть вся стенограмма, а вниз вынесены поручения.
Далее можно будет оперировать этими данными, как отдельными задачами, можно передавать их в другие системы, например в таск-трекер. Или можно настроить, чтобы по результатам совещания в таск-трекере автоматически создавалась карточка с задачей.
IaaSSaaSPaaS: Насколько система точна и как долго нужно её дорабатывать до того, чтобы обойтись без вашей поддержки?
Евгений Сазанов: Точность распознавания достигает 95%, сроки донастройки — от месяца до полугода с момента начала использования системы на стороне заказчика и зависят от того, как часто мы обучаем систему и как много имеется “материалов” для обучения.
ИНТЕРЕСНО: Salebot
IaaSSaaSPaaS: А какие инструменты используются в командах разработки SumMeet и ИСКО Ареопад?
Евгений Сазанов: Инструменты команд не меняются в зависимости от продукта. Часто у нас команды смешанные, переключаются с проекта на проект или с продукта на продукт. Поэтому нам важно, чтобы был единый инструментарий.
Как таск-менеджер мы используем Jira, это самый удобный и популярный инструмент для управления проектами. Я думаю, что Jira используется в большинстве продуктовых IT — компаний, это классика.
Для прототипирования и отрисовки макетов мы используем Figma — это тоже общепринятый инструмент.
Не всегда бывает достаточно готовых решений. Например, для применения электронной подписи в ИСКО Ареопад на мобильных устройствах мы создали свою утилиту, т.к. на рынке не было подходящих решений.
Наши аналитики и маркетологи используют Power BI. Эта программа умеет распознавать и подключаться к различным источникам данных. Также она может очистить данные или обработать их и привести миллион табличек к единой модели данных. Или можно задать собственные нестандартные метрики. Главный плюс Power BI — она позволяет делать красивые и понятные отчеты: гистограммы, диаграммы, таблицы, срезы, карточки и т.д.
Jira — очень удобный и популярный таск-менеджер, особенно для продуктовых ИТ-компаний
Figma — инструмент для прототипирования и отрисовки макетов
Power BI используют аналитики и маркетологи. Она позволяет анализировать большие объёмы данных и строить на их основе различные диаграммы и отчеты.
Инструментами по аналитике поведения пользователей мы не пользуемся и не можем пользоваться, т.к. у наших продуктов очень высокий уровень защиты информации. Это одна из причин, по которой нас выбирают клиенты. Почти каждый проект у нас разворачивается на корпоративных серверах, к которым мы имеем допуск с разрешения заказчика.
IaaSSaaSPaaS: Какие отличия, кроме безопасности, имеет развертывание системы на корпоративных серверах по сравнению с развертыванием в облачной среде?
Евгений Сазанов: Размещение в ИТ-ландшафте заказчика даёт возможность организовать более высокий уровень информационной безопасности и наилучшим образом встроить решение в свою инфраструктуру. Можно самостоятельно обслуживать систему. Но развертывание системы в облачной среде также имеет ряд преимуществ:
- отсутствие дополнительных затрат у заказчика на приобретение и обслуживание собственной инфраструктуры
- возможность реализации модели гибридного облака в целях информационной безопасности.
В таком случае данные будут хранится в инфраструктуре заказчика, в то время как бизнес-логика системы будет развернута в облачной среде. Ну и, конечно, простота и экономичность масштабирования.
IaaSSaaSPaaS: Какие планы развития ИСКО Ареопад и SumMeet?
Евгений Сазанов: Сейчас наша задача — обеспечить наших заказчиков возможностью использования корпоративных решений на технологиях свободно распространяемого программного обеспечения. В плане функциональности наши взгляды направлены на расширение областей применения решений — например, возможность применения на других уровнях встреч и совещаний.
Наша задача — обеспечить наших заказчиков возможностью использования корпоративных решений на базе свободно распространяемого ПО
IaaSSaaSPaaS: Каким вы видите развитие рынка BMS?
Евгений Сазанов: Как я недавно упоминал на своей лекции по автоматизации корпоративного управления, я считаю, что скоро поставщики BMS решений будут конкурировать не посредством функциональности решений, а за счет методологии, которую они предлагают — за счет лучших практик организации корпоративного управления.
